MASP - Metodologia de Análise e Solução de Problemas

1. MASP - Metodologia de Análise e Solução de Problemas Metodologia ...Conjunto de métodos, regras...utilizados em determina disciplina Análise ...Observação/ Estudo minucioso ...Exame de cada parte de um todo Solução ...Meio para resolver problemas ...Decifração Problemas ...Qualquer resultado indesejável ou Desafio a vencer. Projeto Conjunto não repetitivo de atividades sequenciais com vistas a obter um determinado resultado.

2. MASP - As Quatro Fases 1a.- Definição/Organização do Problema 1.1 -Listar Problemas Potenciais Fontes: • Ouvir sistematicamente a voz do Cliente Interno/ Externo - observando suas necessidades, expectativas, reclamações e suas opiniões • Realizar auditorias nos processos de negócios • Analisar criticamente os resultados destas auditorias 1.2 - Priorizar Problemas Face a sua significância e os impactos que produzem

3. 1.3 - Descrever o Problema Identificar se é especifico, observável, mensurável e administrável. Exemplo: Na empresa XPTO (Fabricante de TVs) “Cerca de 15% dos televisores TV5, fabricados e entregues por nossa empresa retornam para retrabalho ou troca” Análise do Problema: Específico ? - Sim. Refere-se ao modelo TV5. Observável ? - Sim. Indica evidências para retrabalho/troca. Mensurável ? -Sim. Trata-se de 15% Administrável? A primeira vista sim. Conclusão: Numa 1a. análise a descrição é considerada Boa.

4. 1.4 - Selecionar o Time de Trabalho Baseada na análise dos setores da organização mais relacionados com o problema. O time deve ser nomeado com a maior abrangência e representatividade possível. 1.5 -Definir a Missão do Time Estabelecimento de um Guia Claro para o processo. Definir: • Importância do Projeto • Metas esperadas no Projeto • Prazo

5. MASP - As Quatro Fases 2a. - Jornada do Diagnóstico 2.1 - Análise dos Sintomas Sintoma = Resultado observável ou evidência objetiva de um fato. Tudo deve ser observado... Documentos, testemunhos, equipamentos, materiais, métodos...

6. 2.2 -Formulação das Teorias das Causas Baseado nas observações e na análise dos sintomas devem ser levantadas hipóteses ou teorias para as causas primárias. Ferramentas... • Brainstorming • Diagrama de Causa e Efeitos(Espinha de Peixe, Diagrama de Ishikawa) • Análise de Pareto • Estratificação Todos os elementos, considerados como relevantes para o problema, devem ser isolados.

7. 2.3 - Testar as Teorias Formuladas Para os elementos isolados, com grande possibilidade de serem as causas primárias, devem ser feitos planos para coleta de dados que possam confirmar sua real influencia e medir a força da relação desses elementos com o problema. Esta fase deve ser repetida tantas vezes quantas sejam necessárias para que se consigam isolar aquelas causas sobre as quais se justifica a tomada de ações.

8. 2.4 - Identificar as Causas Primárias Sobre as teorias isoladas e testadas como prováveis causas primárias há necessidade de se estabelecer prioridade de atuação. Assim, devem ser reavaliadas a consistência dos dados e a possibilidade de controle das causas levantadas. Validadas as medidas realizadas, aquelas teorias que demonstrarem ser inconsistentes ou que não puderem ser controladas devem ser descartadas. Devem ser consideradas como Causas Primárias aquelas que, comprovadas pelos dados, têm o maior impacto sobre o problema em questão

9. MASP - As Quatro Fases 3a. - Jornada da Remediação O Remédio para o Problema.... 3.1 - Considerar soluções alternativas Que tipo de ação tomar a partir do conhecimento dos sintomas (efeitos) e das causas primárias. • Ação Reativa Trata o efeito. Corrigir, Reclassificar, Retrabalhar Utilizar como está e assim por diante... Não garante a eliminação do problema.

10. Ação Corretiva Elimina a causa real (caso possa ser isolada) ou minimiza a influencia da causa isolada sobre o efeito indesejado. Atua de forma a impedir a recorrência do problema. • Ação Preventiva Considera todas as Causas POTENCIAIS que possam influir direta/indiretamente no problema, em maior/ menor intensidade. Atua no sistema bloqueando CAUSAS POTENCIAIS, levando em conta que a correção de um processo pode gerar influencia em outros produzindo novos efeitos indesejáveis.

11. 3.2 - Designar Soluções e Controles Comparadas as alternativas de soluções com os fatores relevantes, o Time deve designar os remédios mais adequados para o atendimento à “missão” recebida, no tocante ao Problema, à Meta e ao Prazo Estabelecido. • Definição dos recursos necessários... • Definição... - Das pessoas que farão parte do remédio - Das pessoas que revisarão o processo - Das pessoas que serão servidas pelo remédio

12. 3.3 - Identificar as Resistências às Mudanças • Barreiras a serem trabalhadas: Falta de vontade, habilidade Negação em reconhecer que o problema existe Custos elevados para o remédio... 3.4 - Implementar Soluções e Controles A regra básica é: Toda solução deve ser validada antes de ser implementada, para a comprovação de sua eficácia. Isto implica em DEFINIR Teste, Tempo para o teste, Como deve ser aplicado o teste,

13. MASP - As Quatro Fases 4a. - Retenção de Benefícios 4.1 - Verificar o desempenho Para medir a eficácia das soluções, há necessidade da aplicação de controles efetivos. 4.2 - Padronização de Atividades Confirmada a eficácia da solução, deve-se buscar a retenção de ganhos e benefícios alcançados. Isto pode ser conseguido através da padronização. 4.3 - Monitorar o Sistema de Controle O processo deve ser reavaliado constantemente para análise de problemas remanescentes ou verificação da possibilidade de obtenção de níveis de desempenho mais audaciosos

14. Como Pensar nos Problemas No MASP, as pessoas devem ter habilidade para utilizar duas formas distintas de pensar: • Pensamento Divergente Amplia o universo de observação de maneira a abranger o maior número possível de opções • Pensamento Convergente Ação de se concentrar. Focar. Reduz a variabilidade. Afina idéias, relacionando e priorizando aquelas que são consideradas “poucas mais vitais!. O Pensamento divergente é útil para aumentar a quantidade de opções a serem analisadas e o convergente para concentrar e se aprofundar nas mais significativas.

15. Como Pensar nos Problemas No tocante a forma de criar novas opções, duas formas distintas de pensar: • Pensamento Criativo Baseado em opiniões, sentimentos e inspirações: Acho que... Penso que... Sinto que... • Pensamento Empírico Baseado em fatos que se originam de resultados de medidas feitas no processo. Neste contexto, as duas formas de pensar são úteis e uma não necessariamente excluí a outra.

16. Como Pensar nos Problemas Expandir e Focar o Pensamento (Efeito Sanfona) Identificar o Problema... Divergir Priorizar Problema. .. Convergir Estab Teorias Causas... Divergir Ident Causa Primária... Convergir Soluções Alternativas... Divergir Soluções Designadas... Convergir