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Tercer Seminario Internacional “De la Transparencia a los archivos: el derecho al acceso a la información” “Preservación de Archivos Digitales”. Juan Voutssas M. Diciembre del 2010. Archivos Digitales.
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Tercer Seminario Internacional “De la Transparencia a los archivos: el derecho al acceso a la información” “Preservación de Archivos Digitales” Juan Voutssas M. Diciembre del 2010
Archivos Digitales Cada día son más las empresas y organizaciones que crean y guardan sus archivos documentales en formatos digitales: bancos, compañías de seguros, financieras, bursátiles, universidades y escuelas, hospitales, almacenes, librerías, etcétera, en donde se encuentra toda una variedad enorme de información almacenada acerca de sus usuarios y crean cada vez más acervos documentales de: cuentas bancarias y de inversiones, préstamos y pagos, pólizas, expedientes estudiantiles y médicos, compras y ventas -tanto presenciales como en-línea-, perfiles de usuarios, catálogos y manuales de productos y servicios, además de su propia información interna. Hoy en día la factura electrónica, el pago o transferencia electrónicas, la compra de bienes y servicios en-línea, la firma de documentos electrónicamente, etcétera, son cada día más cotidianos y tienden a incrementarse cada vez más, dejando huellas y registros digitalmente
Archivos Digitales Los servicios gubernamentales registran cada vez más trámites oficiales que guardan información digital acerca de sus usuarios y sus transacciones: actas de registro civil y otros jueces de paz; sentencias y resoluciones de juzgados y cortes; pagos de impuestos y otros datos hacendarios, actas de calificaciones y exámenes, certificados de estudios, oficios, correos, memorandos, reportes, contratos, patentes, convenios, trámites vehiculares, pasaportes y visas, tratados internacionales, etcétera. Esto puede verse a nivel de los tres poderes y de los diversos servicios de los gobiernos federal, estatales o locales. Y su presencia tiende a incrementarse; también, estas transacciones tienden a incrementarse cada vez más, dejando huellas y registros digitalmente.
Archivos digitales Archivos digitales
Incremento de la información Digital A forecast of Worldwide Information Growth Through 2010: http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/expanding-digital-idc-white-paper.pdf
Incremento de la información Digital Archivos digitales Información Analógica Información Digital
Preservación Digital Archivística Estabilización y protección física y tecnológica del contenido intelectual de documentos de archivo para su secuencia de preservación continua, perdurable, estable, duradera, ininterrumpida, inquebrantada, sin un final previsto.
Archivos digitales Factores que inciden en la Preservación Digital 5. Voutssás M., Juan. 2009 “Preservación del Patrimonio Documental Digital nacional en México”.
Los documentos de archivo tienden a ser como el dinero: Originalmente, su valor estaba embebido en sí mismo: (monedas – documentos en papel) Después, la operación se ha hecho virtual, la confianza se ha trasladado al operador: Dinero y transacciones electrónicas - documentos de archivo digitales
Confianza y transparencia No puede haber transparencia sin confianza
Confianza en un documento de archivo Confianza: cualidad de un documento de archivo de ser fidedigno, fehaciente, cuando reúne las características de fiabilidad, autenticidad y exactitud: es decir, puede establecer, declarar o afirmar hechos; es evidente su carácter sin alteraciones ni corrupciones y su información es precisa, correcta, veraz y pertinente. Fiabilidad:existe cuando un documento de archivo puede establecer, declarar o sostener al acto o hecho del que es relativo y es establecida determinando la competencia del autor, y examinando tanto la completitud en la forma del documento de archivo como el nivel de control ejercido durante su proceso de creación. Autenticidad: consiste en la acreditación de un documento de archivo de ser lo que pretende ser sin alteraciones o corrupciones. Los documentos auténticos son los que han mantenido su identidad e integridad al paso del tiempo gracias a la evidencia de su carácter, requisitos o circunstancias inherentes. Exactitud: existe de acuerdo con el grado en el que datos, información, documentos o archivos son precisos, correctos, veraces, libres de errores o distorsiones, y pertinentes a un asunto o materia.
fiabilidad Completitud: Característica de un documento de archivo que se refiere a la presencia dentro del mismo de todos los elementos requeridos por el creador y el sistema jurídico para ser capaz de generar consecuencias. Junto con el “carácter primitivo” y la “efectividad” de un documento es una cualidad básica de un documento de archivo original. Procedimiento de creación: El procedimiento que regula la formación de un documento de archivo y/o la forma en que ese documento participa en un cierto acto.
autenticidad Integridad:La cualidad de un documento de archivo de estar completo e inalterado en todos sus aspectos esenciales. Identidad: El conjunto de características inherentes a un documento de archivo que lo identifican de forma única y lo distinguen de otros documentos de archivo.
