Tik-76.612 Ohjelmistoprojektien Hallinta

1. Tik-76.612Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 10 – Projektin päättäminen

2. Projektin päättäminen osuuden - tavoite Tässä osuudessa kerrotaan mitä tapahtuu varsinaisen projektivaiheen päätyttyä eli käydään läpi erilaiset projektin luovuttamiseen liittyvät tehtävät, kuten virheiden korjaaminen, tuotantotuki sekä ylläpidon organisointi, loppuraportin laatiminen ja palkitsemismekanismien toiminta. Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Projekti Tuki ja / tai linja-organisaatio Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi ohjaus

3. Sisällysluettelo • Ylläpidon suunnittelu ja toteutus • Projektin palkitsemismenetelmät • Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat • Loppuraportin laatiminen

4. Projektin Päättäminen • Ylläpidon suunnittelu ja toteutus • Projektin palkitsemismenetelmät • Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat • Loppuraportin laatiminen

5. Managing Planning Delivering Operating Ylläpidon suunnittelu ja toteutus Ylläpidon ja operoinnin suunnittelu on tärkeä osa koko hankkeen suunnittelussa. On oleellisen tärkeää, että ylläpidon ja operoinnin kustannukset on huomioitu jo Business Case –vaiheessa kokonaisuuden hahmottamiseksi sekä mm. kaikkien kustannusten huomioimiseksi. Kuva: Accenture Business Integration Methodologyn sisältämät päätehtäväkokonaisuudet

6. Hanke – projektit – vaiheet Ylläpito alkaa ensimmäiseen tuotantovaiheeseen siirryttäessä. Monesti jonkin järjestelmäratkaisun rakentaminen muodostuu useista peräkkäisistä projekteista, jotka kukin rakentavat osan ratkaisusta. Ylläpito ja kehittäminen tapahtuvat samanaikaisesti. 2002 2003 2004 Hankkeen hallinta Muutoshallinta Release 1.0 pilotti Release 1.5 Myynti- ja palvelun Myynti- ja palvelu: Ylläpitovaiheessa Release 2.0 Markkinointi ja analysointi Markkinointi ja analysointi: Ylläpitovaiheessa Release 3 Yrityksen sisäinen ja ulkoinen hallinta

7. Ylläpidon suunnittelu ja toteutus Esimerkit seuraavilla sivuilla

8. Ylläpidon suunnittelu ja toteutus - tehtäviä • Access and Interpret Progress: • Operointivaiheen hallinta kokonaisuutena • Jatkuva monitorointi liiketaloudellisille hyödyille • Seurantamekanismit: projektinhallinnan käytännöt • Muutosherkkyys: ympäristömuutoksiin reagointi • Manage Service to Customers: • Asiakassuhteen seuranta ja hallinta • Sopimusten seuranta ja hallinta • Palvelutason seuranta • Työkohteiden hallinta: huom. kommunikointi

9. Ylläpidon suunnittelu ja toteutus - tehtäviä • Improve Service and Productivity: • Odotustenhallinta • Jatkuva toiminnan kehittäminen • Toiminnan määrämuotoinen seuranta ja tehostavien toimenpiteiden muodostaminen ja läpivienti • Plan and Manage Service Provision Unit: • Toteuttavan organisaation johtaminen • Yhteistyökumppanien johtaminen • Taloushallinto • Toiminnan raportointi ja johtaminen sekä kommunikaation hallinta • Strateginen suunnittelu

