1 / 26

KMD Sag exit-strategi

KMD Sag exit-strategi. SAPA netværksmøde den 10. juni 2014. Måden vi gør det på. Først oplæg – 30 minutter uden afbrydelser Så tid til samtale i jeres grupper Derefter opsamling i plenum Vi når 2 – 3 runder Samlet afrunding. Agenda.

waite
Télécharger la présentation

KMD Sag exit-strategi

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. KMD Sag exit-strategi SAPA netværksmøde den 10. juni 2014

  2. Måden vi gør det på • Først oplæg – 30 minutter uden afbrydelser • Så tid til samtale i jeres grupper • Derefter opsamling i plenum • Vi når 2 – 3 runder • Samlet afrunding

  3. Agenda • Hvorfor er KMD Sag Exit-strategien en ”must-do” opgave for kommunerne? • Hvad er KMD Sag Exit-strategien? • Hvornår skal I interessere jer for KMD Sag Exit-strategien?

  4. KMD Sag Exit-strategien Keep it simple har været motto’et… Men!

  5. KMD Sag Exit-strategi og alt det ”andet” • Udfordringerne…..dem er der mange af og de klistrer sammen • Kontraktoverblik • Systemsammenhænge • Udbudsplaner • Monopolbrud • Rammearkitekturen/Støttesystemer • It portefølje med ressourcer og kompetencer • Prioritering af drejebogens opgaver • Strategierne for Sag & Dokument, SAPA implementering etc. • Serviceplatformen og beskedfordeler • Den vigtigste pointe er, at I ikke bare kan læne jer tilbage. I sidste ende er det jeres ansvar, at have styr på jeres forretning!

  6. Kort om hvorfor • Brændende platform! • Nødvendige ændringer i den kommunale tilgang • Hvad sker der, hvis Iikke gør noget! • Økonomi: • Nye arbejdsgange og nye it-systemer • Er det en investering? JA! • Tidslinje: • Alt haster! It-systemer, leverandørstyring, kontraktafhængighed, udbud, arbejdsgangsbeskrivelser, arkivering og forandringsprocessen • Den vigtigste pointe er, at I begynder at tilpasse jer til de ændringer som er på vej!

  7. Hvad er KMD Sag Exit-strategi?

  8. Kort om hvad • Det hele handler om hvordan I håndterer de sager, der i dag er i KMD Sag, fordi om lidt bliver KMD Sag udfaset, og så skal I tage stilling til hvor I vil have sagerne fremadrettet. • En procesguide til at analysere hvad der er den bedste KMD Sag Exit-strategi for de sagsområder der i dag anvender KMD Sag. • Et materiale til projektlederen, som skal gennemfører KMD Sag Exit-strategien. • Et fagligt og ledelsesmæssigt funderet beslutningsgrundlag for kommunens valg af fremtidig it-understøttelse. • Sikre at der træffes en kvalificeret beslutning om KMD Sag Exit.

  9. Opbygning af KMD Sag Exit-strategien Indledning Procesguide Eksempelsamling Redskabssamling

  10. En procesguide til KMD Sag Exit-strategien • Procesguiden er en trin for trin vejledning til, hvordan du gennemfører KMD Sag Exit-strategien. • Procesguiden er opdelt i fire faser: • Screening af fagområder og sagsområder • Kortlægning af relevante sagsområder (As-is) • Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be) • Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsoplæg

  11. Fase 1: Screening af sagsområder/fagområder • Udpeg en ansvarlig • Hvor anvendes KMD Sag i organisationen? • Forbered tanker til workshop

  12. Fase 2: Kortlægning (As-is) • Tag udgangspunkt i resultaterne • Indkald til workshop inden for fagområderne • Brug spørgeguide for As-is • Definér hvordan fagområderne anvender KMD Sag efter KLE, antal sager, journalnotater, sagsbehandlere…

  13. Fase 3: Fremtidige løsningsscenarier (To-be) • Strategisammenhæng • System og kontraktoverblik • Kend As-is billedet • Brug spørgeguide for To-be • Inddrag specialister og ledere • Brug prioriteringsmodellen

  14. Fase 4: Prioritering • Vurder og prioritér forretningskritiske områder op imod de lavthængende frugter • Vurder oprydningsarbejdet • Få input fra prioriteringsmodellen • Forskellige filtreringer giver forskellige overblik

  15. Eksempelsamling • Der er eksempler fra Hjørring, Roskilde og Sorø, som kommer omkring strategiens faser. • X+Y=okay • Z+Q=okay • R+U=okay Den vigtigste pointe er, at outputtet er brugbart i ens egen organisation og at I anvender dokumentationsarket undervejs!

  16. Redskabssamling – www.kombit.dk/sapa/exitstrategi • Brugsmønstermodel • As-is og To-be spørgeguide • Hvordan holder du en workshop? • Prioriteringsmodel • Dokumentationsark

  17. Redskabssamling - Prioriteringsmodel • Løsningsscenarie 1 – 4. • Alle scenarier har fordele og ulemper. • Det vil være forskelligt for de enkelte fagområder og sagsområder, hvad der er det bedste scenarie.

  18. Redskabssamling - Dokumentationsark • Tværgående redskab, der bruges i alle fire faser til at dokumentere output. • Dokumentationsarket har tre faneblade: • Vejledning til hvordan du bruger dokumentationsarket • Eksempel fra Sorø på hvordan det ser ud, når output er dokumentet • En tom skabelon, som du kan bruge til din dokumentation • Start med at læse vejledningen!

  19. Tilbage til motto’et: Keep it simpel! • For fageksperterne: • Deltagelse i As-is og To-be workshop • …og lidt forberedelse forud for de to workshops • For specialisterne: • Deltagelse i To-be workshop • …og evt. opfølgende analyser, fx nærmere økonomisk redegørelse For SAPA projektleder/- kontaktperson: Find eksperterne og inddrag As-is og to-be brugermønsteranalyse… og det er jo den mindste opgave ”Sælge” og fastholde interessen Beslutningsoplæg om KMD Sag Exit-strategien For ledelsen/beslutningstagere Deltagelse i To-be workshop eller parallel dialog Linjeledere/fagchefer tager ansvar for beslutning om valg af scenarie og løsning for det gældende fagområde Direktion træffer samlet beslutning for alle fagområderne

  20. Hvornår skal kommunerne i gang med KMD Sag Exit-strategien?

  21. I skal i gang NU! • Ikke for KOMBIT’s skyld men for jeres egen….. • Så har I muligheden for at træffe de rigtige valg for jeres fremadrettede it-portefølje og it-understøttelse. • Igangsæt arbejdet efter sommerferien!

  22. Al materialet er tilgængeligt på:www.kombit.dk/sapa/exitstrategi

  23. Intro til samtaler i grupper

  24. Afklaring • Tag en runde: • Hvilke afklaringsspørgsmål har jeg nu? • Slut af med at afgøre: • Har vi i gruppen spørgsmål vi gerne vil stille for at sikre os, at vi har forstået oplægget rigtigt?

  25. Næste skridt • Tag en runde: • Hvad er mit næste skridt efter i dag? • Slut af med at afgøre: • Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til næste skridt?

  26. Barrierer • Tag en runde: • Hvad er den største barriere i min organisation? • Slut af med at afgøre: • Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til de barrierer, vi har talt om?

More Related