278206 Application of Software Package in Office

1. 278206Application of Software Package in Office ฟอร์มและคิวรี (Form and Query) อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ thararat@buu.ac.th

2. ฟอร์ม (Form)

3. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับฟอร์มความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับฟอร์ม • ฟอรม (Form) เปนเครื่องมือในการแสดงขอมูลและติดตอกับผูใชงานสำหรับโปรแกรมประยุกต์และยังช่วยเพิ่มความสวยงามให้กับแอปพลิเคชั่นที่ได้สร้างขึ้นมาอีก • ฟอร์ม "ที่ถูกผูกไว้" คือ ฟอร์มที่เชื่อมต่อโดยตรงกับแหล่งข้อมูล เช่น ตารางหรือแบบสอบถาม และสามารถใช้เพื่อใส่ แก้ไข หรือแสดงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลนั้น • ฟอร์ม "ที่ไม่ถูกผูกไว้" ซึ่งไม่เชื่อมโยงโดยตรงกับแหล่งข้อมูล แต่ยังคงมีปุ่มคำสั่ง ป้ายชื่อ หรือตัวควบคุมอื่นๆ ที่ต้องใช้ในการดำเนินการโปรแกรมประยุกต์ • ใน Access ฟอร์มจะมีความสามารถในการทำงานกับข้อมูลในตารางแทนมุมมองแผ่นข้อมูล (Table Datasheet) 

4. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับฟอร์มความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับฟอร์ม • องค์ประกอบในฟอร์ม อาจจะประกอบไปด้วย • Textbox คือ ช่องรับข้อมูลบรรทัดเดียว สำหรับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นข้อความสั้น ๆ ไม่เกิน 1 บรรทัด  • Text Area คือ ช่องรับข้อมูลสำหรับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นข้อความ หรือตัวอักษรมีความยาวมากกว่า 1 บรรทัด  • Check Box สำหรับข้อมูลที่มีลักษณะให้เลือกเช็คกี่ข้อก็ได้จากตัวเลือกทั้งหมด • Radio Button สำหรับข้อมูลที่ต้องการให้เลือกเช็คเพียงข้อใดข้อหนึ่ง • Button เป็นปุ่มสำหรับยืนยันข้อมูลภายในฟอร์ม  • Label สำหรับใส่ข้อความอธิบายกำกับเขตข้อมูล (Field) • List / Menuใช้แสดงรายการที่มีให้เลือกจากข้อมูลที่กำหนดไว้

5. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับฟอร์มความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับฟอร์ม

6. การออกแบบฟอร์ม • การออกแบบ แบบฟอร์ม เป็นสิ่งสำคัญ เพราะ ข้อมูลในแบบฟอร์ม ถูกเปลี่ยนเป็นข้อมูลในการประมวลผล จึงเปรียบเสมือน เครื่องมือ วัดการทำงานของระบบ • แนวทางการออกแบบแบบฟอร์ม • แบบฟอร์มควรง่ายต่อการเติมข้อความ • มั่นใจว่า แบบฟอร์ม ตรงตามวัตถุประสงค์ที่ออกแบบไว้ • แบบฟอร์มต้องรับข้อมูลที่ถูกต้อง และครบถ้วน • ออกแบบฟอร์มให้น่าสนใจ

7. การออกแบบฟอร์ม • แบบฟอร์มง่ายต่อการเติมคำ คือต้องมี • การไหลของฟอร์ม (Formflow) • มีการไหลจากบนลงล่าง จากซ้ายไปขวา • การไหลของฟอร์มเป็นไปตามธรรมเนียมปฏิบัติ • การแบ่งส่วนในแบบฟอร์ม (Sectionof a form) • คำอธิบายที่ดี (Captioning)