10. Ylläpitosuunnitelma - konteksti Liiketoiminta-arkkitehtuurin mallintaminen auttaa myös ylläpidon suunnittelussa. • Yhteistyö eri osapuolten välillä • Yhteisten päämäärien ymmärtäminen • Palveluasenne • Yrityskulttuuri, “fiilis” Kulttuuri Tulos ja mittaaminen Strategia Osaaminen Organisaatio • Tuotetuntemus • ATK:n käyttö • Prosessien tuntemus • Varma ja toimiva liiketoiminta-ratkaisu • Tehokas, edistyksellinen ja käyttäjäystävälli-nen ratkaisu • Ratkaisun laajuus tarkasti rajattu • Toteutus aikataulun mukaisesti • Hyvin toimiva projekti • Hallittu muutos • Prosessitiimit • Työryhmät • Toimenkuvat • Proseduurit Tilat • Tavoitteena on liiketoiminnan parempi kannattavuus ja yrityksen kilpailukyvyn parantaminen • Toimisto 1 • Toimisto 2 • Tuotetuki Prosessit • Tuote • Palvelu 1 • Palvelu 2 • Kirjanpito Sovellukset Laitteet • Liiketoiminta 1 • Liiketoiminta 2 • Kirjanpito • Data Warehouse • Työasemat • Palvelimet • Oheislaitteet • Työkalut • Työasemaympäristö, verkko • Keskuskonepalvelut serverillä • Käyttöpalvelut • Operointipalvelut Toteutus- ja tuotanto- ympäristöt Esimerkki: Projektin ’arkkitehtuurista’

11. Ylläpitosuunnitelman sisältö Ylläpitosuunnittelun laajuus kattaa kaikki ylläpitoon liittyvät seikat alkaen ylläpidon prosesseista aina tuotantoympäristöihin, henkilöstöön ja riskeihin. Ylläpitosuunnitelma voi sisältää esim. seuraavat osat: • Tausta • palvelut, help desk, sovellusylläpito, tuotantotuki ja ylläpidon monitorointi • Prosessit • help desk -palvelujen prosessit ja päätöksenteko • ylläpidon päätöksenteko ja prosessit • Muutospyyntöjen ja virheilmoitusten luonti • Prioriteettien asettaminen • Muutospyyntöjen ja virheiden analysointi • Toteutuksen hyväksymismenettely • Toteutustyö • Tuotantoon palautus, luovutusmenettely • Käyttäjien informointi koskien korjauksia • Tuotantotuki • Ylläpidon suorituskyvyn ja läpimenoaikojen seuranta • Järjestelmäkatkokset ja tuotantokatkokset • Muu KPI monitorointi

12. Ylläpitosuunnitelman sisältö • Ylläpidon laajuus ja rajaukset • pienkehitys • tuotannon tukeminen ja palvelutaso • korkean prioriteetin virheet ja muutospyynnöt • Ylläpidon budjetit ja ajankäyttösuunnittelu • aikataulut • resurssit • Ylläpidon aikataulu ja resurssit • Tekninen ympäristö • tuotantoympäristö • kehitys- ja testausympäristöt • rinnakkaiskehittämisen ympäristöt • Avoimet kysymykset, riskit ja toimenpiteet • käyttäjäorganisaatio, loppukäyttäjät • kehitysprojektit • ulkoiset muutosvaatimukset

13. Ylläpidon suunnittelu ja toteutus – tiukat prosessit Ylläpitoon liittyy suuri määrä ristiriitaisia vaatimuksia. Toisaalta vaatimuksena on järjestelmän virheettömän toiminnan varmistaminen mahdollisimman nopeasti ja luotettavasti ja toisaalta uusien toimintojen ja ominaisuuksien nopea luonti ja sisällyttäminen osaksi jopa järjestelmän ydinprosessointia. Tämä aiheuttaa ylläpidosta vastaavalle johdolle miellyttämisongelman; ”ei pidä kumartua, koska silloin myös pyllistää”. CR not Postponed/ Rejected Postponed created Rejected Over 3 days impl . ? Maintenance User Group Maintenance User Group Line Programme New request for change Yes Analysis, Organisation Director / estimated Manager IT Manager No Approved, Inform the system Programme Migrated Test, users Director Tested about the migration Ylläpidon prosesseista voi muodostua hyvinkin monimutkaisia, jotta tasapuolisuus ja järkevyys toteutuisi.

