DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE INSTALACIONES Y AREAS DEPORTIVAS

1. DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE INSTALACIONES Y AREAS DEPORTIVAS M.C. MIGUEL CONCHAS RAMÍREZ

2. ADMINISTRACIÓN • Proceso a través del cual se integran los recursos (humanos, materiales y financieros) de una organización con el propósito de lograr un objetivo. • Factores del proceso: Planeación, Organización, Dirección, Integración y Control • Otra definición: Utilización de los recursos en forma óptima.

3. PLANEACIÓN • Planear es decir qué hacer aquí y ahora y prospectivamente, cómo hacerlo, cuándo y quién lo llevará a cabo. • Planear es proyectar un futuro deseado con los medios y recursos efectivos para lograrlo.

4. PRINCIPIOS PARA LA PLANEACIÓN • Factibilidad • Objetividad y cuantificación • Flexibilidad • Unidad • Del cambio de estrategias

5. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA • Establece los lineamientos generales de la planeación y sirve de base a los demás planes. Está diseñada por los miembros de mayor jerarquía y consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. • Es a largo plazo y comprende toda la institución.

6. CONTENIDOS DE UN PROGRAMA ESTRATÉGICO ANTECEDENTES DIAGNÓSTICO VISIÓN MISIÓN OBJETIVOS PROGRAMAS Y CRONOGRAMA DE SUBPROGRAMAS ACTIVIDADES NECESIDADES METAS ESTÁNDARES

7. Presente Futuro VISION ¿Qué queremos? En términos de resultados finales MISIÓN Razón de ser ¿Cómo lograrlo? FODAS ¿Dónde estamos?

8. FODAS • Implica presentar un diagnóstico preciso basado en las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas con las que se cuenta para desarrollar el plan de trabajo.

9. FORTALEZAS Elementos o recursos con los que se cuenta y que permiten que las actividades se realicen con eficiencia. OPORTUNIDADES Áreas que no están exploradas, explotadas o desarrolladas y que nos ofrecen una posibilidad de éxito.

10. DEBILIDADES Todo aquello con lo que no se cuenta y que resulta difícil obtener para la operación de la organización. AMENAZAS Problemas o factores críticos de riesgo contra la organización a los que nos enfrentamos al realizar cualquier actividad.

11. VISIÓN • Planteamiento de un futuro deseado o idealizado a largo plazo de lo que queremos ser y hacer como organización.

12. MISIÓN • Precisa y destaca los principales rasgos distintivos de la institución o empresa. • La misión marca las pautas para la integración del personal, orienta las decisiones del más alto nivel y da congruencia a las decisiones y acciones operativas.

13. VISIÓN DE SEMARNAT Cómo queremos ser reconocidos a largo plazo por la sociedad y lo que queremos ser y hacer como Secretaría MISIÓN DE LOS JUEGOS DEPORTIVOS NACIONALES SEMARNAT Razón de ser de los juegos, destacando los beneficios que proporciona a los involucrados VISIÓN Y MISIÓN

14. Determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la institución y se subordinan a los planes estratégicos. Se dan a mediano y corto plazo. Su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que ejecutan los últimos niveles jerárquicos de la institución. Son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad. PLANEACIÓN TÁCTICA Y OPERATIVA

15. OBJETIVOS • Existen tres tipos de objetivos dependiendo del área que abarquen y el tiempo en que se establezcan: estratégicos, departamentales y específicos.

16. ESTRATEGIAS • Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección de los recursos para lograr los objetivos de la manera más provechosa.

17. PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS • Son criterios generales de acción que nos permiten orientar el rumbo de cualquier actividad, algunos de éstos son: • Dirigir tus recursos en una dirección y acrecentarlos: pequeñas acciones constantes y bien dirigidas que generan grandes oportunidades, evitando las acciones que no tengan posibilidades de resonancia en el futuro. • Pensar y hacer en grande: realizar acciones que formen parte de proyectos ambiciosos, analizando las oportunidades y concentrando las energías para la solución de problemas pasajeros en función de metas superiores.

