TEORIA DE LOS PRESUPUESTOS FUNCIONES E IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

1. TEORIA DE LOS PRESUPUESTOSFUNCIONES E IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS GRUPO No. 3 Mercadeo 31156

2. RESEÑA HISTÓRICA DE LOS PRESUPUESTOS Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

3. RESEÑA HISTÓRICA DE LOS PRESUPUESTOS • Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto. • Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados.

4. “Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia”. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. QUE ES UN PRESUPUESTO?

5. Que es un Presupuesto de Ventas? • Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo.

6. Objetivos de los Presupuestos: • Ser una guía de acción. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. • Permite comparar lo real con lo planificado. • Evaluar la actuación de la compañía. • Optimizar el empleo económico de los recursos. • Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos. • Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. • Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

7. Funciones De Los Presupuestos: Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. De manera ideal la Gerencia espera que la función presupuestal proporcione: • Una herramienta analítica, precisa y oportuna. • La capacidad para pretender el desempeño. • El soporte para la asignación de recursos. • La capacidad para controlar el desempeño real en curso. • Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos. • Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. • Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje. • Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

8. Funciones De Los Presupuestos: • La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización. • El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las diferencias. • Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

9. Clasificación de los Presupuestos: • SEGÚN LA FLEXIBILIDAD • Rígidos, estáticos, fijos o asignados/Flexibles o Variables • SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO • A corto plazo • A largo plazo • SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA • De operación o económicos • Presupuestos de Ventas: • Presupuestos de Producción:. • Presupuesto de Compras • Presupuesto de Costo-Producción: • Presupuesto de flujo de efectivo: • Presupuesto Maestro • Financieros • Presupuesto de caja • Presupuesto de erogaciones capitalizables • SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA • Presupuestos del Sector Público • Presupuestos del Sector Privado

10. Clasificación de los Presupuestos: • Según la flexibilidad: • 1. Rígidos, estáticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público. • 2. Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

11. Clasificación de los Presupuestos: • Según el periodo de tiempo: • 1. A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. • 2. A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

12. Clasificación de los Presupuestos: • Según el campo de aplicación en la empresa: • 1. De operación o económicos Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: • Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. • Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. • Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. • Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados. • Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. • Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

13. Clasificación de los Presupuestos: • 2. Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. • Presupuesto de Tesorería Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. • Presupuesto de erogaciones capitalizables Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

14. Clasificación de los Presupuestos: • Según el sector de la economía en el cual se utilizan: • 1. Presupuestos del Sector Público Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones. • 2. Presupuestos del Sector Privado Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

15. Principios de los presupuestos: • PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN • 1)Previsión. 2) Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participación, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de responsabilidad. • PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN • 1)Orden y 2)Comunicación. • PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN • 1)Autoridad y 2)Coordinación. • PRINCIPIOS DE CONTROL • 1)Reconocimiento, 2)Excepción, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos.

16. Elementos de los Presupuestos: • Integrador:Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. • Coordinador :Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente. • Operaciones :Uno de los objetivos principales de los presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos en los que se incurrirá. • Recursos:No es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignación, lo cual se logra, con la planeación financiera.

17. Importancia de Los Presupuestos: Las organizaciones son parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en un mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. En consecuencia los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

18. Importancia de Los Presupuestos: • Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables. • Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. • Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. • Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas. • Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías. • Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

19. Los Presupuestos Nos Permiten: “Tomar Decisiones” ¿Porqué sucedió así? ¿Qué está sucediendo? ¿Cuáles son las alternativas? ¿Cómo lo estamos haciendo respecto al plan? ¿Qué decisiones podemos tomar? ¿Dónde estamos? ¿Cuál es el impacto de nuestras decisiones? ¿Cómo organizamos nuestros recursos? ¿Hacia dónde queremos ir? ¿Cómo logramos nuestros objetivos? ¿Cómo nos comparamos con nuestros iguales? ¿Qué tenemos que hacer?

20. Ventajas de los Presupuestos: • Presionan por información vital para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos. • Propician que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada área. • Incrementan la participación de toda la organización. • Obligan a mantener un archivo de datos históricos controlables. • Facilitan la utilización óptima de los diferentes recursos. • Facilitan la coparticipación e integración de las diferentes áreas. • Obligan a realizar un auto análisis periódico y facilitan el control. • Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional. • Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones. • En general ayudan a la planeación y control en las empresas.

21. Limitaciones de los Presupuestos: • Están basados en estimaciones. • Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. • Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. • Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta. • El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organización. • La gerencia debe organizar sus recursos financieros, establecer bases de operación sólidas y contar con elementos de apoyo que de ayuden a cumplir sus objetivos: • Se suele centrar el análisis solamente en información de tipo financiera.

22. Por Que Suelen Fracasar Los Presupuestos? • Cuando sólo se estudian las cifras y cuadros del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. • Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. • Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas. • Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. • Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de los presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados. • Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.