Zarządzanie projektami

1. Zarządzanie projektami Wykład 6

2. Zarządzanie zespołem projektowym

3. Procesy zarządzania zasobami ludzkimi w projekcie • planowanie zasobów ludzkich – określanie i dokumentowanie ról, obowiązków i relacji służbowych w projekcie oraz tworzenie planu zarządzania obsadą stanowisk • pozyskiwanie zespołu projektu – zdobywanie zasobów ludzkich potrzebnych do ukończenia projektu

4. kształtowanie zespołu projektu – rozwój kompetencji i wzajemnych relacji między członkami zespołu w celu usprawnienia wykonania projektu • kierowanie zespołem projektu – monitorowanie wyników członków zespołu, przekazywanie opinii i komentarzy, rozwiązywanie spornych kwestii oraz koordynacja zmian w celu usprawnienia wykonania projektu

5. Zespół • jest zbiorem ludzi, którzy muszą polegać na skumulowanej wiedzy, umiejętnościach i talentach każdego z wzajemnie zależnych członków zespołu; • dzięki efektywnej współpracy zespół może wygenerować rozwiązania problemów, które są znacznie lepsze od tych, jakie mogłyby być stworzone przez każdego z członków zespołu indywidualnie

6. Przyczyny zespołowego zarządzania projektami: • skupienie się na jakości i satysfakcji klienta; waga wkładu każdego pracownika w realizację projektu i wykonanie końcowego produktu • przekonanie, że ludzie zaakceptują to, w czego tworzeniu uczestniczyli; autokratyczne i paternalistyczne metody organizacji nie sprawdzają się przy zarządzaniu projektami

7. powszechnie obecne nowoczesne technologie wymagają zaangażowania wyspecjalizowanych osób, które muszą pracować wspólnie w wydajny sposób przy ograniczonych zasobach • nowe sposoby organizacji pracy wymagają współpracy i rotacji na stanowiskach pracy • współczesny menedżer projektu nie może sam decydować, planować i śledzić realizacji projektu

8. Konieczność pracy zespołowej w projekcie jest spowodowana przez: • projekt wymaga wykonania zadań angażujących więcej niż jedną osobę • zadania jednych ludzi będą wykorzystywały rezultaty pracy innych osób lub zespołów • w ramach zespołu będą wykorzystywane te same metody i narzędzia • zespół będzie musiał wspólnie identyfikować i rozwiązywać problemy, a także wspólnie wykorzystywać rezultaty pracy innych

9. ETAPY TWORZENIA ZESPOŁU

10. Tworzenie • Znaczny niepokój, próby wykrycia natury sytuacji, jakiej pomocy można się spodziewać od lidera czy osoby zwołującej, oraz jakie zachowania będą lub nie będą właściwe • Członkowie szukają odpowiedzi na pytanie o charakter zadania, wraz z poznawaniem reguł i metod do zastosowania

11. Burza • Pomiędzy podgrupami rodzi się konflikt; zostaje rzucone wyzwanie władzy lub kompetencji lidera; opinie polaryzują się; jednostki sprzeciwiają się wysiłkom sterowania nimi przez lidera lub grupę • Kwestionuje się wartość i wykonalność zadania; ludzie reagują emocjonalnie przeciw jego wymaganiom

12. Normowanie • Grupa zaczyna się harmonizować; po raz pierwszy doświadcza swojej spójności czy jedności; wyłaniają się normy, jako że dochodzi do pojednania osób pozostających w konflikcie i przezwyciężenia oporu; rozwija się wzajemne wsparcie • Rozpoczyna się współpraca nad zadaniem; robi się plany i wykłada normy; rozwija się komunikowanie poglądów i uczuć

13. Realizacja • Grupa tworzy swoją strukturę albo przyjmuje strukturę najlepiej pasującą do jej wspólnego zadania; role postrzega się w kategoriach funkcjonalności wobec zadania i rośnie ich elastyczność • Następuje fala konstruktywnej pracy nad zadaniem; doświadcza się postępu, gdyż więcej energii grupy wykorzystuje się do osiągnięcia skuteczności w dziedzinie wspólnego zadania