8. การออกแบบฟอร์ม 2. แบบฟอร์มตรงตามวัตถุประสงค์ • ใช้เพื่อจัดหาข้อมูลต่างๆไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง แต่มีข้อมูลพื้นฐาน ที่ใช้ร่วมกัน เช่น แบบฟอร์มชำระด้วยบัตรเครดิต มี 3 แบบ แต่ละแบบมีรายละเอียดบางส่วนที่ต่างกัน ขณะที่บางส่วน เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่ใช้ 3. แบบฟอร์มต้องรับข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน • อัตราการเกิดข้อผิดพลาด เกิดขณะรวบรวมข้อมูล (DataCollection) • มีระบบตรวจสอบภายในแบบฟอร์ม

9. การออกแบบฟอร์ม 4. การออกแบบฟอร์มให้น่าสนใจ • ใช้เทคนิคช่วยในการกรอกแบบฟอร์มให้ง่ายขึ้น • การจัดช่องว่าง • แบบตัวอักษร • สีสรรที่ใช้

10. การออกแบบหน้าจอรับข้อมูลการออกแบบหน้าจอรับข้อมูล • หน้าจอรับข้อมูลต้องเรียบง่าย • การนำเสนอหน้าจอมีความคงที่ • การเคลื่อนไหวของหน้าจอ • หน้าจอควรดึงดูดความสนใจ

11. ขอเสียของมุมมองแผ่นข้อมูลขอเสียของมุมมองแผ่นข้อมูล • การเพิ่ม แกไข และลบขอมูลในมุมองแผนขอมูลทําไดไมสะดวกและยังสรางความสับสน เมื่อเราต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนหลาย ๆ ระเบียน • ไมสามารถทํางานกับขอมูลบางชนิดไดอยางมีประสิทธิภาพเทาที่ควร เชน รูปภาพ เสียง   • การทำงานในมุมมองนี้เหมาะกับผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล แต่ไม่เหมาะกับผู้ใช้งานแอพพลิเคชั่นที่เราจะสรางขึ้น  เนื่องจากผูใชงานจะไมมีความรูเกี่ยวกับฐานขอมูล  ตาราง  และฟิลด์

12. ประโยชน์ของฟอร์ม • - สามารถกำหนดรายละเอียดต่าง ๆ ของฟอรมใหเหมาะสมกับจุดประสงคในการใชงานได ทําใหการใชงานฟอรมทํางานกับขอมูลในฐานขอมูลทําไดดีกวามุมมองแผนขอมูลเชน  ถาไมตองการใหพนักงานทั่วไปเปดดูขอมูลเงินเดือนของพนักงานคนอื่น ๆ ได  ในฟอรมเราสามารถกํานดใหพนักงานคนนี้ดูได้เฉพาะข้อมูลเงินเดือนของตัวเอง เท่านั้น  • จัดระเบียบในการแสดงผลฟลดตาง ๆ ไดตามความตองการของเราเอง  ซึ่งเราจะใหแสดงฟลดนี้ในตำแหน่งไหนบนฟอร์มก็ได้อย่างอิสระ เช่น ฟิลด์ชื่อลูกค้าควรจะอยู่บนฟิลด์ที่อยู่ลูกค้า  • สามารถเพิ่มความสนใจใหแกการแสดงสื่อขอมูลบางอยางได  เชน  การแสดงรูปภาพชนิดสินคา  • เราสามารถควบคุมการทํางานกับขอมูลในฟอรมไดดวยแมโครหรือคําสั่งVBA  (Visual Basic  for  Applications)  

13. ประเภทของฟอร์ม • ฟอร์มแบบคอลัมน์ (Columnar Form) หรือฟอร์มเดี่ยว ซึ่งเป็นฟอร์มที่แสดงข้อมูล หนึ่งเรดคอร์ดต่อหนึ่งหน้าของฟอร์ม • ฟอร์มแบบตาราง(Tabular Form) เป็นฟอร์มที่แสดงข้อมูลทุกเรดคอร์ด • ฟอร์มแบบแผ่นตารางข้อมูล (Datasheet Form) เป็นฟอร์มที่แสดงทุกเรดคอร์ดในลักษณะแผ่นตาราง เช่นเดียวกับตาราง (Table) • ฟอร์มแบบตารางสรุปข้อมูลหลายมิติ(Pivot Table Form) เป็นฟอร์มที่ใช้แสดงข้อมูลหลายมิติหรือหลายฟิลด์ ทำให้สามารถดูข้อมูลได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น • ฟอร์มแบบแผนภูมิสรุปข้อมูลหลายมิติ(Pivot Chart Form) เป็นฟอร์มที่ใช้แสดงข้อมูลในลักษณะแผนภูมิ ซึ่งสามารถดูข้อมูลได้หลายฟิลด์ที่ต้องการ