14. Ylläpitokoulutus ja valmennus – tiedon jakaminen Tiedon- ja osaamisen siirto pitää varmistaa, jotta ylläpidon organisointi ja henkilöiden osaaminen saadaan tarvittavalle tasolle. • Projektin aikana varmistetaan tietojen ja taitojen siirtäminen tilaajan henkilöstölle niin, että heistä tulee riippumattomia osaajia hankkeen loppuun mennessä. • Osaamisen jakamisen suunnittelu ja toteutus otetaan huomioon työsuunnitelmissa ja tiimi-kokoonpanoissa. Näin varmistetaan, että asiakas saa kaiken mahdollisen hyödyn projektista. • Projektitiimin jäsenten valinnassa tulee painottaa henkilöiden omaksumiskykyä ja –halua, jotta tiedonsiirron tavoitteet voidaan saavuttaa. • Tiimin jäsenten tiedon omaksumista mitataan koko hankkeen ajan. • Osaamisen kartuttaminen kehitysprojektin aikana mahdollistaa järjestelmän ylläpidon ja asiakkaan edustajien omien taitojen hyödyntämisen myös mahdollisen jatkokehitystyön aikana. Tilaajan projektilaisten osaamiskäyrä Accenturen osallistuminen projektiin Pätevyys pystyy suorittamaan kaikki avaintehtävät vähäisellä tuella Accenturen osallistuminen Kyvykkyys Tuettuna pystyy suorittamaan kaikki olennaiset tehtävät hyväksyttävällä tasolla Säästöpankkiryhmän osaamistaso Knowledge transfer Tietämys Ymmärtää kriittiset tehtävät, mutta tarvitsee merkittävää tukea niiden suorittamiseen Aika • Avainmenetelmät ja työkalut • Osallistujat kehittävät uusia taitoja työskentelemällä tiimeissä, jotka koostuvat Accenturen ja tilaajan tiimin jäsenistä. Myös mahdollisen järjestelmätoimittajan asiantuntijat tuovat osaltaan tietoa tiimiin. • Tiedonsiirron vastuut ja tavoitteet jaetaan sekä tiedon jakajien että tiedon omaksujien kesken. • Projektitiimin valmennukset • Accenturen globaalit tietokannat ja keskustelufoorumit • Hankkeen hallinnan työvälineet tietopääoman hallinnan ja hankedokumentaation tukena • Toteutussuunnitelmat ja onnistumisen mittarit • Loppukäyttäjävalmennus • Parhaat käytännöt help deskille ja muille tukipalveluille

15. Projektin Päättäminen • Ylläpidon suunnittelu ja toteutus • Projektin palkitsemismenetelmät • Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat • Loppuraportin laatiminen

16. Projektin palkitsemismenetelmät #1 Palkitsemista voidaan käyttää sekä projektin kuluessa että sen päättyessä. Projektin kuluessa palkitsemisella pyritään innostamaan henkilöstöä tiimityöhön tai henkilökohtaiseen ”lisä”panostukseen. Lisäksi esim. kilpailuilla voidaan tiivistää yhteenkuuluvuuden tunnetta tiimeissä. Tärkeimpiä projektin aikana palkitsemisessa huomioitavia asioita ovat: • Vakava leikkimielisyys • Oikeudenmukaisuus ja tasapuolisuus – kaikki samalla viivalla? • Täsmällinen ja lupausten mukainen läpivienti • Tiimien palkitseminen etusijalla • Tiimien yhteenkuuluvuuden tunteen kasvattaminen • Projektihenkilöstön yhteenkuuluvuuden tunteen kasvattaminen • (Esimerkiksi viinipullo parhaasta laadusta tai budjetin alituksesta, piirustuskilpailut ”design”-tehtävät, golf-kilpailut, autokilpailut...)

