Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri – soveltamisen askeleet 15.12.2012

1. Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri – soveltamisen askeleet15.12.2012

2. Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuuri pähkinänkuoressa

3. Kansalliset opintohallinnon arkkitehtuuriperiaatteet

4. OKM:n KESU  opintohallinnon tavoitteet

5. Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmasta Opintohallinnon pääprosessi Koulutuksen suunnittelu Koulutus- tarjonnan hallinta Opiskelija-haku javalinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Opintojen suunnittelu Toteutusten hallinta Opetus jaopiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Tilastointi ja raportointi • Koulutuksen ja opetuksen strateginen suunnittelu • Koulutuksen yleissuunnittelu • Opetussuunnitelmien hallinta • Koulutustarjon-nan määrittely • Valintaperus-teiden suunnittelu • Koulutuspaik-kojen tarjoaminen haettavaksi • Suoritettavien tutkintojen suunnittelu • Rahoitus-suunnittelu • Viestintä / markkinointi • Opiskelijahaku • Opiskelijavalinnat • Hakeutumis-vaiheen henkilö-kohtaistaminen • Neuvontapalvelut • Opintojakso-toteutusten suunnittelu • Resurssi-suunnittelu: Tilojen, välineiden ja opetus-henkilöstön hallinta • Lukujärjestys-suunnittelu • Toteutusten julkaisu haettavaksi • Tutkinto-tilaisuuksien suunnittelu • Henkilökohtaistaminen • Opintojakso-toteutuksiin ilmoittautuminen • Läsnäolo-ilmoittautuminen • Opintojakso-toteutuksiin sijoittelu • Logistiikka, koulukuljetukset, muu tarkennettu resurssien hallinta • Opiskelijan tietojen hallinta • Tarkennettu toteutus-suunnittelu • Opinto-ohjaus • Opetuksen toteuttaminen • Pedagogisten välineiden hyödyntäminen • Opiskelijan ja huoltajien vuorovaikutuksen hallinta • TET ja työssä-oppimisjaksojen & harjoittelun hallinta • Poissaolojen hallinta • Oppilashuolto • Opinto-ohjaus • Keskeyttämis-tilanteiden hall. • Palautteen kokoaminen • Oppimisen ja osaamisen arviointi ja hall. • Opiskelija- ja huoltaja-palautteen kokoaminen • Tutkintojen myöntäminen • Todistusten tuottaminen • Yleisesti: tuloksellisuuden arviointi • Tilastojen tuottaminen • Mittarien arviointi • Raportointi Kelalle, OKM:ään ja Tilasto-keskukseen • OPH:n arvioinnin käsittely • Yhteistyö entisten opiskelijoiden kanssa Työelämäyhteistyö (työssäoppiminen, harjoittelu) Ura- ja rekrytointipalvelut Johtaminen, seuranta Tukiprosessit: talous-, henkilöstö- ja tietohallinto tms.

6. Päätietojen keskinäiset suhteet Ohjaavan tahon määritykset Opetuksen suunnittelunäkökulma Oppijan ja opiskelun näkökulma Ohjaa, määrittää Tutkinnon / opetussuunnitelman perusteet Opetuksen ja koulutuksen järjestäjän opetussuunnitelma Suoritettu tutkinto Koostuu Koostuu Johtaa Ohjaa, määrittää Tutkinnon osan perusteet Tutkinnon osa Ohjaa, määrittää Tutkinnon osasuoritus Koostuu Muodostaa Oppimisjakso Opintosuoritus Käytä määritettyjä loogisia tietokokonaisuuksia. Erota tieto tiedon ominaisuudesta Voi johtaa Jakautuu Voi johtaa Opetustapahtuma Opetustapahtuman läpivienti Voi koostua Voi koostua Voi johtaa Pienin suoritettavakoulutuksen osa Oppitunti Oppituntiin osallistuminen

7. Loogiset tietovarannot Paikallinen opintohallinto kytketään kansallisiin tietovarantoihin – tiedon tuottajana ja hyödyntäjänä

