Ley de Normas Razonables de Trabajo : Exenciones para Ejecutivos , Administradores y Profesionales

1. Ley de NormasRazonables de Trabajo: ExencionesparaEjecutivos, Administradores y Profesionales Wage and Hour Division Employment Standards Administration U.S. Department of Labor

2. Ley de Normas Razonables de Trabajo • Salario Mínimo Federal: • $7.25/hora vigente el 24 de julio de 2009 • Pago de Sobretiempo: a tiempo y medio de la tasa regular de pago por hora por todas las horas trabajadas en exceso de 40 horas en una semana laboral

3. Exenciones para empleados profesionales • La Seccion 13(a)(1) de la FLSA proveeunaexención del pago del salariomínimo y de sobretiempoparaempleadosocupados de buenafecomo: • Ejecutivos; • Administradores; • Profesionales; o • Vendedoresfuera del establecimiento • Ciertosempleados de la informáticapodríanestarexentoscomoprofesionalesbajo la Sección 13(a)(1) o bajo la Sección 13(a)(17) de la FLSA.

4. Tres Pruebas para la Exención • Cantidad del Sueldo • Sueldo Fijo • Cargos

5. Sueldo

6. Sueldo Mínimo: $455 • Para la mayoría de los empleados, el nivel de sueldomínimoexigidopara la exenciónes de $455 porsemana. • Este sueldodebe ser incondicional (“free and clear”) • Los $455 porsemanapuedenpagarse en cantidadesequivalentesparaperíodos de más de 1 semana: • Bisemanal: $910 • Quincenal: $985.83 • Mensual: $1,971.66

7. Prueba para Empleados que reciben Sueldos Altos • Compensación anual de al menos $100,000 • No menos de $455 por semana a pagarse a base de sueldo o a base de honorarios o tarifas • Realiza trabajo de oficina o trabajo no manual • Regularmente realiza al menos una de los/las cargos/faenas exentos o cargos de un ejecutivo, administrador o profesional exento identificadas en las pruebas para la exención

8. Compensación Total Anual • La compensación total anual incluye: • Comisiones • Primas no discrecionales • Cualquier otra compensación no discrecional ganada durante un período de 52 semanas • La compensación total anual no incluye: • Crédito por alojamiento u otras comodidades • Pagos por seguros de salud y vida • Contribuciones a planes de jubilación o beneficios marginales

9. Tarifa diferencial y prorrateo • Si la compensación total anual no llega a los $100,000 al final del año: • El empleadorpuede, dentro de un mesdespués de terminar el año, pagar la diferenciaparaasícompletar los $100,000 exigidos, o • El empleadoseráexaminadopara la exenciónbajo la prueba de cargos • Los $100,000 podrán ser prorrateadosparaempleadosque no hayantrabajado el añocompleto • El empleadorpodráutilizarcualquierperíodo de 52 semanasparaestablecer el año

10. Trabajo de Oficina, o no manual • La prueba de sueldos altos no estará disponible para: • Empleados de línea de producción • Empleados de mantenimiento, construcción y en ocupaciones semejantes como la de: carpinteros, electricistas, mecánicos, plomeros, herreros, artesanos, ingenieros de operación, obreros portuarios, etc. • Otros empleados que realizan trabajo que involucran operaciones repetidas con las manos, habilidades físicas y energía

11. Habitual y Regularmente • Con una frecuencia que debe ser superior a ocasionalmente pero inferior a constantemente • Incluye trabajo normal y recurrentemente realizado cada semana laboral • No incluye faenas aisladas o que se realizan una sola vez

12. Sueldo Fijo

13. Prueba de Sueldo Fijo • Regularmente recibe una cantidad predeterminada como compensación cada período de paga • La compensación no puede ser reducida debido a variaciones en la calidad o cantidad de trabajo realizado • El empleado debe recibir su sueldo completo cada semana que realice cualquier trabajo • No se exige pago en semanas cuando el empleado no realice trabajo alguno

14. Deducciones del Sueldo • Al empleado no se le considera compensado a base de un sueldo si se hacen deducciones de su sueldo predeterminado debido a ausencias ocasionadas por el empleador o por exigencias operacionales del negocio • Si el empleado está listo, disponible y apto para trabajar, no se le pueden hacer deducciones por el tiempo en que no haya trabajo disponible para él

