Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der Öffentlichen Hand

2. Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der Öffentlichen Hand Public Sector Rudolf X. RuterArthur AndersenPublic Sector Telefon 0711 - 6149 - 106rudolf.x.ruter@de.arthurandersen.com

3. Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der öffentlichen Hand Landtag GemeinderatKreistag Rechnungshöfe Gesellschafter Aufsichtsrat Beteiligungs-management Wirtschaftsprüfer Geschäftsführung

4. UmfangreicheAnlagen Inhalt des Seminars 1. Rechtliche Grundlagen 2. Neuerungen durch das KonTraG 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben 4. Überwachung und Haftung 5. Überwachung nach § 53 HGrG 6. Berichtspflicht 7. Wirtschaftsprüfungsbericht + • Siehe auch: • IDW Prüfungsstandard EPS 340 vom 22.09.1998:Die Prüfung des Risiko-Früherkennungssystems nach § 317 Abs. 4 HGB • IDW Prüfungsstandard PS 350 vom 26.06.1998:Prüfung des Lageberichts • IDW Prüfungsstandard PS 550 vom 18.08.1998:Grundsätze ordnungsgemäßer Berichterstattung bei Abschlußprüfungen • IDW Prüfungsstandard EPS 720 vom 14.02.2000:Fragenkatalog zur Prüfung nach § 53 HGrG • Neufassung der Stellungnahme KFA 1/1990:Entwurf vom März 2000 Prüfungsbericht über die Prüfung kommunaler Wirtschaftsbetriebe • IDW Prüfungsstandard PS 450 vom 24.6.99 • Grundsätze ordnungsgemäßer Berichterstattung bei Abschlußprüfungen

5. Anlagen-Verzeichnis 1. Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer effektiven Corporate Governance? von Rudolf X. Ruter und Markus Häfele 2. Unternehmen mit öffentlich-rechtlichen Anteilseignern unter Zugzwang von Rüdiger Birkental und Axel Sitt 3. Gesetzestexte in Auszügen von Dr. iur. Christian Ziche

6. 1. Rechtliche Grundlagen Formen wirtschaftlicher Betätigung der öffentlichen Hand Öffentlich-rechtlicheOrganisationsformen PrivatrechtlicheOrganisationsformen Regie-betrieb Eigen-betrieb Zweck-verband Anstaltöffent-lichenRechts e.V. Stiftung GmbH GmbH & Co KG AG

7. 1. Rechtliche Grundlagen Die Organe der Aktiengesellschaft und der GmbH und ihre wesentlichen Funktionen Aktiengesellschaft GmbH • Vorstand unabhängige und grundsätzlich weisungsfreie Leitung der AG • Aufsichtsrat • Überwachung der Leitungstätigkeitdes Vorstandes und Bestellung der Vorstandsmitglieder • Feststellung des Jahresabschlusses • Hauptversammlung (oberstes Organ der Gesellschaft) Grundlagenentscheidungen (u. a. Satzungsänderung/ in Ausnahmen Feststellung des Jahresabschlusses) • Geschäftsführerweisungsabhängige Leitung der GmbH • Aufsichtsrat- siehe LHO, GemO, etc. - nur soweit in der Satzung festgelegt - MitbestimmungsG (2000 AN) - BetriebsverfassungsG 1952 (500 AN)Überwachung der Geschäftsführung und ausnahmsweise Bestellung des Geschäfts- führers • Gesellschafterversammlung- Grundlangenentscheidungen - Weisungsrechte gegenüber Geschäftsführung bei Einzelentscheidungen

8. 1. Rechtliche Grundlagen Anwendbare Gesetze Aktiengesellschaft GmbH • Aktiengesetz • MitbestimmungsG 1976(2000 Arbeitnehmer) • BetriebsverfassungsG 1952(500 Arbeitnehmer) • MontanmitbestimmungsG • GmbHG mit Verweis auf Aktiengesetz • Mitbestimmungsgesetz 1976 (2000 Arbeitnehmer) • Betriebsverfassungsgesetz 1952 (500 Arbeitnehmer) • “Gesetze des Beteiligungsunternehmens”, wie z.B.: • Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag (insbesondere zustimmungspflichtige Geschäfte) • Geschäftsführungsvertrag • Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat bzw. die Geschäftsführung

