Organisations- und B rokunde

1. Organisations- und Bürokunde - unter besonderer Berücksichtigung der Geschäftsordnung des Landesverwaltungsamtes Sachsen-Anhalt - RD Dr. Manfred Miller (HS Harz, FB Vw) Version 2.0, Stand: 1.10.2008

2. Vorbemerkungen Organisations- und Bürokunde ist weder besonders spannend noch besonders modern – im behördlichen Alltag jedoch unverzichtbar sie bildet den engeren Kern der Verwaltungslehre und wird insb. aus Sicht des öffentlichen Rechts etwas abschätzig als Hilfswissenschaft angesehen („Büroklammerkunde“) die Darstellung erfolgt großteils am Beispiel der Geschäftsordnung (GO) des Landesverwaltungsamtes Sachsen-Anhalt; freilich sind die meisten Regelungen übertragbar

3. Überblick über die Geschäftsordnung -GO LVwA)* Abschnitt 1 – Allgemeines Abschnitt 2 – Aufbauorganisation Abschnitt 3 – Zusammenarbeit, Öffentlichkeitsarbeit Abschnitt 4 – Geschäftsablauf Abschnitt 5 – Innerer Dienstbetrieb Abschnitt 6 – Schlussvorschriften

4. 1. Allgemeines – Grundsätze (§§ 1-4) Die GO regelt die Grundsätze der Organisation und Zusammenarbeit sowie den Verwaltungsablauf im LVwA und den Dienstverkehr nach außen Sie ist zusammen mit dem Organisationsplan und dem jeweiligen Geschäftsverteilungsplan organisatorische Grundlage für Aufbau und Arbeit des LVwA Ein wichtiges Ziel der Führung besteht darin, den Beschäftigten im Rahmen ihrer individuellen Verantwortung ausreichend Raum zur Mitwirkung zu geben (kooperativer Führungsstil) Alle Vorgesetzten sind über wesentliche Angelegenheiten ihres Verantwortungsbereiches rechtzeitig auf dem Dienstweg zu informieren. Die oder der unmittelbare Vorgesetzte ist nachträglich zu unterrichten, wenn aus zwingenden Gründen der Dienstweg nicht eingehalten werden konnte

5. Erläuterungen Möchte ein mit den Besonderheiten des öffentlichen Dienstes vertrauter Bürger bzw. ein Beamter mehr über eine bestimmte Behörde erfahren, so wird er zunächst einen Blick in den Organisationsplan (Verwaltungsgliederungsplan) werfen. Neben dem Aufgabengliederungsplan, dem Geschäftsverteilungsplan und dem Stellenplan gehört der Organisationsplan zu den wichtigsten Organisationsmitteln in der Verwaltung Der Organisationsplan enthält eine grobe Strukturierung der in einer Organisation anfallenden Aufgaben und nennt meist auch die Führungspersönlichkeiten auf der ersten und zweiten Ebene. Der Organisationsplan folgt hauptsächlich der Aufgabenstruktur und bildet die Grundlage für den etwas detaillierteren Geschäftsverteilungsplan.

6. 2. Aufbauorganisation – Allgemeines (§ 5) Das Landesverwaltungsamt bildet die Mittelinstanz der allgemeinen Verwaltung des Landes Sachsen-Anhalt Es nimmt die ihm zugewiesenen Aufgaben als Einheitsbehörde zusammenfassend wahr Es sorgt für einen einheitlichen Verwaltungsvollzug (Bündelungs- und Koordinierungsfunktion) Es ist der zentrale Dienstleister der Landesverwaltung, die allgemeine Vollzugsbehörde sowie Ansprechpartner für Kommunen, Wirtschaft und Verbände, Bürgerinnen und Bürger Es wacht darüber, dass die Ziele der Landesregierung im gesamten Land verwirklicht werden Es vertritt als Mittler die berechtigen Interessen der kommunalen Körperschaften gegenüber der Landesregierung