15. Deducciones del Sueldo Permitidas • Existen 7 excepciones a la regla de no deducciones: • Ausencias por días enteros por razones personales salvo por enfermedad o incapacidad • Ausencias por días enteros debido a enfermedad o incapacidad si estas deducciones se realizan conforme a un plan de buena fe, política o práctica de proveer remplazo de sueldo por este tipo de ausencias • Para compensar cualquier cantidad recibida como pago por servicios de jurado, testigo o paga por servicios militares

16. Deducciones del Sueldo Permitidas • Existen 7 excepciones a la regla de no deducciones: • Penalidades impuestas de buena fe por violar reglas de seguridad significativas • Suspensión disciplinaria sin paga por uno o más días impuesta de buena fe por violación a las reglas de conducta • Paga proporcional al sueldo total del empleado podrá pagarse en la primera y última semana de empleo • Ausencia sin paga tomada bajo la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA)

17. Deducciones Indebidas – Ejemplos: • Deducciónporausenciaparcialparaasistir a unaconferencia de padres y maestros • Deducción de sueldoporque el negocioestabacerradodebido a inclemencias del tiempo • Deducción de tresdías de pagaporque el empleado se ausentóporque se encontrabasirviendo de jurado, en vez de compensar la diferencia de lo que el empleadorecibióporsusservicios de jurado • Deducciónporausenciapor dos díasdebido a unaenfermedadmenorcuando el empleador no proveebeneficios de remplazo de sueldopordichasausencias

18. Efecto de las Deducciones Indebidas • Una práctica real de hacer deducciones indebidas de sueldo resultará en la pérdida de la exención: • Durante el período de tiempo en que dichas deducciones fueron hechas • Para empleados en la misma clasificación de puesto • Trabajando para los mismos gerentes responsables de las deducciones indebidas • Deducciones indebidas aisladas o inadvertidas no resultarán en la pérdida de la exención si el empleador le hace un rembolso al empleado

19. Práctica Real • Factores incluyen, pero no están limitados a: • Número de deducciones indebidas, particularmente cuando las comparamos con el número de infracciones por disciplina • Período de tiempo durante el cual el empleador realizó las deducciones indebidas • Número y localidad geográfica de los empleados que recibieron deducciones indebidas de su sueldo y los gerentes responsables por estas • Si el empleador tiene una política clara permitiendo o prohibiendo deducciones indebidas

20. Ejemplo:Efecto de las Deducciones Indebidas • Si el Gerente A ha realizadodescuentos al salario del Ingeniero A en cadauno de los 12 días en queIng A llegótarde al trabajodurante los últimos 3 meses, entoncespodríaperder la exenciónparaIng A e Ing B duranteesos 3 meses, pero no para el Químiconipara los Ingenieros C y D

21. Puerto Seguro • La exención no se perderási el empleador: • Tiene y ha comunicadounapolíticaclaraprohibiendodeduccionesindebidas e incluyendo un mecanismoparalasquerellas; • Rembolsa a susempleadosporcualquierdeducciónindebida; y • Hace un compromiso de buenafe de cumplimientofuturo • A menosque el empleadorintencionalmenteviole la política al continuarhaciendodeduccionesindebidasdespués de recibirquerellas de susempleados

22. Política Claramente Comunicada • La mejor prueba de una política claramente comunicada es una política escrita distribuida a sus empleados antes de que las deducciones indebidas tengan lugar, como por ejemplo: • Proveyendo ejemplares de la política a los empleados al momento de su reclutamiento • Publicando la política en el manual de empleado • Publicando la política en la página virtual del empleador (“web page”)

23. Prácticas de Nómina de Pago que no Violan la Prueba de Sueldo Fijo • Hacer deducciones de los balances acumulados de licencias con paga a los empleados exentos • Exigirles a los empleados exentos el mantener un récord de horas trabajadas • Exigirles a los empleados exentos trabajar un horario fijo o específico • Ejecutar cambios de horarios de buena fe y equitativos

24. Compensación Adicional • El empleador puede proveer compensación adicional al salario mínimo garantizado de $455 como: • Comisiones • Primas • Paga adicional por horas trabajadas en exceso de su semana normal de trabajo