Exactitud Precisión:Calidad de un documento de archivo de apegarse estrictamente en cada detalle de su forma y contenido a un estándar, guía o convención preestablecidos. Junto con corrección, veracidad y pertinencia es un componente de la exactitud. Corrección: Estado de un documento de archivo cuyo contenido y forma satisfacen los requerimientos establecidos por el creador y el sistema jurídico de tal forma que el documento de archivo alcance las consecuencias o produzca los efectos para los cuales fue concebido. Junto con precisión, veracidad y pertinencia es un componente de la exactitud. Veracidad: calidad de un documento de archivo de que su contenido concuerde con el estado real de su asunto. Junto con precisión, corrección y pertinencia es un componente de la exactitud. Pertinencia: Calidad de un documento de archivo de que su contenido sea relevante al propósito para el cual fue creado. Junto con precisión, corrección y veracidad es un componente de la exactitud.
Modelos e Iniciativas de Preservación Digital En la actualidad no existe un modelo único que establezca o defina los atributos y características ideales de los documentos de archivos digitales y sus procedimientos asociados con miras a su preservación a largo plazo. En los últimos quince años se han ido estableciendo una serie de iniciativas planteando “modelos” y “marcos de referencia” para tratar de definir o establecer los atributos de documentos, procedimientos, sistemas, organizaciones, etcétera que se encuentren involucradas en la gestión y/o la preservación digital. Cada uno de ellos hace énfasis en elementos o atributos que considera importantes para el establecimiento del modelo en cuestión.
Modelos e Iniciativas de Preservación Digital La base de todas estas iniciativas es la norma ISO 15489:2001 “Information and Documentation: Records Management: Part 1. General“. Consiste en una guía para la gestión de documentos de archivo de una organización, sea cual sea su soporte. Esta norma establece que “...los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos, sin alteración, y deben permitir su uso y acceso. Asimismo, deben poseer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura y deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión”.
Modelos e Iniciativas de Preservación Digital -OAIS - The Open Archival Information System- el cual provee un modelo de alto nivel acerca de la identificación de atributos de archivos y cuyo propósito es asegurar la permanencia de cierta información digital generada por una comunidad dada (1) -Reporte acerca de “Repositorios Digitales Confiables” de RLG-OCLC en el cual se establecieron los atributos y recomendaciones para los mismos, entre las cual destacan el desarrollo de marcos de trabajo y procesos tendientes a apoyar la certificación de repositorios digitales(2). -Lista de verificación del “Digital Repository Certification Task Force” la cual se enfoca a establecer los criterios necesarios para construir la “confianza” en los documentos de archivo (3). 1) Consultative Committee for Space Data Systems. 2002. “Reference model for an open archival information system (OAIS).” Washington, D.C.: CCSDS Secretariat. 2) RLG-OCLC Working Group on Digital Archive Attributes. 2002. “Trusted digital repositories: Attributes and responsibilities”. Mountain View, CA: Research Libraries Group (RLG). Disponible en: http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/trustedrep/repositories.pdf 3) RLG-NARA Digital Repository Certification Task Force. 2007. “Trustworthy repositories audit & certification: Criteria and checklist.” Disponible en: http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf
Modelos e Iniciativas de Preservación Digital -National Archives and Records Administration- adoptó como estándar para el manejo de archivos gubernamentales el denominado DoD.5015.2 del departamento de la defensa de ese país, el cual a su vez se deriva de estándares creados en la Universidad de la Columbia Británica en el Canadá. -National Archives- del Reino Unido, uno de los más ambiciosos y avanzados al momento; consiste principalmente en un conjunto estandarizado de requerimientos funcionales para archivos electrónicos. MoReq -Modelo de requisitos para la gestión de documentos de archivo- muy difundidas en Europa. Este no es un modelo de preservación en sí; consiste en un modelo de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo elaborado por la Comisión Europea a través de su programa IDABC -Interoperable Delivery of European e-Government Services to public Administrations, Business and Citizens- con objeto de ir estandarizando la gestión de archivos digitales en todos los países miembros de la unión europea así como por todos los interesados en el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo -archivistas, informáticos, proveedores de servicios, instituciones académicas, etcétera-.