7. 2. Aufbauorganisation – Aufsicht (§ 6) das LVwA untersteht der Dienstaufsicht des MI und der Fachaufsicht des jeweils zuständigen Ministeriums unbeschadet aufsichtsbehördlicher Weisungen nimmt das LVwA seine Aufgaben selbständig wahr das LVwA führt die Dienst- und Fachaufsicht über die ihm unterstellten Behörden und Einrichtungen es führt die Rechtsaufsicht und – in Angelegenheiten des übertragenen Wirkungskreises – die Fachaufsicht über die seiner Aufsicht unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts

8. Erläuterungen Dienstaufsicht: man unterscheidet zwischen der personellen Dimension, die vor allem das dienstliche Verhalten zum Gegenstand hat, und der organisatorischen Dimension (Organ- und Behördenaufsicht), die auf die innere Ordnung und den allgemeinen Geschäftsbetrieb abstellt; sie umfasst auch die wirtschaftliche und zweckmäßige Arbeitsweise Fachaufsicht: sie umfasst die rechtlich richtige und darüber hinaus auch die zweckmäßige Erfüllung der obliegenden Aufgaben. Die Fachaufsichtsbehörde verfügt über ein fachliches Weisungsrecht und ist ggf. zum Selbsteintritt befugt Rechtsaufsicht: so etwa die Bundesaufsicht über die Länder nach Art. 84 Abs. 3 GG oder die Kommunalaufsicht der Länder, die Aufsicht über die Kammern und über die Hochschulen

10. 2. Aufbauorganisation – Organisationsplan, Gliederung (§ 7) Der organisatorische Aufbau des LVwA wird durch einen Organisationsplan dargestellt Die im Organisationsplan ausgewiesenen Organisationseinheiten sind mit Name und Telefonnummer der Leiterin oder des Leiters und mit Kennziffern zu versehen Grundeinheiten des LVwA sind die Referate. Sie sind grundsätzlich zu Abteilungen zusammengefasst. In Abstimmung mit dem MI können Referatsgruppen gebildet werden (nur vorübergehend – vgl. § 9) Zur Entlastung und Beratung der Behördenleitung können Führungshilfsfunktionen wie insbesondere Präsidialbüro, Kommunikation, Controlling in einer oder mehreren Organisationseinheiten (Stabsstellen), mit Referatsstatus, zusammengefasst werden Beauftragte können ebenfalls der Behördenleitung direkt unterstellt werden

11. 2. Aufbauorganisation – Organisationsreferat (§ 11)

12. 2. Aufbauorganisation – Arbeits- und Projektgruppen (§ 12)

13. 2. Aufbauorganisation – Geschäftsverteilung – Teil 1 (§ 13)

15. 2. Aufbauorganisation – Führungsorganisation (Überblick) Präsidentin/Präsident Abteilungsleiterin/Abteilungsleiter Referatsgruppenleiterin/Referatsgruppenleiterin Referatsleiterin/Referatsleiter Referentin/Referent Sachgebietsleiterin/Sachgebietsleiter Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin Mitarbeiterin/Mitarbeiter

16. 2. Aufbauorganisation – Präsident, Vizepräsident (§ 14 f.)

17. 2. Aufbauorganisation – AbteilungsleiterInnen (§ 16)

18. 2. Aufbauorganisation – ReferatsgruppenleiterInnen (§ 17)

19. 2. Aufbauorganisation – ReferatsleiterInnen / ReferentInnen (§ 18)

20. 2. Aufbauorganisation – SachgebietsleiterInnen und SachbearbeiterInnen (§§ 19, 20)

21. 2. Aufbauorganisation – MitarbeiterInnen (§ 21)

22. 2. Aufbauorganisation – Vertretung bei Abwesenheit oder Verhinderung (§ 22)

23. Erläuterungen Für den Präsidenten, den Vizepräsidenten und die Abteilungsleiter enthält die GO Vertretungsregelungen im Übrigen entscheidet der Vorgesetzte

