Formaci n de Formadores INTRODUCCI N A LA ORGANIZACI N DE CONGRESOS Y EVENTOS

2. Formación de Formadores INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS

3. INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS OBJETIVOS: - Introducción al Sector Turístico de Organización de Congresos, Eventos y Actos Públicos. - Enseñar tanto la metodología de trabajo como estrategias para organizar con éxito todo tipo de evento: Congresos jornadas, presentaciones, convenciones, ferias, exposiciones, etc.

4. INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS METODOLOGÍA: Explicación teórica basada en el Turismo MICE a nivel general y en la Región de Murcia. - Entrega de Manual de Gestión de eventos y ejercicios prácticos del mismo.

5. PROGRAMA DEL CURSO: INTRODUCCION, OBJETIVOS Y DEFINICIONES. TURISMO DE REUNIONES. CAPACIDADES Y TAREAS DE UNA OPC. DIFERENTES TIPOLOGIAS DE EVENTOS. CONGRESOS Y CONFERENCIAS CIENTIFICAS. EVENTOS DE EMPRESA. EVENTOS DEPORTIVOS. ACTOS INSTITUCIONALES Y CULTURALES. BANQUETES Y CELEBRACIONES.

6. PROGRAMA DEL CURSO: ORGANIZACIÓN INTERNA DEL EVENTO. EQUIPO HUMANO. LA PLANIFICACION. ORGANIZACIÓN INTEGRAL. PERSONAL AUXILIAR. LOGISTICA Y SOPORTE TECNICO. IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES. REUNIONES, INCENTIVOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES: SECRETARIA TÉCNICA SECRETARIA CIENTÍFICA SECRETARIA TURÍSTICA FINANCIACION ,SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN VIABILIDAD, RIESGOS Y RESPONSABILIDADES ACTUALIDAD EN EL MERCADO DE REUNIONES Y EVENTOS LEGISLACION OPC MURCIA DECRETO Nº 280 /2007 DE 3 DE AGOSTO, REGULADOR DE LOS ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS DE LA REGIÓN DE MURCIA.

7. ¿Qué es un EVENTO?

8. ¿Qué es un EVENTO? “Los eventos son sucesos temporales … tienen una duración limitada, y para eventos planificados esto es normalmente fijado y publicitario”. (Getz 1997, p4)

9. ¿Qué es un EVENTO? “ Un momento único en el tiempo celebrado con una ceremonia y un ritual que satisfaga las necesidades específicas”. (Goldblatt, 2005).

10. Tipología de Eventos Eventos de Ocio ( ocio, deportes…) Eventos Personales ( bodas…) Eventos Culturales ( arte, folklore…) Eventos Organizativos (políticos…)

11. Evento deportivo COPA DAVIS ESPAÑA – ISRAEL 2009

12. Evento Personal Fuente:Fotografía Federico Zanfagnini

13. Evento Cultural FESTIVAL SOS 4.8 2010

14. Evento Organizativo

15. Turismo de Reuniones       El Turismo de negocios individual, se entiende por la persona que se desplaza y visita un destino turístico específico en función de las actividades laborales y profesionales que desarrolla, además de realizar actividades basadas en el negocio (trabajo), por el cual viaja, frecuentemente llamados viajeros de negocios. Fuente:http://www.sectur.gob.mx/wb/sectur/sect_Turismo_de_Negocios Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini.

16. Turismo de Reuniones Turismo de negocios grupal se tiene la posibilidad de seleccionar el destino turístico donde se realice un congreso, convención o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organización. Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini

17. TURISMO DE REUNIONES

18. TURISMO DE REUNIONES Meetings / Reuniones

19. TURISMO DE REUNIONES Incentives/ Incentivos Fuente Eventos en Plural y Experienzial

20. TURISMO DE REUNIONES Conventions – Congress /Convenciones - Congresos

21. TURISMO DE REUNIONES Exhibitions – Events / Eventos

22. TURISMO DE REUNIONES SEDES DE LAS REUNIONES PROFESIONALES - Hoteles 41% - Centros de congresos 33% - Instalaciones Universitarias 17% - Sedes singulares 9% COLECTIVOS CONVOCANTES - Ciencias Médicas 19% - Tecnología 14% - Otras ciencias 13% - Industria 8% - Educación, Ciencias Sociales, Economía, Comercio, Management 26% - Comunicaciones, cultura, deporte y ocio, transporte, arte, seguridad, agricultura 20% (fuente: I.C.C.A.)