14. Tworzenie zespołu projektowego

15. 1. Stworzenie pozytywnego środowiska: • zdefiniować cele działań dotyczących budowy zespołu • określić co będzie potrzebne w kategoriach terminów i zobowiązań • skupienie się na misji zespołu • określenie kluczowych zadań i odpowiedzialności • zbudowanie ról w zespole

16. 2. Stworzenie poczucia zależności: • stworzenie poczucia zależności i szacunku dla uzupełniających się zdolności członków zespołu • należy stworzyć warunki do przedyskutowania doświadczeń i umiejętności członków zespołu

17. 3. Zdefiniowanie i wyjaśnienie celów projektu: • członkowie zespołu powinni rozumieć i akceptować cele projektu • należy wspólnie sformułować misję określającą oczekiwania wobec zespołu • na jej podstawie generuje się cele szczegółowe, dotyczące kosztów, terminów i kryteriów oceny wykonania zadań • cele powinny być zrozumiane przez każdego członka zespołu, mierzalne i określone co do terminu realizacji

18. 4. Zdefiniowanie ról w zespole: • trzeba zdefiniować odpowiedzialność za każdą funkcję, zdefiniować zakresy odpowiedzialności w kategoriach celów głównych i cząstkowych • przekazanie oczekiwań dotyczących wyników pracy • należy wyjaśnić i otwarcie przedyskutować przewidywane trudności dotyczące tych oczekiwań

19. 5. Stworzenie procedur: • należy stworzyć wytyczne i zasady postępowania w sytuacjach typowych oraz nietypowych • odpowiednie wytyczne pomogą uniknąć konfliktów w przyszłości i skoncentrować się na osiągnięciu celów projektu

20. 6. Określenie procedur podejmowania decyzji: • określenie uprawnień do podejmowania decyzji • ustalenie granic uprawnień i zakresu władzy zespołu

21. ZALETY I WADY PRACY ZESPOŁOWEJ

22. Zalety pracy zespołowej • praca z innymi ludźmi wyzwala u większości osób więcej energii i kreatywności • różne perspektywy i propozycje mogą zaowocować twórczymi rozwiązaniami • praca z ludźmi może dawać dużo satysfakcji – ludzie są z natury istotami społecznymi, a struktura i przestrzeń zespołu stwarzają możliwości dla wszystkich jednostek • praca zespołowa może być efektywna – im więcej umiejętności i doświadczenia ma zespół, tym bardziej efektywna

23. Wady pracy zespołowej • zbyt długi czas, który przeznaczają członkowie zespołu na wzajemną komunikację – za dużo się mówi, a za mało działa • złe relacje między ludźmi, mogące znacznie obniżyć jakość pracy • cała organizacja może ucierpieć, gdy zespoły rywalizują między sobą

24. Warunki efektywności zespołu projektowego • dostosować wielkość zespołu do wykonywanych zadań • odpowiednio rozmieścić stanowiska i umożliwić pracownikom łatwy kontakt wzrokowo-słuchowy • starać się o jednorodny skład zespołu w celu łatwiejszego podporządkowania się normom

25. wpływać na zrozumienie przez pracowników sensu ich pracy • jasno formułować cele • ściśle łączyć liczbę popełnianych błędów i braków, tempo pracy i absencje z wynagrodzeniem

26. Bariery efektywności zespołu • nieodpowiedni styl kierowania • braki materiałowe i wąskie gardła produkcyjne • cechy członków zespołu • uprzedzenia, którym ulegają jednostki i grupy – bariera decyzyjna • nadmierne zaufanie – im ktoś jest bardziej pewny siebie, tym częściej się myli • samospełniające się przepowiednie • pułapki wynikające z zachowań stereotypowych

27. Dziękuję za uwagę