17. Projektin palkitsemismenetelmät #2 Toinen palkitsemisen muoto on suora taloudellinen hyöty projektin menestyksekkäästä toteutuksesta. Palkitseminen jakautuu yleensä siten, että palkinnon suuruus on sidottu projektin läpivientiin liittyneeseen vastuuseen. Esim. projektin johtaja saa suurimman palkkion menestyksestä. Tässä palkitsemismenettelyssä on huomioitava mm.: • Mittareiden asettaminen tehdään heti projektin alussa, esim. aikataulu, budjetti, laatu • Mittarit ja palkitseminen kommunikoidaan kaikille osapuolille • Mittareita ei muuteta tarkoituksenhakuisesti (vrt. optiokeskustelu riman madaltamisesta) • Mittareiden monitorointimenettely sovitaan samalla • Palkkion määräytyminen on selkeä (esim. kuukauden bruttopalkka) • Arviointi tehdään puolueettoman tahon toimesta esim. ohjausryhmä, sisäinen tarkastus • Palkitseminen liittyy loppuraportissa raportoituihin tuloksiin

18. Projektin Päättäminen • Ylläpidon suunnittelu ja toteutus • Projektin palkitsemismenetelmät • Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat • Loppuraportin laatiminen

19. Projektin päättäminen ja purkamisen asiat Projektin purkamisen yksityiskohdat täsmentyvät projektin aikana ja projektisuunnitelmassa tehdyt resurssivaraukset ja aikataulut konkretisoituvat. Projektin päättämisen tehtäviä ovat mm.: • Budjetin ja aikataulun synkronointi – tehtävien valmistuttua ylimääräisistä resursseista on luovuttava (roll-off suunnittelu) • Roll-off suunnittelu eli projektihenkilöstön vapauttaminen muihin tehtäviin – projektin toiminta ei lopu kuin seinään! • Hyväksynnän saaminen kaikille lopputuotteille • Lopputuotteiden luovutus tilaajalle – dokumentointi • Takuutöiden miehitys? • Ylläpito- ja operointivaiheeseen siirtyminen • Loppuraportin tekeminen – projektin suorituksen arviointi

20. Hyväksymiskäytännöt Hyväksymismenettely on tärkeä osa tilaajan ja toimittajan välistä toimitussopimusta. Mitä suurempi ja monimutkaisempi toimitus on, sitä tarkemmin on määritettävä hyväksymisen ehdot – suurempi riski... • Hyväksymisen tulee kattaa kaikki toimitukseen liittyvä lopputuotemateriaali = hyväksyntä kokonaisuudelle • Pohjana testaussuunnitelmat ja –mallit, jotka perustuvat hyväksyttyihin suunnitelmiin...ohjelmistot, koulutus, käyttöönotto • Tehdyt toimenpiteet: koulutus, opastus, asennus,... • Testauksessa todettavat virheettömyystasot: ohjelmistovirheet, suunnitteluvirheet,...virheetöntä ohjelmakoodia ei ole • Hyväksymisen estävät kriteerit: virheiden priorisointi • Korjaavien toimenpiteiden ajoitus: ennen käyttöönottoa vai sen jälkeen? • -> vaikka formaali hyväksymismenettely voi tuntua liioittelulta, muodostaa se pitävän pohjan toimituksen hyvyyden objektiiviselle tarkastelulle!

21. Projektin Päättäminen • Ylläpidon suunnittelu ja toteutus • Projektin palkitsemismenetelmät • Projektin päättäminen ja purkamisessa huomioitavat asiat • Loppuraportin laatiminen

22. Loppuraportin laatiminen Projektin loppuraportissa kuvataan projektin toteutuksen kulku sekä arvioidaan saavutettuja tuloksia projektin alussa asetettuja mittareita vasten. Tärkeä osa loppuraportin arvioista liittyy projektille asetettujen odotusten täyttymisen arviointiin. Loppuraportin tehtäviä ovat mm.: • Kommunikaatio. Projektin lopputuloksesta kertominen sidosryhmille • Lopputuloksella saavutettavien liiketoimintahyötyjen arviointi ja odotusten täyttymisen arviointi • Projektin suorituksen arviointi palkitsemismenettelyä varten • Projektin toteutuksen kuvaus ja arviointi jatkuvaa oppimista varten • Kehittämiskohteiden tunnistaminen tulevien projektien suunnittelun pohjaksi • Työmääräarvioiden ja aikataulujen toteutuminen – jatkuva oppiminen

