Elections professionnelles 2014 Réunion de préparation avec les organisations syndicales

1. Elections professionnelles 2014 Réunion de préparation avec les organisations syndicales Personnels enseignants 1er et 2nd degrés Personnels administratifs 25 septembre 2014

2. Sommaire Textes e-vote Listes électorales Candidatures Moyens de vote Opérations électorales – BVE et BVEC Opérations post-électorales Assistance

3. Introduction

4. Ensemble des personnels : fonction d’état PUBLIC ET PRIVÉ - titulaire - stagiaire - contractuel Introduction au vote par internet Les principaux changements par rapport au scrutin de 2011 Renouvellement des :- comités techniques ministériel et de proximité- commissions administratives paritaires - commissions consultatives paritaires Et introduction des • Comités Techniques Spéciaux Académiques • Commissions Consultatives Mixtes de l’enseignement privé (académiques, départementales ou interdépartementales) • CCMEP

5. Affiche et signature E-VOTE 2014

6. 1. Textes du e-vote

7. Elections professionnelles 2014 Date des Elections professionnelles 2014 • Arrêté du 3 juin 2014 fixant la date des élections professionnelles dans la fonction publique d’Etat. • Date unique du 4 décembre 2014 et par dérogation du 27 novembre au 4 décembre pour les instances relevant du périmètre de l’éducation nationale. Conditions de vote par voie électronique fixées par les textes suivants • Décret n°2011-595 du 26 mai 2011 • Décret n°2014-1029 du 9 septembre 2014 • Arrêtés du 9 septembre 2014 • Les textes du 9 septembre ont été publiés au JO du 11 septembre 2014 Organisation des élections professionnelles du 27 septembre au 4 décembre fixée par la circulaire n°2014-121 du 16 septembre 2014 publiée au BOEN du 18 septembre 2014

8. 2. Listes électorales

9. Listes électorales 15 octobre 2014: publication de la liste électorale - Affichage des listes électorales de l’ensemble des scrutins sur les espaces électeurs: site internet www.education.gouv.fr/electionspro2014 + site de l’académie. - Affichage par extraits dans les écoles et les établissements d’enseignement. Les extraits mentionnent pour chaque électeur l’ensemble des scrutins auquel il est rattaché. Listes accessibles aux seuls électeurs concernés par le scrutin. Point de départ du délai de recours concernant les listes électorales jusqu’au lundi 27 octobre 2014 – 12H • Entre le 16 octobre et le 27 octobre – 12H, les électeurs peuvent vérifier le contenu des listes et formuler des réclamations contre les inscriptions et les omissions éventuelles (cf. « Formulaire de réclamation de la liste électorale » – Annexe 3A)

10. Listes électorales Modifications opérées au plus tard la veille du 1er jour du scrutin Des modifications pourront intervenir après expiration du délai du 27 octobre uniquement si un évènement postérieur et prenant effet au plus tard la veille du 1er jour du scrutin entraine l’acquisition ou la perte de la qualité d’électeur. Les modifications sont effectuées: • soit à l’initiative de l’administration • soit à la demande de l’intéressé qui devra l’adresser au service concerné le 24 novembre au plus tard (cf. « Formulaire d’inscription tardive de la liste électorale » – Annexe 3B) 20 octobre 2014: remise des fichiers des électeurs aux organisations syndicales pour les scrutins auxquels elles participent • Ces listes de diffusion, dites « aveugles », permettent aux organisations syndicales d’envoyer des mails aux électeurs avec obligation d’une option de désabonnement. 26 novembre 2014: arrêt définitif de la liste électorale

11. 3. Candidatures

12. Constitution des candidatures Liste de candidats Cf. annexe 4 de la circulaire du 16 septembre 2014 – Synthèse des formalités relatives aux listes de candidats: • Mentions obligatoires • Mentions facultatives • Lieux de dépôt • Prérequis techniques • Règles de constitution • Modèles indicatifs

13. Dépôt des listes de candidats, logos et professions de foi Le dépôt des listes de candidats, les logos et professions de foi se fait prioritairement de manière dématérialisée à l’adresse suivante: https://candelec2014.adc.education.fr A défaut et à titre tout à fait exceptionnel, les organisations syndicales peuvent déposer les listes de candidats, les logos et professions de foi sur support informatique.

