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Tabla de Contenido. Grupos de Procesos de la Direcci
E N D
3. GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS
4. Proceso Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionada que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados y servicios.
El equipo de proyecto es el encargado de ejecutar cada proceso.
Los procesos se pueden ejecutar varias veces
5. Tipos de procesos Los procesos de la direccin de procesos.
Son comunes a la mayora de proyecto.
Se relacionan por que son integradores.
Tienen el propsito de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar, controlar y cerrar un proyecto.
Interactan en relacin a los alcances, costos y cronograma del proyecto (reas de conocimiento).
Los procesos de orientados a producto.
Especifican y crean el producto del proyecto.
Se definen por el ciclo de vida del proyecto.
6. Grupos de proceso Son cinco grupos de procesos.
Son independientes del rea de aplicacin y de la industria.
Tienen dependencias claras y se llevan a cabo siguiendo la misma secuencia en cada proceso.
Los procesos componentes se pueden repetir (volver a ejecutar) antes de concluir el proyecto.
7. Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos Los procesos de la direccin de proyectos se dividen en cinco grupos de proceso.
8. Grupos de Procesos Grupo de procesos de iniciacin. Define y autoriza el proyecto y una fase del mismo.
Grupo de procesos de planificacin. Define y refina los objetivos y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido en el proyecto.
Grupo de procesos de ejecucin. Integra a las personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto.
Grupo de procesos de seguimiento y control. Mide y supervisa el avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto y tomar las medidas.
Grupo de procesos de cierre. Formaliza la aceptacin del producto y termina el proyecto y una fase del mismo.
9. Grupos de Procesos
10. Grupos de Procesos
11. GRUPO DE PROCESOS DE INICIACION
12. Grupo de Procesos de Iniciacin Autorizan la ejecucin formal del proyecto o una fase del mismo.
Por lo general se realiza fuera de los mbitos de control del proyecto.
Se inicia con la documentacin de las necesidades o requisitos de la organizacin.
La viabilidad se realiza a travs de un proceso de evaluacin de alternativas.
Se estable la definicin de los objetivos del proyecto
13. Procesos de Iniciacin
14. Procesos de Iniciacin Entradas
Descripcin del Producto
Plan Estratgico
Criterios de seleccin del proyecto
Informacin histrica Salidas
Acta de constitucin del proyecto
Enunciado del alcance del proyecto
Jefe de Proyecto asignado
Restricciones
Supuestos
15. Grupo de Procesos de Iniciacin Los proyectos son un medio para organizar actividades que no pueden ser abordadas dentro de los lmites operacionales normales de la organizacin
Los proyectos frecuentemente son utilizados como un medio para lograr el plan estratgico de una organizacin, sea mediante un equipo de proyecto formado por funcionarios de la organizacin o mediante un servicio contratado
16. Procesos de Iniciacin Los proyectos son tpicamente autorizados como resultado de una de las siguientes situaciones:
La demanda del mercado
Una solicitud de un cliente
Un avance tecnolgico
Un requisito legal o regulatorios
Una necesidad social
La alta gerencia de precisa decidir cmo responder a estos estmulos y cuales proyectos deben ser autorizados
17. Objetivo del Proyecto Describir lo que el proyectos debe hacer o producir.
Debe seguir la regla SMART
Specific (especfico)
Measurable (medible)
Accurate (exacto)
Realistic (realista)
Time bounded (limitado en el tiempo)
18. Ejemplo Ejemplo 1
Construccin de depsitos para el almacenamiento.
Construccin de 5 depsitos para el almacenamiento en 8 meses con un proyeccin de inversin de USD 60,000.
Ejemplo 2
Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos.
Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos de 1.2 GHz a 3.0 GHz para inicios del siguiente aos invirtiendo USD 8,000.
19. Procesos Desarrollar el acta de constitucin del proyecto.
Relacionado con la autorizacin del proyecto, o en mltiples fases con una fase del proyecto.
Se documenta la necesidad del nuevo producto, servicio o resultado.
Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto (preliminar)
Definicin preliminar de alto nivel del proyecto usando el acta de constitucin del proyecto y otras entradas.
Aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los requisitos de los productos, los lmites de los proyectos, los mtodos de aceptacin y control de alcance de alto nivel
20. Acta de constitucin del proyecto Es publicado por el director/gerente (patrocinador) con autoridad formal en la estructura organizacional.
Reconoce y autoriza formalmente la existencia del proyecto.
Designa al gerente del proyecto y le concede autoridad formal para usar recursos en la actividades del proyecto
Identificar los lmites de reporte y atribuciones para el gerente de proyecto.
Contiene un referencia a:
las necesidades del negocio
El alcance del producto o servicio a entregar
Los beneficios para la organizacin
Debe tener amplia publicidad en la organizacin
21. Enunciado del alcance del proyecto Objetivos del proyecto y del producto
Requisitos y caractersticas del producto o servicio
Criterios de aceptacin del producto
Lmites del proyecto
Requisitos y productos entregables del proyecto
Restricciones del proyecto
Asunciones del proyecto
Organizacin inicial del proyecto
Riesgos iniciales definidos
Hitos del cronograma
EAP inicial
Estimacin de los costos en orden de magnitud
Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto
Requisitos de aprobacin
22. Premisas Es algo que se asume como verdadero para el proyecto.
Son condicionantes para la ejecucin del proyecto conforme a la planeacin.
Si una premisa no es confirmada es preciso revisar el planeamiento del proyecto.
Una premisa debe ser especfica, precisa y clara.
Las premisas deben ser validadas por los stakeholders y resguardan al gerente de proyectos.
Ejemplos
Un analista de negocios debe estar disponible el 1/enero
Cambios adicionales deben ser asumidas por el contratante
Cada programador desarrolla 5 clases por da
El tipo de cambio en el ao ser de 3.2
23. Restricciones Son hechos concretos que limitan las opciones del equipo de proyecto.
Ejemplos
El proyecto debe estar operativo a fines del 2007
Los lmites de gasto son USD 150,000
Todos los productos deben atender a las especificaciones de la norma ISO XXXXX
24. GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACION
25. Grupo de Procesos de Planificacin Permite planificar y gestionar el proyecto
Ayuda a recoger la informacin de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza
Es un proceso iterativo de control y mejora continua.
Definen la lnea base del proyecto a partir del cual controlar el avance del proyecto.
Define el plan de gestin del proyecto.
26. Procesos de Planeacin
27. Procesos de Planificacin Entradas
Acta de constitucin
Enunciado del alcance del proyecto preliminar
Salidas
Plan de Gestin del Alcance
Plan de Gestin del cronograma
Plan de Gestin de costes
Plan de Gestin de calidad
Plan de Gestin de personal
Plan de Gestin de las comunicaciones
Plan de Gestin de riesgos
Plan de Gestin de las adquisiciones
28. Plan de Gestin del Proyecto Plan de Gestin del alcance
Plan de Gestin del cronograma
Plan de Gestin de costes
Plan de Gestin de calidad
Plan de Gestin de personal
Plan de Gestin de las comunicaciones
Plan de Gestin de riesgos
Plan de Gestin de las adquisiciones
29. Grupo de procesos de planificacin Planear es definir y refinar los objetivos a lograr y trazar el camino necesario para alcanzarlos
Muchos caminos llevan a Roma. El objetivo del planeamiento es encontrar el mejor (el ms corto, de menor costo y de menor trabajo)
30. Qu planificar? El alcance (estructura analtica del proyecto)
El cronograma (tiempos)
Los costos
La calidad
El personal
Las comunicaciones
Los riesgos
Las adquisiciones
31. 1. Planeacin del Alcance alcance del producto.
Aspectos y funciones que caracterizan un producto o servicio.
Se mide contra los requisitos del producto
alcance del proyecto.
El trabajo que debe ser hecho con la finalidad de obtener el producto de acuerdo con las especificaciones.