23. TURISMO DE REUNIONES DIMENSIÓN DE LAS REUNIONES POR PERSONA - De 50 a 149………… 22 % - De 150 a 249……... 19 % - De 250 a 499………. 27 % - De 500 a 999………. 16 % - De 1000 a 1999…… 9 % - De 2000 a 2999…… 3 % - De 3000 a 4999…… 2 % - De 5000 a 10.000…. 1 % - Más de 10,000……..0,3 % · Cabe destacar que el 68 % son reuniones de 50 a 500 participantes Esto abre de manera significativa el abanico de destinos susceptibles de albergar todo tipo de reuniones TIPOS DE REUNIONES PROFESIONALES - Seminarios , jornadas y simposios 52 % - Convenciones 29% - Congresos 16% Fuente: Spain Convention Bureau de 2007

24. Capacidades y Tareas de una OPC Incluye: La administración completa del evento, incluyendo el registro y la entrega de material a articipantes,ponentes e invitados especiales.

25. Capacidades y Tareas de una OPC La realización de eventos sociales, actos de promoción, coordinación, control y ruedas de prensa u otras actividades en torno al evento. ? El trabajo de secretaría y coordinación.

26. Capacidades y Tareas de una OPC ? La coordinación con la agencia de viajes Implicada para la recepción y registro de participantes, ponentes, dignatarios invitados especiales, cuando fuere necesario. ? Aquellas otras funciones de dirección y control que les sean propias y hayan asumido contractualmente.

27. ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS El organizador de EVENTOS, traduce los deseos del cliente a los muchos proveedores, como pueden ser los centros de congresos, las autoridades, los hoteles, las agencias de viajes, los decoradores, las orquestas o artistas…

28. Diferentes Tipologías de Eventos Congresos y Conferencias Científicas Eventos de Empresa Eventos Deportivos Actos institucionales y culturales Banquetes y celebraciones.

29. Ejemplo Congreso

30. Congresos y Conferencias Científicas “A menudo se reúnen cientos e incluso miles de personas pertenecientes aun grupo científico, cultural, religioso… para informarse y/o deliberar sobre algún tema en específico”. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

31. Congresos y Conferencias Científicas Convención: “Es una reunión formal, con carácter de asamblea… destinada a suministrar información sobre una situación particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o métodos de trabajo…”. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

32. Congresos y Conferencias Científicas Asamblea: “ Reunión general y formal de una asociación, un club, una organización o compañía cuya finalidad es la de decidir sobre políticas a seguir, elegir comités, aprobar balances, presupuestos”. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

33. Eventos de Empresa EVENTOS CORPORATIVOS EXTERNOS Presentaciones de producto Inauguración de nuevas instalaciones Ferias Workshops Ruedas de Prensa

34. Eventos de Empresa EVENTOS CORPORATIVOS INTERNOS Convenciones Seminarios Aniversarios de Empresa Outdoor training

35. Eventos de Empresa -Incentivos Eventos Especiales Cruceros a Medida Golf & Resorts Destinos Exóticos Programas Antiestrés Acceso a Espectáculos Shows Exclusivos Concentraciones

36. Espacios únicos o singulares 

37. Espacios únicos o singulares Fuente: Fotografías Google Images y Auditorio y Centro de Congresos Víctor Villegas de Murcia

38. Eventos Deportivos Los Eventos deportivos conforman en sí mismos un género específico y cuenta con unas características especiales, por ejemplo, en el mundo del Protocolo. “ Lo que resulta cierto y especial es que, por tratarse de actos a los que suelen acudir numerosísimas personas, la preparación de los mismos demanda el estudio de su programación en muchos aspectos, y con el tiempo suficiente… seguridad, sanidad, planes de emergencia…”.