9. 1. RechtlicheGrundlagen Bestellung, Dauer und Beendigung des Aufsichtsratsmandats Bestellung Amtszeit Beendigung des AR-Mandats • Wahl durch die Hauptversamm-lung der Aktiengesellschaft bzw.der Gesellschafterversammlungder GmbH • Ausnahmen u.a. - Entsendung von Aktionärs- vertretern kraft Satzungsbe- stimmung - MitbestG, BetrVG 1952: Wahl durch Arbeitnehmer • Beginn: gemäß Bestellungsbe-schluss und Annahme der Be-stellung • Dauer: höchstens fünf Jahre - Satzung/Bestellungsbeschluss u.U. kürzer - anders u.U. in der GmbH • Wiederwahl • Wegfall der persönlichen Voraus-setzungen (Inkompatibilität, Anzahlder AR-Mandate) • Amtsniederlegung • Ablauf des Bestellungszeitraums • Abberufung - durch die HV bzw. Gesellschafter- Versammlung, mit 3/4-Mehrheit, jederzeit und ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich - durch den Entsendenden - durch das Amtsgericht des Sitzes der Gesellschaft (u.U. auch bei GmbH) - bei Arbeitnehmer-Vertretern Abwahl durch Belegschaft

10. 1. Rechtliche Grundlagen Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit Verschwiegenheitspflicht: Die Verschwiegenheitspflicht ergibt sich daraus, dass nach § 93 Abs. 1 AktG über Angaben und Geheimnisse Stillschweigen zu bewahren ist. Dies gilt für Vorstand und Aufsichtsrat (§ 116 AktG). Einen höheren Grad als die Verschwiegenheitspflicht erlangt die Verpflichtung zur Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Ein (vorsätzlich) unbefugt offenbartes Geheimnis führt auf Antrag der Gesellschaft zur Strafbarkeit (§ 404 AktG und § 85 GmbHG). Weisungsrecht:Ein Weisungsrecht gegenüber Mitgliedern des Aufsichtsrats, die von ihr vorgeschlagen oder entsandt werden, besteht grundsätzlich nicht. So ist z.B. die Formulierung in den Gemeindeordnungen, dass der Aufsichtsrat auch die Belange und die Interessen der Gemeinde zu beachten habe, lediglich eine Empfehlung. Gesellschaftsschaftsrechtlich gehen die Interessen der Gesellschaft vor. Insoweit bestimmt das Bundesrecht (Aktiengesetz und GmbH-Gesetz sind Bundesrecht) die Handlungspflichten (vgl. auch § 65 VI BHO).

11. 1. Rechtliche Grundlagen • § 394 AktG Berichte der Aufsichtsratsmitglieder • Aufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in den • Aufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind,unterliegen hinsichtlich der • Berichte, die sie der Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwie- genheitspflicht. Für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, • namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn ihre • Kenntnis für die Zwecke der Berichte nicht von Bedeutung ist. • § 395 AktG Verschwiegenheitspflicht • (1) Personen, die damit betraut sind, die Beteiligungen einer Gebietskörperschaft • zu verwalten oder für eine Gebietskörperschaft die Gesellschaft, die Betätigung • der Gebietskörperschaft als Aktionär oder die Tätigkeit der auf Veranlassung • der Gebietskörperschaft gewählten oder entsandten Aufsichtsratsmitglieder zu • prüfen, haben über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, • namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen aus Berichten nach • § 394 bekannt geworden sind, Stillschweigen zu bewahren; dies gilt nicht für • Mitteilungen im dienstlichen Verkehr. • (2) Bei der Veröffentlichung von Prüfungsergebnissen dürfen vertrauliche An- gaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäfts- geheimnisse, nicht veröffentlicht werden.

