AmIS Una Community per Amministrare in Sanità Il ruolo svolto dal Politecnico di Milano

1. AmIS Una Community per Amministrare in Sanità Il ruolo svolto dal Politecnico di Milano Mariano Corso 24 Gennaio 2014

2. Il ruolo del Politecnico di MilanoAttività svolte e metodologia • Analisi del target e del modello di servizio • Scouting delle funzionalità • Architettura informativa e progettazione di massima Conceptstrategico e definizione funzionalità Modello organizzativo Sviluppo e implementazione (Archidata) Diffusione e comunicazione Lancio iniziale • Modello di governo della community • Ruoli e meccanismi di coordinamento per lo sviluppo e la gestione • Anticipazione criticità • Piano di coinvolgimento e comunicazione • Prime attività di formazione e sensibilizzazione • Supporto ad Archidata per: • Progettazione funzionale di dettaglio • Definizione delle strategie tecnologiche • Implementazione Gestione della Community Assessment

3. Il ruolo del Politecnico di Milano Attori coinvolti e metodologia della fase pilota • Pilota con coinvolgimento di 5 Aziende Ospedaliere: • AO Fatebenefratelli e Oftalmico (capofila) • AO Istituto Ortopedico Gaetano Pini • AO Ospedale Luigi Sacco • AO Ospedale S. Carlo Borromeo • PoliclinicoS.Matteo di Pavia • Focalizzazione su tre figure chiave: • Direttori amministrativi • Direttori del Personale • Direttori del Controllo di Gestione • Metodologia (vedi schema): • Survey elettronica • Interviste dirette • Benchmarking su altre iniziative di community Kick off Interviste Survey elettronica Selezionedellepersone da intervistare Elaborazionedelleevidenzeemerse Presentazione finale deirisultati FBF 3 9 Gaetano Pini 3 Benchmarking Luigi Sacco 3 S. Carlo 3 S. Matteo 3

4. Concept strategico e definizione delle funzionalitàLe 4C della community AmIS • Elementi e caratteristiche che rendono “conveniente” l’utilizzo della Community, facilitandone e stimolandone l’accesso da parte degli utenti • Modalità e dispositivi • attraverso cui gli • utenti accedono e • utilizzano la Community • Contenuti e • documenti presenti • all’interno della • Community Capacità della Community di creare e gestire le interazioni tra gli utenti Content Le 4 C di AmIS Convenience Connection Context

5. Concept strategico e definizione delle funzionalità Strumenti e funzionalità: la roadmap di sviluppo • 1. Funzionalità “necessarie”: funzionalità prioritarie di Content e comunicazione “agile” Alto 3. Funzionalità “accessorie”: limitata conoscenza e propensione all'impiego di strumenti social evoluti Newsletter e Mailing List Repository documentale Chat e Instant messaging • 2. Funzionalità “aggiuntive”: • forte interesse per funzionalità di comunicazione e collaborazione Conoscenza e utilizzo attuale Videoconference Forum, blog e wiki Condivisioneagende Ricerca di esperti Spazi di lavorovirtuali Altri strumenti social Basso Basso Alto Interesse per utilizzo nella Community

6. Modello organizzativoModello generale di governo dell’iniziativa Governance operativa • Il modello di Governance pensato per la community AmIS separa logicamente: • Governance strategica • Governance operativa • Tutti i ruoli chiave emersi dal benchmarking sono fondamentali sia per lo sviluppo (governance strategica) che per la gestione (governance operativa)diAmIS • La formalizzazione dei tre piani indicati nel modello dipende dal livello di coinvolgimento di Regione Lombardia e dalla volontà dei membri coinvolti nel pilota della community Membri AmIS Gruppo core Community Manager Governance strategica • Piano di coinvolgimento, gestione e assessment della comunità • Piano di rilascio • Piano di sviluppo Team di sviluppo Comitato direttivo

7. Lancio dell’iniziativa Laboratori di formazione X Laboratoriformativi (6 giornate) per: • Apporto di contenuti e strumenti • Avviare la condivisione di esperienze e la generazione di idee • Lanciare le prime sezioni della Community • Laboratori Formativi: • Knowledge and Community Management 22 partecipanti • Gestione delle Risorse Umane in Sanità 21 partecipanti • Controllo di gestione in Sanità15 partecipanti Lecture 3,5 h Presentazione metodologia per l’attività di gruppo 0,5 h 1 h Lunch Testimonianza esterna 2 h Attività interattiva di gruppo e discussione dei risultati 2 h

8. Evoluzioni del progettoLe macro-fasi da attuare per un completo sviluppo • Social network analysis attraverso l’identificazione di opportuni indicatori per il monitoraggio di AmIS in termini di utilizzo e criticità • Evoluzioni e modifiche sia a livello tecnologico e di funzionalità che di governance e coinvolgimento Conceptstrategico e definizione funzionalità Modello organizzativo Sviluppo e implementazione (Archidata) Lancio iniziale Assessment Gestione dellaCommunity Diffusione e comunicazione • Attuazione del modello organizzativo di AmIS • Formazione referenti, utenti e community manager • Supporto da parte di facilitatori (interni e/o esterni) • Definizione di piani di animazione a lungo termine • CoinvolgimentostrutturatoecontinuativodiRegione • Organizzazione di una conferenza stampa di presentazione di AmIS • Pubblicazioni relative al progetto • Valorizzazione del progetto negli eventi organizzati dal PoliMI • Formazione specifica sull’utilizzo della piattaforma • Recupero risorse per la gestione della community • Diffusione a tutte le aziende sanitarie pubbliche regionali

9. Evoluzioni del progettoCosa potrebbe diventare AmIS Ruolo AmIS Benefici per Regione Benefici per Az. Sanitarie AmIS 1 • Repository documentale unico e centralizzato (con storico) • Efficienza nelle comunicazioni alle aziende sanitarie • Efficienza nel recupero di informazioni/normative/ecc. AmIS 2 • Standardizzazione e diffusione delle buone pratiche • Efficace confronto con altre strutture per la risoluzione di problemi comuni • Condivisione buone pratiche AmIS 3 • Conoscenza reciproca abilitante sinergie e opportunità comuni • Individuazione di esperti di dominio e competenze chiave • Networking e sviluppo di reti inter-organizzative AmIS 4 • Creazione di buone pratiche a livello inter-organizzativo • Creazione di buone pratiche a livello inter-organizzativo • Collaborazione continua tra diverse organizzazioni AmIS 5 • Governancepartecipata dei processi amministrativi a livello regionale • Miglior allineamento con le aziende sanitarie su aspetti amministrativi • Partecipazione proattiva e contribuzione bottom-up