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Formaci n de Formadores INTRODUCCI N A LA ORGANIZACI N DE CONGRESOS Y EVENTOS PowerPoint Presentation
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Formaci n de Formadores INTRODUCCI N A LA ORGANIZACI N DE CONGRESOS Y EVENTOS

Formaci n de Formadores INTRODUCCI N A LA ORGANIZACI N DE CONGRESOS Y EVENTOS

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Formaci n de Formadores INTRODUCCI N A LA ORGANIZACI N DE CONGRESOS Y EVENTOS

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    2. Formacin de Formadores INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN DE CONGRESOS Y EVENTOS

    3. INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN DE CONGRESOS Y EVENTOS OBJETIVOS: - Introduccin al Sector Turstico de Organizacin de Congresos, Eventos y Actos Pblicos. - Ensear tanto la metodologa de trabajo como estrategias para organizar con xito todo tipo de evento: Congresos jornadas, presentaciones, convenciones, ferias, exposiciones, etc.

    4. INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN DE CONGRESOS Y EVENTOS METODOLOGA: Explicacin terica basada en el Turismo MICE a nivel general y en la Regin de Murcia. - Entrega de Manual de Gestin de eventos y ejercicios prcticos del mismo.

    5. PROGRAMA DEL CURSO: INTRODUCCION, OBJETIVOS Y DEFINICIONES. TURISMO DE REUNIONES. CAPACIDADES Y TAREAS DE UNA OPC. DIFERENTES TIPOLOGIAS DE EVENTOS. CONGRESOS Y CONFERENCIAS CIENTIFICAS. EVENTOS DE EMPRESA. EVENTOS DEPORTIVOS. ACTOS INSTITUCIONALES Y CULTURALES. BANQUETES Y CELEBRACIONES.

    6. PROGRAMA DEL CURSO: ORGANIZACIN INTERNA DEL EVENTO. EQUIPO HUMANO. LA PLANIFICACION. ORGANIZACIN INTEGRAL. PERSONAL AUXILIAR. LOGISTICA Y SOPORTE TECNICO. IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES. REUNIONES, INCENTIVOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES: SECRETARIA TCNICA SECRETARIA CIENTFICA SECRETARIA TURSTICA FINANCIACION ,SEGUIMIENTO Y EVALUACIN VIABILIDAD, RIESGOS Y RESPONSABILIDADES ACTUALIDAD EN EL MERCADO DE REUNIONES Y EVENTOS LEGISLACION OPC MURCIA DECRETO N 280 /2007 DE 3 DE AGOSTO, REGULADOR DE LOS ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS DE LA REGIN DE MURCIA.

    7. Qu es un EVENTO?

    8. Qu es un EVENTO? Los eventos son sucesos temporales tienen una duracin limitada, y para eventos planificados esto es normalmente fijado y publicitario. (Getz 1997, p4)

    9. Qu es un EVENTO? Un momento nico en el tiempo celebrado con una ceremonia y un ritual que satisfaga las necesidades especficas. (Goldblatt, 2005).

    10. Tipologa de Eventos Eventos de Ocio ( ocio, deportes) Eventos Personales ( bodas) Eventos Culturales ( arte, folklore) Eventos Organizativos (polticos)

    11. Evento deportivo COPA DAVIS ESPAA ISRAEL 2009

    12. Evento Personal Fuente:Fotografa Federico Zanfagnini

    13. Evento Cultural FESTIVAL SOS 4.8 2010

    14. Evento Organizativo

    15. Turismo de Reuniones El Turismo de negocios individual, se entiende por la persona que se desplaza y visita un destino turstico especfico en funcin de las actividades laborales y profesionales que desarrolla, adems de realizar actividades basadas en el negocio (trabajo), por el cual viaja, frecuentemente llamados viajeros de negocios. Fuente:http://www.sectur.gob.mx/wb/sectur/sect_Turismo_de_Negocios Fuente: Fotografa Federico Zanfagnini.