24. Exkurs, Teil 1 Eine deutsche Verwaltung (Autor: A   l   b   ?   r   t   5   7 15.3.2005 15:37 Uhr) Kreis Mettmann steckt gerade in einer Krise.Begonnen hatte alles mit der Damentoilette im Rathaus, die plötzlich und ohne Vorwarnung verstopft war.Ein Verwaltungsbeamter des mittleren Dienstes wagte es daraufhin selbstherrlich und in völliger Überschätzung seiner Kompetenz, einen hiesigen Sanitärbetrieb mit der Schadensbeseitigung zu beauftragen.Glücklicherweise war ein Beamter des gehobenen Dienstes zugegen, als die Handwerker eintrafen. Sofort erkannte er die Tragweite des Skandals.Nicht nur, dass ein Schwippschwager des Untergebenen in der Firma arbeitete, nein, der Auftrag hätte ordnungsgemäß ausgeschrieben werden müssen - europaweit natürlich!Der Inspektor veranlasste sofort die nötigen Schritte: Die Firma wurde des Hauses verwiesen, das Damenklo versiegelt, der Auftrag ausgeschrieben und gegen den Hauptsekretär ein Disziplinarverfahren eingeleitet. Weiter verfügte der Inspektor, dass das Herrenklo bis zur Reparatur zum Damenklo umfunktioniert werde und die männlichen Beschäftigten ihre Notdurft an der nahe gelegenen Linde zu verrichten haben.Die Betroffenen beschwerten sich daraufhin beim Personalrat, da diese Regelung ja auf das "große Geschäft" kaum Anwendung finden könne. Der Inspektor bestellte daraufhin einen ToiToiToi-Container, allerdings ohne Rücksprache mit seinem Dienstvorgesetzten und ohne Ausschreibung.

25. Exkurs, Teil 2 Ein zufällig an der Linde urinierender Beamter des höheren Dienstes ließ den eintreffenden Container sofort wieder abfahren und für das intakte Klo eine Art Dienstplan erstellen. Der Hausmeister wurde beauftragt, alle zwei Stunden das Geschlechtspiktogramm an der Toilettentür auszutauschen.Der Inspektor bekam ein Disziplinarverfahren.In der Tatsache, dass die Männer während der Damenbenutzungszeit ihr kleines Geschäft weiterhin an der Linde verrichteten, sahen die weiblichen Beschäftigten einen illegitimen Vorteil und intervenierten bei der Gleichstellungsbeauftragten. Der Bürgermeister ließ daraufhin die Linde fällen, ohne Rücksprache mit dem Umweltministerium und ohne europaweite Ausschreibung.Inzwischen ist die ganze Führungsetage des Rathauses suspendiert.Die Wurzel allen Übels hat sich dann vor dem Eintreffen des maltesischen Klempners und des Toilettencontainers aus dem nordfinnischen Rovaniemi erledigt.Ein Praktikant hatte von zu Hause eine Handspirale mitgebracht und die Verstopfung beseitigt.Diese beispiellose Eigeninitiative stellte die Verwaltung nun allerdings vor ein Riesenproblem: Vor der Einleitung eines Disziplinarverfahrens muss der junge Mann ja erst noch verbeamtet werden.

26. 2. Aufbauorganisation – Auszubildende, Anwärter und Referendare (§ 23)

27. 3. Zusammenarbeit, Öffentlichkeitsarbeit – Allgemeine Arbeitsgrundsätze – allgemeine Arbeitsgrundsätze (§ 24)

28. Erläuterungen Bürgerfreundlichkeit (Hilfsbereitschaft, ggf. Angabe der zuständigen Stelle) Effizienz und Effektivität Bedenken können in einem Aktenvermerk (siehe dazu weiter unten) festgehalten werden eigene Bemühungen um Aus- und Fortbildung

29. 3. Zusammenarbeit, Öffentlichkeitsarbeit – Allgemeine Arbeitsgrundsätze – Vereinbarung von Arbeitszielen (§ 25)

30. 3. Zusammenarbeit, Öffentlichkeitsarbeit – Allgemeine Arbeitsgrundsätze – Personalführung (§ 26)

31. Erläuterungen Leistungsorientierung Personalführungsgespräch vertrauensvolle Zusammenarbeit Information Dienstbesprechungen (siehe dazu weiter unten) Einarbeitung

32. 3. Zusammenarbeit, Öffentlichkeitsarbeit – Allgemeine Arbeitsgrundsätze – Dienstweg (§ 27)

