CAP-Scan Mauritanie Evaluation des Capacités en Gestion Axée sur les Résultats de Développement Description de la démar

1. CAP-Scan Mauritanie Evaluation des Capacités en Gestion Axée sur les Résultats de Développement Description de la démarche

2. Contenu du document • Introduction : le contexte général • Pourquoi le CAP-Scan ? • Qu’est ce que le CAP-Scan ? • Guide de mise en œuvre CAP-Scan • CAP-Scan en Mauritanie

3. Note préliminaire • Ce document compile les différentes présentations méthodologiques du CAP-Scan Juillet 2008 • Il a pour objectif de servir de guide et de boite à outils pour la prochaine implémentation • Il doit être utilisé avec des éléments complémentaires obligatoires : • Les outils présentés dans le fichier Excel • Le guide méthodologique général –demander une copie mise à jour au Secrétariat JV MfDR • Le rapport de la mise en œuvre Juillet 2008

4. CAP-Scan Mauritanie Evaluation des Capacités en Gestion Axée sur les Résultats de Développement Introduction – Contexte général

5. Contexte général (1/2) – La gestion axée sur les Résultats de Développement (GRD) • Une gestion axée sur la performance du développement • Un cadre cohérent de prise de décision sur le développement humain fondé sur des données et des informations factuelles et rigoureuses • Des outils pratiques de planification stratégique, de gestion des risques, de suivi des progrès et d’évaluation des résultats • Une approche visant la réalisation des résultats de programme et l’impact à long terme plutôt que les activités de projet et les produits. Définition basée sur l’entente conclue lors de la Table ronde internationale sur la gestion des résultats, Marrakech, 2004.

6. Contexte général (2/2) – L’approche CAP-Scan • Le CAP-Scan est proposé par la Joint Venture Managing for DevelopmentResults (JV MfDR), structure rattachée au Comité d’Aide au Développement (DAC) de l’OCDE. • Le groupe de travail réuni pour l’élaboration de l’approche CAP-Scan inclut : • La Banque Mondiale • Le PNUD • La Banque Inter Américaine de Développement • La Banque Asiatique de Développement • L’Agence Internationale de Développement du Canada • La Millenium Challenge Corporation • La Mauritanie est le premier pays à implémenter l’approche dans sa phase pilote et cette expérience sera présentée à la Conférence Internationale de Haut Niveau sur l‘Efficacité de l‘Aide à Accra en Septembre 2008.

7. CAP-Scan Mauritanie Evaluation des Capacités en Gestion Axée sur les Résultats de Développement Pourquoi le CAP-Scan? Qu’est-ce que le CAP-Scan?

8. Pourquoi le CAP-Scan? • L’« écueil de la capacité d’absorption » a été reconnu comme un obstacle à l’atteinte des résultats de développement en Mauritanie • Et en particulier, des « capacités limitées des administrations dans le choix, la programmation et le suivi de l’exécution des projets »  • Le caractère inter sectoriel des capacités ajoute de la complexité dans la recherche des solutions • Le CAP-Scan est une opportunité d’organiser l’action immédiate • Auto-évaluation par des hauts cadres de l’Administration • Groupe inter sectoriel • Priorités définies par le Gouvernement pour se constituer son propre agenda de développement des capacités • Plan d’action concret tenant compte des efforts déjà en place

9. Qu’est ce que le CAP-Scan? 1. Des principes inspirés de la GRD Focalisation sur les résultats : des priorités, un plan d’action Données factuelles : argumentation des scores basée sur des faits Suivi et évaluation : un mécanisme de suivi pour adapter et améliorer Appropriation : adaptation du cadre et auto-évaluation Transparence : cadre et processus connus

10. Qu’est ce que le CAP-Scan? 2. Une approche intégrée • Cinq «  piliers » : axes de l’auto-évaluation • Evaluation macroscopique • Vision intégrée des 5 piliers : les interactions et dépendance sont aussi importantes pour définir l’action • Chaque pilier est divisé en critères d’évaluation : les dimensions • Suite à l’auto-évaluation les dimensions sont la base de définition des priorités et des actions CAP- Scan