18. Determina tu valor agregado: reconocer las cualidades y conocimientos que te hacen valioso en tu medio. Valor agregado significa que debes ser el mejor en el conocimiento de un área, de una habilidad o en una cualidad. • Maneja el efecto dominó: consiste en mover grandes energías con pocas energías. Hacer las cosas precisas en el preciso momento para abrir una nueva oportunidad que a su vez abrirá oportunidades mayores. • Explora y cultiva áreas promisorias en donde pocos hayan explorado: procura encontrar nichos de trabajo y de estudio poco abordados por la gente. • Convierte tus desventajas en ventajas: analiza tus limitaciones y dificultades y trata de encontrar algo positivo en ellas para realizar acciones que te acerquen a tus metas.

19. PROGRAMAS • Es un esquema donde se establecen: la secuencia de actividades específicas para alcanzar objetivos y el tiempo requerido para cada una de sus partes. Para su elaboración se requiere: • Identificar las actividades. • Ordenarlas cronológicamente. • Interrelacionarlas o determinar si son simultáneas. • Asignar el tiempo para su realización (cronograma), así como los recursos necesarios (técnicos, materiales, financieros, tecnológicos, humanos, etc.). • El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y, a su ejecución en cuanto a la fecha de iniciación y terminación de cada actividad.

20. CARACTERÍSTICAS DE LOS PROGRAMAS • Claros y bien definidos. • Establecimiento de temporalidad • Puntuales • Cíclicos • Permanentes • Perfectamente evaluables. • Van siempre asociados a un presupuesto. • Poseen un responsable.

21. PROCEDIMIENTOS • Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Su importancia radica en que: • Promueven la eficiencia y la especialización. • Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades. • Determinan cómo deben ejecutarse las actividades, cuándo y quien debe realizarlas.

22. ORGANIZACIÓN • Se especifican las funciones, se establecen jerarquías, responsabilidades y obligaciones, se definen objetivos y políticas.

23. ETAPAS DE ORGANIZACIÓN • División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades para realizar funciones precisas, eficientes y especializadas con el mínimo esfuerzo. • Las etapas son: jerarquización (rango, grado o importancia), departamentalización (división y agrupamiento de funciones y actividades con base en su similitud), y descripción de funciones, actividades y obligaciones (definición clara de labores y actividades a desarrollar en cada unidad o puesto de cada departamento).

24. ETAPAS DE ORGANIZACIÓN • Coordinación: Sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez.

25. ORGANIGRAMAS Indican la jerarquía, interrelaciones, persona que ocupa el cargo de cada uno de los puestos de la estructura orgánica. Para la elaboración de los organigramas debe considerarse el análisis del puesto, ya que clasifica minuciosamente las labores específicas que se desempeñan en un puesto, así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal.

26. DIRECCIÓN Conducir a un grupo para que actúe con eficiencia en la consecución de un objetivo, donde comunicación y motivación son indispensables.

27. INTEGRACIÓN Articular los recursos humanos, materiales y financieros para el óptimo funcionamiento de la institución.

28. CONTROL • Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con lo esperado, ya sea parcial o totalmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. • El control no existe si no hay planeación. • Gracias al control se asegura que lo que se hace es lo planeado.

29. CONSIDERACIONES Y PASOS PARA EL CONTROL • A través del control comunicamos rápidamente las desviaciones. • Se conduce a la acción correctiva. • Se establecen metas y estándares para medir resultados. • Las metas representan el nivel de avance cuantitativo o porcentualizado, con base en lo programado. • Los estándares pueden ser: unidades de servicio, horas-hombre, cantidades de productos, velocidad, volumen, número de personas atendidas, etcétera.

30. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS En la organización de un evento deportivo requerimos de una planificación eficiente y una reflexión previa, prestando atención tanto a los detalles más pequeños como a las grandes consideraciones como transporte y alojamiento. Es frecuente que las organizaciones se encuentren perdidas por la simple razón de la falta de planeación, organización, etc.

