Overheidsmanagement

1. Overheidsmanagement K.U.Leuven Faculteit Sociale Wetenschappen

2. Overzicht cursus overheidsmanagement Dag 1 Voormiddag • Deel 1 Algemeen overheidsmanagement • Deel 4 Strategisch management en financieel management Namiddag • Deel 5 Kwaliteitsmanagement

3. Overzicht cursus overheidsmanagement Dag 2 Voormiddag • Deel 3 Organisatiemanagement Namiddag • Deel 2 HRM en veranderingsmanagement

4. Programma voormiddag 1

5. Deel 1 Algemeen overheidsmanagement

6. Wat is goed openbaar bestuur? 3 opvattingen over succes en falen van de overheid Bestuurskundige kwaliteitsmaatstaven: • Scherp en doelgericht (Sigma type) • Eerlijk en rechtvaardig (Theta type) • Robuust en dynamisch (Lambda type)

7. Scherpe en doelgerichte overheid Kwaliteitsmaatstaven: • Doelgericht • Effectief • Efficiënt en productief • Zuinig • Geïntegreerd en gecoördineerd Succes en falen uitgedrukt in tijd en geld

8. Scherpe en doelgerichte overheid Reflecties • Small is beautiful? • Zeg mensen niet hoe ze iets moeten doen, zeg hen welk resultaat je van hen verwacht.

9. Eerlijke, integere, rechtvaardige en democratische overheid Kwaliteitsmaatstaven: • Open en transparant • Openbaar • Inspraak • Klantgericht • Rechts- en belangenbescherming • Verantwoording (‘accountability’) Succes en falen uitgedrukt in vertrouwen en legitimiteit

10. Eerlijke, integere, rechtvaardige en democratische overheid Reflecties • Legitimiteit van de overheid • Burgerparticipatie

11. Betrouwbare, robuuste, dynamische en aanpassende overheid Kwaliteitsmaatstaven: • Overvloed • Diversiteit • Robuust • Geïntegreerd • Open en lerend Succes en falen uitgedrukt in veiligheid en zekerheid

12. Betrouwbare, robuuste, dynamische en aanpassende overheid Reflectie: • Wat is kritische overheidsinfrastructuur? Quid nieuwe rol voor de overheid in privatiseringsgolven?

13. Hoe verhouden kwaliteitsmaatstaven zich tot elkaar? • In contradictie, op niveau van concrete maatregelen Vbn: - integriteit versus efficiëntie en effectiviteit - efficiëntie versus betrouwbaar - transparant versus betrouwbaar • Als complement, op maatschappijbreed niveau - minimumdrempels Paradox? Nee, overheid moet die maatregelen nemen die stroken met de dominante kwaliteitsverwachtingen.

14. Nieuw overheidsmanagement Megatrends in het openbaar bestuur • Groei van het openbaar bestuur qua personeel en financiën afremmen • Begrotingstekort terugdringen • Privatiseren en taken afstaan • Decentraliseren en dereguleren (?) • Efficiëntie vergroten door informatietechnologie • Management in openbaar bestuur herwaarderen NPM New Public Management: van bureaucratische naar ondernemingscultuur

15. Nieuw overheidsmanagement Doctrines van NPM(Hood, 1991 & 1995): • Meer verantwoordelijkheid voor topmanagement • Duidelijke prestatienormen • Grotere nadruk op output-controle • Nadruk op efficiëntie en effectiviteit • Desaggregatie van grote bureaucratieën • Meer concurrentie binnen de publieke sector • Nadruk op managementtechnieken uit de private sector • Nadruk op discipline/zuinigheid bij het gebruik van publieke middelen • Meer gericht op prikkels vanuit de omgeving

16. Nieuw overheidsmanagement NPM ter discussie? • Calimerocomplex van de overheid? • Een te grote nadruk op ‘efficiëntie en effectiviteit’ verzwakt het evenwicht t.a.v. andere maatstaven als ‘rechtvaardig’ en ‘’dynamisch’

17. Voorbeelden van examenvragen • Analyseer een krantenartikel. Welke kwaliteitsmaatstaven vind je terug in dit artikel? Is er sprake van conflicterende of complementaire kwaliteitsmaatstaven? • Leg in eigen woorden uit wat bedoeld wordt met nieuw overheidsmanagement.