14. Point CANDELEC Trois phases • 1ère phase : permettre aux organisations syndicales de s’assurer de l’éligibilité des candidats (ouverture EN COURS) • 2ème phase : dépôts profession de foi, logos et listes de candidats. • 3ème phase : reprise du fichier de la première phase pour l’élaboration des procès verbaux de constitution des CTA ou CAPA

15. Délai de vérification de l’éligibilité des candidatures 16 octobre 2014 – 17H Date limite de dépôt par les organisations syndicales des candidatures, logos et professions de foi • Point de départ du délai pour rejeter une liste ou une candidature 17 octobre 2014 – 17H Date limite de décision d’irrecevabilité d’une candidature présentée par les organisations syndicales 20 octobre 2014 – 18H Date limite pour l’administration de notification de la décision d’inéligibilité d’un ou plusieurs candidats auprès du délégué de l’organisation syndicale concernée 23 octobre 2014 – 17H Fin du délai de correction des candidatures par les organisations syndicales suite aux observations formulées par l’administration

16. Tirage au sort de l’ordre d’affichage 27 octobre 2014 Tirage au sort de l’ordre d’affichage des candidatures, logos et professions de foi 28 octobre 2014 Mise en ligne sur le portail des candidatures, logos et professions de foi selon l’ordre du tirage au sort Affichage des candidatures dans les services académiques (rectorat, DSDEN et circonscriptions du 1er degré)

17. Dépôt des déclarations individuelles de candidature (DIC) En complément du dépôt des documents susmentionnés, les organisations syndicales doivent remettre, pour chaque candidat, une déclaration individuelle de candidature (DIC) Pas de modèle imposé pour la déclaration individuelle de candidature. L’ensemble des informations inscrites sur la DIC devront correspondre à celles détenues par le candidat à la date du scrutin. Cf. annexe 4 de la circulaire du 16 septembre 2014 – Synthèse des formalités relatives aux DIC: • Mentions obligatoires • Mentions facultatives • Lieux de dépôt 16 octobre 2014 – 17H Date limite de dépôt par les organisations syndicales des déclarations individuelles de candidatures

18. 4. Moyens de vote

19. Processus de vote

20. Calendrier 22 septembre 2014 Ouverture de l’espace de vote – portail spécifique « élections » dédié aux opérations de vote accessible à l’adresse suivante: http://www.education.gouv.fr/electionspro2014 Ce portail permet à chaque électeur de: • accéder à son espace électeur pour s’identifier • créer son propre mot de passe • connaître les scrutins pour lesquels il est électeur • consulter les listes électorales, les listes de candidats et les professions de foi pour les scrutins concernés. Du 27 novembre – 10H au 4 décembre 2014 – 17H L’électeur pourra, à partir de cette même adresse, accéder à la solution de vote afin d’exprimer son ou ses votes et obtenir un accusé de réception pour chaque scrutin auquel il a participé.

21. Notice de vote Dates repères • 4 novembre 2014 Réception du matériel de vote dans les communautés de travail • 12 novembre 2014 Date limite de de remise aux électeurs du matériel de vote • Entre le 17 et 20 novembre 2014 Retour par les directeurs d’école, les chefs d’établissements ou de services des listes émargées attestant de la remise des notices dans leur école, établissement ou service. Contenu de la notice de vote La notice individuelle de vote contient les éléments d’accès à la plate-forme de vote permettant d’accéder aux listes électorales, aux listes de candidats, aux professions de foi et à la fonctionnalité de vote. • Elle comprend l’identifiant de vote

22. Processus de voteRemise de la notice de vote en main propre Identifiant électeur Indication du lien vers le portail électeur Espace de vote Besoin d’aide?

