L’inventario di Magazzino

1. L’inventario di Magazzino Procedure per lo svolgimento di un corretto inventario da parte di consulenti, sindaci e revisori Studio Indri e Lombardi- Padova

2. Che cosa è un inventario? • L’inventario è una procedura sistematica di verifica dell’esistenza di un insieme di beni in un determinato luogo ad una determinata data. • Tale verifica serve a raffrontare due insiemi di beni al fine di rilevarne delle differenze. • Tale verifica accerta sia elementi quantitativi dei beni presenti sia elementi qualitativi. Studio Indri e Lombardi- Padova

3. Professione e Inventario • Quando i professionisti si trovano ad affrontare le verifiche inventariali: • In qualità di consulenti dell’impresa • In qualità di Sindaci o Revisori Contabili • In qualità di Consulenti di parte o di Ufficio • Altre (lavori speciali, Due Diligence ecc.) Studio Indri e Lombardi- Padova

4. Inventario di beni • L’inventario è una verifica delle risultanze contabili dell’impresa tramite una indagine delle QUANTITA’ fisicamente presenti in un dato momento ed un dato luogo. • Esso può riguardare tanto le rimanenze di magazzino (merci, prodotti finiti, semilavorati ecc) quanto altre voci, quali i cespiti. Studio Indri e Lombardi- Padova

5. Quando si effettua l’Inventario • L’inventario può essere effettuato alla data di chiusura dell’esercizio ( 31 dicembre) • Può essere effettuato in particolari momenti della vita aziendale (passaggi di proprietà, operazioni straordinarie, cambio di software gestionali ecc.) • Può essere efffettuato in momenti diversi dal 31 dicembre per particolari esigenze della azienda • Può essere effettuato a “rotazione” (esempio GDO). Studio Indri e Lombardi- Padova

6. Perché si effettua l’Inventario • Previsioni normative • Necessità aziendali • Altre Studio Indri e Lombardi- Padova

7. Previsioni normative • Art 2217 Codice Civile • Art. 2403 e 2409-Bis e Ter. codice Civile • Principi di Revisione Contabile (Doc 501/2002) Studio Indri e Lombardi- Padova

8. Necessità Aziendali • Necessità Interne ( analisi del software, controllo di gestione, ecc.) • Necessità Esterne (valutazione di aziende, due diligence ecc.) Studio Indri e Lombardi- Padova

9. Altre motivazioni • Incarichi assunti come consulenti tecnici di parte o di ufficio (esempio valutazione danni o sinistri). • Altri incarichi in cui sia necessaria una verifica della contabilità. Studio Indri e Lombardi- Padova

10. Cosa si prefigge l’Inventario • Scopo dell’inventario è di verificare l’esattezza dei dati contenuti nella contabilità di una azienda ossia di rilevare che le quantità fisiche presenti nelle disponibilità della azienda e quelle presenti nella contabilità aziendale siano identiche. Studio Indri e Lombardi- Padova

11. Come si effettua un Inventario • Ottenere dalla azienda un tabulato delle giacenze fisiche o dei beni da inventariare • Stabilire una data in cui effettuare l’inventario • Istruire le persone che effettueranno l’inventario o che in qualche modo ne saranno coinvolte. Studio Indri e Lombardi- Padova

12. Come si effettua un Inventario • L’attività della azienda mentre si effettua un inventario deve essere fermata nelle attività che interferiscono con le conte fisiche. • Lo spazio fisico in cui sono presenti i beni deve essere delimitato e conosciuto da chi effettua le conte. Studio Indri e Lombardi- Padova

13. Come si effettua un Inventario • Le persone che effettuano l’inventario devono essere istruite sull’area di loro competenza e devono essere dotate di un apposito tabulato per le conte inventariali • Tale tabulato NON deve contenere le risultanze contabili presenti in contabilità (CD inventario alla cieca). Studio Indri e Lombardi- Padova

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15. Come si effettua un Inventario • Le persone che effettuano le conte devono essere selezionate possibilmente seguendo criteri di terzietà e obiettività • Le persone non devono essere coinvolte in aree su cui prestano regolarmente lavoro (ad esempio i magazzinieri non devono contare la merce nel loro reparto). Studio Indri e Lombardi- Padova

16. Come si effettua un Inventario • Se possibile le persone che effettuano le conte devono essere divise in squadre di due persone, possibilmente coinvolgendo anche personale di aree differenti dal magazzino. • Nel caso di conte successive alla prima, le squadre non dovrebbero mai verificare le proprie conte. Studio Indri e Lombardi- Padova

