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O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA ADMINISTRAÇÃO LOCAL

O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA ADMINISTRAÇÃO LOCAL. António Costa e Silva DGTC 03/05/2010. Programa. 1. Âmbito; 2. Necessidade; 3. Conceitos; 4. Consequências; 5. Princípios gerais; 6. Limitações;. Programa. 7. Responsabilidade; 8. A importância do SCI na LOPTC;

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O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA ADMINISTRAÇÃO LOCAL

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Presentation Transcript

  1. O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA ADMINISTRAÇÃO LOCAL António Costa e Silva DGTC 03/05/2010

  2. Programa 1. Âmbito; 2. Necessidade; 3. Conceitos; 4. Consequências; 5. Princípios gerais; 6. Limitações;

  3. Programa 7. Responsabilidade; 8. A importância do SCI na LOPTC; 9. Responsabilidade financeira; 10. Aspectos a considerar no SCI; 11. Identificação de limitações e deficiências; 12. Questionários de controlo interno

  4. 1. Âmbito Abordagem no contexto da administração pública e do controlo externo do Tribunal de Contas

  5. 2. Necessidade SISTEMA DE CONTROLO INTERNO Controlo Interno para quê???

  6. 3. Conceitos • Planear • Organizar • Dirigir • Coordenar • Controlar As funções da gestão

  7. CONTROLAR é procurar minimizar os efeitos da exposição aos riscos e assegurar que, com razoabilidade, são alcançados objectivos que visam a salvaguarda da organização

  8. SISTEMA DE CONTROLO INTERNO SISTEMA CONTROLO INTERNO

  9. SISTEMA COMBINAÇÃO DE DIVERSAS PARTES QUE, COORDENADAS, CONCORREM PARA CERTO FIM

  10. CONTROLO INTERNO COMPREENDE O PLANO DE ORGANIZAÇÃO E TODOS OS MÉTODOS E MEDIDAS ADOPTADOS NUMA ORGANIZAÇÃO PARA SALVAGUARDAR OS SEUS ACTIVOS, GARANTIR A EXACTIDÃO E FIABILIDADE DOS DADOS CONTABILÍSTICOS, DESENVOLVER A EFICIÊNCIA NAS OPERA-ÇÕES E ESTIMULAR O SEGUIMENTO DAS PO-LÍTICAS ADMINISTRATIVAS PRESCRITAS

  11. CONTROLO INTERNO É UMA FORMA DE ORGANIZAÇÃO QUE PRESSUPÕE A EXISTÊNCIA DE UM PLANO E DE SISTEMAS COORDENADOS DESTINADOS A PREVENIR A OCORRÊNCIA DE ERROS E IRREGULARIDADES OU A MINIMIZAR AS SUAS CONSEQUÊNCIAS E A MAXIMIZAR O DESEMPENHO DA ENTIDADE NO QUAL SE INSERE Manual de Auditoria e de Procedimentos do TC – Volume 1º, fls 53

  12. Visa assegurar: A confiança e a integridade da informação; O acompanhamento das actividades do organismo; A salvaguarda dos activos; A confiança nas contas, registos e documentos de suporte; A utilização eficiente dos recursos; A confiança de terceiros O cumprimento das políticas, planos e normas; A realização dos objectivos estabelecidos.

  13. Com um sistema de controlo interno fraco corre-se o risco de: • As contas não reflectirem de forma apropriada e verdadeira a situação económica, financeira e patrimonial do organismo; • A utilização dos recursos humanos e materiais do organismo ser feita de modo não adequado.