23. Notice de vote Remise de la notice de vote Elle est remise à l’électeur contre émargement, ou transmise par courrier postal directement et à titre dérogatoire par voie électronique. Remise contre émargement Du 4 au 12 novembre 2014: chaque électeur est destinataire d’une enveloppe cachetée constituant la notice de vote. Elle est remise en main propre par le directeur de l’école ou établissement sur le lieu de travail contre émargement Envoi postal à l’adresse personnelle Cf. annexe 8 de la circulaire du 16 septembre 2014 Réception par la voie électronique Procédure exceptionnelle qui concerne notamment les électeurs qui demanderont à nouveau leur identifiant ou un nouvel identifiant (perte ou vol de l’identifiant remis la première fois)

24. Identifiant de vote et Mot de passe Les deux éléments d’authentification indispensables à l’électeur pour exprimer ses votes sont l’identifiant et le mot de passe • Identifiant de vote Perte de l’identifiant de vote Le renvoi du même identifiant de vote est possible jusqu’au 4 décembre 2014 avant 17H. Ce nouvel envoi est fait par voie électronique. Vol de l’identifiant de vote avant l’ouverture des scrutins L’électeur peut demander l’envoi d’un nouvel identifiant de vote par voie électronique. Cette opération est possible jusqu’au 26 novembre – 09H. Il peut le recevoir par courriel ou SMS. • Mot de passe En cas de perte du mot de passe avant ou pendant le déroulement du scrutin, l’électeur peut recréer un mot de passe jusqu’au 4 décembre 2014 avant 16H50.

25. 5. Opérations électorales

26. BVE / BVEC

27. Organisation des bureaux de vote électronique Vision chronologique - Créer le BVEet BVEC -* Démarrer la cérémonie du scellement de vote -*Valider (publier) la configuration des élections • * Démarrer le processus de dépouillement • Après accord des experts -*Calculer les résultats -*Suivre le taux de participation et les listes d’émargement ( des votants) Ouverture les 4 et 5 décembre  Le 25 et 26 novembre  du 27 novembre au 4 décembre Clôture PERIODE DE VOTE ELECTRONIQUE PREPARATION DE L’ELECTION DEPOUILLEMENT BVE Représentant des BVE/BVEC BVEC BVEC BVE/BVEC BVE/BVEC BVEC BVE Bureau de vote électronique BVEC * Présence des experts indépendants au BVEC MEN Bureau de vote électronique centralisateur du Public ou Privé

28. Bureau de Vote Electronique – BVE • Constitution 1 BVE par scrutinsoit 27 BVE pour l’académie de Nantes Cf. annexe 9A de la circulaire du 16 septembre 2014 • Composition • 1 président • 1 secrétaire • 1 délégué de liste désigné par chacune des organisations syndicales candidates aux élections Décisions prises à la majorité des voix. Président remplacé par le secrétaire en cas d’empêchement. Voix prépondérante du président en cas de partage égal des voix.

29. Bureau de Vote Electronique – BVE Rôle • Contrôle de régularité du scrutin et des opérations électorales. • Surveillance effective : opérations de préparation du scrutin ; opérations de vote ; émargement des électeurs ; dépouillement. • Respect des principes régissant le droit électoral. • Suivre le taux de participation et consulter la liste des émargements des électeurs ayant voté. • Identifiant électronique remis à chaque membre du BVE • Espace dédié sur le portail élections • Taux de participation: consultation 3 fois par 24H (8H / 14H / 20H) à l’exclusion du 27 novembre à 8H et du 4 décembre à 20H. • Liste des émargements des électeurs ayant voté: mise à jour des informations effectuée chaque jour à 14H.

30. Bureau de Vote Electronique Centralisateur – BVEC • Constitution 1 BVEC PUBLIC • Composition • 1 président • 1 secrétaire • 2 assesseur s • 1 délégué de liste représentant chacune des organisations syndicales ayant déposé une liste pour au moins un scrutin Décisions prises à la majorité des voix. Président remplacé par le secrétaire en cas d’empêchement. Voix prépondérante du président en cas de partage égal des voix.