18. Deel 4 Strategisch management

19. Wat is strategisch management? • Centrale managementproces • Alle activiteiten en functies binnen een organisatie • T.b.v. realisatie van de strategische agenda • LT effectiviteit van de organisatie • Benadering om de strategische objectieven van de organisatie te bepalen, te realiseren, te monitoren en te evalueren • Holistische benadering van de organisatie

20. Strategisch plan • Een strategisch plan geeft aan welke doelstellingen de organisatie nastreeft en welke strategieën zullen gehanteerd worden om de doelstellingen te bereiken • Kernelementen: • Missie • Visie • Omgevingsanalyse: SWOT-analyse • Strategische doelstellingen • Operationele doelstellingen • Activiteiten, prestaties (+ indicatoren) • Middelen (personeel, financiën) • Risico-analyse

21. Kernelementen

22. Doelstellingen, indicatoren en normen Strategische doelstelling 1 : promoten van sport tijdens de schooluren • Operationele doelstelling 1 : vanaf 2008 krijgen alle leerlingen van het basisonderwijs 2 x per jaar een sportinitiatie tijdens de schooluren • Acties Periode – timing Afspraken maken met scholen begin schooljaar Lesgevers zoeken begin schooljaar Overzicht activiteiten maken 1x in oktober + 1x in februari • Operationele doelstelling 2 : vanaf 2008 organiseren wij voor alle leerlingen van het basisonderwijs een sportdag • Acties Periode - timing Afspraken maken scholen december Programma opstellen december Alles organiseren januari – juni

23. Doelstellingen, indicatoren en normen Operationele doelstellingen: steeds SMART geformuleerd SMART: specifiek, meetbaar, aangepast, realistisch, Tijdsgebonden Focus van doelstellingen: MAPEM – Middelen A – Activiteiten (of Processen) P – Prestaties (of Outputs) E – Effecten (of Outcomes)

24. Terugvalposities indicatoren

25. Strategische planning versus strategisch management • Strategische planning vormt een belangrijk onderdeel van strategisch management, maar strategisch management omvat méér dan strategische planning. Het gaat over het integrale beheer van de organisatie op een strategische wijze, op een continue basis. • “Strategische planning is analyse, strategisch management is synthese”.

26. Model van strategische planning (Poister & Streib, 1999)

27. Proces strategische planning / management (Bryson, 1995)

28. Waarom strategische planning? Een traject van plannen, doen, opvolgen en bijsturen (PDCA) Missie • Waarvoor we staan • Waarden en identiteit: wie zijn we? hoe willen we met onze burgers omgaan? Visie • Waarvoor we gaan: wat willen we bereiken? • Alle neuzen in dezelfde richting krijgen • Hoe gaan we de gemeente van morgen beïnvloeden zodat we succes hebben? Strategie • Ontwikkeld om de visie te realiseren: hoe gaan we de visie bereiken? • Vertaald in doelstellingen en actieplannen

29. Missie: checklist (Bron: Politea BDO, 2007) • Waar staat de organisatie voor? • Wat is haar bijdrage aan haar omgeving? • Heeft de missie draagvlak bij bestuur, managementteam en medewerkers? • Is de missie richtinggevend voor het doen en laten van iedereen in de organisatie? • Kunnen uit de missie concrete doelstellingen worden afgeleid, zowel voor de organisatie, als voor individuele medewerkers? • Gaat de missie minstens één legislatuur mee? • Is de missie motiverend?