33. 3. Zusammenarbeit, Öffentlichkeitsarbeit – Allgemeine Arbeitsgrundsätze – Gegenseitige Beteiligung (§ 28)

34. 3. Zusammenarbeit, Öffentlichkeitsarbeit – Allgemeine Arbeitsgrundsätze – Zusammenarbeit mit Presse, Rundfunk und Fernsehen (§ 31)

36. 4. Geschäftsablauf (§§ 32-63) - Überblick Behandlung der Eingänge Vorgangsbearbeitung Schriftverkehr Zeichnung, Absendung Sitzungen

37. 4. Geschäftsablauf – Behandlung der Eingänge – Definition des Eingangs (§ 32)

38. 4. Geschäftsablauf – Behandlung der Eingänge – Behandlung der Eingänge (§ 33)

39. 4. Geschäftsablauf – Behandlung der Eingänge – Vorlage der Eingänge (§ 34) Wer entscheidet darüber, was für die Vorgesetzten wichtig ist?

40. Erläuterungen – Poststelle / Registratur Eine hohe Bedeutung kommt der Registratur zu, die in der Praxis häufig eng mit der Poststelle verbunden ist, speziell bei größeren Behörden: Als Registratur wird die Organisationseinheit bezeichnet, in der die Eingänge und der Verbleib der Vorgänge registriert und die Akten aufbewahrt werden, wenn nicht gerade mit ihnen gearbeitet wird. Der Registrator vermerkt den Namen des Einsenders, Tag, Betreff und Verbleib des Schreibens in einer - nach dem Namen des Einsenders sortierten - Eingangskartei (die selbstverständlich auch in elektronischer Form geführt werden kann), versieht den Eingang und die Anlagen mit dem - laut Aktenplan der Behörde vorgesehenen - Aktenzeichen, fügt dem Eingang das zum Verständnis notwendige Schriftgut (= die einschlägigen Akten) bei und leitet den so entstandenen Vorgang auf dem Dienstweg dem zuständigen Referat zu. Der Sachbearbeiter in dem nach dem Geschäftsverteilungsplan zuständigen (= feder-führenden) Referat bzw. Dezernat bearbeitet den Vorgang und nimmt dabei direkten Kontakt mit den Referaten auf, die aufgrund von Geschäftsgangvermerken, organisatorischen Regelungen (laut Geschäftsverteilungsplan) bzw. eigenem Ermessen an dem Vorgang zu beteiligen sind.

41. 4. Geschäftsablauf – Behandlung der Eingänge – Weitere Behandlung der Eingänge (§ 35)

42. 4. Geschäftsablauf – Behandlung der Eingänge – Sicht- und Arbeitsvermerke (§ 36)

43. 4. Geschäftsablauf – Vorgangsbearbeitung – Bearbeitung der Vorgänge (§ 37) unverzüglich = innerhalb von zwei Wochen (siehe § 39)

44. 4. Geschäftsablauf – Vorgangsbearbeitung – Besprechungen, Rücksprachen (§ 38)

45. 4. Geschäftsablauf – Vorgangsbearbeitung – Zwischenbescheid, Abgabenachricht (§ 39) Die Zeit, die für die komplette Bearbeitung des Vorgangs erforderlich ist, wird als Durchlaufzeit bezeichnet. Sie ist regelmäßig recht hoch, da der Vorgang die meiste Zeit in irgendwelchen Eingangs- oder Ausgangskörben herumliegt, während die einzelnen Bearbeitungszeiten bei den Sachbearbeitern bzw. Vorgesetzten meist nur recht kurz sind. Indes bietet dieses System ein hohes Maß an Bearbeitungssicherheit und Kontinuität.