12. 1. Rechtliche Grundlagen Verschwiegenheitspflicht im Spannungsfeld zwischen Handels-/Gesellschaftsrecht und öffentlichem Recht Grundsatz: Verschwiegenheit hinsichtlich vertraulicher Angaben/Geheimnisse Ausnahme: Dispens von der Verschwiegenheitspflicht, §§ 394,395 AktG Bei Berichtspflicht gegenüber Gebietskörperschaften (soweit Kenntnis vertraulicher Sachverhalte für Bericht notwendig)Berichtsadressat: Verwaltungsspitze (z.B. 1. Bürgermeister; Leiter Beteiligungsmanagement)NICHT Gemeinderat, Kreistag, Bezirkstag, eigene Fraktion (!) Diesen gegenüber gilt stets Verschwiegenheitspflicht

13. 1. Rechtliche Grundlagen Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit Befangenheitsvorschriften (am Beispiel der Gemeindeordnung): Befangenheitsvorschriften dienen der Sauberkeit der Verwaltung. Soweit aus persönlichen Gründen der Verdacht auf Befangenheit bestehen kann, greifen z.B. die Verbotsvorschriften der Gemeindeordnung (persönliche Vorteile oder Nachteile auch für Angehörige) ein. Soweit eine Interessen- kollision allein dadurch besteht oder bestehen kann, dass das Mitglied eines Aufsichtsrats als “Vertreter” der Gemeinde im Aufsichtsrat und im Gemeinderat an der Beratung und Entscheidung beteiligt ist, schließt die Gemeindeordnung eine Befangenheit aus. Ob sich gleichwohl eine Nicht- befassung im Aufsichtsrat oder im Gemeinderat empfiehlt, um jeden An- schein zu vermeiden, muss jeder Aufsichtsrat für sich entscheiden. Unter- halb der Befangenheit führt eine Nichtbefassung nicht zu einem Ab- stimmungsfehler oder zu einer Gefährdung entsprechender Aufsichtsrats- oder Gemeinderatsbeschlüsse.

14. 2. KonTraG Definition: Corporate Governance nach dem KonTraG Der Begriff Corporate Governance (Unternehmensaufsicht) betrifft die gesetzliche und tatsächliche Rollenverteilung zwischen Gesellschaftern, Vorstand und Aufsichtsrat einer Kapitalgesellschaft. Eine effiziente Corporate Governance muss nach den Vorstellungen des Gesetzgebers in der Lage sein,Fehlentwicklungen bei der Unternehmenstätigkeit rechtzeitig zu erkennen sowie Unternehmenskrisen und Kapitalverluste zu vermeiden. I. Grundgedanke:Aufsichtsrat als Herr der Unternehmensüberwachung Effektive Unternehmensüberwachung durch Stärkung des Aufsichtsrates Persönliche Verantwortung des Aufsichtsrates II. Elemente: und Wirtschaftsprüfer als Eckpfeiler einer effizienten Unternehmensüberwachung  als arbeitsteiliger Prozess (Kommunikation als Grundlage)  Wirtschaftsprüfer als „Erfüllungsgehilfe“ des Aufsichtsrates (nicht der Geschäftsführung) Aufsichtsrat Wirtschaftsprüfer Dialog

15. 2. KonTraG Corporate Governance nach dem KonTraG III.Einzelheiten der „neuen“ Corporate Governance: Reform der Aufsichtsratstätigkeit Beschränkung der Höchstzahl vonAufsichtsratsmandaten(§ 100 Abs. 2 AktG) Mitteilung des ausgeübtenBerufs und der Mitglied-schaft in Gremien§ 124 Abs. 3, § 125 Abs. 1 AktG Erhöhung der Sitzungsfrequenz,§ 110 Abs. 3 AktG Unternehmer überwachenUnternehmer§ 111 Abs. 1 AktG Rechenschaftsbericht überdie Aufsichtsratstätigkeit,§ 171 Abs. 2 AktG Geltendmachung von Schadensersatzansprüchenwegen Pflichverletzung erleichtert, § 147 Abs. 3 AktG Erweiterung der Prüfungs-pflichten durch den Aufsichtsrat,§ 171 Abs. 1 § 337 Abs. 1 AktG