30. Strategische plannen / beleidsnota: Vlaamse overheid Richtinggevende bepalingen • Timing • Methodiek van strategische planning • Omgevingsanalyse • Expliciteren van doelstellingen en gewenste effecten • Instrumenten / acties

31. Beleidsnota: definitie • Tekst waarin het gepland handelen van een organisatie wordt beschreven en verantwoord • Toekomstig of gepland handelen = het te voeren beleid (doelen én middelen) • Beschrijven/uiteenzetten én verantwoorden/argumenteren • Algemeen teksttype, verschillende termen: beleidsschets, discussienota, adviesnotitie, (eind)rapport, concept-beleidsplan, beleidsvoornemens, ... → beleidsnota ten behoeve van de beleidsontwikkeling en/óf beleidsuitvoering en/óf beleidsevaluatie (dit zijn de verschillende fases van het beleidsproces)

32. Beleidsnota en beleidsbrief Beleidsnota • Meerjarig • Beleidsdoelstellingen en beleidsopties • (Intern en) extern • Nieuw beleid of aangepast beleid (zelden constant beleid) Beleidsbrief • Jaarlijks • Aanpassing meerjarenplan • Concretisering voor 1 jaar van de beleidsdoelstellingen

33. Stelling 1 De tekst van de beleidsnota dient om het beleid te kunnen implementeren en evalueren.

34. Stelling 2 In de beleidsnota worden meetbare doelstellingen beter achterwege gelaten.

35. Stelling 3 In de beleidsnota maken we zo veel mogelijk duidelijk op welke maatschappelijke effecten we (als organisatie en/of als politiek verkozenen) afgerekend willen worden.

36. Case: strategische planning in de federale overheid Onderzoek Managementplannen in de federale overheid: een instrument van strategisch management ? (Meer info:Sys, J. et al. (2007). Managementplannen in de federale overheid als instrument van strategisch management. Leuven: Instituut voor de Overheid.

37. Inhoud managementplannen

38. Inhoud managementplannen

39. Inhoud managementplannen

40. Managementplannen: dieptestudie Managementplannen zijn het voorwerp van evolutie: • Op het vlak van voorbereiding • Op het vlak van schrijven • Op het vlak van opvolgen

41. Fases van strategisch management

42. Dieptestudie • Managementplan: aanzet tot reflectie over de organisatie • Statisch instrument • Opvolging via andere instrumenten • Weinig aandacht voor de budgettaire en menselijke middelen • Overeenstemming met politieke strategische doelstellingen • Zowel interne als externe stakeholders werden betrokken bij het opstellen van de plannen • Plan wordt gecommuniceerd naar eigen werknemers • Tastbaar maken van het plan in de organisatie is een uitdaging • Communicatie naar externen ligt moeilijker • De verschillende opvolgingsinstrumenten zijn niet geïntegreerd

43. Conclusie onderzoek: case strategische planning federale overheid • Federale overheid heeft de weg ingeslagen naar een versterking van de strategische capaciteit in de organisatie • Men is volop bezig met het maken van een mentaliteitswijziging op dit vlak

44. Voorbeeld examenvraag Uit een beleidsnota van een lokaal bestuur: Strategische doelstelling: • ‘kwaliteit van de dienstverlening gericht op de behoeften van de maatschappelijke omgeving’ Operationele doelstelling: • een directe, concrete, efficiënte, doeltreffende, klantvriendelijke en kwaliteitsvolle dienstverlening Geef je oordeel over de formulering van deze doelstellingen (beoordeel de mate waarin de realisatie van deze doelstelling kan geëvalueerd worden). Zou jij deze doelstelling anders formuleren? Zo ja, hoe?

45. Voorbeeld examenvraag • Geef in eigen woorden het stappenplan weer dat je zal doorlopen bij de opmaak van een strategisch plan voor je organisatie

46. Deel 4 Financieel management

47. Van beleidscyclus

48. Naar financiële cyclus

49. Vraagstellingen voor financiële systemen

50. Integratie van beleid en financiën