E-procurement: l’esperienza del Comune di Rimini

1. Comune di Rimini Servizio Economato E-procurement:l’esperienza del Comune di Rimini Dott.ssa Ivana Manduchi Responsabile U.O.A. Economato Roma 21 Settembre 2005 www.comune.rimini.it/e-procurement

2. Comune di Rimini Servizio Economato Premessa • Necessita’ di maggior snellezza nelle procedure burocratiche della PA, comprese quelle di acquisto • Necessita’ di ottimizzare il rapporto qualità-prezzo nell’acquisizione di beni e servizi anche in vista di una progressiva riduzione delle risorse • Introduzione sul mercato di strumenti telematici che permettono più efficaci soluzioni di acquisto www.comune.rimini.it/e-procurement

3. Comune di Rimini Servizio Economato Premessa • Il DPR 101/2002 apre nuove prospettive: il Comune di Rimini inizia una prima sperimentazione delle gare on line, con risultati confortanti (10 gare completate: risparmio 25%ca) • Nel luglio 2004, previo espletamento di gara, acquisisce in modalità ASP (Application Service Provisioning) la piattaforma per il completamento del proprio progetto www.comune.rimini.it/e-procurement

4. Comune di Rimini Servizio Economato Obiettivi del Progetto • Creazione di un sistema integrato per la gestione dell’albo fornitori e delle gare on-line predisposto in via telematica per gare sopra e sotto soglia. • Riduzione di costi e tempi di acquisto per il Comune • Semplificazione della procedura di gara per i fornitori www.comune.rimini.it/e-procurement

5. Comune di Rimini Servizio Economato Caratteristiche del sistema • Il sistema, nonché l’affidabilità del suo gestore, sono in grado di garantire sicurezza e riservatezza nella gestione dei dati e dei documenti (conform.te Art. 42 Dir. Eu 18/04) • Il riconoscimento dei fornitori abilitati ad accedere alla piattaforma avviene tramite User ID e Password www.comune.rimini.it/e-procurement

6. Comune di Rimini Servizio Economato Caratteristiche del sistema • Flessibilità del sistema nell’impostazione delle gare: - offerta economicamente più vantaggiosa - prezzo più basso Asta dinamica Busta chiusa www.comune.rimini.it/e-procurement

7. Comune di Rimini Servizio Economato Caratteristiche del sistema • Accesso alla piattaforma dalla home page del sito del Comune Albo fornitori https//e-proc.thesia.it Home page Comune di Rimini www.comune.rimini.it/e-procurement Fornitore Gare on-line https//e-proc.thesia.it/epa/ www.comune.rimini.it/e-procurement

8. Comune di Rimini Servizio Economato L’Albo fornitori on-line Gli elementi principali sui quali abbiamo lavorato nella progettazione dell’Albo fornitori on-line sono stati: 1) Categorie merceologiche di reale interesse per il Comune 2) Selezione dei soli fornitori interessati a partecipare a gare on-line www.comune.rimini.it/e-procurement

9. Comune di Rimini Servizio Economato L’Albo fornitori on-line 3) Semplicità nella fase di iscrizione all’albo con possibilità di un aggiornamento continuo dei propri dati da parte del fornitore (il sistema genera un avviso automatico di modifica e lo invia al Comune) 4) Richiesta di un maggior numero di informazioni alle aziende fornitrici 5) Affidabilità dei fornitori attestata attraverso una procedura di registrazione-abilitazione, con successivo rilascio di password e user ID di accesso www.comune.rimini.it/e-procurement

10. Comune di Rimini Servizio Economato L’Albo fornitori e gare on-line • Per l’espletamento delle gare ‘sotto soglia’ (trattativa privata) l’Economato, o il servizio utilizzatore, può invitare tutti i fornitori accreditati per il prodotto oggetto della fornitura. Ovvero, nel caso di un numero elevato di fornitori, procederà con il metodo della rotazione, secondo quanto stabilito dal Reg. Com. • L’invito avviene attraverso l’invio di e-mail comprensive di capitolato • Per le gare ad evidenza pubblica si procederà invece secondo quanto previsto dalla normativa nazionale e comunitaria www.comune.rimini.it/e-procurement

