PENYESUAIAN VOT

1. PENYESUAIAN VOT JabatanAkauntan Negara Negeri Terengganu

2. SKOP • Definasi • Peringkat Penyediaan • Peraturan dan Arahan • Keperluan Penyesuaian • Proses Penyesuaian eSPKB • Proses Penyesuaian Manual • Punca Perbezaan berlaku • Jenis laporan Terlibat • Format Penyata Penyesuaian • Penghantaran Penyata Penyesuaian

3. Definasi • Satu proses untuk menyemak ketepatan semua bayaran dan pungutan yang direkodkan di dalam Laporan Terperinci berbanding dengan apa yang direkodkan di dalam buku vot bagi bulan berkenaan dan bulan-bulan sebelumnya.

4. PeringkatPenyediaan • PengawalPengawal / PemegangWaranPeruntukan / PemegangWaranPeruntukan Kecil perlumenyediakanPenyataPenyesuaianuntukmenunjukkandanmenjelaskanperbezaan yang terdapat di antaraLaporanTerperincidanBukuVot. • PenyataPenyesuaianperludisediakanpadatahapVot, PTJ, Program. Aktivitidanobjek Am bagiperbelanjaanmengurusdantanggungan. ManakalaPerbelanjaan Pembangunan mengikutprojek yang diluluskanolehPerbendaharaan.

5. PeraturandanArahan ArahanPerbendaharaan – 143 (b) • Akauntan Negara atauAkauntanNegeriatauBendahariNegerisebagaiPejabatPerakaunanhendaklahmenghantartiap-tiapbulanLaporanTerperinciAkaunVot, HasildanAmanahkepadaPengawalPengawalatauwakilnya. • PengawalPengawalatauwakilnyakemudianhendaklahmenyesuaikanurusniagaLaporanTerperincidaripejabatPerakaunandenganrekodperakaunannyadanmenyediakanPenyataPenyesuaianAkaununtukdikemukakankepadaPejabatPerakaunan.

6. Peraturan dan Arahan Arahan Perbendaharaan – 143 (b) • Sebarang perbezaan di antara Laporan Terperinci dengan rekod perakaunan yang diselenggara oleh Pengawal Pengawal atau wakilnya hendaklah disiasat. • Pengawal pengawal atau wakilnya hendaklah mengambil tindakan terhadap perbezaan tersebut dan membuat pelarasan sewajarnya. • Pegawai Pengawal atau wakilnya perlu menyatakan di dalam penyata penyesuaian jika tindakan telah diambil pada tarikh penyesuaian dibuat tetapi belum diakaunkan oleh Pejabat Perakaunan di dalam Laporan.

7. KeperluanPenyesuaian • Ketepatan Mengakaunkan urusniaga oleh Pejabat Perakaunan • Memastikan urusniaga sah yang tiada dalam rekod PTJ pembayar tetapi ada dalam Laporan Terperinci Pejabat Perakaunan, direkodkan di dalam rekod PTJ membayar. • Membantu PTJ pembayar melaporkan kepada pihak pengurusan jika berlaku apa-apa penyelewengan • Melaporkan urusniaga tidak sah kepada Pejabat Perakaunan

8. Keperluan Penyesuaian • Membantu dalam penyiasatan urusniaga yang tiada di dalam buku Vot PTJ pembayar tetapi diakaun oleh Pejabat Perakaunan • Membantu pihak pengurusan jabatan menerima maklumat yang tepat dan lengkap untuk membuat keputusan pengurusan. • Membantu JANM menyediakan Laporan Akaun Awam Persekutuan dengan lengkap dan tepat.

9. 1 2 3

10. 4 5 6 Proses Tamat

11. KeperluanPenyesuaianSecara Manual Penyata penyesuaian perlu dibuat secara manual jika : • Sistem eSPKB masih belum dilaksanakan • Kesilapan yang berlaku di dalam Penyata Penyesuaian yang dijana oleh Sistem eSPKB • Gagal mencetak laporan BV500-503 pada tarikh ditetapkan.

