auditing

1. auditing

2. ISO 19011:2002 • Scope • Normative References • Terms and Definitions • Principles of Auditing • Managing an Audit Programme • Audit Activities • Competences and evaluation of auditors

3. Figure 4 – Concept of competence COMPETENCE Quality EH & S EH & S-specific knowledge and skills ( 7.3.4 ) Quality-specific knowledge & skills ( 7.3.3 ) Generic knowledge & skills ( 7.3.1 and 7.3.2 ) Pendidikan Pengalaman PelatihanPengalaman Kerja AuditorAudit Personal attributes ( 7.2 )

4. Auditor Competence EH & S

5. Quality Knowledge & Skill • Terminologi mutu • Prinsip Manajemen Mutu • SPC, FMEA dll • Karakteristik produk dan jasa yang diaudit

6. Generic Knowledge & Skill • Prinsip Audit, Prosedur & Teknik untuk memastikan konsistensi dan sistematik pelaksanaan audit • Manajemen System dan dokumen referensi untuk memastikan ruang lingkup dan kriteria yang diaudit • Pemahaman organisasi yang diaudit (Struktur, fungsi, proses bisnis, budaya) untuk memastikan nilai tambah bagi perusahaan yang diaudit • Pemahaman mengenai peraturan dan persyaratan

7. 7.2 Personal attributes • Seorang Auditor harus : • Beretika misalnya jujur, sopan and mempunyai jati diri • Berpikiran terbuka, bersedia untuk mempertimbangkan ide atau pandangan orang lain (alternatif) • Diplomatis, peka dan santun dalam berhadapan dengan orang • Pengamat, sadar secara aktif terhadap aktifitas dan kondisi fisik disekitarnya. • Peka misalnya memiliki insting dan memahami situasi yang ada, termasuk intuisi • Versatile, i. e. adjust readily to different situations • Tegas/Gigih/Ulet, misalnya pendiriannya tidak goyah, fokus mencapai sasaran • Decisive, i.e. mampu mengambil kesimpulan disaat yag tepat berdasarkan analisa dan alasan yang logis. • Mandiri, bertindak dan berfungsi secara mandiri pada waktu berinteraksi secara efektif dengan orang lain. Auditor harus memiliki atribut pribadi agar dapat bekerja sesuai dengan prinsip audit (4)

8. Kualifikasi Auditor • Kualifikasi auditor dapat ; bervariasi menurut keadaan audit; program audit dan ukuran, sifat kompleksitas dan budaya organisasi. • Kualifikasi auditor memberikan dampak pada kehandalan temuan audit dan kesimpulan yang dibuat.

9. Plan Do Check Otoritas untuk melakukan audit programme (5.1) Mengelola Audit Programme • Sasaran &perluasan • tanggungjawab • sumberdaya • prosedur • Jadwal audit • Evaluasi auditor • Memilih audit team • pengarahan aktifitas audit • memelihara catatan Tetapkan audit programme (5.2.3) Kompetensi dan evaluasi auditor ( 7) Implementasi audit programme (5.4.5) Aktifitas Audit ( 6 ) • Memonitor&meninjau • Identifikasi kebutuhan tindakan perbaikan & pencegahan • Identifikasi peluang improvement Act Memperbaiki audit programme (5.6) Memonitor dan Meninjau audit programme (5.6)

10. Organisasi Audit • Auditor adalah orang yang memiliki kualifikasi dan kompetensi untuk melakukan audit. Satu orang auditor atau lebih yang melaksanakan satu audit disebut Tim Audit yang terdiri dari Lead Auditor dan Auditor serta Technical Experts. • Auditee adalah organisasi yang sedang diaudit. Dalam hal ini organisasi dikaitkan dengan sekelompok orang dan fasilitas. Karena itu semua orang yang berinteraksi dengan auditor disebut sebagai auditees.