11. Qu’est ce que le CAP-Scan? 3. Un cadre et une méthodologie d’auto-évaluation Piliers divisés en dimensions = critères Développement de capacités : échelle continue Leadership Suivi et Evaluation Redevabilité et Contrôle Processus Budgétaire Statistiques

12. Qu’est ce que le CAP-Scan? 3. Un cadre et une méthodologie d’auto-évaluation (suite) Développement des capacités Conscience Expérimentation Transition Mise en œuvre pérenne Bébé Plan Construc- tion Enfant Maison Adolescent Lieu de vie Adulte Bâtiment Personne • L’auto-évaluation consiste à se positionner sur une échelle continue de développement de capacité pour chaque dimension

13. Qu’est ce que le CAP-Scan? 4. Une méthodologie d’analyse des priorités Action requise « Quick win » ? 4 Engagement Gestion du changement Le budget reflète les priorités nationales Évaluation de la qualité des données Clarté et articulation de la vision Priorité = combinaison Importance, Faisabilité, Urgence Pas de nécessité d’action Efforts sans retour significatif Accès du public à l’information 0 4 Auto-évaluation

14. Qu’est ce que le CAP-Scan? 5. Des résultats concrets : auto-évaluation, priorités, plan d’action

15. CAP-Scan Mauritanie Evaluation des Capacités en Gestion Axée sur les Résultats de Développement Guide de mise en œuvre 1. Auto-évaluation

16. Piliers divisés en dimensions = critères Développement de capacités : échelle continue Structure de l’auto-évaluation Leadership Suivi et Evaluation Redevabilité et Contrôle Processus Budgétaire Statistiques

17. Développement des capacités Evaluation sur l’échelle continue Piliers et dimensions Auto-évaluation : se positionner pour chaque dimension 0 1 3 4 2

18. Collecte des données, positionnement, visualisation

19. Journal : données factuelles en référence au cadre

20. Visualisation: le profil GRD

21. Approche adoptée en Mauritanie • Réunions sectorielles • Discussion du cadre • Auto-évaluation • Préparation de l’atelier • Consolidation et synthèse • Atelier • Auto-évaluation • Priorités • Plan d’action • Suivi • 3 étapes : • Par département : revue du cadre et évaluation • Synthèse : points de convergence et divergence • Discussion en groupe complet à l’atelier

22. Outils de l’auto-évaluation : fichiers • CAP-Scan Mauritanie – Cadre • Onglet Cadre d'auto-évaluation : trame de la discussion de groupe. Une question par dimension et les réponses possibles correspondant à chaque stade de développement • Onglet Piliers & dimensions : vue synthétique du cadre • Onglet Stades de dév. de capacités : définitions générales • Onglet Correspondances : matrice de correspondance entre les dimensions CAP-Scan et les documents existants • CAP-Scan Mauritanie – Journal • Onglet Journal : à remplir avec les notes et l’argumentaire associé • CAP-Scan Mauritanie - Synthèse évaluation • Onglet Auto-évaluation 1 : résultats Juillet 2008 • Onglet Auto-évaluation 2 : résultats cycle suivant (à remplir) • Onglet Auto-évaluation - Piliers : diagramme moyenne par pilier, mise à jour automatique • Onglet Auto-évaluation - Dimensions : diagramme par dimension, mise à jour automatique

23. Piliers et dimensions Onglet « Piliers & dimensions » du cadre de référence

24. Stades de développement des capacités Onglet «Stades de dév. de capacités » du cadre de référence

25. Présentation de l’activité atelier • Base de travail : synthèse des auto-évaluations sectorielles • Revue des divergences et recherche du consensus • L’évaluation vous appartient • Le score est moins important que les arguments ! • Rôles : • Modérateur, arbitre : … • Facilitateur, « embêteur » : … • Contrôleur du temps : …

26. CAP-Scan Mauritanie Evaluation des Capacités en Gestion Axée sur les Résultats de Développement Guide de mise en œuvre 2. Définition des priorités