46. 4. Geschäftsablauf – Vorgangsbearbeitung – Verschlusssachen, vertrauliche Angelegenheiten (§ 40) Siehe auch: Verschlusssachenanweisung des Landes Niedersachsen - http://cdl.niedersachsen.de/blob/images/C4262954_L20.pdf

47. Erläuterungen: Geheimhaltungsstufen Für Dokumente sind im deutschen und europäischen Recht typischerweise folgende Geheimhaltungsstufen definiert: STRENG GEHEIM (abgekürzt: str. geh.; auch: Stufe II): die Kenntnisnahme durch Unbefugte kann den Bestand oder lebenswichtige Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährden.Kennzeichnung: Auf Schriftstücken Roter Stempelabdruck oder Druck in der Kopf- und Fußzeile. GEHEIM (geh.; auch: Stufe I): die Kenntnisnahme durch Unbefugte kann die Sicherheit der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährden oder ihren Interessen schweren Schaden zufügen.Kennzeichnung: Auf Schriftstücken Roter Stempelabdruck oder Druck in der Kopf- und Fußzeile. VS-VERTRAULICH (VS-Vertr.): die Kenntnisnahme durch Unbefugte kann für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder schädlich sein.Kennzeichnung: Auf Schriftstücken blauer oder schwarzer Stempelabdruck oder Druck in der Kopfzeile. VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD): die Kenntnisnahme durch Unbefugte kann für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein.Kennzeichnung: Auf Schriftstücken schwarzer Stempelabdruck oder Druck in der Kopfzeile.

48. 4. Geschäftsablauf – Vorgangsbearbeitung – Termine, Wiedervorlage, Arbeitsrückstände (§§ 41-43)

49. 4. Geschäftsablauf – Schriftverkehr – Allgemeines (§ 44)

51. 4. Geschäftsablauf – Schriftverkehr – Form der Schriftstücke (§ 45)

52. Erläuterungen Der Briefbogen, auch Kopf- oder Geschäftsbogen genannt, ist ein wesentlicher Teil der Geschäfts-ausstattung. Er repräsentiert den Absender bei allen brieflichen Kontakten. Seine Gestaltung richtet sich in der Regel nach den vor-handenen Richtlinien des Corporate Design. Er trägt Logo und Adresse, außerdem noch die wichtigsten Kommunikationsdaten wie Telefon, Fax, eMail- und Internetadresse. Außerdem solche Angaben wie Geschäftsführer / Aufsichtsrats- vorsitzender und Firmensitz (bei GmbH / AG Pflichtangaben), Handelsregisternummer, Steuer-nummer und Bankverbindung In der DIN-Norm 676 ist festgelegt, wie ein Briefbogen grundsätzlich aufgeteilt sein soll und welche Angaben wo stehen müssen. Dabei gibt es einen größeren Spielraum für die grafische Gestaltung. Die wesentlichen Regeln für die Aufteilung sind: Standardformat A4 (210 x 297 mm) Die erste Falzmarke befindet sich 105 mm unterhalb des oberen Papierrandes - das entspricht einem Drittel der Papierhöhe und der Falzhöhe für den DIN-lang-Briefumschlag. Die Lochmarke in der Mitte der Papierhöhe (148 mm) Links befindet sich ein 20 mm breiter Heftrand. 50 mm unterhalb des oberen Papier-randes beginnt das Adressfeld mit einer Größe von 45 x 85 mm. Das Adressfeld ist so angeordnet, dass es im Fenster-briefumschlag genau unter dem Adressfenster liegt.

53. 4. Geschäftsablauf – Schriftverkehr – Vordrucke, Stempel (§ 46)

55. Beispiel für ein gut gestaltetes Formular

56. 4. Geschäftsablauf – Schriftverkehr – Aktenvermerk (§ 47) z.B. mündliche Mitteilungen bzw. Absprachen Ortsbesichtigungen

57. Erläuterungen: Arten von Vermerken In einem Verfahrensvermerk werden nichtschriftliche Verfahrens-entwicklungen (mündliche und fernmündliche Gespräche, Ergebnis einer Augenscheinsnahme, Bekundungen Dritter, Besprechungen usw.) festgehalten Der Rechtsvermerk nimmt dagegen zu Rechtsfragen des Aktenfalles Stellung und löst diese rechtsgutachtlich. Die Niederlegung eines Rechtsvermerks empfiehlt sich in umfangreichen, rechtsgrund-sätzlichen Verfahren, vor Verhandlungen mit den Betroffenen und zum Schutz des Sachbearbeiters in Weisungsfällen (§ 56 Abs. 2 BBG) Der Aktenvermerk hat lediglich eine gedächtnisstützende Funktion, jedoch keine Beweisfunktion.