11. Organisasi Audit Internal

12. Organisasi Audit Internal Tanggungjawab : Menetapkan Yearly Audit Plan Menunjuk Audit Tim Verifikasi laporan Audit Menindaklanjuti hasil Audit Internal Analisa laporan audit dan identifikasi peluang untuk peningkatan Laporan ke Manajemen MR dapat berperan sebagai IA Coordinator Dapat dipisahkan dari fungsi Berpengetahuan ISO 9 K & 14 K

13. Organisasi Audit Internal Ditunjuk oleh IA Coordinator Bukan dari area/bagian yang diaudit Berpengetahuan yg cukup mengenai ISO 9k & 14 , teknik dan metode audit • Menyiapkan dokumentasi pelaksanaan audit • Melaksanakan Audit • Pelaporan • Menutup Temuan Audit

14. Organisasi Audit Internal Fungsi / departemen yang akan diaudit • Tanggungjawab : • Memastikan semua sistem telah dilakukan secara efektif • Memastikan semua “record” dan dokumen yang diperlukan tersedia selama Audit • Menyiapkan bukti objektif dan bekerjasama dengan auditor • Menindaklanjuti temuan audit

15. Program Internal Audit • Aktivitas dan Area • Frekuensi Audit • Tanggungjawab • Komunikasi Hasil Audit • Kompetensi Auditor • Pelaksanaan Audit

16. appointing the audit team leader • defining audit objectives, scope and criteria • determining the feasibility of the audit • selecting the audit team • establishing initial contact with the auditee • Initiating the audit • ( 6.2 ) • appointing the audit team leader • defining audit objectives, scope and criteria • determining the feasibility of the audit • selecting the audit team • establishing initial contact with the auditee • Initiating the audit • ( 6.2 ) • appointing the audit team leader • defining audit objectives, scope and criteria • determining the feasibility of the audit • selecting the audit team • establishing initial contact with the auditee • Initiating the audit • ( 6.2 ) • appointing the audit team leader • defining audit objectives, scope and criteria • determining the feasibility of the audit • selecting the audit team • establishing initial contact with the auditee • Initiating the audit • ( 6.2 ) • appointing the audit team leader • defining audit objectives, scope and criteria • determining the feasibility of the audit • selecting the audit team • establishing initial contact with the auditee • Initiating the audit • ( 6.2 ) • appointing the audit team leader • defining audit objectives, scope and criteria • determining the feasibility of the audit • selecting the audit team • establishing initial contact with the auditee • Initiating the audit • ( 6.2 ) • appointing the audit team leader • defining audit objectives, scope and criteria • determining the feasibility of the audit • selecting the audit team • establishing initial contact with the auditee Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria Conducting document review ( 6.3 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria • Preparing for the on-site audit activities • ( 6.4 ) • preparing the audit plan • assigning work to the audit team • preparing work documents • Preparing for the on-site audit activities • ( 6.4 ) • preparing the audit plan • assigning work to the audit team • preparing work documents • Preparing for the on-site audit activities • ( 6.4 ) • preparing the audit plan • assigning work to the audit team • preparing work documents • Preparing for the on-site audit activities • ( 6.4 ) • preparing the audit plan • assigning work to the audit team • preparing work documents • Preparing for the on-site audit activities • ( 6.4 ) • preparing the audit plan • assigning work to the audit team • preparing work documents • Preparing for the on-site audit activities • ( 6.4 ) • preparing the audit plan • assigning work to the audit team • preparing work documents • Conducting on-site audit activities • ( 6.5 ) • conducting opening meeting • communication during the audit • roles and responsibilities of guides and observes • collecting and verifying information • generating audit findings • preparing audit conclusions • conducting closing meeting • Conducting on-site audit activities • ( 6.5 ) • conducting opening meeting • communication during the audit • roles and responsibilities of guides and observes • collecting and verifying information • generating audit findings • preparing audit conclusions • conducting closing meeting • Conducting on-site audit activities • ( 6.5 ) • conducting opening meeting • communication during the audit • roles and responsibilities of guides and observes • collecting and verifying information • generating audit findings • preparing audit conclusions • conducting closing meeting • Conducting on-site audit activities • ( 6.5 ) • conducting opening meeting • communication during the audit • roles and responsibilities of guides and observes • collecting and verifying information • generating audit findings • preparing audit conclusions • conducting closing meeting • Conducting on-site audit activities • ( 6.5 ) • conducting opening meeting • communication during the audit • roles and responsibilities of guides and observes • collecting and verifying information • generating audit findings • preparing audit conclusions • conducting closing meeting • Conducting on-site audit activities • ( 6.5 ) • conducting opening meeting • communication during the audit • roles and responsibilities of guides and observes • collecting and verifying information • generating audit findings • preparing audit conclusions • conducting closing meeting • Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) • preparing the audit report • approving and distributing the audit report • Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) • preparing the audit report • approving and distributing the audit report • Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) • preparing the audit report • approving and distributing the audit report • Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) • preparing the audit report • approving and distributing the audit report • Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) • preparing the audit report • approving and distributing the audit report • Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) • preparing the audit report • approving and distributing the audit report Completing the audit ( 6.7 ) Completing the audit ( 6.7 ) Completing the audit ( 6.7 ) Completing the audit ( 6.7 ) Completing the audit ( 6.7 ) Completing the audit ( 6.7 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Conducting audit follow-up ( 6.8 ) - reviewing relevant management system documents, including records, and determining their adequacy with respect to audit criteria • Initiating the audit • ( 6.2 ) Conducting document review ( 6.3 ) Preparing for the on-site audit activities ( 6.4 ) • preparing the audit plan • assigning work to the audit team • preparing work documents Conducting on-site audit activities ( 6.5 ) conducting opening meeting communication during the audit roles and responsibilities of guides and observes collecting and verifying information generating audit findings preparing audit conclusions conducting closing meeting Preparing, approving and distributing the audit report (6.6 ) Completing the audit ( 6.7 ) • preparing the audit report • approving and distributing the audit report Conducting audit follow-up ( 6.8 ) Figure 2 – Overview of typical audit activities