31. Bureau de Vote Electronique Centralisateur– BVEC Rôle Autorité maximale, prend les décisions en fonction des circonstances du scrutin • Avant le début du scrutin • Répartition des clefs de chiffrement • Participation aux opérations de déchiffrement, génération des clefs. • Pour chacun des scrutins, scellement du système de vote électronique, de la liste des candidats, de la liste des électeurs, des heures d’ouverture et de fermeture du scrutin ainsi que du système de dépouillement. • A la clôture du scrutin Le BVEC clôt le scrutin et après l’aval des experts indépendants déclenche le décryptage des suffrages exprimés. Il promulgue les résultats.

32. Organisation des bureaux de vote électronique Outils et accompagnement des membres du bureau de vote Des outils pour présider Un portail d’information sécurisé • Toutes les informations concernant : • La liste des personnes ayant voté • Le taux de participation • En application de l’article 18 de l’arrêté organisationnel, certains membres du BVEC détiendront une carte à puce qui sera nécessaire pour le scellement de l’urne électronique et le dépouillement. BVEC Une équipe de correspondants techniques • Présent dans chaque BVEClors des opérations de scellement et de dépouillement • En charge de tous les aspects métiers des opérations de vote : configuration, utilisations de l’outil de vote BVE BVEC

33. Clefs de chiffrement

34. Clefs de chiffrement Les membres du BVEC détiennent les clefs de chiffrement. Avant l’ouverture du vote électronique, les clefs de chiffrement sont remises aux présidents des BVE et BVEC puis aux autres membres des mêmes bureaux. Les clefs de chiffrement sont conservées sous la responsabilité de chacun des détenteurs. Répartition des clefs

35. Clefs de chiffrement Attribution des clefs • Administration : 1 clef pour le président et 1 clef pour le secrétaire • Organisations syndicales • Si nombre de clefs restant à répartir inférieur au nombre de délégués • Attribution des clefs aux OS ayant déposé le plus grand nombre de listes selon un ordre décroissant • En cas d’égalité du nombre de listes : clef attribuée à l’OS ayant présenté le plus grand nombre de candidats. • En cas d’égalité : clef attribuée par tirage au sort. Attribution de la dernière clef parmi les OS ne détenant pas déjà au moins une clef. b)Si nombre de clefs restant à répartir supérieur au nombre de délégués 1. Attribution d’1 clef à chaque OS. 2. 1 clef supplémentaire attribuée à l’OS ayant déposé le plus grand nombre de listes selon un ordre décroissant. 3. En cas d’égalité du nombre de listes : clef attribuée à l’OS ayant présenté le plus grand nombre de candidats. 4. En cas d’égalité : clef attribuée par tirage au sort.

36. Scellement des urnes

37. Chronologie scellement

38. Objectif : Assurer l’intégrité du vote et des résultats 2 1 3 Préparation de l’élection Valider la configuration de l’élection Membres du BVEC Deux types de vérifications : COTEC • le nombre d’électeurs • la présence des électeurs (par sondage) • le nombre et l’exactitude des listes de candidats par scrutin • la présence de ou des scrutins qui lui (est) sont rattaché(s). Après l’accord du président et des membres du bureau de vote, le « COTEC » télécharge le certificat du BVEC

39. Déroulement du vote

40. Modalités de Vote Du 27 novembre – 10H au 4 décembre 2014 – 17H L’électeur peut se connecter au serveur de vote avec son identifiant et son mot de passe. Il exprime son ou ses votes et obtient un accusé de réception pour chaque scrutin auquel il a participé. La connexion sécurisée au système de vote peut s’effectuer à partir de tout poste informatique connecté à intranet. La validation du vote pour chaque scrutin le rend définitif et empêche toute modification. Le bulletin de vote est chiffré et stocké dans l’urne en vue du dépouillement sans avoir été déchiffré à aucun moment, même de manière transitoire.