  14. 4. Consequências Inexistência de SCI ou SCI inadequado ou SCI cristalizado As contas não reflectirem de forma apropriada e verdadeira a situação económica, financeira e patrimonial do organismo A utilização dos recursos humanos e materiais do organismo ser feita de modo não adequado Responsabilidade financeira

  15. Um paradigma do controlo A prestação de contas

  16. Contas organizadas pelos serviços; Controlo antes de apresentação ao executivo; Controlo do executivo; Aprovação das contas; Envio

  17. 5. Princípios gerais DEFINIÇÃO DE AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE EXIGE UM ADEQUADO PLANO ORGANIZATIVO ONDE SE DEFINA COM RIGOR OS NÍVEIS DE AUTORIDADE E DE RESPONSABILIDADE EM RELAÇÃO A QUALQUER OPERAÇÃO

  18. SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES IMPLICA SEPARAÇÃO DE FUNÇÕES INCOMPATÍVEIS ENTRE SI.

  19. CONTROLO DAS OPERAÇÕES A VERIFICAÇÃO OU CONFERÊNCIA DAS OPERAÇÕES DEVE SER FEITA POR PESSOA(S) DIFERENTE(S) DA(S) QUE INTERVEIO (OU INTERVIERAM) NA SUA REALIZAÇÃO OU REGISTO

  20. PESSOAL QUALIFICADO, COMPETENTE E RESPONSÁVEL EXIGE PESSOAL TREINADO E QUALIFICADO TECNICAMENTE PARA AS FUNÇÕES QUE LHE SEJAM ATRIBUÍDAS

  21. ROTAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS REDUZ A OPORTUNIDADE DE FRAUDES E POSSIBILITA O SURGIMENTO DE NOVAS IDEIAS DE TRABALHO, ELIMINANDO A ROTINA

  22. REGISTO METÓDICO DOS FACTOS O REGISTO DAS OPERAÇÕES DEVE OBSERVAR AS REGRAS APLICÁVEIS E BASEAR-SE EM DOCUMENTAÇÃO ADEQUADA E FIDEDIGNA

  23. 6. Limitações do SCI A SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES DIFICULTA MAS NÃO EVITA O CONLUIO OU A CUMPLICIDADE

  24. OS PODERES DE AUTORIZAÇÃO DE OPERAÇÕES PODEM SER USADOS DE FORMA ABUSIVA OU ARBITRÁRIA

  25. OS MEMBROS DA GESTÃO PODEM LADEAR AS FORMAS DE CONTROLO POR SI IMPLANTADAS

  26. A COMPETÊNCIA E INTEGRIDADE DO PESSOAL PODEM DETERIORAR-SE

  27. RELAÇÃO CUSTO/BENEFÍCIO DA IMPLEMENTAÇÃO DO SCI

  28. RISCO SEGURANÇA CUSTO VOLUME DE CONTROLOS

  29. 7. Responsabilidade A QUEM INCUMBE? NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.1 O sistema de controlo interno a adoptar pelas autarquias locais engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos....

  30. NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.3 O órgão executivo aprova e mantém em funcionamento o sistema de controlo interno adequado às actividades da autarquia local, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente

  31. NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.4 Os órgãos executivo e deliberativo dos municípios com serviços municipalizados estabelecem procedimentos de controlo específicos a incluir no sistema de controlo interno destes serviços

  32. NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.7 O órgão deliberativo pode estabelecer dispositivos, pontuais ou permanentes de fiscalização que permitam o exercício adequado da sua competência

  33. NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.8 Para efeitos do previsto no ponto 2.9.7, o órgão executivo deve facultar os meios e informações necessários aos objectivos a atingir, de acordo com o que for definido pelo órgão deliberativo.

  34. NOS TERMOS DA LEI Nº 169/99, DE 18/09, COM A ALTERAÇÃO DA LEI Nº 5-A/2002, DE 11/01 Artº 64º, nº 2, alínea e) Competência da Câmara Municipal Elaborar e aprovar a norma de controlo interno.....

  35. 8. A Importância do SCI na LOPTC O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97 ARTº 5º, Nº 1, AL. F) Compete em especial ao TC: Apreciar a legalidade, bem como a economia, eficácia e eficiência, segundo critérios técnicos, da gestão financeira das entidades referidas nos nº 1 e 2 do artº 2º, incluindo a organização, o funcionamento e a fiabilidade dos sistemas de controlo interno

  36. O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97 ARTº 38º, Nº 1, AL. A) • O plenário da 1ª Secção aprova...... o respectivo programa anual, do qual consta, designadamente: A relação dos organismos ou serviços dispensados, total ou parcialmente, de fiscalização prévia nesse ano com fundamento na fiabilidade do seu sistema de decisão e controlo interno verificado em auditorias realizadas pelo Tribunal.