16. 2. KonTraG III. Einzelheiten der Corporate Governance: Reform der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer Intensivierung der Kommunikation Aufsichtsrat - Wirtschaftsprüfer Auftragserteilung durch Aufsichtsrat§ 111 Abs. 2 Satz 3 AktG§ 318 Abs. 1 Satz 4 HGB Intensivierung derAbschlussprüfung§ 317 HGB Aushändigung des Prüfungsberichts§ 170 Abs. 3 AktG§ 318 Abs. 7 HGB Teilnahme des WP an der Bilanzsitzung§ 171 Abs. 1 AktG

17. 2. KonTraG Auftragserteilung an den Wirtschaftprüfer durch den Aufsichtsrat • Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer • Rolle des Aufsichtsrats als Herr der Unternehmensüberwachung wird deutlich • Abstimmung der Jahresabschlussprüfung mit den Informations- und Überwachungsbedürfnissen des Aufsichtsrats (Arbeitsteilung)

18. 2. KonTraG Intensivierung der Abschlussprüfung • Prüfungsbericht als wichtige Informationsquelle des Aufsichtsrats • Problemorientierung der Abschlussprüfung: Ausrichtung auf Erkennen von Unrichtigkeiten und Rechtsverstößen • Prüfung des Lageberichts: Information für Aufsichtsrat hinsichtlich Lage des Unternehmens und eventuelle Gefährdungen • Prüfung des Risikofrüherkennungssystems: Unterstützung des Aufsichtsratsbei der Überwachungstätigkeit

19. 2. KonTraG Aushändigung des Prüfungsberichts an den Aufsichtsrat • Prüfungsbericht als zentrales Kommunikationsmittel zwischen Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer • Ergänzung der Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats • Überblick über die Tätigkeit der Geschäftsführung

20. 2. KonTraG Teilnahme/Berichterstattung des Wirtschaftsprüfersan/in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrates • Wirtschaftsprüfer zeigt Schwerpunkte der Prüfung auf und legt Gesamtzusammenhänge offen • Aufsichtsrat erhält Möglichkeit der Nachfrage (Informationsfunktion) • Aufsichtsrat erhält Anregung für eigene Überwachungstätigkeit

21. Parlament Formulierung bundes-, (landes-), kommunal- politischer Ziele Gesellschafter Ableitung und Formulierung eines Unternehmenszwecks Verwaltung Ableitung strategischer Ziele Aufsichtsrat Ableitung taktischer Ziele Geschäftsführung Abteilungsleitung Ableitung operativer Ziele Realisierung 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben Modell eines Zielbildungsprozesses im öffentlichen Bereich

22. 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben Portfolio Analyse Langfristiger öffentlicher Leistungsbedarf Öffentlich gebundene Aufgabenübertragung Verstärkte Aufgaben- verfolgung hoch Reduzierung der Aufgabenwahrnehmung Schnelle und umfassende Veräußerung niedrig hoch Erfordernis öffentl. Leistungserstellung niedrig

23. 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben Überblick über die zentralen Aufgaben des Aufsichtsrates, Umsetzung der Rechte und Pflichten eines Aufsichtsrates in die betriebswirtschaftliche Unternehmenspraxis 1. Corporate Governance Der Begriff Corporate Governance (Unternehmensaufsicht) betrifft die gesetzliche und tatsächliche Rollenverteilung zwischen Gesellschaftern, Vorstand und Aufsichtsrat einer Kapitalgesellschaft. Eine effiziente Corporate Governance muss nach den Vorstellungen des Gesetzgebers in der Lage sein,Fehlentwicklungen bei der Unternehmenstätigkeit rechtzeitig zu erkennen sowie Unternehmenskrisen und Kapitalverluste zu vermeiden. Sie dient dadurch letztlich dem Schutz der Interessen von Gesellschaftern, Unternehmen und Arbeitnehmern gleichermaßen. 2. Personalentscheidungen Top-Management 3. Strategische Unternehmensplanung