27. Définition des priorités : analyse multicritères • Critère 1 : importance absolue • Travail en groupes et validation en consensus • Seules les dimensions considérées Indispensables ou Critiques en importance absolue sont retenues pour l’analyse suivante • Les autres sont classées Priorité 4 –la plus basse • Critères 2 et 3 : faisabilité et urgence • Discussion en groupe complet • Détermination des Priorités • Discussion en groupe complet • Urgent ET Faisable = 1 • Priorités 2 et 3 à convenir en groupe • Prise en compte de l’évaluation • Implicite dans l’analyse Faisabilité / Urgence • Visualisation dans un tableau Evaluation x Priorité et validation finale des priorités • Note : le nombre de niveaux de priorité final n’est pas très important (3 ou 4 en général). Le point critique est le consensus sur les 5-6 dimensions de priorité 1.

28. Indispensable à court terme 4 3 Critique 2 Important Utile 1 Inutile à court terme 0 Analyse niveau 1 : importance par dimension Engagement Gestion du changement Le budget reflète les priorités nationales Clarté et articulation de la vision Évaluation de la qualité des données Accès du public à l’information

29. Présentation de l’activité en atelier • Activité 1 (1h00) • Objectif : positionner les dimensions sur une échelle verticale d’importance • Toutes les dimensions sont importantes : il s’agit ici de définir une importance relative, à penser en termes de séquencement (par quoi faut-il commencer ?) • 2 groupes de travail, 1 rapporteur pour chaque groupe (NB : le groupe des rapporteurs sera sollicité le 2ème jour) • Travail de groupe : 20’ • Restitution : 10’ par groupe • Discussion / validation en groupe complet : 20’ • Rôles : • Modérateur : … • Facilitateur : …

30. Analyse niveau 2 : faisabilité x urgence Engagement Clarté et articulation de la vision Évaluation de la qualité des données Faisabilité Le budget reflète les priorités nationales Gestion du changement Urgence

31. Présentation de l’activité en atelier • Activité 2 (45’) • Objectif : identifier les dimensions prioritaires pour élaboration du plan d’action • Seconde itération sur le premier groupe de priorités identifiées pour affiner le résultats en introduisant deux variables additionnelles : urgence et faisabilité • A penser en termes de séquencement sur un horizon de temps maintenant réduit à 6 mois – 1 an • Travail en groupe complet pour positionner les dimensions du premier groupe de priorités sur un tableau urgence x faisabilité • Rôles : • Modérateur : … • Facilitateur : …

32. 4 3 2 1 Définition des priorités et analyse finale Action requise « Quick win » ? Engagement Gestion du changement Le budget reflète les priorités nationales Priorité = combinaison Importance, Faisabilité, Urgence Évaluation de la qualité des données Clarté et articulation de la vision Pas de nécessité d’action Efforts sans retour significatif Accès du public à l’information 1 2 3 4 Score de l’auto-évaluation

33. Présentation de l’activité en atelier • Activité 3 (30’) • Objectif : Valider en groupe complet les priorités d’action (5 environ) • Travail en groupe complet pour positionner les dimensions sur un tableau évaluation x priorité • Les priorités sont celles définies dans les activités précédentes -se concentrer sur les niveaux hauts ! • Faire un pas en arrière : regarder l’ensemble en corrélation avec l’avancement et se mettre d’accord sur les 5-6 dimensions de priorité 1 • Ceci conclut la première journée d’atelier • Rôles : • Facilitateur : …

34. CAP-Scan Mauritanie Evaluation des Capacités en Gestion Axée sur les Résultats de Développement Guide de mise en œuvre 3. Elaboration du plan d’action

35. Note préalable • L’élaboration du plan d’action a été identifiée comme une étape à améliorer du point de la méthodologie • Les premières pistes de réflexion sont : • Prévoir une étape de formulation d’objectifs sur la base des dimensions prioritaires, sur lesquels sera basée la définition des actions • Prévoir une première réunion en groupe restreint (les points focaux) pour élaborer un plan d’action première version en groupe complet • Dans tous les cas, il faudra avant le prochain cycle CAP-Scan prévoir de mettre à jour cette partie avec les dernières évolutions proposées par le Secrétariat MfDR en termes de méthodologie