25. A Base de Horas, Días o Turnos • El reglamento permite que el sueldo de los empleados se compute a base de horas, días o turnos, si el empleador: • Garantiza al menos un sueldo fijo de $455 por semana, independientemente del número de horas, días o turnos trabajados; y • Existe una relación razonable entre la cantidad garantizada y lo que en realidad devengó

26. Relación Razonable • “Relación razonable” significa que el sueldo semanal garantizado es equivalente a lo que el empleado usualmente gana al tipo por hora, por día o por honorarios o tarifa • Por ejemplo, a un empleado exento al que se le garantizan $500 por semana y que normalmente trabaja cuatro o cinco turnos cada semana, se le puede pagar $150 por turno sin violar la exigencia de que se le pague a base de un sueldo

27. A Base de Honorarios o Tarifas • Empleadosadministrativos y profesionalespuedentambién ser compensados a base de honorarios o tarifas • Un empleadoescompensado a base de honorarios o tarifassi a éste se le pagaunasuma de dineroacordadaporrealizar un trabajo en particular, independientemente del tiempoque le tome terminaresetrabajo • El pago a base de tarifas no estádisponibleparaunaserie de trabajos “no únicos”, repetidos un númeroindefinido de veces, por el que el pago se repite de maneraidénticauna y otravez

28. A Base de Honorarios o Tarifas • El pago de honorarios o tarifascumple con la exigencia de sueldofijomínimoexigidopara la exenciónsi, basado en el tiempoque se tomaterminar el trabajo, los honorarios o lastarifasequivaldrían al menos a $455 porsemanasi el empleadohubieratrabajado 40 horas • Ejemplo: • A un artista se le pagan $250 porpintar un cuadroque le tomó 20 horasterminar, el equivalente a $12.50 porhora • Debido a quetrabajando 40 horas a $12.50 porhorallegaría al artista a ganar $500, el pagoportarifacumple con el requisito de sueldopara la exención

29. Falta de Exigencia de Sueldo • Las pruebas de cantidad de sueldo y sueldo fijo no se aplican a: • Vendedores fuera del establecimiento • Médicos • Abogados • Maestros • Ciertas ocupaciones relacionadas a empleados de la informática a los que se les paga al menos $27.63 por hora

30. Repaso • SueldoMínimo: $455 porsemana • Empleadosquerecibensueldos altos: $100,000 poraño • A Base de Sueldo: • Unacantidadpredeterminadapagadacadasemanaque el empleadohayarealizadocualquiertrabajo, la cual no estásujeta a reduccióndebido a variaciones en la calidad o cantidad del trabajorealizado • Las pruebas de cantidad de sueldo y sueldofijo no se aplican a los vendedoresfuera del establecimiento, médicos, abogados, maestros y ciertosempleosrelacionados con la informática a los que se les paga al menos $27.63 porhora

31. Ejecutivos

32. Ejecutivos – Cargos/Faenas • Cargo/Faena Principal es la administración de la empresa o de un departamentoreconocido o subdivisión de éste; • Habitual y regularmentedirige el trabajo de dos o másempleados; y • Tieneautoridadparareclutar y despedirempleados, o se le da particular peso a sussugerencias y recomendaciones con relación al reclutamiento, despido, aumento, promoción u otroscambios de condiciones de los empleados.

33. Cargo/Faena Principal • Es el cargo primaria, principal o más importante que el empleado realiza • Los factores a considerar incluyen, pero no están limitados a: • Importancia relativa de las faenas exentas; • Cantidad de tiempo dedicado a trabajo exento; • Libertad relativa de supervisión directa; y • Relación entre el sueldo del empleado y los sueldos recibidos por otros empleados no exentos por el mismo tipo de trabajo no exento

34. Cargo/Faena Principal • Empleados que dedican más de 50% de su tiempo realizando trabajo exento, generalmente satisfacen la exigencia de “cargo/faena principal” • Sin embargo, el reglamento no exige que un empleado exento dedique más de 50% de su tiempo realizando trabajo exento

35. Administración • Entrevistar, seleccionar y adiestrar empleados • Establecer y ajustar la paga y horas de trabajo • Llevar contabilidad/documentación o registros de producción o ventas • Evaluar la productividad y eficiencia de los empleados • Manejar querellas/reclamaciones de empleados • Disciplinar empleados • Planificar y asignar trabajo