12. PuncaPerbezaanBerlaku a. Keadah Catatan Berbeza Buku Vot Laporan Terperinci Asas Tanggungan Merekod semua Terimaan, Bayaran dan Tanggungan Merekod hanya terimaan dan bayaran yang diproses oleh Pejabat Pembayar

13. PuncaPerbezaanBerlaku b. Catatan di Buku Vot tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan Masa catatan yang berbeza – bayaran telah direkod di dalam Buku Vot tetapi Bayaran Belum di buat oleh Pejabat Pembayar Kesilapan catatan bagi sesuatu SODO, Program, Aktiviti, Projek atau Akaun Amanah Pejabat Pembayar tersalah Caj Perbelanjaan kepada Objek atau Jabatan Lain

14. Punca Perbezaan Berlaku • Catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot Bayaran Secara pukal tidak direkodkan di dalam buku Vot Bayaran tidak dibenarkan berlaku kerana kesilapan dan penipuan Pejabat Pembayar tersalah caj perbelanjaan

15. Jenis Laporan Terlibat Laporan yang disediakan oleh PTJ : Manual Buku Vot eSPKB Laporan BV381 (harian)

16. JenisLaporanTerlibat Laporan yang dihantar oleh Pejabat Perakaunan C230 Laporan terperinci Perbelanjaan vot tanggungan C231 Laporan Tererinci Perbelanjaan Vot Mengurus C232 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Pembangunan C350 Laporan Terperinci Amanah

17. Format PenyataPenyesuaianeSPKB Penyata Penyesuaian akan dijana oleh sistem eSPKB secara automatik : Laporan yang perlu dicetak : • Format A - BV 500 – penyata penyesuaian Akaun Vot Laporan ini merupakan penyata penyesuaian bulanan berdasarkan perbandingan di antara laporan buku vot (BV381) dan laporan GFMAS (C231)

18. Format PenyataPenyesuaianeSPKB Format A1 - BV 501 – Laporan Baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar. Laporan ini memaparkan semua baucar yang belum dijelaskan PTJ perlu memastikan baucar yang tersenarai di status 3. Tindakan selain status 3 : Status 4 – Semak dengan pejabat perakaunan Status 5 - Ambil tindakan pembatalan Status 6 - Ambil tindakan pembatalan

19. Format Penyata Penyesuaian eSPKB Format A2 – BV502 - Laporan urusniaga di Akaun Vot yang tidak terdapat di laporan terperinci perbelanjaan • Laporan ini menyenaraikan segala urusniaga yang dicatat dalam BV 381 yang tidak terdapat di laporan GFMAS sama ada debit atau kredit • Segala urusniaga pelarasan rekod akan di catatkan di dalam laporan ini

20. Format Penyata Penyesuaian eSPKB Format A3 - BV 503 - Laporan urusniaga di laporan teperinci yang tidak terdapat di akaun Vot • Menyenaraikan segala urusniaga yang terdapat di laporan GFMAS sama ada debit atau kredit • Segala urusniaga yang tercatat perlu disemak dan dipastikan urusniaga tersebut adalah bagi PTJ itu sendiri • Cth : bayaran pukal MAS yang tidak terdapat di dalam buku vot kerana perbezaan no akaun MAS • Jika urusniaga adalah betul ianya hendaklah dikunci masuk di urusniaga pelarasan rekod

23. Penyesuaian Manual Menyedia Penyata Penyesuaian 1. Semak Baki Peruntukan masih ada seperti di Laporan Terperinci Perbelanjaan 2. Semak Baucar – Baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar 3. Semak Lain – lain catatan “ Debit” di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci 4. Semak Tanggungan belum selesai di Buku Vot

24. Penyesuaian Manual 5. Semak Catatan “kredit” di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot 6. Semak Catatan “kredit” di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci 7. Semak Catatan “debit” di Laporan Terperinci yang tidak terdapat di Buku Vot 8. Semak Baki peruntukan masih ada seperti di Buku Vot

25. Penyesuaian Manual 9. Pembetulan kesilapan di Buku Vot 10. Merekod catatan yang tertinggal daripada Buku Vot • Catatan kredit di Laporan Terperinci • Catatan debit di Laporan Terperinci

30. PenyerahanPenyataPenyesuaian • Semua Penyata Penyesuaian hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab • Penyata penyesuaian mesti dikemukakan kepada JANM negeri masing-masing dan salinan ke ibu pejabat dalam tempoh 2 minggu setelah Laporan terperinci C231 diterima daripada JANM.

31. Sekian dan Terima Kasih