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Passo a Passo

Passo a Passo. Agendamento de salas de reuniões no Outlook. 1º - Acesse sua agenda, 2º - Escolha a data e o horário desejado para a reunião 3º - Dê “dois cliques” ou, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção “New Meeting Request ”. 3. 2. 1. 3.

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Presentation Transcript

  1. Passo a Passo Agendamento de salas de reuniões no Outlook

  2. 1º - Acesse sua agenda, 2º - Escolha a data e o horário desejado para a reunião3º - Dê “dois cliques” ou, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção “New Meeting Request” . 3 2 1 3

  3. 4º - Tela padrão5º - Insira o nome da sala desejado. utilize o padrão: CR: MEW SPL ou CR: SPL CMW* clique no botão ao lado para visualizar todas os nomes da sala e equipamento disponíveis :6º - Clique em “checknames” para visualizar as salas , 7º - Selecione a desejada e clique em ok Clique para visualizar a lista de salas 6 5 4 7

  4. IMPORTANTE:8º - Clique em “Schedulingassistant” Verifique no calendário se o horário para a sala que você escolheu esta disponível* Caso contrário retorne ao 4º Passo e escolha outra sala. 8

  5. 9º - Após verificar a disponibilidade da sala, volte para a tela principal do compromisso 10º - Digite as informações necessárias.. convide os participantes 11º - Clique no botão “Send”. 9 10 11

  6. 12º - Você receberá um aviso da sala de reunião confirmando o agendamento do horário13º Caso a sala esteja ocupada, você receberá um e-mail de “recusa” ou “sua solicitação foi rejeitada”. Sendo assim , deve-se escolher outra sala.ATENÇÃO: Caso seja agendado uma sala que já está ocupada , todos os participantes convidados na reunião receberão o e-mail automático de recusa. 12 13

  7. Adicionar as salas direto no calendário do outlook Passo a passosomentepara PC. Para Mac ver slide 11

  8. COMO ADICIONAR AS SALAS DE REUNIÃO AO SEU CALENDÁRIO! Para adicionar a sala no seu calendário e deixar fixa: 1º - Dentro do seu calendário clique em Folder 2º - Open Calendar 3º - FromRoomList 1 2 3

  9. COMO ADICIONAR AS SALAS DE REUNIÃO AO SEU CALENDÁRIO! 4º - Digite o nome da sala 5º - Dê dois cliques em todas as salas que deseja visualizar. E clique em OK 4 5

  10. IMPORTANTECaso você precise de uma sala específica e ela estiver reservada. Você conseguirá visualizar no seu calendário nome da pessoa que reservou.Você deve entrar em contato com a pessoa e negociar a mudança.Se necessário a pessoa que reservou deve deletar a reserva para que você consiga efetuar a sua.

  11. Se você possui mac, consultar disponibilidade das salas direto no “schedulingassistant” 4

  12. Pare! Você agendou essa sala?! O calendário das salas está disponível no Outlook. Para mais detalhes, acesse o passo a passo de como agendar uma sala e a política de agendamento, disponível na pasta: L:\0000_TEMPLATES\Salas de Reuniao Comunicado Precisa de ajuda?! Para auxilio com vídeo conferência, manuseio de equipamentos e outros, favor entrar em contato com Fellipe Julio (ramal: 3472), ou por e-mail: fellipe.julio@wmccann.com Boa reunião! Lembre-se: a sala é um espaço usado por todos, então colabore para mantê-la limpa e organizada. Apague a luz ao sair!

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