41. Espace Electoral Ouverture d’un espace électoral le jeudi 4 décembre sur tous les lieux selon les modalités suivantes : • Ecoles et établissements du 1er degré : de 09H à 12H et de 14H à 17H • Etablissements hors 1er degré : au moins de 09H à 17H Espace physique dédié aux élections (avec un ordinateur, une connexion Internet et un navigateur web). Garantir l’anonymat, la confidentialité(et le secret du vote au sein de l’espace de vote. Postes dédiés à l’exercice du suffrage • Ecoles du 1er degré de moins de 8 électeurs : pas de poste dédié. • Ecoles publiques de 8 électeurs et + : au moins 1 poste dédié. • Etablissements d’enseignement scolaire du 2nddegré, établissements d’enseignement supérieur, EPA, services déconcentrés : au moins 1 poste dédié par tranche de 30 électeurs. NB: ne sont pas comptabilisés les personnels disposant d’un matériel comme outil de travail

42. 6. Opérations post-électorales

43. Dépouillement des votes Après réception du PV de l’expert, les bureaux de vote procèdent aux opérations de dépouillement des scrutins Deux dates à retenir : • Le 4 décembre: dépouillement des scrutins des comités techniques et du comité consultatif ministériel des maîtres de l’enseignement privé sous contrat, des commissions consultatives mixtes académiques, départementales et interdépartementales. • Le 5 décembre:dépouillement des scrutins des commissions consultatives spéciales académiques et des commissions consultatives paritaires, des bureaux de vote électronique pour les CAPL et CCP locales. Dépouillement et proclamation des résultats Pour procéder au dépouillement: • La présence du président du bureau de vote est indispensable • Le nombre de membres détenteurs des clefs présents doit être au moins égal au seuil fixé soit 8.

44. 3 1 2 Dépouillement Le ministère Expertsindépendants sur certains sites Expertsindépendants Clôturer le vote et desceller les urnes 4 décembre Réalisé sur le site hébergeur COTEC COTEC Démarrer le processus de dépouillement Ouverture de l’urne électronique et comptage des voix 5 décembre Calculer les résultats et établir le PV de chaque scrutin BVEC BVEC Mise en ligne des résultats

45. Objectifs : Interdire l’accès à l’urne 3 1 2 Dépouillement Clôturer le vote et desceller les urnes Réalisé sur le site hébergeur Expertsindépendants • Clôture du vote : • Dès la clôture du vote, les liens vers le portail de vote sont automatiquement supprimés • Le lien permettant de récupérer les mots de passe est désactivé • Il devient impossible de voter, l’électeur connecté à l’application de vote peut clôturer son scrutin en cours dans les 20 minutes qui suivent l’heure de clôture du scrutin. • Scellement ou Descellement de l’urne : • Vérification des scellés physiques • Les experts indépendants valident l’intégrité de l’urne de chaque scrutin • Le taux de participation est publié sur l’espace réservé aux membres du BVECavant le dépouillement • .

46. Objectif : Consolider les résultats, vérifier l’intégrité du scrutin 3 1 2 Dépouillement Vérifier les résultats et établir le PV Expertsindépendants COTEC • Sur le portail (espace administration), le président du bureau de vote du BVEC se connecte sur son espace, et, scrutin par scrutin : • lance le calcul des résultats (mécanisme d’attribution des sièges) • établit le procès verbal • La publication officielle est effectuée par le ministère sur le site www.education.gouv.fr afin d’unifier le point de départ des délais de recours contentieux pour tous les scrutins au mieux le 5 décembre au soir. BVEC

47. 7. Assistance

48. Assistance Cellule d'assistance technique À partir du lundi 22 septembre, une cellule d'assistance académique est mise à votre disposition. Elle prend en charge les questions liées à l'obtention des codes de vote et à l'utilisation de l'outil de vote par internet. 0 810 000 238 (appel téléphonique non surtaxé) du lundi au vendredi de 8H à 17HPossibilité de déposer une demande d'assistance via un formulaire en ligne ou par courriel à l'adresse assistance@ac-nantes.fr.Pendant la période de vote du 27 novembre 2014 au 4 décembre 2014, l'assistance utilisateur académique sera disponible pour aider les électeurs en difficulté aux horaires d'ouverture suivants: • jeudi 27 et vendredi 28 novembre, lundi 1er décembre, mardi 2 décembre et mercredi 3 décembre : 8H à 20H • samedi 29 novembre : 9H à 17H • jeudi 4 décembre : 8H à 17H