  37. O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97 ARTº 38º, Nº 2 A dispensa de fiscalização prévia prevista na alínea a) do número anterior pode ser revogada a todo o tempo com fundamento na falta de fiabilidade do sistema de decisão e controlo interno do serviço ou organismo constatada em auditorias realizadas pelo Tribunal.

  38. O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97 ARTº 40º, AL. A) • O plenário da 2ª Secção aprova .....o respectivo programa anual, do qual consta, designadamente: A relação das entidades dispensadas da remessa de contas segundo critérios previamente definidos, que respeitarão os critérios e práticas correntes de auditoria...

  39. O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97 ARTº 50º, Nº 1 • No âmbito da fiscalização sucessiva, O Tribunal de Contas verifica as contas das entidades previstas no artº 2º, avalia os respectivos sistemas de controlo interno….

  40. O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97 ARTº 51º, Nº 4 • O plenário da 2ª Secção poderá anualmente deliberar a dispensa de remessa de contas por parte de algumas das entidades referidas nos nºs. 1 e 2, com fundamento na fiabilidade dos sistemas de decisão e de controlo interno constatado em auditorias anteriores….

  41. 9. A Responsabilidade financeira Susceptibilidade de alguém poder vir a constituir-se na obrigação de repor fundos públicos ou suportar as sanções legalmente previstas, no âmbito do controlo jurisdicional do TC, em virtude da violação de normas disciplinadoras da actividade financeira do Estado.

  42. RESPONSABILIDADE FINANCEIRA SANCIONATÓRIA Pela violação de normas legais de procedimento financeiro (art.º 65º) • Pela violação de normas legais ou regulamentares relativas à gestão e controlo orçamental, de tesouraria e de património;

  43. 10. Aspectos a considerar no SCI • DISPONIBILIDADES • EXISTÊNCIAS 3. TERCEIROS 4. IMOBILIZADO • ORGANIZAÇÃO GERAL • SUBSÍDIOS • SEGUROS • PESSOAL • FUNDOS DE MANEIO • PATRIMÓNIO

  44. 11. Identificação de limitações e deficiências Cultura organizacional tradicional; Dimensão da organização; Relação custo/beneficio; Ausência de sistemas de definição de objectivos, planeamento de actividades e avaliação de resultados; Normas cristalizadas e sem qualquer adaptação;

  45. Inexistência de mecanismos de verificação da correcta aplicação das regras inerentes à concessão de apoios financeiros e subsídios, incluindo a confirmação da respectiva aplicação; Falta de controlo do uso de viaturas e outros equipamentos; Inexistência de sistemas informáticos integrados.

  46. 12. Questionários de Controlo Interno DISPONIBILIDADES • A importância em numerário existente em caixa não deve ultrapassar o montante adequado às necessida-des diárias da autarquia, sendo este montante definido pelo órgão executivo; • A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do executivo, devendo as mesmas ser tituladas pela autarquia e movimentadas simultanea-mente pelo tesoureiro e pelo presidente do órgão executivo ou por outro membro deste órgão em quem ele delegue;

  47. DISPONIBILIDADES • Os cheques não preenchidos estão à guarda do responsável designado para o efeito , bem como os que já emitidos tenham sido anulados, inutilizando-se nesse caso as assinaturas, quando as houver, e arquivando-se sequencialmente; • A entrega dos montantes das receitas cobradas por entidades diversas do tesoureiro deve ser feita diariamente, utilizando para o efeito os meios definidos pelo órgão executivo;

  48. DISPONIBILIDADES • As reconciliações bancárias devem fazer-se mensal-mente e são confrontadas com os registos da conta-bilidade, pelo responsável designado para o efeito, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes; • Findo o período de validade dos cheques em trânsito, deve proceder-se ao respectivo cancelamento junto da instituição bancária, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização;

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