31. REQUISITOS PREVIOS PARA ACEPTAR O SOLICITAR UN EVENTO Es indispensable que las organizaciones cuestionen su capacidad para la realización de un evento deportivo local, estatal, regional, nacional o internacional, tomando en cuenta las instalaciones existentes, el financiamiento, los recursos humanos, el tiempo necesario y el equipo tecnológico con el que se cuenta. La respuesta satisfactoria a los anteriores cuestionamientos es lo que determina la adjudicación del evento.

32. La realización de un evento deportivo implica que sus organizadores y patrocinadores respondan de manera clara y concisa los siguientes cuestionamientos: • ¿Qué hacer y para quien? • ¿De qué beneficios gozarán los participantes? • ¿Cuántos participantes, espectadores y personal de apoyo requerimos? • ¿Cuáles son las alternativas que benefician al evento de manera integral? • ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada alternativa? • Determinar la mejor alternativa y la manera de conseguirla

33. ADJUDICACIÓN DEL EVENTO • Nombrar a una persona que reúna a un equipo de trabajo para integrar el Comité Organizador encargado de la planeación y supervisión de las áreas operativas más importantes. Estas áreas podrían ser: • Instalaciones y equipamiento, aspectos técnicos, logística, transporte, alojamiento, prensa y publicidad, protocolo, finanzas y control financiero, servicios médicos y normatividad deportiva. • Las áreas anteriores pueden aumentar, disminuir o fusionarse dependiendo de las características particulares del evento.

34. FIJACIÓN DE METAS El comité organizador determina los resultados específicos que espera de cada área, y que se refieren al número de participantes y patrocinadores, disciplinas, metas técnicas, mercadológicas, de atención, etc.

35. REUNIONES DE SEGUIMIENTO El Comité Organizador se reúne periódicamente antes, durante y después del evento, de acuerdo con la gravedad de los problemas que se presenten graficando los tiempos, tareas, responsabilidades, grados de avance, necesidades de sus colaboradores, detección de problemas y planteamiento de solución inmediata de los mismos.

36. ELEMENTOS TÉCNICOS DE LAS COMPETENCIAS DEPORTIVAS • Convocatoria. • Junta previa. • Sistemas de competencia. • Desarrollo de las actividades en la competencia. • Memorias de resultados.

37. CONVOCATORIA • Es el medio más importante para la invitación, reglamentación y difusión del evento. Debe elaborarse con gran anticipación y estar completa y distribuida para que tenga posibilidades de contar con un número importante de participantes. • Cuenta con tres elementos esenciales: encabezado (logos y especificar qué, a quién y para qué), bases (normas generales de participación) y firma de los responsables (fecha, cargo, nombre e institución que representa).

38. ELABORACIÓN • A cargo de los responsables técnicos de la competencia. • Debe contemplar los aspectos que el Comité Organizador considera relevantes para los participantes en los aspectos: técnico deportivo, administrativos, logísticos, protocolarios y de interés general para el buen funcionamiento de la competencia.

39. PARTES DE LA CONVOCATORIA • Título escrito en papel membretado con el nombre de la competencia. • Lugar y fecha: dirección exacta de la instalación o instalaciones sede incluyendo características físicas y técnicas. • Horarios: de entrenamiento y competencias de cada disciplina, en forma de torneo o sesión. Puede agregarse un número telefónico del comité organizador.

40. Junta previa: dar a conocer la dirección y lugar exactos, así como el horario de la junta. Deberá especificar quienes asisten. • Participantes: Se contemplan las características que deben reunir los aspirantes en la competencia, definir categorías y ramas. Deberá definir el perfil de atletas o equipos que pueden inscribirse, así como los requisitos a presentar como documentos que los acrediten o certificados que comprueben su nivel técnico. • Inscripciones: Establece el costo, día de cierre de inscripciones y características que reúne la inscripción, así como la dirección del lugar para recepción y revisión de documentos. Se incluye el número mínimo de participantes por disciplina, rama y categoría

41. Sistema de competencia: lo determina el comité organizador de acuerdo con el número de participantes y fechas establecidas. • Reglamentación: se especificará el reglamento que rige el evento o las modificaciones de acuerdo con el enfoque del evento. • Árbitros: menciona el organismo que sanciona el evento. • Desempates: de acuerdo al reglamento establecido y los criterios determinados en junta previa.