36. Administración • Determinar las técnicas a ser utilizadas; tipo de material, maquinaria, equipo o herramientas a ser utilizadas; mercancía para ser comprada, almacenada y vendida • Vigilar por la salud y seguridad de empleados y propiedad • Planificar y controlar el presupuesto • Verificar con frecuencia o ejecutar medidas de cumplimiento con exigencias legales

37. Departamento o Subdivisión • Un departamento o subdivision reconocidodebe tener una condición permanente y función continua • No tienequeestarfísicamentedentro del establecimiento y podríatrasladarse de un lugar a otro • La continuidad del mismo personal subordinado no esesencialpara la existencia de unaunidadreconocida • El empleado a cargo de unasucursalestá a cargo de unasubdivisiónreconocida • No incluyeuna simple colección de empleadosasignados de vez en cuandopararealizar un trabajoespecífico

38. Departamento o Subdivisión • Ejemplo de departamentos o subdivisiones generalmente reconocidos:

39. Habitual y Regularmente • Una frecuencia que debe ser superior a ocasional, pero inferior a constante • Incluye trabajo normal y que recurrentemente se realiza cada semana • No incluye tareas aisladas o que se realizan una sola vez

40. Dos o Más Empleados • La frase “dos o más empleados” significa dos empleados a tiempo completo o su equivalente • A tiempo completo generalmente significa 40 horas por semana • La supervisión de los mismos empleados puede ser distribuída entre dos o más ejecutivos exentos, pero las horas trabajadas por un empleado no pueden ser acreditadas más de una vez

41. Ejemplo de Personal que Cumple con la Exigencia de Dos o Más Empleados

42. Ejemplo de Personal que NO Cumple con la Exigencia de Dos o Más Empleados

43. Peso Particular • Factores a considerar, pero no limitados: • Si el hacer sugerencias y recomendaciones son partes de los cargos/faenas del empleado • La frecuencia con la que sus sugerencias y recomendaciones son hechas o solicitadas • La frecuencia con la que sus sugerencias y recomendaciones son tomadas en cuenta

44. Peso Particular • Las sugerencias y recomendaciones pueden ser revisadas por un gerente de más alto rango • El ejecutivo exento no tiene que tener autoridad para tomar la última decisión • Hacer una sugerencia ocasionalmente con relación al cambio de “estado” de un empleado no cumple con la exigencia de “peso particular”

45. Cargos/Faenas Concurrentes • El llevar a cabo trabajo exento y no exento concurrentemente no derrota automáticamente una exención • Un ejecutivo exento generalmente decide cuándo va a realizar trabajo no exento y continúa siendo responsable por el éxito o fracaso de las operaciones del negocio • Los empleados no exentos generalmente reciben instrucciones de un supervisor para que realicen trabajo exento durante un período de tiempo determinado

46. Ejecutivos Dueños de un 20% del Negocio • La exención para ejecutivos también incluye empleados que: • Poseen un mínimo de 20 por ciento de los activos de la empresa; y • están involucrados activamente en el manejo de la empresa • Las exigencias de sueldo fijo y cantidad de sueldo no se aplican a dueños del 20% del negocio

47. Repaso: • Exigenciasparacumplir con la exenciónparaejecutivos: • Cargo/Faena principal esadministrar; • Habitual y regularmentedirige o supervisa el trabajo de dos empleados o más; y • Autoridadparareclutar y despedirempleados o se le da peso particular a sussugerencias y recomendaciones con relación al reclutamiento, despido, aumento, promoción u otroscambios de estado de los empleados. • La exención de ejecutivotambién se aplica a dueños del 20% de la empresaqueestánactivamenteinvolucrados en el manejo de la empresa.

48. Administradores

49. Administradores – Cargos/Faenas • Cargo/Faena principal es llevar a cabo trabajo de oficina o no manual directamente relacionado con la administración o la operación general del negocio o con los clientes del empleador; y • Su cargo/faena principal incluye el ejercicio de discreción y juicio independientes respecto a asuntos significantes

50. Administración u Operación General del Negocio • Se refiere al tipo de trabajo realizado por el empleado • El trabajo debe estar directamente relacionado con la asistencia en el manejo o servicios del negocio • No incluye trabajo en una línea de producción manufacturera o la venta de productos en un establecimiento de productos al detal o de servicios