Autorizovaná konverze dokumentů

1. Autorizovaná konverze dokumentů Ing. Marek Němec Bc. Radim Šmehlík, DiS.

2. Přehled témat • legislativa • technické vybavení • konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby • konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby • ověření provedení autorizované konverze • úložiště ověřovacích doložek

3. Legislativa I • konverzí se rozumí • úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě • úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě • ověření shody obsahu těchto dokumentů • připojení ověřovací doložky • dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen „výstup“), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl

4. Legislativa II • subjekty provádějící konverzi • Konverzi na žádost provádějí kontaktní místa veřejné správy • Konverzi z moci úřední provádějí orgány veřejné moci pro výkon své působnosti • konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy

5. Konverze se neprovádí I • je-li dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy • jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit • jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost

6. Konverze se neprovádí II • není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o • prvopis • vidimovaný dokument • opis nebo kopii pořízenou ze spisu • stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu • je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka

7. Konverze se neprovádí III • v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil • jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam • pokud dokument nesplňuje technické náležitosti stanovené vyhláškou ministerstva

8. Ověřovací doložka I • konverze do dokumentu obsaženého v datové zprávě • název subjektu, který konverzi provedl • pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí • údaj o ověření toho, že obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu • údaj o tom, z kolika listů se skládá vstup • údaj o tom, zda vstup obsahuje vodoznak, reliéfní tisk nebo embossing, suchou pečeť nebo reliéfní ražbu, opticky variabilní prvek nebo jiný zajišťovací prvek • datum vyhotovení ověřovací doložky • jméno, případně jména, a příjmení osoby, která konverzi provedla

9. Ověřovací doložka II • konverze do dokumentu v listinné podobě • název subjektu, který konverzi provedl • pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí • údaj o ověření toho, že obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu • údaj o tom, z kolika listů se skládá výstup • datum vyhotovení ověřovací doložky • údaj o tom, zda byl vstup podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou uznávanou elektronickou značkou • datum a čas uvedené v kvalifikovaném časovém razítku, číslo kvalifikovaného časového razítka a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb • otisk úředního razítka, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis osoby, která konverzi provedla

10. Evidence provedených konverzí • subjekt provádějící konverzi vede evidenci provedených konverzí • záznam v evidenci obsahuje tyto údaje: • pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí • datum provedení konverze • konkrétní označení vstupu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaženo • údaj o uhrazení správního poplatku nebo odměny notáře (uvedení čísla dokladu, kterým byl uhrazen) nebo údaj o osvobození od správního poplatku s odkazem na právní předpis • údaje jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze

11. Konverze se neprovádí • u dokumentů, jejichž JEDINEČNOST nelze konverzí nahradit • Osobní doklady a průkazy • občanský průkaz, řidičský průkaz, … • Lístky • rybářský lístek, lovecký lístek, … • Plány ap. • geometrický plán, technické kresby, … • Další • vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, … • dalším legislativním dokumentem upravujícím autorizovanou konverzi dokumentů je prováděcí vyhláška

12. Technické vybavení pracoviště Czech POINT • PC – dvoujádrový procesor, min. 2 GB RAM, grafická karta • alespoň 2 připojitelné monitory (min. rozlišení 1280 x 1024, 1440 x 900) • pevný disk min. 160 GB • optická mechanika DVD±RW • integrovaná síťová karta min. 100 Mb/sec • USB 2.0, klávesnice, myš • multifunkční zařízení • čtečka čipových karet • čtečka 2D kódu • Internetové připojení • certifikát elektronického podpisu, token.

13. Konverze v CzechPOINTu • přihlášení do centrály CzechPOINT • token, kvalifikovaný a komerční certifikát • volba formuláře • formulář autorizovaná konverze z listinné do elektronické podoby dokumentu • formulář autorizovaná konverze z elektronické do listinné podoby dokumentu

14. Konverze listin do elektronické podoby I • převzetí listin od žadatele • posouzení vzhledu, identifikace ochranných prvků

15. Konverze listin do elektronické podoby II • skenování dokumentu

16. Konverze předloh do formátu PDF • sejmuté předlohy jsou zkonvertovány do souboru ve formátu PDF • vytvoří Elektronický dokument provedené konverze • provedeme stránku po stránce kontrolu s listinnou předlohou.