Modelos e Iniciativas de Preservación Digital DRAMBORA, -”Digital Repository Audit Method Based On Risk Assessment”- Esta es una herramienta de auto-diagnóstico para una aproximación sistemática para evaluación de riesgos inherentes a un repositorio digital (1). DoD.5015.2 Gestión de documentos electrónicos. Estándar de criterios para el diseño de aplicaciones de software, del Departamento de Defensa de los Estados Unidos de América, versión 1997. 1) Digital Curation Centre, and DigitalPreservation Europe. 2008. “DRAMBORA Interactive: Digital repository audit method based on risk assessment”.Disponible en: http://www.repositoryaudit.eu/
El Proyecto InterPARES El Proyecto InterPARES 3 -International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems- o “Investigación Internacional Acerca de Registros Documentales Permanentes y Auténticos en Sistemas Electrónicos” es un esfuerzo de colaboración internacional, consolidado a lo largo de varios países y formado por equipos multinacionales. La dirección del Proyecto en su conjunto está patrocinada por la Comunidad del Consejo de Investigación para las Ciencias Sociales y las Humanidades del Canadá y las Alianzas de Investigación Universitaria (Canada’s Social Sciences and Humanities Research Council’s Community - University Research Alliances) patrocinadores a su vez del equipo del Canadá, -Canada TEAM-. Este nombre, además de que simboliza físicamente al “equipo” de investigación de un país, deriva del título específicamente dado a esta tercera parte del Proyecto: Theoretical Elaborations into Archival Management (TEAM): Implementing the theory of preservation of authentic records in digital systems in small and medium-sized archival organizations. “Elaboraciones Teóricas para la Administración de Archivos: Implementación de la Teoría de la Preservación de Registros Auténticos en Organizaciones Pequeñas y Medianas con Archivos”. InterPARES -The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. 2004. “Business-Driven Recordkeeping (BDR) Model”. Disponible marzo 1, 2010 en: http://www.interpares.org/ip2/ip2_models.cfm
InterPARES 1 OBJETIVO Desarrollar el conocimiento teórico y metodológico esencial para la conservación permanente de documentos de archivo generados o manejados de forma electrónica y, sobre la base de este conocimiento, desarrollar modelos de políticas, estrategias y estándares capaces de asegurar esa conservación
InterPARES 1 - Productos ●Un cuerpo de conceptos y principios, así como una serie de instrumentos para el estudio de nuevos tipos de documentos digitales y el desarrollo de nuevos requisitos y métodos según sean requeridos. ●Requisitos de autenticidad para quienes generan y conservan documentos de archivo y para quienes los preservan (ejemplo: Metadatos para la identidad, integridad, accesos controlados, etc.) ●Métodos de conservación y selección y de procedimientos (ejemplo: Modelos para representar actividades y responsabilidades) ●Esquema para el desarrollo de políticas, estrategias y estándares relacionados con la creación, mantenimiento y conservación de documentos digitales de archivo que puede probar ser auténticos en el tiempo.
Interpares 2 El objetivo fue asegurar que: la porción de la memoria de la sociedad registrada digitalmente, producida en sistemas dinámicos, experienciales e interactivos en el transcurso de actividades artísticas, científicas y de e-gobierno pueda ser creada en forma precisa y fiable, así como mantenida y conservada en una forma auténtica, en el corto y largo plazo, para uso de quienes la crearon y de la sociedad en último fin, sin importar la tecnología digital, la obsolescencia y la fragilidad del medio.
InterPARES 3 Esta fase del proyecto pretende traducir las teorías y metodologías acerca de la preservación documental digital desarrollada por InterPARES y otros grupos de investigación hacia planes de acción concretos para acervos de documentos de archivos digitales existentes en la actualidad los cuales deban ser conservados a largo plazo dentro de archivos —así como para departamentos de archivos y/o registros dentro de las organizaciones— con recursos limitados.