8. Loogiset tietovarannot paikallisella tasolla Voidaan toteuttaa fyysisellä toteutustasolla usealla eri tavalla

9. Looginen tietojärjestelmäpalveluiden jäsennys

10. Opintohallintojärjestelmäkokonaisuus koostuu tietojärjestelmäpalveluista Koulutuksen suunnittelun ja valmistelun palv. Opiskelijavalinnan tietojärjestelmäpalvelut Opetus ja opiskelu Opintojen jälkeiset tietojärjestelmäpalvelut Johtaminen ja seuranta Tilastot ja raportointi Koulutuksen suunn. Koulutustarjonta Alumnitoiminta Pedagogiset apuvälin. Lukuvuosi-ilmoittautuminen Tilannekuvapalvelut Tutkintorak. hall. Opiskelijavalinta Oppimisympäristöpalv Lisäopintojen markkinointi OJT-haun palvelut OPS hall Hakuneuvonta Läsnäolon hall. HOPS-hallinta Ennustemallit Opiskelurahoitus Opintosuoritusten hall. Näyttöjen ja kokeiden järjestäminen Opiskelijatietopalvelut Palautteen hall. Koulukuljetukset / logistiikka Opiskelijan perustiedot Opiskelijan erityistiedot Opetustarjonnan hall Opinnäytetöiden hall. Tutkintojen hall Oppimista tukevat yhteistyöpalvelut Opetusryhmien hall. Opiskelijaviestintäpalv. Kodin ja koulun yhteistyö Opinto-ohjaus Oppimisen ja osaamisen arviointi Opetusresurssien hall. Suostumustenhall. Oppilashuolto Materiaalimaksut Resurssienhall – tilat/laitteet/lisenssit Työelämäyhteistyö Kirjasto- ja tietopalv. Koulutuksen järjestäjän hallinnolliset tukipalvelut Yleiset tekniset tukipalvelut Työsuhteen hall. Palkkahallinta Taloushallintapalvelut Tunnistaminen Identiteetinhallinta Lokipalvelu Sähk. asiointi Osaamisen hallinta Sähköinen asianhall.Ja arkistointi Org.tietojen hallinta Julkaisujärjestelmäpalv ESB / integraatio

11. Opintohallintojärjestelmien kytkentä koulutusasteen tietovarantoihin ja kansallisiin palveluihin Koulutuksen järjestäjä 1 Koulutuksen järjestäjä 2 Koulutuksen järjestäjä 3 DW DW Integraatio Kansalliset integraatiopalvelut TOR Koulutus-asteen benchmark Kansalliset koulutuksen tietovarannot

12. Tietovirrat paikallisen ja kansallisen ympäristön välillä Koulutuksen järjestäjän paikallinen opintohallinto Koulutuksen suunnittelu Koulutus- tarjonnan hallinta Opiskelijahaku javalinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Opintojen suunnittelu Toteutusten hallinta Opetus ja opiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Tilastointi ja raportointi 1: tutkintorakenne, kansllinen eOPS 0: Koodistot 2: Koulutustarjonta, valintaperusteet 1b: paikallinen OPS 8: OJT-haku/ilmoittautuminen, opiskelijatunnus 3: Valintaesityslista, kansallinen opiskelijatunnus 4: Opiskelijavalintatiedot 5: Lukuvuosi-ilmoittautumistieto 7: HOPS 9: OJT-valintatiedot 10: Läsnäolotiedot 11: Opintosuoritukset 12: Osatutkintosuoritukset 13: Tutkintosuoritukset 14: Tilastotiedot 6: OJT-tarjontatiedot 4b: Paikan vastaanotto Kansalliset OKM/OPH:n palvelut ja rekisterit: esim. TOR, Hakeutujan palvelut, Kotve

13. Opintohallintoympäristön tietovirtakartta

14. Soveltamisen askeleet

15. Opintohallinnon viitearkkitehtuurin soveltamisen askeleet 6 Varmista yhteentoimivuus Tee yhteistyötä 5 Sovella viitearkkitehtuuria toimintaa ja ratkaisuja kehitettäessä 4 Laadi oma opintohallinnon kehittämispolkusi 3 Tunnista kehittämis- ja yhteentoimivuustarpeesi 2 Selvitä oma lähtötilanteesi 1 Tutustu huolellisesti kansalliseen opintohallinnon viitearkkitehtuuriin