24. 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben • 1. Corporate Governance • Controlling als die ständige Überwachung der Geschäftsführung darf nicht auf Kontrolle im Sinne des nachträglichen Aufzeigens von Fehlentwicklungen beschränkt sein, sondern auf den zukunftsorientierten Vergleich der Ist- mit den Planwerten für: • die Dauerhaftigkeit der Kontrolle (Kontinuität) • die Analyse von Abweichungen (Interpretation) • das rechtzeitige Erstellen von Korrekturvorschlägen • Das persönliche Controlling des Aufsichtsrates greift somit bereits in der Planungsphase ein. Überprüfung der Planungsergebnisse auf Plausibilität hinsichtlich: • Rechtmäßigkeit • Zweckmäßigkeit • Wirtschaftlichkeit

25. 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben Grenzen der Controllingfunktion Die Grenzen der Controllingfunktion des Aufsichtsrates liegen dort, wo die Geschäftsführung beginnt. • Aufgabe des Aufsichtsrates muss es sein, • diese Grenzen zu kennen (Gesetz und Satzung bzw. GV-Protokolle) • auf das Einhalten dieser Grenzen zu achten Es ist nicht die Aufgabe des Aufsichtsrates, neue Produkte zu entwickeln. Aber der Aufsichtsrat ist dafür verantwortlich, dass die Aufgabe “Entwicklung neuer Produkte”durch das Management geplant und durchgeführt und darüber regelmäßig berichtet wird. Beispiel:

26. 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben 2. Personalentscheidungen TOP-Management • Auswahl und Bestellung der Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft • Auswahl und Bestellung von Geschäftsführern durch die GmbH-Gesellschafter • Erarbeitung eines Anforderungsprofils • Regelmäßige Überprüfung des Anforderungsprofils (keine automatischen Vertragsverlängerungen) • Abberufung der Geschäftsführung • Empfehlung:Ausschuss für “human resources management”

27. 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben 3. Strategische Unternehmensplanung gemeinsam mit dem Top-Management • Festlegung der Unternehmensziele • Entwickeln von Strategien • Vereinbaren von Maßnahmen zur Umsetzung der StrategienEmpfehlung: Langfristige Strategieplanung (5 Jahre)

28. 4. Überwachung und Haftung • § 111 Abs. 1 AktG: • “Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen” • Geschäftsführungsprüfung ist eine Totalprüfung des gesamten Unternehmens in formaler und materieller Hinsicht. • Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit gem. § 93 Abs. 1 S. 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbHG ist die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters.

29. 4. Überwachung und Haftung Haftung (Verantwortlichkeit) des Aufsichtsrates als Gremium und als Mitglied hängen vom Umfang der Rechte und Pflichten ab Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates • Verschwiegenheitspflicht • Zustimmungsvorbehalte • Richtlinienkompetenz • Ordnungsmäßigkeitskontrolle • Wirtschaftlichkeitskontrolle • Zweckmäßigkeitskontrolle • Informationsrechte Kontrolle Kompetenzen Pflichten

30. 4. Überwachung und Haftung Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem Aktiengesetz 1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1) 2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2) 3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2) 4. Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3) 5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4) 6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112) 7. Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84) 8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171) 9. Feststellung und Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171 und § 172)

31. 4. Überwachung und Haftung Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem GmbH-Gesetz(§ 52 GmbHG verweist auf das AktG) 1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1) 2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2) 3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2) 4. Einberufung der Gesellschafterversammlung 5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4)6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber den Geschäftsführern 7. Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer 8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171) 9. Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171) Im Unterschied zum Aktienrecht gehören die Bestellung und Abberufung der Geschäfts-führung nicht zu den Aufgaben des Aufsichtsrates (sondern zu den Aufgaben der Gesell-schafter), es sei denn die Satzung ermächtigt den Aufsichtsrat dazu.