InterPARES 3 Durante este proceso se pretende desarrollar un conocimiento detallado acerca de (1) como teorías y metodologías generales pueden ser implementadas en organizaciones con archivos pequeños y medianos y convertirse en prácticas efectivas; (2) los factores que determinan el tipo de implementación apropiada para un conjunto dado de registros en un cierto contexto; y (3) qué tipo de profesionales y con qué perfil serán requeridos para llevar a cabo estas operaciones.
InterPARES 3 Bajo estos principios, el proyecto pretende desarrollar módulos para programas de capacitación locales, talleres de educación continua, así como planes para materias que formen parte del plan curricular de las carreras que provean profesionales con las competencias adecuadas, no sólo para preservar a largo plazo el patrimonio documental de la sociedad en forma digital, sino también para asegurar la presencia y transparencia de las organizaciones e instituciones por medio de la protección con exactitud y autenticidad de la información digital producida por ellas.
La Web semántica La Web Semántica es una Web extendida, dotada de mayor significado en la que cualquier usuario en Internet podrá encontrar respuestas a sus preguntas de forma más rápida y sencilla gracias a una información mejor definida. Las páginas Web hasta ahora están hechas para ser leídas por seres humanos, no por máquinas. Al dotar a la Web de más semántica para sí misma, para sus programas y buscadores tendrá por lo tanto más significado, y gracias a ello se podrán obtener soluciones a problemas habituales en la búsqueda de información gracias a la utilización de una infraestructura común, mediante la cual, es posible compartir, procesar y transferir información de forma sencilla. Esta Web extendida y basada en el significado no tan sólo humano sino computacional, se apoya en lenguajes universales que resuelven los problemas ocasionados por una Web carente de semántica en la que, en ocasiones, el acceso a la información se convierte en una tarea difícil y frustrante
Unicode es una codificación del texto que permite utilizar y visualizar en pantalla los caracteres de diferentes idiomas. Esto permite expresar información en la Web Semántica en cualquier idioma. URI es el acrónimo de Uniform Resource Identifier, o en castellano, Identificador Uniforme de Recursos. Es un poco confusa la diferencia entre URI y URL, por lo que vamos a decir que un URL es un recurso que puede ser accedido via Internet. XML + namespaces + esquema xml + XML Query; la capa más técnica de la Web Semántica. En esta capa se agrupan las diferentes tecnologías que hacen posible que los agentes puedan entenderse entre ellos. Reglas / Query - Reglas a aplicar durante la búsqueda que favorezcan la recuperación del documento. Modelo RDF + sintaxis; directamente basada y apoyada en la capa anterior, esta capa define el lenguaje universal con el cual podemos expresar diferentes ideas en la Web Semántica. Ontología ó Lenguaje de Ontologías - nos permiten extender la funcionalidad de la Web Semántica, agregando nuevas clases y propiedades para describir los recursos. Lógica - Lógica asociada a las búsquedas o recuperaciones del documento. Pruebas - Pruebas aplicables al documento. Software de confianza - software confiable asociado para explotar el documento. Firma Digital - Firma digital que puede agregarse al documento para autenticarlo si se desea. Encriptado - LLaves de encriptado del documento si se desea.
El futuro: archivos semánticos Un archivo semántico es un archivo digital cuyos acervos están formados por "documentos de archivo funcionales". Un documento funcional, comienza con un objeto digital dentro de un archivo digital, y consiste en un documento de archivo declarado, con sus características de confianza, accesibilidad, permanencia, interoperabilidad, etcétera, pero no se queda en sólo algunos simples metadatos agregados para identificarlo. Un “documento de archivo funcional” es un objeto digital de calidad, semánticamente rico, el cual, -además de los cuatro tipos de metadatos estándar- y gracias a otros metadatos de hipervínculo ha sido definido y ligado de tal forma con otros documentos funcionales de manera tal que permite su óptimo reuso, búsqueda, integración, minería de datos e interoperabilidad proveyendo una lista de sus contenidos permitiendo las interfaces con otros programas externos que puedan explotarlos. No se trata de una inteligencia artificial mágica que permita a las máquinas entender las palabras de los usuarios, es sólo la habilidad programada en una máquina para resolver problemas bien definidos, a través de operaciones bien definidas que se llevarán a cabo sobre datos existentes bien definidos.
El sitio InterPARES http://www.interpares.org Seleccionar fase 3 Ir al apartado del “TEAM México”
Juan Voutssás voutssas@unam.mx