23. Esimerkki - sisällysluettelo Tiivistelmä 1. Loppuraportin kuvaus 2. Projektin toteutuksen perustelut 2.1 Projekti osana hanketta 2.2 Odotetut liiketoiminnan hyödyt 2.3 Ohjausryhmän laatuodotukset 3. Projektin toteutus 3.1 Projektin laajuus 3.2 Suunnittelu 3.3 Toteutus 3.4 Testaus 3.5 Käyttöönotto 3.5.1 Koulutus 3.6 Yhteenveto 4. Toimintatapana Business Integration Methodology (BIM) 4.1 Projektin organisointi 4.2 Scorecard seuranta- ja raportointityökaluna 4.3 Hyötyjen toteutumisen seuranta business performance -mallin avulla 5. Projektin toteutuksen arviointi 5.1 Projektin eteneminen 5.1 Projektityöskentelyn toimivuus 5.1.1 Työyhteisön laatututkimusten tulokset 5.1.2 Työyhteisön ilmapiirin analyysi 5.1.3 Tekninen infrastruktuurin toimivuus 5.2 Hankkeen tavoiteasetanta ja business case 5.2.1 Business casen toteutuminen 5.2.2 Laatuodotusten toteutuminen 5.3 Linjaorganisaation sitoutuminen 5.3.1 Linjaorganisaation panos projektille 5.3.2 Ylläpidon palvelutaso 5.3.3 Järjestelmän käytettävyys 5.4 Toteutuksen evaluaation yhteenveto 6. Onnistumiset ja kehittämiskohteet 6.1 Missä projekti onnistui erityisen hyvin 6.2 Kehittämiskohteet

24. Esimerkki – seurantataulun käyttö Projektin eteneminen Hankkeen tavoiteasetanta ja Business Case Projektin budjetti alittui miljoonalla markalla. • Ohjelman/hankkeen syyt perusteltiin Projektin välitavoitteet saavutettiin selkeästi ja ne ovat voimassa edelleen. suunnitellusti ja projekti eteni aikataulussa. • • Projektilla oli näkyvä johdon tuki, Projektin tuottamien lopputuotteiden laatu luokittelu A-projektiksi. on moitteeton. • • Business casen toteutumiselle ei ole Projektin riskitaso oli normaali ja riskejä nähtävissä esteitä. hallittiin aktiivisesti. • • Projektin tulokset ja työskentelytapa EMU koordinaatio toimi hyvin. vastasivat ohjausryhmän laatuodotuksia. Projektityöskentelyn toimivuus Linjaorganisaatioyksiköiden sitoutuminen Tekninen infrastruktuuri oli projektin käytössä suunnitellusti. Linjaorganisaation yksiköt hyväksyivät • Henkilöstön työtyytyväisyys ja motivaatio hankkeen ja tukevat sitä aktiivisesti. olivat erityisen hyvät. • Ylläpidon palvelutaso on ollut hyvä. • Resurssointi onnistui; työn ja vapaa-ajan • välillä vallitsi mielekäs tasapaino. Prosessin omistajat osallistuvat projektiin tehtäviinsä sitoutuen. • Yhteistyö toimii hyvin • Järjestelmän käytettävyys tulee olemaan • Avoin ja toimiva kommunikaatio projektin halutulla tasolla vasteaikojen lyhenemisen sisällä ja eri sidosryhmien kesken jälkeen. Hyvässä Kehittämistä Kriittinen: vaatii kunnossa välitöntä toimintaa

25. Projektin päättäminen osuus – kertaus • Opiskelijalla tulisi olla hyvä kuva siitä • mitä yleisesti tapahtuu projektin lopussa • ylläpitoon siirtyminen • mitkä ovat loppuraportin tehtävät Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Projekti Tuki ja / tai linja-organisaatio Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi ohjaus