32. Vorstand Aufsichtsrat Schriftliche und mündliche Berichte § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG Vorstand Aufsichtsrats-vorsitzender Berichte aus wichtigen Anlässen § 90 Abs. 1 Satz 2 AktG Vorstand AufsichtsratAufsichtsratsmitglied Anforderung besonderer Berichte § 90 Abs. 3 AktG Bücher, UnterlagenGesellschaftskasseWaren, Wertpapiere Aufsichtsrat Einsichtnahme zur Überprüfung § 111 Abs. 2 Satz 2 AktG 4. Überwachung und Haftung Unternehmensinterne Kommunikation im Rahmen der Überwachung

33. Dreifach abgestufte Überwachungspflicht III. In der Krise “Führende Überwachung” II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung “Unterstützende Überwachung“ I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung” Dreifach abgestufte Überwachungspflicht III. In der Krise “Führende Überwachung” II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung “Unterstützende Überwachung“ I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung” Dreifach abgestufte Überwachungspflicht III. In der Krise “Führende Überwachung” II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung “Unterstützende Überwachung“ I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung” 4. Überwachung und Haftung Dreifach abgestufte Überwachungspflicht III. In der Krise “Führende Überwachung” II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung “Unterstützende Überwachung“ I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung”

34. 4. Überwachung und Haftung • Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit • Regelmäßige schriftliche und mündliche Berichte nach § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG. • Unterrichtung des Vorsitzenden des Aufsichtsrates über wichtige Anlässe (§ 90 Abs. 1 Satz 2 AktG). • Anforderungen besonderer Berichte gem. § 90 Abs. 3 AktG durch den Gesamtauf- sichtsrat oder ein einzelnes Aufsichtsratmitglied. • Einsichtnahme in Bücher und Schriften sowie Überprüfung der Vermögens- gegenstände Gesellschaftskasse, Bestände an Wertpapieren und Waren gem. § 111 Abs. 2 AktG. • Beauftragung von Sachverständigen zur Erledigung bestimmter Überwachungsauf- gaben (soweit Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht dies zulassen gem.§ 111 Abs. 2 Satz 2 AktG). • wenn die Überwachung durch einen Ausschuß vorgenommen wurde: Dabei muss nicht auf die zugrundeliegenden Vorgänge eingegangen werden, jedoch ob sich Beanstandungen ergeben haben.

35. 4. Überwachung und Haftung Angaben zum Umfang der Prüfung • Zahl der Aufsichtsratssitzungen und Häufigkeit der Prüfungen stellt für den • Gesellschafter keine Information von Bedeutung dar (Auffassung der h.M.) • Ausreichend ist die allgemeine Angabe, ob die Überwachung regelmäßig über das Geschäftsjahr verteilt oder nur einmalig durchgeführt wurde (vgl. Claussen in Kölner Komm. AktG, §171 Anmerkung 11) Ausreichend ist z. B. folgende Formulierung: “Der Aufsichtsrat hat sich während des Geschäftsjahres durch laufende Berichterstattung des Vorstandes über die Geschäftsführung des Unternehmens unterrichtet. In verschiedenen Sitzungen mit dem Vorstand wurden im Berichtszeitraum wichtige Fragen der Geschäftsführung besprochen”.

36. 4. Überwachung und Haftung Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzungen • Zivilrechtliche Verantwortung • - überstimmte Aufsichtsratsmitglieder • - Sorgfaltsmaßstab • - Verjährung • Strafrechtliche Sanktionen • - Allgemeine Straftatbestände • - Geheimnisverrat

37. 4. Überwachung und Haftung Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzung Fazit:Die Gesamtdarstellung der Haftung und Verantwortlichkeit soll gewiss nicht über- bewertet werden. Es ist aber wichtig, darauf hinzuweisen, dass ein Fehlverhalten keineswegs folgenlos bleibt. Dies gilt ganz besonders und für den Täter in empfindlicher Weise dort, wo Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse unbefugt offenbart werden. Mangelnde Befugnis liegt stets vor, wenn Vertraulichkeit eines bestimmten Sachverhalts offenkundig ist oder sich aus den Umständen ergibt. Zu den Geschäftsgeheimnissen gehören kaufmännische Vorgänge, aber auch Personalangelegenheiten im weitesten Sinne. Zu den betrieblichen Geheimnissen zählt man technische Vorgänge.