    16. Turismo de Reuniones Turismo de negocios grupal se tiene la posibilidad de seleccionar el destino turstico donde se realice un congreso, convencin o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organizacin. Fuente: Fotografa Federico Zanfagnini

    17. TURISMO DE REUNIONES

    18. TURISMO DE REUNIONES Meetings / Reuniones

    19. TURISMO DE REUNIONES Incentives/ Incentivos Fuente Eventos en Plural y Experienzial

    20. TURISMO DE REUNIONES Conventions Congress /Convenciones - Congresos

    21. TURISMO DE REUNIONES Exhibitions Events / Eventos

    22. TURISMO DE REUNIONES SEDES DE LAS REUNIONES PROFESIONALES - Hoteles 41% - Centros de congresos 33% - Instalaciones Universitarias 17% - Sedes singulares 9% COLECTIVOS CONVOCANTES - Ciencias Mdicas 19% - Tecnologa 14% - Otras ciencias 13% - Industria 8% - Educacin, Ciencias Sociales, Economa, Comercio, Management 26% - Comunicaciones, cultura, deporte y ocio, transporte, arte, seguridad, agricultura 20% (fuente: I.C.C.A.)

    23. TURISMO DE REUNIONES DIMENSIN DE LAS REUNIONES POR PERSONA - De 50 a 149 22 % - De 150 a 249... 19 % - De 250 a 499. 27 % - De 500 a 999. 16 % - De 1000 a 1999 9 % - De 2000 a 2999 3 % - De 3000 a 4999 2 % - De 5000 a 10.000. 1 % - Ms de 10,000..0,3 % Cabe destacar que el 68 % son reuniones de 50 a 500 participantes Esto abre de manera significativa el abanico de destinos susceptibles de albergar todo tipo de reuniones TIPOS DE REUNIONES PROFESIONALES - Seminarios , jornadas y simposios 52 % - Convenciones 29% - Congresos 16% Fuente: Spain Convention Bureau de 2007

    24. Capacidades y Tareas de una OPC Incluye: La administracin completa del evento, incluyendo el registro y la entrega de material a articipantes,ponentes e invitados especiales.

    25. Capacidades y Tareas de una OPC La realizacin de eventos sociales, actos de promocin, coordinacin, control y ruedas de prensa u otras actividades en torno al evento. ? El trabajo de secretara y coordinacin.

    26. Capacidades y Tareas de una OPC ? La coordinacin con la agencia de viajes Implicada para la recepcin y registro de participantes, ponentes, dignatarios invitados especiales, cuando fuere necesario. ? Aquellas otras funciones de direccin y control que les sean propias y hayan asumido contractualmente.

    27. ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS El organizador de EVENTOS, traduce los deseos del cliente a los muchos proveedores, como pueden ser los centros de congresos, las autoridades, los hoteles, las agencias de viajes, los decoradores, las orquestas o artistas

    28. Diferentes Tipologas de Eventos Congresos y Conferencias Cientficas Eventos de Empresa Eventos Deportivos Actos institucionales y culturales Banquetes y celebraciones.

    29. Ejemplo Congreso

    30. Congresos y Conferencias Cientficas A menudo se renen cientos e incluso miles de personas pertenecientes aun grupo cientfico, cultural, religioso para informarse y/o deliberar sobre algn tema en especfico. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

    31. Congresos y Conferencias Cientficas Convencin: Es una reunin formal, con carcter de asamblea destinada a suministrar informacin sobre una situacin particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o mtodos de trabajo. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

    32. Congresos y Conferencias Cientficas Asamblea: Reunin general y formal de una asociacin, un club, una organizacin o compaa cuya finalidad es la de decidir sobre polticas a seguir, elegir comits, aprobar balances, presupuestos. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

    33. Eventos de Empresa EVENTOS CORPORATIVOS EXTERNOS Presentaciones de producto Inauguracin de nuevas instalaciones Ferias Workshops Ruedas de Prensa

    34. Eventos de Empresa EVENTOS CORPORATIVOS INTERNOS Convenciones Seminarios Aniversarios de Empresa Outdoor training

    35. Eventos de Empresa -Incentivos Eventos Especiales Cruceros a Medida Golf & Resorts Destinos Exticos Programas Antiestrs Acceso a Espectculos Shows Exclusivos Concentraciones

    36. Espacios nicos o singulares

    37. Espacios nicos o singulares Fuente: Fotografas Google Images y Auditorio y Centro de Congresos Vctor Villegas de Murcia

    38. Eventos Deportivos Los Eventos deportivos conforman en s mismos un gnero especfico y cuenta con unas caractersticas especiales, por ejemplo, en el mundo del Protocolo. Lo que resulta cierto y especial es que, por tratarse de actos a los que suelen acudir numerossimas personas, la preparacin de los mismos demanda el estudio de su programacin en muchos aspectos, y con el tiempo suficiente seguridad, sanidad, planes de emergencia.