58. Erläuterungen: Beispiel Aktenvermerk Zu jedem Geschäftsvorfall muss eine förmliche, schriftliche, abschließend gezeichnete Verfügung ergehen. Sie muss am Schluss bestimmen, wie der Vorgang geschäftlich weiter zu behandeln ist. Solche Verfügungen haben formal meist einen Aktenvermerk und eine oder mehrere Verfügungen zum Geschäftsgang zum Inhalt. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:

59. 4. Geschäftsablauf – Schriftverkehr – Entwurf, Reinschrift (§ 48)

60. 4. Geschäftsablauf – Schriftverkehr – Privatdienstschreiben (§ 49) Sehr geehrter Herr Minister, lieber Hans, …

61. 4. Geschäftsablauf – Schriftverkehr – Erlasse, Berichte, Schreiben (§ 50)

62. 4. Geschäftsablauf – Schriftverkehr – Hinweise auf Rechtsquellen, Abkürzungen (§ 51) Antwort auf die Frage eines Bundeswehrangehörigen, wie er sich auf eine andere Stelle bewerben soll: Bist du MschS oder UoP schreibst du an deinen KpChef, als Fw richtest du dein Schreiben an die SDBw a.d.D., als OA od. Offz an das PersABw a.d.D. - abgeben wird es immer auf dem GeZi deiner Einheit oder direkt beim KpFw. 

63. 4. Geschäftsablauf – Zeichnung, Absendung – Grundsatz (§ 52) Zeichnungsrecht = Entscheidungsbefugnis; Befugnis zur verbindlichen Entscheidung für die betreffende Institution; in der Verwal-tung in der Regel nach dem Prinzip der Schriftlichkeit durch Zeichnung (Unterzeichnung) einer Verfügung (Geschäftsgang). Mit dem Zeichnungsrecht untrennbar verbunden ist die Verantwortung für die getroffenen Entscheidungen (ein-schließlich der Nicht-Entscheidung oder des Unterlassens).  Im Bund geregelt in den §§ 15, 17, 18 GGO

64. 4. Geschäftsablauf – Zeichnung, Absendung – Zeichnung durch Vorgesetzte (§ 53)

65. 4. Geschäftsablauf – Zeichnung, Absendung – Zeichnung von Kassenanordnungen (§ 54), Zeichnungsformen (§ 55)

66. Erläuterungen – Unterschrift Die Unterschrift verleiht dem Schriftstück seine rechtliche Wirksamkeit. Erst durch sie genügt der Bescheid dem Erfordernis der Schriftlichkeit. Mit der Unterschrift übernimmt der Zeichnende die Verantwortung für seine Zuständigkeit, für den sachlichen Inhalt des Schreibens sowie dafür, dass alle Stellen beteiligt waren, deren Mitwirkung vorgeschrieben und erforderlich ist. Reinschriften sind dabei mit vollem Namenszug zu unterschreiben. Auf die Angabe der Dienst- oder Amtsbezeichnung wird inzwischen weitgehend verzichtet, da diese Information für den Adressaten nur von geringer Bedeutung ist.

67. Erläuterungen II Der Anrede folgen in der Regel zwei Leerzeilen. Allgemein üblich ist die Anrede “Sehr geehrter Herr ...” bzw. “Sehr geehrte Frau ...” oder “Sehr geehrte Damen und Herren ...”. Danach folgen ein Ausrufezeichen oder ein Komma und eine Leerzeile. Abgeschlossen wird das Schreiben in der Regel mit der Grußformel “Mit freundlichen Grüßen”. Ist diese nicht angebracht, kann ausnahmsweise auch “Hochachtungsvoll” (insbesondere bei belastenden Maßnahmen) oder “In stiller Trauer” (bei Kondolenzschreiben) verwendet werden. Die Schlussformel “In Vertretung” (des Behördenchefs) oder “Im Auftrag” (für alle übrigen unterschreibenden Bediensteten) folgt linksbündig nach einer Leerzeile. Für die Unterschrift, die erkennbar aus Schriftzeichen bestehen muss, sind drei bis fünf Leerzeilen vorzusehen. Die Namenswiederholung ist stets erforderlich zur Identifizierung des Unterschreibenden und wird linksbündig ohne Klammern, nicht gesperrt und ohne Schlusspunkt geschrieben. In Süddeutschland wird auf dem Briefkopf meist nicht die persönliche Form (z.B. Der Landrat des XY-Kreises ..., Der Minister für ...), sondern die unpersönliche Form (z.B. Landratsamt XY, Ministerium für ... usw.). In diesem Fall kann der Zusatz Im Auftrag entfallen, da der Unterzeichner ja für die Behörde schreibt.