39. Eventos Deportivos Los eventos deportivos son cada vez más numerosos y cada vez son más dependientes de casas patrocinadoras - sponsors y del propio marketing publicitario que rodea a un acontecimiento de este tipo. Fuente:http://www.protocolo.org/ceremonial/protocolo_deportivo/protocolo_deportivo_eventos_deportivos_organizacion.html

40. Eventos Deportivos Fuente: Fotografía Copa Davis 2009

41. Eventos Deportivos Actividades Deportivas (Golf, tenis,vela ,buceo etc.) Concentraciones Partidos Benéficos Etc.

42. Actos Institucionales y Culturales Actividades Culturales (rutas históricas, exposiciones, Catas de vino, …) Comisariado de Exposiciones Gestión Cultural Inauguraciones (Primera Piedra,Izado de bandera, Corte de Cinta) …

43. Banquetes y Celebraciones “El término Banquete implica un servicio de comida y bebida que se desarrolla en conmemoración de un acontecimiento especial. Suele ser el acto social de mayor relevancia en el mercado de reuniones”. Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227

44. Banquetes y Celebraciones - Bodas - Comuniones - Bautizos - Aniversarios - Catering - Fiestas en general

45. Banquetes y Celebraciones

46. Banquetes y Celebraciones Fuente: Fotografía Eventos en Plural y Federico Zanfagnini

47. Organización Interna del Evento Equipo Humano - La Planificación - Organización Integral - Personal Auxiliar Logística y Soporte Integral Importancia de los Proveedores

48. Organización Interna del Evento El Equipo Humano

49. Organización Interna del Evento Equipo Humano: El equipo humano es la parte esencial de la organización de un evento. Un equipo competente es capaz de solventar cualquier incidencia.

50. Organización Interna del Evento - La Planificación: Un evento perfectamente planificado es un éxito asegurado.

51. Organización Interna del Evento Los beneficios de la Planificación: Capacita a los gestores el detectar y solucionar problemas. Se destacan las estrategias alternativas para su consideración. Se clarifican las responsabilidades del personal. Se reduce la incertidumbre sobre el futuro.

52. Organización Interna del Evento Organización Integral - Plan de Viabilidad Briefing del Acto: Definición y Clasificación del Acto Diseño y creatividad Información necesaria para el desarrollo del evento Planificación: Organización, gestión y producción Elaboración del proyecto del evento Plan financiero y presupuestos o “Business plan” Diseño, contenidos y objetivos Cronograma y timing

53. Organización Interna del Evento Organización Integral Desarrollo y producción Supervisión y coordinación de todos los actos. Confirmaciones de cada uno de los servicios, horarios, número de personas, protocolos a seguir,etc. Asesoramiento y resolución de gestiones de los distintos participantes. Coordinación de todos los aspectos del evento. Solución de imprevistos Cierre Evaluación Memorias técnicas y cierre de cuentas

54. Organización Interna del Evento Personal y Soporte Técnico El personal que interviene en la organización y desarrollo de un evento es esencial para asegurar el éxito del mismo.

55. Organización Interna del Evento

56. Organización Interna del Evento Personas que intervienen en la organización de un evento: Azafatas Traductores Artistas Departamento Administración Departamento RRHH Departamento Creativo Catering Hoteles Empresa de Autobuses Alquiler de vehículos…

57. Organización Interna del Evento

58. Organización Interna del Evento - Logística y Soporte Técnico: Desde el punto de vista de la logística cada evento especial es interesante. La logística une la producción y el marketing. La misión de la logística es la de llevar los bienes o servicios correctos al lugar adecuado, en el tiempo adecuado y en la condición deseada.

59. Organización Interna del Evento - Importancia de los Proveedores: La selección del proveedor equivocado puede causar grandes costos. De ahí reside la importancia de elegir a buen proveedor. Debemos realizar una ficha técnica en la que aparezcan los datos del proveedor y la calidad del trabajo, además de la relación calidad-precio.

60. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones - Secretaría Técnica: PROYECTO DE VIABILIDAD Y PRESUPUESTO PROVEEDORES: Reserva y confirmación de servicios a proveedores OFICINA TÉCNICA: Puesta en marcha del evento Prospección Sedes Control de invitados Organización del Programa Social Etc. DOCUMENTACIÓN OFICIAL: Preparación, entrega y seguimiento de la documentación oficial necesaria para Ayudas Económicas

61. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN: Gabinete de diseño creando la imagen del evento Elaboración y envío de mailings (1º, 2º, 3º según importancia del evento). Envío de documentación a prensa especializada Convocatoria de ruedas de prensa Confección y presentación de la Página web

62. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones EXPOSICIÓN COMERCIAL Y MONTAJE DE FERIAS: Gestión y coordinación de la exposición comercial y patrocinadores PERSONAL AUXILIAR OTROS SERVICIOS: Seguros. Elementos Auxiliares: Decoración floral, iluminación, mobiliario. Servicios de audiovisuales. Traducción simultánea e intérpretes. Etc

63. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones Secretaría Científica:

64. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones Secretaría Científica: Programa Científico Recepción de Comunicaciones científicas, posters y demás trabajos. Correspondencia con los autores de las comunicaciones de recepción y confirmación de la aceptación o rechazo. - Envío de Comunicaciones a Referees.

65. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones -Secretaría Turística:

66. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones TRASLADOS: Facilidades para desplazamientos al lugar sede del evento Colaboraciones con compañías de transporte (aéreas, ferrocarril y autobuses) Alquiler de vehículos privados con y sin conductor HOTELES Y RESTAURACION: Gestión hotelera, reserva de alojamiento asistentes Almuerzos de trabajo y Cafés Selección y contratación de catering Cenas de inauguración y gala

67. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones ACTOS SOCIALES Y CULTURALES: Excursiones y programa de visitas turísticas con documentación de los lugares a visitar Preparación programa de visitas técnicas a entidades, empresas etc. que tengan interés profesional para los asistentes. Programa social: Cóctel o Recepción de Bienvenida, Cenas de Gala, Espectáculos, Actos Culturales, etc.… Programa pre y post congreso de acompañantes.

68. Financiación, Seguimiento y Evaluación Viabilidad Riesgos Responsabilidades

69. Financiación, Seguimiento y Evaluación Una de las tareas más importantes es la financiación en la organización de un evento.

70. Financiación, Seguimiento y Evaluación Demos responder a una serie de cuestiones: ¿Qué es lo que quiero organizar? ¿Por qué, cuál es el propósito? ¿Cómo es? ¿Para cuando es? ¿Cuánto va a costar?

71. Financiación, Seguimiento y Evaluación Una vez que conocemos el tipo de evento que vamos a organizar debemos saber si es posible llevarlo a cabo y hacer lo necesario para tener el presupuesto de ingresos y gastos.

72. Financiación, Seguimiento y Evaluación Un presupuesto detallado debe incluir los requisitos técnicos, proveedores y servicios necesarios para el correcto desarrollo de un evento. Los fondos van a influir en la toma de decisiones: el personal, requisitos formales o la logística organizacional.

73. Financiación, Seguimiento y Evaluación Riesgos que nos podemos encontrar: Falta de previsión Falta de fondos Organización pobre Responsabilidades

74. Financiación, Seguimiento y Evaluación Evaluación de Riesgos Identificar los riesgos Determinar quién esta en riesgo Determinar si los controles existen, son adecuados y están listos Revisar la evaluación cuando sea necesario

75. Actualidad en el mercado de eventos Eventos sostenibles - Edificios con eficiencia energética - Uso de energías limpias - Luz natural en las salas - Utilización de elementos reciclables - Ahorro de agua - Accesibilidad para personas de movilidad reducida - Tratamiento de residuos y sistemas de reciclaje - Empresas certificadas según Normas ISO 14.000/EMAS - Construcción no agresiva con el entorno

76. Actualidad en el mercado de eventos Responsabilidad Social Corporativa - Política clara de RSC - Colaboración con organizaciones tipo ONG´s - Accesibilidad para todos - Utilización de productos locales - Reducción y compensación de emisiones de CO2 - Utilización de transporte público no contaminante

77. Actualidad en el mercado de eventos Austeridad - Reuniones sin lujo ni boato - Reducción en conceptos tales como: - Decoración - Catering - Regalos - Más sesiones de trabajo que programas lúdico/sociales

78. LEGISLACIÓN OPC MURCIA Decreto n.º280/2007, de 3 de agosto, regulador de los Organizadores Profesionales de Congresos de la Región de Murcia.

79. FIN