    39. Eventos Deportivos Los eventos deportivos son cada vez ms numerosos y cada vez son ms dependientes de casas patrocinadoras - sponsors y del propio marketing publicitario que rodea a un acontecimiento de este tipo. Fuente:http://www.protocolo.org/ceremonial/protocolo_deportivo/protocolo_deportivo_eventos_deportivos_organizacion.html

    40. Eventos Deportivos Fuente: Fotografa Copa Davis 2009

    41. Eventos Deportivos Actividades Deportivas (Golf, tenis,vela ,buceo etc.) Concentraciones Partidos Benficos Etc.

    42. Actos Institucionales y Culturales Actividades Culturales (rutas histricas, exposiciones, Catas de vino, ) Comisariado de Exposiciones Gestin Cultural Inauguraciones (Primera Piedra,Izado de bandera, Corte de Cinta)

    43. Banquetes y Celebraciones El trmino Banquete implica un servicio de comida y bebida que se desarrolla en conmemoracin de un acontecimiento especial. Suele ser el acto social de mayor relevancia en el mercado de reuniones. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

    44. Banquetes y Celebraciones - Bodas - Comuniones - Bautizos - Aniversarios - Catering - Fiestas en general

    45. Banquetes y Celebraciones

    46. Banquetes y Celebraciones Fuente: Fotografa Eventos en Plural y Federico Zanfagnini

    47. Organizacin Interna del Evento Equipo Humano - La Planificacin - Organizacin Integral - Personal Auxiliar Logstica y Soporte Integral Importancia de los Proveedores

    48. Organizacin Interna del Evento El Equipo Humano

    49. Organizacin Interna del Evento Equipo Humano: El equipo humano es la parte esencial de la organizacin de un evento. Un equipo competente es capaz de solventar cualquier incidencia.

    50. Organizacin Interna del Evento - La Planificacin: Un evento perfectamente planificado es un xito asegurado.

    51. Organizacin Interna del Evento Los beneficios de la Planificacin: Capacita a los gestores el detectar y solucionar problemas. Se destacan las estrategias alternativas para su consideracin. Se clarifican las responsabilidades del personal. Se reduce la incertidumbre sobre el futuro.

    52. Organizacin Interna del Evento Organizacin Integral - Plan de Viabilidad Briefing del Acto: Definicin y Clasificacin del Acto Diseo y creatividad Informacin necesaria para el desarrollo del evento Planificacin: Organizacin, gestin y produccin Elaboracin del proyecto del evento Plan financiero y presupuestos o Business plan Diseo, contenidos y objetivos Cronograma y timing

    53. Organizacin Interna del Evento Organizacin Integral Desarrollo y produccin Supervisin y coordinacin de todos los actos. Confirmaciones de cada uno de los servicios, horarios, nmero de personas, protocolos a seguir,etc. Asesoramiento y resolucin de gestiones de los distintos participantes. Coordinacin de todos los aspectos del evento. Solucin de imprevistos Cierre Evaluacin Memorias tcnicas y cierre de cuentas

    54. Organizacin Interna del Evento Personal y Soporte Tcnico El personal que interviene en la organizacin y desarrollo de un evento es esencial para asegurar el xito del mismo.

    55. Organizacin Interna del Evento

    56. Organizacin Interna del Evento Personas que intervienen en la organizacin de un evento: Azafatas Traductores Artistas Departamento Administracin Departamento RRHH Departamento Creativo Catering Hoteles Empresa de Autobuses Alquiler de vehculos

    57. Organizacin Interna del Evento

    58. Organizacin Interna del Evento - Logstica y Soporte Tcnico: Desde el punto de vista de la logstica cada evento especial es interesante. La logstica une la produccin y el marketing. La misin de la logstica es la de llevar los bienes o servicios correctos al lugar adecuado, en el tiempo adecuado y en la condicin deseada.

    59. Organizacin Interna del Evento - Importancia de los Proveedores: La seleccin del proveedor equivocado puede causar grandes costos. De ah reside la importancia de elegir a buen proveedor. Debemos realizar una ficha tcnica en la que aparezcan los datos del proveedor y la calidad del trabajo, adems de la relacin calidad-precio.