Se mide contra el plan del proyecto.
32. 2. Planeamiento del Tiempo Incluir todos los procesos necesarios para planear cmo concluir el proyecto en un determinado plazo.
Incluye:
Definicin de las actividades
Secuenciacin de las actividades
Estimacin de recursos para cada actividad
Estimacin de la duracin de cada actividad
Desarrollo del cronograma de trabajo.
Control del cronograma
33. 3. Planeamiento de Costo Involucra planear los costos asociados a la realizacin de los trabajos y la forma de controlarlos.
Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible ser suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto.
34. 4. Planeamiento de la Calidad El objetivo es garantizar que el proyecto se concluya dentro de las cualidades deseadas, garantizando la satisfaccin de las necesidades de los interesados.
La calidad es el grado en que un conjunto de caractersticas inherentes satisface los requisitos.
35. 5. Planeamiento de RRHH Involucra identificar, documentar y designar las funciones, las responsabilidades y las relaciones jerrquicas del proyecto.
36. 6. Planeamiento de las Comunicaciones Incluye los procesos necesarios para asegurar la generacin, recopilacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y disposicin final oportuna y apropiada de la informacin del proyecto.
Involucra determinar las necesidades de informacin y de comunicaciones de los stakeholders
Ellos precisan que la informacin, cundo ser producida, quin los producir y cundo
37. 7. Planeamiento de Riegos Incluye los procesos relacionados con la planificacin, identificacin, anlisis, respuestas, seguimiento, control de los riesgos.
Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los eventos (-)
Los riesgos en los proyectos se presentan por la incerteza de ciertos eventos.
Involucra la anticipacin y el tratamiento de los riesgos del proyecto.
38. 8. Planeamiento de las Adquisiciones Incluye los procesos para comprar y adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo.
La organizacin puede ser la compradora o la vendedora del producto.
Incluye los proceso de gestin de contratos y control de cambios.
39. GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCION
40. Grupo de Procesos de Ejecucin Administra los proceso de ejecucin del proyecto.
Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.
Este grupo de procesos implica coordinar recursos y personas, as como integrar y realizar las actividades del proyecto.
41. Procesos de Ejecucin
42. Procesos de Ejecucin Entradas
Plan de gestin del proyecto (PGP)
Salidas
Productos entregables
Cambios solicitados
Solicitudes de cambio implementadas
Acciones correctivas implementadas
Acciones preventivas implementadas
Reparacin de defectos implementada
Informacin sobre el rendimiento del trabajo
43. GRUPO DE PROCESOS DE CONTROL
44. Grupo de Procesos de Control Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecucin del proyecto de forma que se pueda identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario.
El rendimiento del proyecto se observa y mide regularmente.
Incluye controlar los cambios y recomendar las acciones preventivas como anticipacin a posibles problemas.
45. Procesos de Control
46. Procesos de Control Entradas
Productos entregables
Cambios solicitados
Solicitudes de cambio implementadas
Acciones correctivas implementadas
Acciones preventivas implementadas
Reparacin de defectos implementada
Informacin sobre el rendimiento del trabajo
Salidas
Solicitudes de cambio aprobadas rechazadas
Acciones correctivas aprobadas rechazadas
Reparacin de defectos recomendada aprobada - validada
Actualizacin al PGP
Actualizacin de alcances
Acciones preventivas recomendadas
Acciones correctivas recomendadas
Informes de rendimiento
Proyecciones
Productos entregables aprobados
47. GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE
48. Grupo de procesos de cierre Incluye los procesos utilizados para:
Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o una fase del proyecto
Entregar el producto terminado a terceros
Cerrar un proyecto cancelado
Verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto
Fin formal del proyecto
49. Procesos de Cierre
50. Procesos de Cierre Entradas
Productos entregables aprobados
Procedimiento de cierre administrativo
Procedimiento de cierre de contratos Salidas
Producto, servicio o resultado final
Actualizacin de: Activo de los procesos de la organizacin