16. Askel 1: Tutustu viitearkkitehtuuriin 1 Tutustu kansalliseen viitearkkitehtuuriin • Tutustu huolellisesti sekä kansalliseen opintohallinnon viitearkkitehtuuriin sekä sen taustalla oleviin Oppijan palvelukokonaisuuden viitearkkitehtuureihin • Arvioi oman organisaatiosi tarve kytkeytyä yhteentoimivasti kansallisiin prosesseihin ja järjestelmiin – sekä kollegaorganisaatioihin • Arvioi, mitkä kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurit merkittävimmin vaikuttavat omaan organisaatioosi ja sen ratkaisuihin

17. Askel 2: Selvitä oma lähtötilanteesi 2 Selvitä systemaattisesti lähtötilanteesi • Määritä lähtötilanteesi – hyödynnä tässä kokonaisarkkitehtuurimenetelmää • Järjestelmäsalkku, • Tietovirrat, • Loogiset tietovarannot • Vertaa prosessejasi, roolejasi ja käsitteistöäsi kansalliseen arkkitehtuuriin • Dokumentoi lähtötilanteesi • Käsittele lähtötilannetta organisaation eri tasoilla • Tietohallinto, johto, opetuksen ammattilaiset

18. Askel 3: Tunnista kehittämis- ja yhteentoimivuustarpeesi 3 Tunnista kehittämistarpeet • Analysoi lähtötilanne • Miltä osin lähtötilanteen ratkaisu ei ole yhteensopiva kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin kanssa? • Miltä osin nykyinen toiminta tai ratkaisu ei vastaa sisäisiin tarpeisiin? • Määritä kehittämiskohteet • Mitkä kohteet edellyttävät kehittämistä kansallisen yhteentoimivuuden varmistamiseksi? • Mitkä kehittämiskohteet parantaisivat toimintaa paikallisesti? • Miten johtamista ja toiminnan läpinäkyvyyttä voisi kehittää? • Miten oppijan palveluita voisi kehittää?

19. Askel 4: Laadi opintohallinnon kehittämispolku 4 Laadi opintohallinnon kehittämispolku • Määritä tarkemmat oman organisaatiosi opintohallinnon kehittämisen askeleet • Toiminta, organisointi, prosessit, tietojen hallinta, tietojärjestelmät • Aikatauluta kehittäminen • Sovita tämä resursseihisi, kansallisen arkkitehtuurin toteuttamisaikatauluun ja kehittämistarpeisiisi • Vastuuta kehittäminen • Määritä kehittämispolun ohjausmalli ja mittarit •  Sitouta organisaation johto – hyväksytä opintohallinnon ja yhteentoimivuuden kehittämispolku organisaation johdossa

20. Askel 5: Sovella kansallista arkkitehtuuria 5 Hyödynnä kansallista arkkitehtuuria kehittämisessä • Hyödynnä kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria kaikissa oman kehittämispolkusi askelissa • Erityishuomio tarjouspyynnöissä. Liitä kansallinen viitearkkitehtuuri ja sen vaatimukset osaksi tarjouspyyntöjä • Vaadi erityisesti rajapintojen ja tietomallien yhteentoimivuutta • Kehitä prosesseja yhteentoimivuuden suuntaan • Kouluta ja perehdytä käyttäjät uuteen toimintamalliin ja uusiin välineisiin

21. Askel 6: Varmista yhteentoimivuus 6 Varmista ratkaisujesi yhteentoimivuus • Katselmoi ja varmista arkkitehtuurinmukaisuus kaikissa kehittämisen askelissa • Kytke viitearkkitehtuurin yhteentoimivuuden arviointi osaksi kehittämissalkunhallintaa • Vastuuta ratkaisujen ja toiminnan yhteentoimivuuden katselmointi ja varmistaminen

22. Tee yhteistyötä • Kansallinen yhteentoimivuus on erityisesti yhteistyön ja prosessien yhteentoimivuutta – tämä edellyttää toimijoiden välistä yhteentoimivuutta • Asia on myös vaikea • Kenelläkään ei tyypillisesti ole ylimääräisiä resursseja, hyödynnä yhteisiä resursseja •  tee yhteistyötä muiden organisaatioiden kanssa kehittämisessä. Tämä varmistaa myös alueellisen ja koulutusasteen sisäisen yhteentoimivuuden