68. 4. Geschäftsablauf – Zeichnung, Absendung – Zeichnung des Entwurfs (§ 56)

69. 4. Geschäftsablauf – Zeichnung, Absendung – Zeichnung des Entwurfs (§ 57), Mitzeichnung (§ 58)

70. Erläuterungen I Jeder Vorgesetzte der federführenden Stelle darf den Entwurf ändern. Die Änderung muss aus dem Entwurf ersichtlich sein; andere beteiligte Stellen müssen ein Einvernehmen mit dem Leiter des federführenden Referats oder seinem mitzeichnenden Vorgesetzten herstellen; wenn keine Einigung zu erreichen ist, entscheidet der niedrigste gemeinsame Vorgesetzte der streitenden Stellen. Mit anderen Worten: Konflikte werden in der Hierarchie nach oben geschoben und - falls die beteiligten Stellen in verschiedenen Abteilungen angesiedelt sind - bis zur Leitungsspitze getragen

71. Erläuterungen II Der Verfügungsentwurf wird in einer vom Bearbeiter festgelegten Reihenfolge (ohne Einhaltung des Dienstweges) zur Durchführung der Mitzeichnungen und dann zur abschließenden Zeichnung durch die Behörde geschickt. Die Paraphen (Namenszeichen) der Mitzeichnenden und des Schlusszeichnenden auf dem Verfügungsentwurf bedeuten das Einverständnis mit dem Inhalt des Entwurfs und begründen die Verantwortung für den Inhalt. Wenn eine der beteiligten Stellen eine Änderung des Entwurfs für notwendig hält, gilt: Jeder Vorgesetzte der federführenden Stelle darf den Entwurf ändern. Die Änderung muss aus dem Entwurf ersichtlich sein; andere beteiligte Stellen müssen ein Einvernehmen mit dem Leiter des federführenden Referats oder seinem mitzeichnenden Vorgesetzten herstellen; wenn keine Einigung zu erreichen ist, entscheidet der niedrigste gemeinsame Vorgesetzte der streitenden Stellen. Mit anderen Worten: Konflikte werden in der Hierarchie nach oben geschoben und - falls die beteiligten Stellen in verschiedenen Abteilungen angesiedelt sind - bis zur Leitungsspitze getragen;

72. Erläuterungen III falls die Reinschrift eines Antwortschreibens nicht bereits zusammen mit dem Verfügungsentwurf geschrieben wurde, wird sie jetzt gefertigt und beglaubigt durch eine Beglaubigung bescheinigt ein dazu befugter Mitarbeiter (i.d.R. des Schreibdienstes), dass die Reinschrift richtig ist und ihr eine Verfügung zugrunde liegt, d.h. ein abschließend gezeichneter Verfügungsentwurf. falls der abschließend Zeichnende - statt der Beglaubigung - die Reinschrift eigenhändig unterschreiben will, vermerkt er dazu in der Verfügung links neben seinem Namenszeichen den Vermerk "z.U.". In diesem Fall wird ihm die Reinschrift zur Unterschrift vorgelegt; die Poststelle schickt nun die Reinschrift ab und macht einen Absendevermerk auf der Verfügung. Sind Kenntnisnahmen n.Abg. verfügt, so werden sie jetzt durchgeführt; danach kommt die Verfügung zur Registratur, in der die Schlussverfügung ausgeführt wird.