17. Figure 3 – Overview of the process from collecting information to reaching audit conclusions Catatan, pernyatan atau fakta atau informasi lain yang berhubungan dengan Audit Criteria (3.2) dan dapat dilakukan verifikasi Note: Dapat berupa data Kualitatif maupun kuantitatif(3.3) Sumber Informasi Mengumpulkan dengan cara sampling dan verifikasi The audit evidence berdasarkan contoh dari informasi yang tersedia. Oleh sebab itu ada elemen ketidakpastian pada waktu audit.Hal ini perlu dipertimbangkan pada saat audit conclusions. Audit evidence Mengevaluasi berdasarkan audit criteria Hasil Evaluasi dari audit evidence (3.3) yang berhasil dikumpulkan yang dapat dibandingkan terhadap Audit Criteria (3.2) Note:Audit findings dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan audit kriteriaatau peluang untuk melakukan penyempurnaan. (3.4) Audit findings Meninjau Hasil dari sebuah audit (3.1) yang dibuat oleh audit team (3.9) setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua audit findings. Audit conclusions

18. Fig. 5 – Relationship between the stages of evaluation Pengembangan Kompetensi Kriteria Tidak terpenuhi Evaluasi awal ( 7.6 ) Evaluasi kinerja yg terus menerus ( 7.6 ) Kriteria dipenuhi Tidak Terpilih Kriteria Tidak terpenuhi Auditor Memelihara dan memperbaiki kompetensi ( 7.5 ) Seleksi tim audit ( 6.2.4 ) Auditing ( clause 6 )

19. Pemilihan Audit Internal SCOPE/LINGKUP HIRARKI ORGANISASI KETERSEDIAAN SDM JUMLAH DIPILIH DARI PERWAKILAN FUNGSI TINGKATAN YANG BERBEDA DARI SENIOR SAMPAI PELAKSANA POSISI

20. 4 Phases of Audit Planning Preparation Reporting & Follow Up Performance

21. Planning Preparation Reporting & Follow Up Performance Planning Audit Criteria Sumber daya Auditor Informasi Perusahaan Ruang Lingkup Tim dengan ketrampilan yang relevan Lamanya audit Siapa / Kapan

22. PlanningHal yang diperhatikan dalam menetapkan jadwal audit • Lingkup,, Tujuan, lamanya dan frekuensi audit • Status, kepentingan, kompleksitas, lokasi dan kegiatan • Standard, hukum dan persyaratan kontrak, kebijakan, kriteria audit • Hasil dari audit sebelumnya • Kepedulian pihak lain ( Customer) • Perubahan besar terhadap fungsi area