14. มุมมองของฟอร์ม 1. มุมมองเค้าโครง (Layout View) เป็นมุมมองใหม่ที่เพิ่มเข้ามาใน Access 2007 ซึ่งคล้ายกับมุมมองการออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของฟอร์มได้ในบางส่วน เช่น การกำหนดสี ปรับขนาดอักษร ปรับขนาดฟิลด์ เป็นต้น แต่แสดงข้อมูลคล้ายในมุมมองฟอร์ม 2. มุมมองการออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองสำหรับสร้างและออกแบบฟอร์ม 3. มุมมองฟอร์ม (Form View) เป็นมุมมองในการแสดงผลข้อมูลและใช้งานฟอร์ม ซึ่งไม่สามารถแก้ไขฟอร์มได้

15. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 1 การสร้างฟอร์มเดี่ยว วิธีที่ 2 การสร้างฟอร์มแยก วิธีที่ 3 การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้าง(Form Wizard)

16. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 1 การสร้างฟอร์มเดี่ยว เป็นฟอร์มที่แสดงข้อมูล หนึ่งเรดคอร์ดต่อหนึ่งหน้าของฟอร์ม ขั้นตอน • เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างฟอร์ม • คลิกเลือก สร้าง (Create) • เลือกไอคอน Form • บันทึกฟอร์ม 

17. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 1 การสร้างฟอร์มเดี่ยว

18. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 2 การสร้างฟอร์มแยก • ฟอร์มแยก คือ การแสดงมุมมองข้อมูลสองมุมมองในเวลาเดียวกัน นั่นคือ มุมมองฟอร์ม และมุมมองแผ่นข้อมูล มุมมองทั้งสองนี้เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลเดียวกันและมีการทำข้อมูลให้ตรงกัน อยู่ตลอดเวลา • การใช้ฟอร์มแยกจะทำให้ได้รับประโยชน์ของฟอร์มทั้งสองชนิดในรูปของฟอร์มเดียว ตัวอย่างเช่น สามารถใช้ส่วนแผ่นข้อมูลของฟอร์มเพื่อหาตำแหน่งระเบียนใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นใช้ส่วนที่เป็นฟอร์มเพื่อดูหรือแก้ไขระเบียนนั้น

19. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 2 การสร้างฟอร์มแยก

20. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 2 การสร้างฟอร์มแยก ขั้นตอน • คลิกที่แท็บ สร้าง (Create) • คลิกเลือกตารางที่ต้องการสร้าง • คลิกปุ่มฟอร์มแยก (Split Form) • บันทึกตั้งชื่อฟอร์ม

21. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 3 การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้างฟอร์ม(Form Wizard) ขั้นตอน • คลิกที่แท็บ สร้าง (Create) • คลิกไอคอนคำสั่ง ฟอร์มเพิ่มเติม (More Form) เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม (Form Wizard)

22. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 3 การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้างฟอร์ม(Form Wizard) ขั้นตอน 3.คลิกเลือกตาราง 4. เลือกฟิลด์ 5. ถัดไป (Next)

23. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 3 การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้างฟอร์ม(Form Wizard) ขั้นตอน 6. เลือกแบบคอลัมน์ (Columnar) 7. ถัดไป (Next)

24. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 3 การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้างฟอร์ม(Form Wizard) ขั้นตอน 8. เลือกรูปแบบ 9. ถัดไป (Next) 10. ตั้งชื่อฟอร์ม 11. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น (Finish)

25. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 3 การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้างฟอร์ม(Form Wizard) ขั้นตอน

26. การสร้างฟอร์ม วิธีที่ 3 การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้างฟอร์ม(Form Wizard)