38. 4. Überwachung und Haftung • Sorgfaltspflichten der Gesellschaftsorgane • Ein • Geschäftsführer einer GmbH gem. § 43 Abs. 1 GmbHG • Vorstand einer AG gem. § 93 AktG • Aufsichtsrat-Mitglieder gem. § 116 AktG • hat in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters anzuwenden.Verletzt er seine Pflicht zur sorgfältigen Geschäftsführung, so haftet er für den entstandenen Schaden mit seinem gesamten Vermögen.Die Haftung wird auch auf bei leichter Fahrlässigkeit ausgelöst.Die AG bzw. GmbH muss beweisen, dass ein eventueller Schaden durch eine Verletzung der Pflicht des Geschäftsführers, die Geschäfte mit der Sorgfalteines ordentlichen Geschäftsleiters zu führen, entstanden ist.

39. 4. Überwachung und Haftung Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung (GoÜ - nach Theissen) • Besondere Grundsätze • “Einzelne Ist-Überwachungsobjekte” • Bücher und Schriften • Berichtserstattungspflicht des Vorstandes • Jahresabschluss • Abschlussprüferbericht • steuerlicher Außenprüfungsbericht • etc. Grundprinzipien Grundprinzip der Ordnungsmäßigkeit Grundprinzip der Gesetzmäßigkeit Grundprinzip der Richtigkeit Grundprinzip der Zielgerichtetheit und Zweckmäßigkeit Grundprinzip der Transparenz Grundprinzip der Nachprüfbarkeit • Allgemeine Grundsätze • Personelle Anforderungen • - Grundsatz der Unabhängigkeit • - Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit • - Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit • - Grundsatz der Verschwiegenheit • - Grundsatz der Vergütung und Entlastung • Institutionelle Anforderungen • Grundsatz der Planung und Kontrolle

40. 5. § 53 HGrG Struktur der Unternehmensüberwachung bei Unternehmen der öffentlichen Hand Ziel:Sicherung der öffentlichen Interessen durch effektive Corporate Governance Aufsichtsrat Beteiligungsmanagementder Gebietskörperschaft Unternehmenstätigkeit Abschlussprüfungnach HGB und HGrG Risikomanagementsystem Betätigungsprüfung derGPA / Rechnungshöfe • Unternehmensinterne Kontrolle = Corporate Governance im engeren Sinn durch AR und RMS • Unternehmensexterne Kontrolle durch Wirtschaftsprüfung • Mittelbare Kontrolle durch Beteiligungsmanagement der Gemeinde und Betätigungsprüfung der GPA/Rechnungshöfe

41. Ordnungsmäßigkeit derGeschäftsführungs-organisation Ordnungsmäßigkeit desGeschäftsführungs- instrumentariums Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs-tätigkeit 5. § 53 HGrG Überwachung der Geschäftsführung Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung § 53 HGrG = Prüfung der • Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung ist Bestandteil der Jahresabschlussprüfungvon Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist. • Ermöglicht tieferen Einblick in die Geschäftstätigkeit • Erleichtert die Überwachungstätigkeit • Unterstützung der Überwachungstätigkeit durch Wirtschaftsprüfer

42. 5. § 53 HGrG • Prüfung der Ordnungsmäßigkeit bedeutet: • nicht der Entscheidungsprozeß ist in seinen Einzelheiten zu prüfen, sondern • wurden ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle oder erkennbare Fehldispositionen durchgeführt? • ist die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt und wurde eine nach Satzung, Geschäftsordnung oder Beschluss des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt?