23. PlanningMenetapkan jadwal audit secara periodik

24. Planning Preparation Reporting & Follow Up Performance Preparation Dokumen Kerja : Prosedur Organisasi / bagian yang akan diaudit internal Prosedur Audit Internal Dokumen Kerja : (Checklist, NCP, Report Form) Jadwal Audit Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Quality Objective Dokumen Kerja : Secara Visual Pemetaan proses Pengembangan flow-charts Menggunakan checklist standard berdasarkan ISO 9001 Mengembangkan “personal checklist” dari prosedur atau dokumentasi lain

25. Mapping a process Level 1 Semakin mendetil Level 2 Level 3

26. Alat Bantu Auditor Resiko tanpa alat bantu : • Issue yang penting terlupakan • Bukti obyektif tidak tercatat secara sistematik • Alat bantu Auditor: • Checklist • Marked Up Procedures • Flow Chart • Mind Map

27. Checklist Preparation Persyaratan ISO 9001:2008 System Dokumentasi PT ASA Kinerja PT ASA

28. Check List Preparation • Daftar Obyek yang perlu dilihat/verifikasi selama proses audit • Daftar yang menunjukkan awal dan akhir audit • Berguna untuk mengaudit kesesuaian terhadap suatu standar spesifik, Code atu peraturan • Bukan hanya melulu daftar pertanyaan yang ditanyakan kepada auditee

29. Check List Preparation • Petunjuk terhadap aspek yang memerlukan tinjauan. • Menindaklanjuti petunjuk ‘kata pemicu’ yang ada seperti ‘harus’, ‘akan’, ‘diuji’

30. Check List Preparation

31. Check List PreparationMark Up Procedure • Mudah dibuat • Fotokopi prosedur dgn diperkecil, tandai dengan stabilo/garis bawahi • Atau dituangkan dapal checklist

32. Check List PreparationMind Map • Visual mudah diingat • Bekerja seperti bekerjanya otak tidak dalam garis yang bagus dan rapi. • Hubungan antara satu kata kunci dengan kata kunci yang lain. • Sifatnya tidak linier sehingga dapat bersilangan.

33. Planning Preparation Reporting & Follow Up Performance Pelaksanaan Audit Temuan berdasarkan bukti obyektif Mengidentifikasi ketidaksesuaian atau area yang riskan Peluang untuk perbaikan Komunikasi yang ditetapkan antara perusahaan dan auditor Wawancara Observasi Tinjauan terhadap Sistem Dokumentasi Mutu Analisa Catatan Mutu

34. Planning Preparation Reporting & Follow Up Performance Pelaksanaan Audit • Opening Meeting • Pelaksanaan Audit • Auditor Team Meeting • Closing Meeting 1. Pengenalan, tujuan audit, lingkup, kriteria Presentasi/rekonfirm jadwal Konfirmasi Metode Audit, termasuk sampling Menetapkan komunikasi, kerjasama dan keterbukaan Sumber daya dan fasilitas, kerahasiaan , keselamatan kerja, ketersediaan panduan, laporan ketidaksesuaian

35. Planning Preparation Reporting & Follow Up Performance Pelaksanaan Audit • Opening Meeting • Pelaksanaan Audit • Auditor Team Meeting • Closing Meeting 2. Check Kesesuaian : Sasaran mutu, metode monitoring dan pengukuran , Peningkatan berkesinambungan Pemahaman kebijakan mutu, sasaran mutu Cross check harapan dan pemahaman personel Pemantauan kemampuan proses/kinerja Kepuasan pelanggan Gunakan parameter : akurasi, timelines, dapat dipertanggungjawabkan, reaction time, cycle time, efektifitas dan efisiensi, penggunaan sumber daya , pengurangan beaya Analisa data

36. Fact or Opinion • Warehouse area sangat tidak bersih • pH 3 adalah diluar daerah spesifikasi yang diperbolehkan yaitu 4 – 8, namun CAR tidak diterbitkan. • Catatan Data tidak tersedia di ruang laboratorium • “Kami tidak pernah menerima keluhan” • Hal itu tidak akan pernah terjadi- kami mengendalikannya dengan baik.