27. คิวรี (Query)

28. Query • แบบสอบถาม (Query)หมายถึง เครื่องมือในการเรียกดู ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง และวิเคราะห์ข้อมูล ตามความต้องการของผู้ใช้ • ใช้ในการกระทำข้อมูลด้วยคำสั่งต่างๆ เช่น • การสร้างตารางข้อมูลใหม่ (Create) • การปรับปรุงข้อมูล (Update) • การใส่ข้อมูลเพิ่ม (Insert) • การลบข้อมูล (Delete) • การใช้ Function อื่นๆ

29. มุมมองการสร้าง Query • Design View • การออกแบบ Query ตามความต้องการของผู้ใช้ • สามารถเลือกข้อมูลจากตารางต่างๆ ว่าต้องการ Field ใด • สามารถกำหนด / เงื่อนไขในการเลือกข้อมูลที่จะแสดงได้

30. มุมมองการสร้าง Query • Datasheet View • เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อมูลที่สอดคล้องกับเงื่อนไขที่ Field ที่ได้กำหนดไว้ใน Design View • SQL View • เป็นส่วนที่ใช้แสดงคำสั่งในภาษา SQL โดยจะถูกแปลงมาจากการเลือกของผู้ใช้ในส่วนของ Design View

31. การสร้าง Query • โปรแกรม MicrosoftAccess มีเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถสอบถามหรือเรียกดูข้อมูลตามเงื่อนไขที่เรากำหนด เพื่อให้การทำงานนั้นตรงตามที่เราต้องการให้ได้มากที่สุด • การสร้าง query มีหลายวิธี • QueryWizardสร้าง query โดยใช้ตัวช่วย ทำตามขั้นตอน ตาม dialogbox ไปเรื่อย ๆ • Designviewเป็นการสร้าง query โดยเราเป็นผู้กำหนดเงื่อนไข เพื่อให้ได้ผลลัพธ์หรือแสดงข้อมูลตามที่เราต้องการ

32. QueryWizard • เป็นวิธีสร้างแบบสอบถามที่ง่ายและไม่ซับซ้อน • เครื่องมือที่มีให้ผู้ใช้ QueryWizard ใช้งานมี 4 รูปแบบ • SimpleQueryWizard • CrosstabQueryWizard • FindDuplicatesQueryWizard • FindUnmatchedQueryWizard

33. ตัวช่วยการสร้างแบบตัวช่วย (Simple Query Wizard) • เป็น Query อย่างง่ายที่เลือกแสดงข้อมูลภายใต้เงื่อนไขที่ไม่ซับซ้อนมากนัก • เช่น • การเรียงลำดับข้อมูล • การแสดงค่าสรุปข้อมูล • การนับจำนวนข้อมูลเป็นต้น

34. ตัวช่วยการสร้างแบบแท็บไขว้ (Crosstab Query Wizard) • เป็นตารางวิเคราะห์ข้อมูล โดยการนำข้อมูลต่างๆ ที่อยู่ในลักษณะแถวมาจัดวางในรูปแบบของคอลัมน์ • เพื่อแจกแจงข้อมูลและกำหนดผลรวม • ไม่สามารถกำหนดแก้ไข เปลี่ยนแปลงรูปแบบผมรวมได้ โดยตรง

35. ตัวช่วยการสร้างแบบค้นหารายการที่ซ้ำ(Find Duplicates Query Wizard) • เป็น Query ที่ใช้สำหรับเลือกข้อมูลใน Record ต่างๆ ที่มี Field ซ้ำๆ กันออกมาแสดง • เนื่องจากบาง Table อาจมีการเก็บค่าข้อมูลในบาง Field ที่ซ้ำกัน • บางครั้งเป็นฟิลด์ที่ผู้ใช้ต้องการเรียกดู และต้องการดูข้อมูลข้างเคียงที่เกี่ยวข้องด้วย

36. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามการค้นหาข้อมูลที่ไม่เข้าคู่กัน (Find Unmatched Query Wizard) • เป็น Query ที่ใช้ในการสืบค้นข้อมูลใน Table ที่มีความสัมพันธ์กัน • ใช้ในกรณีที่ต้องการค้นหาว่ามีข้อมูลตัวใดบ้างที่ไม่ปรากฏในอีกTable หนึ่ง

37. Designview • เป็นการสร้าง query ด้วยมุมมองนักออกแบบ • เราเป็นผู้กำหนดรายละเอียดเอง • เลือก fieldเอง และกำหนดเงื่อนไข เพื่อแสดงผลลัพธ์หรือคำตอบตามที่ต้องการ

38. ขั้นตอนการออกแบบแบบสอบถามด้วย Design View • เลือกตาราง

39. ขั้นตอนการออกแบบแบบสอบถามด้วย Design View 2. กำหนดรายละเอียดการกำหนด Query

40. ส่วนแสดงรายละเอียดการกำหนด Query • Field • Table • Sort • Show • Criteria • Or

41. ส่วนแสดงรายละเอียดการกำหนด Query • Field • ใช้กำหนด Field ที่ต้องการสร้าง Query • Table • ใช้กำหนด Table ที่ใช้ใน การแสดงรายชื่อ Field ที่ต้องการสร้าง Query • Sort • ใช้สำหรับกำหนดการจัดเรียงลำดับของข้อมูลของ Field ต่างๆ (มาก > น้อย หรือ น้อย > มาก)

42. ส่วนแสดงรายละเอียดการกำหนด Query • Show • ใช้กำหนดการแสดงผลของ Field ต่างๆ จากการสืบค้น Query • Criteria • ใช้กำหนดเงื่อนไขต่างๆ ในการสืบค้นข้อมูล • Or • ใช้กำหนดเงื่อนไขที่สองหรือเงื่อนไข(Criteria) อื่นๆ

43. 3. สั่ง RUN

44. 4. สั่ง SAVE

45. การกำหนดเงื่อนไขให้กับ Query • โปรแกรม MS-Access สามารถกำหนดเงื่อนไขเพื่อใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ • โปรแกรมสามารถ • กำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลจาก Field ใด Field หนึ่ง • จัดเรียงผลการสืบค้นข้อมูลตามลำดับอักษร • รวมข้อมูลจาก Field ต่างๆ เข้าไว้ใน Field ใหม่ที่สร้างขึ้น

46. เงื่อนไขในการสืบค้นข้อมูล (Criteria) • MS-Access แบ่งกลุ่มเครื่องหมายที่ใช้ในการกำหนดเงื่อนไขการสืบค้น ดังนี้ • เครื่องหมายที่ใช้ในการเปรียบเทียบ • เครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณ • เครื่องหมายที่ใช้ในการเชื่อมข้อความ • เครื่องหมายทางตรรกะ • เครื่องหมายที่ใช้ในการเลือกกลุ่มข้อมูล • เครื่องหมายที่ใช้ในการจัดการกับค่าว่าง

47. เครื่องหมายที่ใช้ในการเปรียบเทียบ(Comparison Operators)

48. การใช้คำสั่งการค้นหาข้อมูลการใช้คำสั่งการค้นหาข้อมูล • BETWEENมีประโยชน์ในการค้นหาข้อมูลในช่วงของข้อมูล เช่น Between 10 And 20 จะมีความหมาย เช่นเดียวกับ >=10 and <=20 • INมีประโยชน์ในการค้นหาข้อมูลที่มีฟิลด์นั้นมีค่าตรงกับข้อมูลในรายการ เช่น In(“กรุงเทพ”, “อุดรธานี”, “มหาสารคาม”) จะมีความหมายเดียวกันกับ “กรุงเทพ”or “อุดรธานี”or “มหาสารคาม” • LIKE มีประโยชน์ในการค้นหาฟิลด์ที่มีแบบข้อมูลเป็นข้อความ (Text)

49. เครื่องหมายที่ใช้ในการเลือกกลุ่มข้อมูล(Group & Range Operators)

50. Number Text เครื่องหมายที่ใช้ในการเลือกกลุ่มข้อมูล(Group & Range Operators) Date/Time