42. Premiación: indica el número de lugares que se premiará. El comité organizador determina el tipo de premios. • Gastos: indica los apoyos y servicios que ofrece el comité organizador y los participantes que son susceptibles de obtenerlos. • Protestas: se especifica la manera en que deberán entregarse y el proceso establecido para su desahogo. • Transitorios: aclaración de casos no previstos y el organismo que los resuelve.

43. Necesidades materiales mínimas Iluminación. Mesas y sillas. Ventilación. Equipo de sonido. Pizarrón o equivalente. Hojas y lápices. Programas de competencia. Gráficas. Cédulas de inscripción. Convocatoria y reglamentos. Urnas para sorteos. Desarrollo de la reunión Lista de asistencia. Palabras de bienvenida. Aclaración de dudas u omisiones de acuerdo con las inscripciones. Realización de sorteos. Presentación de gráficas del torneo. Entrega de calendario de juegos. Información técnica adicional. Información general sobre hospedaje, alimentación, transporte y patrocinadores. Información sobre ceremonia de inauguración y desfile de participantes. Premiaciones y ceremonia de clausura. Asuntos generales. JUNTA PREVIA

44. ASISTENTES A LA JUNTA PREVIA • Director técnico de la competencia. • Responsable de infraestructura deportiva de las sedes. • Responsable de transportación de atletas. • Juez representante del arbitraje. • Entrenadores de los equipos. • Responsable de elaboración de gráficas o programas. • Responsable de registro de inscripciones y resultados. • Representantes de los patrocinadores.

45. FACTORES QUE DETERMINAN EL TIPO DE TORNEO O SISTEMA DE COMPETENCIA • El número de equipos o atletas inscritos. • El tiempo disponible para la competencia. • Instalaciones deportivas disponibles. • Ventajas y desventajas que den la estructura de los sistemas de competencia posibles. • Situaciones y problemas que pueden surgir.

46. SISTEMAS DE COMPETENCIA • Eliminación sencilla. • Doble eliminación. • Round Robin. • Sistema suizo.

47. DESARROLLO DE LA COMPETENCIA • Necesidades materiales: Cada deporte requiere recursos materiales específicos. La obtención de los mismos depende del presupuesto asignado y el tamaño de la competencia.

48. Áreas de competencia. Aditamentos técnicos. Adecuación de las áreas. Mesa de control y papelería específica del deporte. Equipo de sonido. Equipo de cómputo. Fotocopiadora. Trofeos, medallas, premios y podium. Áreas para entrenadores, jueces, comité organizador y descanso. Botiquín de primeros auxilios y camilla. Seguro médico temporal. Música para premiación, calentamiento, descansos y ambientación. Tableros para cronometraje y marcadores. Señalización de áreas. Bodega. Sala de prensa y VIP.

49. Recursos humanos: Contratar al personal y confirmar al voluntariado necesario para el desarrollo del evento. • Responsable del comité organizador y autoridad técnica. • Jueces, árbitros y oficiales. • Oficiales de mesa de control. • Responsable de resultados. • Operadores de cronometraje y marcadores. • Locutor. • Responsable de premiación. • Médico. • Responsable de la instalación.

50. Aspectos técnicos de la organización: • Gráficas de competencia. • Programa de competencias. • Mapas de ubicación de áreas. • Papelería específica para cada deporte. • Listado de participantes. • Reglamento por deporte. • Documentos informativos: sanciones a atletas y equipos, resolución de jueces, resultados, tabla de posiciones y puntuaciones parciales, resoluciones del comité organizador, información de interés general.