37. Preparation Checklist

38. Checklist Preparation Persyaratan ISO 9001:2008 System Dokumentasi PT Asta Kinerja PT Asta

39. Manfaat Checklist • Checklist jika dihubungkan untuk suatu audit yang spesifik dan digunakan dengan benar dapat menjadi : a. alat untuk mempromosikan Rencana Audit. b. Memastikan suatu pendekatan audit yang konsisten. c. Bertindak sebagai suatu rencana sampling dan Manager Waktu

40. Manfaat Checklist d. Alat Bantu untuk mengingat. e. Sarana pengumpul catatan yang didapat selama proses audit. 2. Menjadi asisten pada waktu proses audit 3. Sarana mengumpulkan informasi selama proses wawancara. 4. Alat untuk memastikan jalannya audit sistematis dan komprehensif

41. Bukti Objektif • Bukti obyektif sebaiknya dinyatakan sebagai “fakta yang dapat diverifikasi” • Temuan audit mewakili suatu “keadaan saat itu” (instance time) dan didasarkan pada sample kegiatan, catatan, dokumentasi organisasi • Diperlukan untuk mendukung kesimpulan mengenai system yang diaudit. Sehingga siapapun juga akan sampai pada kesimpulan yang sama

42. Teknik Bertanya Rudyard Kipling 5 W + 1 H Tunjukkan / Show Me

43. Teknik Bertanya Pertanyaan Sistematik : Diajukan satu persatu dan menunggu jawaban sebelum ke pertanyaan berikutnya. Pertanyaan terbuka : 5 W + 1 H + 1 S Pertanyaan Tertutup : Untuk Mendapatkan jawaban “Ya” / “Tidak” untuk mengarah mendapatkan fakta Pertanyaan memimpin : Pertanyaan yang dijawab sendiri dan ini harus di hindari

44. Teknik Bertanya Akan membantu, bila hanya ada sedikit bukti obyektif, “Bagaimana kalau (jika) ...” “Mari kita anggap .....” HIPOTESIS Membantu mengidentifikasi suatu defisiensi atau gap . JELAS Harus dipakai jika terjadi jawaban yang bertentangan, dan adanya hal-hal yang tidak konsisten dalam temuan audit , atau jika init pertanyaan tidak terjawab MENANTANG

45. Pengendalian audit Jangan : • Keluar dari jalur dan kehilangan jejak • Dipimpin atau menyilahkan auditee mendikte pelaksanaan audit • “macet” • Membuat asumsi atau perkiraan

46. Pengendalian audit Harus : • Persiapan • Tepat waktu • Meminta menjawab pertanyaan untuk mereka sendiri • Diusahakan sedikit bicara • Menghindari kesalahpahaman • Bertanya dengan jelas dan ringkas • Sopan dan kalem • Memberikan penghargaan

47. Major Non-conformity / Cat 1 • A. Ketidaksesuaian yang signifikan terhadap persyaratan sistem. • Kegagalan terhadap atau penghilangan secara penuh persyaratan system. • Jumlah yang signifikan dari minor non-conformity mengenai persyaratan yang sama. • Jika ada output dari system yang disengaja atau diluar standar yang ditetapkan. • Contoh : “Tidak ada bukti bahwa setiap dokumen dikendalikan”.

48. Minor Non-conformity (Cat 2) • Insiden yang terisolasi dari suatu kegagalan /ketidaksesuaian terhadap suatu prosedur atau persyaratan lain. Contoh : “ Ditemukan bukti bahwa gambar desain no. D-037 telah direvisi namun tidak dilakukan perubahan berdasarkn prosedur pengendalian dokumen.”

49. Klasifikasi temuan • 1. Tidak ada temuan selama assessment/audit. • Perusahaan memenuhi persyaratan yang diminta standar dan direkomendasikan untuk menerima / memperbaharui / Transfer / melanjutkan sertifikat.

50. Klasifikasi temuan • Diterbitkan temuan assessment /audit categori 2. • Perusahaan direkomendasikan untuk dapat terus menggunakan sertifikat, setelah perusahaan mengirimkan dalam jangka waktu satu bulan, tindakan perbaikan yang dilakukan yang memuaskan terhadap temuan assessment/audit. Tidak diperlukan kunjungan untuk melaksanakan verifikasi dari penerapan tindakan perbaikan. Implementasi harus dilaksanakan selama assessment / audit lanjutan berikutnya.