11. Comune di Rimini Servizio Economato L’Albo fornitori: primi risultati Il 23 marzo 2005 è uscito il bando per l’abilitazione all’Albo fornitori (www.comune.rimini.it/e-procurement) 1) Fornitori iscritti L’albo fornitori conta già 130 fornitori abilitati e 35 che devono concludere l’iter dei controlli (flusso in aumento) 2) Tempi I tempi di iscrizione si sono ridotti in misura rilevante: una procedura di abilitazione si può concludere in due giorni. www.comune.rimini.it/e-procurement

12. Comune di Rimini Servizio Economato L’albo fornitori: primi risultati 3) Banca dati In questo modo possiamo disporre di una banca dati costantemente aggiornata e completa di informazioni riguardanti fatturato globale degli ultimi tre anni, fatturati per classi merceologiche, precedenti lavori svolti ed altro ancora.. www.comune.rimini.it/e-procurement

13. Comune di Rimini Servizio Economato Gare on-line: primi risultati • Nel periodo di utilizzo di questa nuova piattaforma, agosto 2004-settembre 2005, per le gare on-line l’Economato ha potuto constatare vantaggi di: (conform. Dir. Europea) • 1) Trasparenza: • nello svolgimento della gara del tipo ‘asta dinamica’ le offerte si susseguono in modo palese ed i rilanci sono visibili da tutti i partecipanti • 2) Concorrenza: • La modalità dell’asta dinamica stimola positivamente i fornitori www.comune.rimini.it/e-procurement

14. Comune di Rimini Servizio Economato Gare on-line: primi risultati • 3) Snellimento della procedura: • I tempi di realizzazione di una gara si sono ridotti ad una settimana (dall’invio delle lettere invito alla fase di gara vera e propria) • Si riducono i tempi anche per il fornitore: la gara si segue dal monitor del pc dell’ufficio www.comune.rimini.it/e-procurement

15. Comune di Rimini Servizio Economato Gare on-line: primi risultati • 4) Risparmio: • La modalità di gara piu’ utilizzata sinora è stata l’asta dinamica al massimo ribasso • Fase sperimentale (2002-2003) risparmio medio del 25% • Fase attuale (2004-2005) risparmio medio 51,36% • Le gare che si sono succedute da luglio 2004 a settembre 2005 hanno mostrato che su una base d’asta complessiva (comprensiva di Iva al 20%) di Euro 263.956,00 le offerte vincenti sono risultate essere in totale di Euro 128.376,00 con un risparmio di Euro 135.580,00 www.comune.rimini.it/e-procurement

16. Comune di Rimini Servizio Economato Gare on-line: primi risultati Il risparmio percentuale ottenuto e’ del 51.36%, senza diminuzione del livello qualitativo dei prodotti www.comune.rimini.it/e-procurement

17. Comune di Rimini Servizio Economato E per chiudere…miglioriamo Per migliorare sempre di piu’ un sistema che oggi è solo agli inizi intendiamo lavorare su: • le categorie merceologiche ampliandole e specificando ulteriormente quelle già presenti in modo da ben orientare il fornitore • ulteriore accelerazione dei tempi di controllo delle domande di iscrizione all’albo fornitori e del relativo rilascio delle password www.comune.rimini.it/e-procurement

18. Comune di Rimini Servizio Economato E per chiudere…miglioriamo • perfezionamento dell’utilizzo dell’aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa, con allargamento del raggio d’azione verso servizi e opere pubbliche • sviluppo di processi formativi rivolti alle risorse umane interne all’amministrazione al fine di favorire la familiarizzazione con le nuove applicazioni dello strumento telematico nella fase di acquisto www.comune.rimini.it/e-procurement

19. Comune di Rimini Servizio Economato E per chiudere…miglioriamo • consulenza continua ai fornitori per un uso più disinvolto delle procedure telematiche di registrazione e di gara • maggior diffusione dell’utilizzo del sistema nei vari servizi dell’Ente nell’ottica di sviluppare una sorta di “provveditorato virtuale” • propensione alla piena compatibilità della procedura telematica con la normativa europea, nonché alle disposizioni nazionali in materia www.comune.rimini.it/e-procurement