    60. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones - Secretara Tcnica: PROYECTO DE VIABILIDAD Y PRESUPUESTO PROVEEDORES: Reserva y confirmacin de servicios a proveedores OFICINA TCNICA: Puesta en marcha del evento Prospeccin Sedes Control de invitados Organizacin del Programa Social Etc. DOCUMENTACIN OFICIAL: Preparacin, entrega y seguimiento de la documentacin oficial necesaria para Ayudas Econmicas

    61. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones PUBLICIDAD Y COMUNICACIN: Gabinete de diseo creando la imagen del evento Elaboracin y envo de mailings (1, 2, 3 segn importancia del evento). Envo de documentacin a prensa especializada Convocatoria de ruedas de prensa Confeccin y presentacin de la Pgina web

    62. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones EXPOSICIN COMERCIAL Y MONTAJE DE FERIAS: Gestin y coordinacin de la exposicin comercial y patrocinadores PERSONAL AUXILIAR OTROS SERVICIOS: Seguros. Elementos Auxiliares: Decoracin floral, iluminacin, mobiliario. Servicios de audiovisuales. Traduccin simultnea e intrpretes. Etc

    63. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones Secretara Cientfica:

    64. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones Secretara Cientfica: Programa Cientfico Recepcin de Comunicaciones cientficas, posters y dems trabajos. Correspondencia con los autores de las comunicaciones de recepcin y confirmacin de la aceptacin o rechazo. - Envo de Comunicaciones a Referees.

    65. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones -Secretara Turstica:

    66. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones TRASLADOS: Facilidades para desplazamientos al lugar sede del evento Colaboraciones con compaas de transporte (areas, ferrocarril y autobuses) Alquiler de vehculos privados con y sin conductor HOTELES Y RESTAURACION: Gestin hotelera, reserva de alojamiento asistentes Almuerzos de trabajo y Cafs Seleccin y contratacin de catering Cenas de inauguracin y gala

    67. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones ACTOS SOCIALES Y CULTURALES: Excursiones y programa de visitas tursticas con documentacin de los lugares a visitar Preparacin programa de visitas tcnicas a entidades, empresas etc. que tengan inters profesional para los asistentes. Programa social: Cctel o Recepcin de Bienvenida, Cenas de Gala, Espectculos, Actos Culturales, etc. Programa pre y post congreso de acompaantes.

    68. Financiacin, Seguimiento y Evaluacin Viabilidad Riesgos Responsabilidades

    69. Financiacin, Seguimiento y Evaluacin Una de las tareas ms importantes es la financiacin en la organizacin de un evento.

    70. Financiacin, Seguimiento y Evaluacin Demos responder a una serie de cuestiones: Qu es lo que quiero organizar? Por qu, cul es el propsito? Cmo es? Para cuando es? Cunto va a costar?

    71. Financiacin, Seguimiento y Evaluacin Una vez que conocemos el tipo de evento que vamos a organizar debemos saber si es posible llevarlo a cabo y hacer lo necesario para tener el presupuesto de ingresos y gastos.

    72. Financiacin, Seguimiento y Evaluacin Un presupuesto detallado debe incluir los requisitos tcnicos, proveedores y servicios necesarios para el correcto desarrollo de un evento. Los fondos van a influir en la toma de decisiones: el personal, requisitos formales o la logstica organizacional.

    73. Financiacin, Seguimiento y Evaluacin Riesgos que nos podemos encontrar: Falta de previsin Falta de fondos Organizacin pobre Responsabilidades

    74. Financiacin, Seguimiento y Evaluacin Evaluacin de Riesgos Identificar los riesgos Determinar quin esta en riesgo Determinar si los controles existen, son adecuados y estn listos Revisar la evaluacin cuando sea necesario

    75. Actualidad en el mercado de eventos Eventos sostenibles - Edificios con eficiencia energtica - Uso de energas limpias - Luz natural en las salas - Utilizacin de elementos reciclables - Ahorro de agua - Accesibilidad para personas de movilidad reducida - Tratamiento de residuos y sistemas de reciclaje - Empresas certificadas segn Normas ISO 14.000/EMAS - Construccin no agresiva con el entorno

    76. Actualidad en el mercado de eventos Responsabilidad Social Corporativa - Poltica clara de RSC - Colaboracin con organizaciones tipo ONGs - Accesibilidad para todos - Utilizacin de productos locales - Reduccin y compensacin de emisiones de CO2 - Utilizacin de transporte pblico no contaminante

    77. Actualidad en el mercado de eventos Austeridad - Reuniones sin lujo ni boato - Reduccin en conceptos tales como: - Decoracin - Catering - Regalos - Ms sesiones de trabajo que programas ldico/sociales

    78. LEGISLACIN OPC MURCIA Decreto n.280/2007, de 3 de agosto, regulador de los Organizadores Profesionales de Congresos de la Regin de Murcia.

    79. FIN