43. Ordnungsmäßigkeit derGeschäftsführungs-organisation Zusammensetzung undTätigkeit derGeschäftsführung Firmeninterne Regelungenfür dieGeschäftsführung Übereinstimmung dertatsächlichen Geschäfts-führungstätigkeit mit Gesetzen, Satzung undGesellschaftsvertrag 5. § 53 HGrG Überwachungs- und Prüfungsbereich I Prüfungslemente:Konkretisierung derÜberwachungspflichten Zweckmäßigkeit der Regelung imHinblick auf die Erfordernisse einereffizienten und flexiblenUnternehmensführung

44. 5. § 53 HGrG Überwachungs- und Prüfungsbereich II Prüfungselemente:Konkretisierung derÜberwachungspflichten Aufbau- und ablauf-organisatorischeGrundlagen Versicherungsschutz Planungswesen Ordnungsmäßigkeit desGeschäftsführungs-instrumentariums Risikomanagement-system Rechnungswesen Informationssystem Interne Revision

45. 5. § 53 HGrG Überwachungs- und Prüfungsbereich III Ordnungsmäßigkeit derGeschäftsführungs-tätigkeit AuftragsvergabeLieferverpflichtungenEntgeltregelungen ZustimmungsbedürftigeRechtsgeschäfte undMaßnahmen Investitions-entscheidungen Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte und Maßnahmen mit Gesetz,Satzung, Geschäftsordnungund bindenden Beschlüssen desÜberwachungsorgans Berichterstattung an dasÜberwachungsorgan

46. 6. Berichtspflicht Kernstück der Berichtspflicht • Mitteilung über Art und Umfang der Prüfung der Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres gem. § 171 Abs. 2 Satz 2 AktG. • Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit • Angaben zum Umfang der Prüfung

47. vom Geschäftsführer Aufsichtsrat vom Aufsichtsrat Gesellschafter Es gibt bei entsprechender Satzung keine direkte Berichtspflicht Geschäftsführer Gesellschafter an den an den 6. Berichtspflicht Berichtspflichten * * sofern kein Gesellschaftsversammlungs-Beschluss vorliegt

48. 6. Berichtspflicht Gesetzliche Grundlagen • Der Aufsichtsrat hat der Hauptversammlung / Gesellschafterversammlung schriftlich mitzuteilen • 1. sein Ergebnis der eigenen Prüfung unter Einbeziehung des Abschlussprüfers • des Jahresabschlusses (einschließlich Anhang) • des Lageberichts • des Gewinnverwendungsvorschlages (§ 171 Abs. 1 Satz 1 AktG)

49. 6. Berichtspflicht Gesetzliche Grundlagen • 2. in welcher Art und in welchem Umfang er die Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres geprüft hat (§ 171 Abs. 2 Satz 2). • 3.welche Ausschüsse gebildet worden sind sowie die Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrates und die der Ausschüsse; nur bei börsennotierten Gesellschaften (§ 171 Abs. 2). • 4. wie seine Stellungnahme zum Abschlussprüfer-Bericht lautet(§ 171 Abs. 2 Satz 3) • 5.sein abschließendes Ergebnis • eventuelle Einwendungen • Billigung des vom Vorstand aufgestellten Jahresabschlusses(§ 171 Abs. 2 Satz 4)

50. Prüfung durch Aufsichtsrat Z E I T max. vier Wochen (§ 171 Abs. 3) plusvier Wochen Kulanz 6. Berichtspflicht • Aufstellung des Jahresabschlusses innerhalb der ersten drei bzw. Sechs Monate (§ 264 Abs. 1 HGB) durch Vorstand • Vorlage an Abschlussprüfer unverzüglich (§ 320 Abs. 1 HGB) • Prüfung des Jahresabschlusses/ Datum (§ 321 Abs. 3 HGB) ca. Vier Wochen Bestätigungsvermerk • Übergabe des Prüfungsberichts anGeschäftsführung • Übergabe des Jahresabschlusses unverzügliche Weitergabe an den plus Prüfungsberichts an Aufsichtsrat Aufsichtsrat • Übergabe des Aufsichtsrats-Berichtsan Geschäftsführung • Einberufung der Gesellschafterversammlung mindestens eine Woche vorher (§51 GmbHG)