17. Come si effettua un Inventario • I beni presenti nell’area devono essere inseriti nella tabella di conta. • Devono essere evidenziati i beni di proprietà della società, il loro stato di conservazione, la presenza di qualsiasi anomalia. • Devono essere evidenziati i beni di terzi presenti nell’area. Studio Indri e Lombardi- Padova

18. Come si effettua un Inventario • Per i beni propri presso terzi va effettuata una richiesta scritta al terzo SENZA l’indicazione delle quantità che risultano dalla contabilità. • Per le merci viaggianti o per le merci in entrata/uscita alla data dell’inventario deve essere effettuata una verifica cartacea con D.D.T. e/o altra documentazione. Studio Indri e Lombardi- Padova

19. Operazioni post inventario • Raccolta delle schede di conta • Verifica delle eventuali discrepanze con i dati contabili • Raccolta delle informazioni sulle giacenze relative ai beni di terzi e alla presenza di merce obsoleta, a lenta rotazione ecc. Studio Indri e Lombardi- Padova

20. Operazioni post inventario • Analisi delle differenze inventariali • Eventuale secondo intervento di conta sulle discrepanze di cui non si riesce a comprendere la natura o su cui vi siano dubbi. • Riconciliazione delle differenze a saldo zero e stesura dell’inventario definitivo. Studio Indri e Lombardi- Padova

21. Redazione di Memorandum • Al termine dell’inventario viene redatto un memorandum che contiene: • Le differenze inventariali suddivise per codice di prodotto. • Una valorizzazione di tali differenze. • Una valorizzazione dei beni di terzi e dei beni viaggianti. • Valorizzazione dei beni a lenta rotazione. Studio Indri e Lombardi- Padova

22. Redazione di Memorandum • Valorizzazione delle merci in entrata e in uscita in prossimità della data dell’inventario laddove siano richieste per gli stanziamenti di fine anno. Studio Indri e Lombardi- Padova

23. Raccolta materiali • Redatto il memorandum vanno raccolti i materiali (anche in fotocopia) dell’inventario quali i tabulati di conta, le istruzioni inventariali, le bolle di entrata e uscita di beni dal magazzino, i tabulati di giacenza fisica. Studio Indri e Lombardi- Padova

24. Raccolta materiali • Ai fini di una analisi fiscale corretta è opportuno segnalare nelle differenze inventariali queste categorie: • Furti e Ammanchi. • Errori di Contabilizzazione (carico e scarico). • Merci distrutte o non più vendibili. Studio Indri e Lombardi- Padova

25. Riflessi Civilistici • Dall’inventario emergono informazioni che impattano sulle aree di bilancio • Rimanenze finali • Fondo svalutazione del magazzino • Conti d’ordine • Ricavi e Costi (Cut off delle merci entrate e uscite) Studio Indri e Lombardi- Padova

26. Riflessi fiscali dell’Inventario • Le differenze che emergono al termine dell’inventario hanno un diverso impatto fiscale a seconda che siano deducibili (o imponibili) dal reddito di impresa o meno. Studio Indri e Lombardi- Padova

27. Differenze deducibili • Furti e ammanchi purchè adeguatamente documentati (art 1 D.P.R. 441/1997) • Perdite volontarie di beni (art. 2 comma 4 DPR 441/1997) • Perdite involontarie di beni (art.2 comma 3) • Differenze inventariali fisiologiche (art. 5 DPR 441/1997) Studio Indri e Lombardi- Padova

28. Differenze indeducibili • Furti e ammanchi senza documentazione probatoria. • Variazioni la cui natura o la cui origine non è possibile ricostruire. • Errori di contabilizzazione di esercizi precedenti. Studio Indri e Lombardi- Padova

29. Differenze inventariali positive • Sopravvenienze attive (art 109 Tuir) • Relative a sopravvenienze inventariali negative. Studio Indri e Lombardi- Padova

30. Quando non si effettua l’Inventario • La procedura inventariale non è necessaria nei casi in cui: • L’ammontare dei beni sia talmente esiguo da non essere significativo nella redazione di un bilancio. • L’ammontare di beni sia garantito da una terza parte (esempio le rimanenze di titoli il cui ammontare è confermato dalla documentazione inviata dalla Banca). Studio Indri e Lombardi- Padova

31. Aspetti di interesse • Presunzione di cessione di beni (DPR 441/1997) • Verifica delle scritture ausiliarie di magazzino laddove obbligatorie. Studio Indri e Lombardi- Padova