36. Principes

37. Présentation de l’activité en atelier • Activité 1 (1h30) : 2 groupes de travail • Objectif : proposer un plan d’action pour les dimensions prioritaires (priorité 1) • Règles additionnelles : • Verbes interdits : « appuyer  », « renforcer », « assister » • Un « pilier » supplémentaire obligatoire : suivi CAP-Scan / communication • Chaque groupe a le droit de « repêcher » 1 dimension dans les priorités 2, 3 pour proposer des actions complémentaires à valider en consensus • Quelques indications / questions de validation d’une action : • Est-il possible de définir un résultat concret dans un horizon 6 mois – 1 an ? Note : vous pouvez vous aider des définitions des stades suivants du cadre de référence. • Est-il possible de mesurer le résultat par un indicateur, éventuellement existant (ex CSLP) ? • La responsabilité de l’action est-elle claire –au moins en termes de fonction ? • Outils : cadre CAP-Scan, résultats jour 1, canevas plan d’action • Rôles : • Facilitateurs : … (1 par groupe)

38. Présentation de l’activité en atelier • Activité 2 (1h30) • Objectif : consolider une première version du plan de travail • Les actions doivent répondre aux critères suivants : • Résultat concret dans un horizon 6 mois – 1 an et indicateur associé • Responsabilité claire • Travail en groupe complet sur base des travaux des groupes • Restitution par les rapporteurs : 15’ par groupe • Consolidation et discussion : 1h • Rôles : • Modérateur : … • Facilitateur : … • Si des divergences subsistent à l’issue de la matinée : « comité d’arbitrage » pendant le déjeuner (3-4 représentants des groupes, facilitateurs)

39. Présentation de l’activité en atelier • Activité 3 (1h) • Objectif : finaliser le plan d’action • Informations à compléter si besoin : • Responsabilités • Indicateur de résultat, référence et cible • Ressources disponibles, mobilisables • Lien avec les initiatives / programmes en cours • Travail en groupe complet • Rôles : • Modérateur : … • Facilitateur : …

40. Présentation de l’activité en atelier • Activité 4 (1h) • Objectifs • Finaliser le « pilier » suivi CAP-Scan et communication du plan d’action • Proposer les « mécanismes » de suivi post Accra • Informations à compléter si besoin : • Responsabilités • Lien avec les initiatives / programmes en cours • Travail en groupe complet • Rôles : • Facilitateur : …

41. CAP-Scan Mauritanie Evaluation des Capacités en Gestion Axée sur les Résultats de Développement Résumé de la mise en œuvre

42. Résumé de la mise en œuvre CAP-Scan Planning 2008 30 Juin - 8 Juillet 6 – 11 Juillet 12 & 15 Juillet • Réunions sectorielles • Auto-évaluation • Discussion du cadre • Préparation de l’atelier • Consolidation et synthèse • Atelier • Auto-évaluation • Priorités • Plan d’action • Suivi Lancement

43. Résumé de la mise en œuvre CAP-Scan Agenda atelier 2008 Horaire 9h – 11h30 12h00 – 13h30 14h45 – 16h00 16h15 – 17h30 12 Juillet Ouverture Auto-évaluation Auto-évaluation Déjeuner Définition des priorités Définition des priorités 15 Juillet* Rappel première journée Plan d’action Plan d’action Plan d’action Suivi et prochaines étapes Clôture * Une participation des partenaires Banque Mondiale et PNUD est prévue le 15 Juillet pour une élaboration conjointe des plans d’action

44. Résumé de la mise en œuvre CAP-Scan Un groupe intersectoriel

45. Résumé de la mise en œuvre CAP-Scan Auto-évaluation : résultats par pilier

46. Résumé de la mise en œuvre CAP-Scan Auto-évaluation : résultats par dimension

47. Résumé de la mise en œuvre CAP-Scan Des discussions animées…

48. Résumé de la mise en œuvre CAP-Scan Priorités

49. Résumé de la mise en œuvre CAP-Scan Plan d’action (extrait)

50. Annexe : liens utiles • Site Web MfDR : www.mfdr.org • Réseau des praticiens GDR en Afrique francophone : http://www.cop-mfdr-africa.org/group/mfdrfrancophone