17. Konvertovaný dokument neodpovídá listinné předloze • klepneme na tlačítko Znovu skenovat dokument

18. Konvertovaný dokument odpovídá listinné předloze • upozorníme žadatele na výši poplatku (Do poplatku je zahrnuto i CD) • osvobozeno od správního poplatku • není osvobozen • použít doklad ve formuláři • manuálně zapsat evidenční číslo dle vlastního systému

19. Připojení ověřovací doložky I • ověřovací doložka musí být vždy připojena • poslední stránka PDF dokumentu • označení vstupu – stručný popis obsahu • datum sepsání – nepovinný údaj

20. Připojení ověřovací doložky II • vytvoření doložky • připojit k výstupu ověřovací doložku • potvrdíme kvalifikovaný certifikát • zadáme PIN • zpracování údajů • připojení doložkyk PDF souboru

21. Připojení ověřovací doložky III • otevření dokumentu ve formátu PDF a kontrola platnosti elektronického podpisu • vše v pořádku • je podepsán a nebyl změněn • Kontaktujte HelpDesk • byl změněn – nelze vydat • Kontaktujte HelpDesk

22. Předání dokumentu žadateli • dokument můžeme předat žadateli dvěma způsoby • dokument s ověřovací doložkou vypálíme na CD • dokument s ověřovací doložkou odešleme do internetové Úschovny

23. Uložení výstupu na optický disk

24. Uložení výstupu do Úschovny

25. Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby • vybereme odpovídající formulář • Žadatel dodá elektronickou podobu dokumentu • odkaz na internetovou Úschovnu • na optickém disku CD/DVD • elektronicky doručené dokumenty

26. Odkaz na Úschovnu • Žadatel má potvrzení o vložení dokumentu • Načteme identifikační údaje čtečkou kódu (v případě potřeby zapíšeme z klávesnice) • Převzít vstup pro konverzi prostřednictvím Úschovny

27. Elektronická podoba na CD/DVD • vybereme políčko CD/DVD • Otevřít vstup pro konverzi z CD/DVD

28. Jiný zdroj listin • vybereme jiné • Otevřít vstup prokonverzi

29. Vlastní konverze dokumentů • pouze dokumenty ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší • konvertujeme přílohu datové zprávy • Seznam dokumentů obsažených v datové zprávě • konvertujeme jeden určitý dokument

30. Kontrola a tisk konvertovaného dokumentu • formát výstupu PDF verze 1.7 • elektronicky podepsán • opatřen časovým razítkem • otevřeme dokument • zkontrolujeme údaje o platnosti elektronického podpisu • vytiskneme dokument • zkontrolujeme shodu obsahu se vstupem

31. Správní poplatek • upozorníme žadatele na výši poplatku • osvobozen od správního poplatku • není osvobozen od správního poplatku • použít doklad ve formuláři – použije se vygenerované číslo • zapsat evidenční číslo dle vlastního systému

32. Vytvoření ověřovací doložky • ověřovací doložka potvrzuje platnost dokumentu • vyplníme • označení vstupu – popis obsahu listiny • datum sepsání – nepovinný údaj, je-li k dispozici • připojit k výstupu ověřovací doložku • tisk ověřovací doložky

33. Tisk doložky a pokladního dokladu • vytiskneme ověřovací doložku • zkontrolujme, zda je výtisk čitelný • výtisk připojíme předepsaným (neoddělitelným) způsobem k vytištěnému dokumentu • vytiskneme pokladní doklad • potvrdíme tlačítkem Tisk ověřovací doložky byl úspěšně proveden • ukončíme tlačítkem Zavřít formulář

34. Ověření provedení autorizované konverze • otevřeme formulář Ověření provedení autorizované konverze • zapíšeme Identifikační kód ověřovací doložky • stiskneme tlačítko Ověřit provedení konverze dokumentu v evidenci ověřovacích doložek • vypíše se informační zpráva o konverzi

35. Informační zdroje a použitá literatura • použitá literatura • MVČR: Dokumentace k projektu Czech POINT, Provozní řád. Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby, 2009 • MVČR: Dokumentace k projektu Czech POINT, Provozní řád. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby, 2009 • MVČR: Dokumentace k projektu Czech POINT, Provozní řád. Ověření provedení autorizované konverze, 2009 • informační zdroje • www.datoveschranky.info • www.czechpoint.cz • www.egoncentrum.cz

36. Czech POINT - Úložiště ověřovacích doložek • centrální místo pro ukládání ověřovacích doložek vydaných při autorizované konverzi na žádost a konverzi z moci úřední • zajištění evidence prováděných konverzí

37. Ověření autenticity vydané autorizované konverze • webové rozhraní • https://www.czechpoint.cz/overovacidolozky • zadáme Identifikační číslo ověřovací doložky • potvrdíme tlačítkem Ověřit • obdržíme informaci o doložce • doložku můžeme zobrazit

38. Děkujeme za pozornost eGON centrum Moravská Třebová http://www.mtrebova.cz/egon-centrum-moravska-trebova Ing. Pavel Šafařík Ing. Mgr. Dana Buriánková Ing. Marek Němec Bc. Radim Šmehlík, Dis.