74. 4. Geschäftsablauf – Zeichnung, Absendung – Dienstsiegel, Beglaubigungen (§ 60) Eine amtliche öffentliche Beglaubigung einer Abschrift oder Unterschrift ist in § 129 BGB und §§ 33, 34 VwVfG geregelt, soweit sie gesetzlich gefordert wird. Sie ist kostenpflichtig. Der Beglaubigungsvermerk bei einer Abschrift wird unmittelbar unter die Abschrift angebracht und hat den folgenden Wortlaut: “Die Übereinstimmung der vorstehenden (umstehenden) Abschrift (Ablichtung) mit .... (genaue Bezeichnung des Schriftstücks) ... wird hiermit beglaubigt. Die Beglaubigung erfolgt zur Vorlage bei ... (Behörde oder sonstige Stelle) ... (Ort, Datum, Siegel, Unterschrift)”.

76. 4. Geschäftsablauf – Zeichnung, Absendung – Zeichnung der Reinschrift (§ 59)

77. 4. Geschäftsablauf – Zeichnung, Absendung – Laufmappen, Absendung (§ 61)

78. Erläuterungen: gebräuchliche Umlaufmappen normal eilt eilt sehr sofort von Hand zu Hand Verschlußsachen

79. 4. Geschäftsablauf – Sitzungen – Einladungen (§ 62)

80. 4. Geschäftsablauf – Sitzungen – Niederschrift (§ 63) Die Niederschrift hält mündliche Geschäftserledigungen schriftlich fest. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen Besprechungsniederschriften und Erklärungsniederschriften. Die Besprechungsniederschrift (Protokoll) nimmt den wesentlichen Inhalt einer “mündlichen Verhandlung” auf (Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll). Sie wird je nach Verwaltungsverfahren unterschiedlich als Verhandlungsniederschrift, Vernehmungsniederschrift, Sitzungsniederschrift oder Niederschrift über eine Dienstbesprechung bezeichnet.

81. Beispiel: Niederschrift über die mündliche Prüfung

82. 4. Geschäftsablauf – Innerer Dienstbetrieb – Textverarbeitung (§ 64)

83. 4. Geschäftsablauf – Innerer Dienstbetrieb – Schriftgutverwaltung (§ 65) Aktenplan für die Landesverwaltung von Sachsen-Anhalt (AktPl LSA), MBl 22.11.2000, 34, S. 1375, ISBN-13: 978-3910193833

84. Beispiel: Aktenplan des Landtags

85. Erläuterungen – sächliche Hilfsmittel Unter sächlichen Hilfsmitteln ist vor allem die in der Behörden eingesetzte Büro- und Nachrichtentechnik zu verstehen, wobei die Schriftgutverwaltung eine gewisse Sonderrolle einnimmt. Insbesondere wird die “körperliche” Ablage von Schriftstücken nur noch wenige Jahre von Bedeutung sein, da immer stärker elektronische Speichermedien und elektronische Vorgangsbearbeitungssysteme in den Büros Einzug halten.

86. Erläuterungen - Bürotechnik Zur Bürotechnik im engeren Sinne rechnen vor allem Schreibmaschinen, Rechenmaschinen, Buchungsmaschinen, Vervielfältigungsmaschinen und Diktiergeräte. Viele Funktionen dieser Geräte sind inzwischen von der Informations- und Kommunikationstechnik vollständig oder teilweise übernommen worden. Weiterhin von Bedeutung sind die Postbearbeitungsmaschinen, etwa die Kuvertier-, Frankier- oder Brieföffnungsmaschinen, deren Einsatz von den konkreten Verhältnissen der jeweiligen Verwaltung abhängig ist. Schließlich spielen auch die verschiedenen Nachrichtentechniken (Sprechanlagen, Fernschreiben, Telefax, Personenruf- und Suchanlagen, elektronische Sicherungsanlagen usw.) auch im Zeitalter des Computers noch eine große praktische Rolle.

87. Erläuterungen - Aktenhaltung In jeder Verwaltung fällt Schriftgut an, das eine begrenzte Zeit aufbewahrt werden muss, weil gesetzliche Vorschriften dies verlangen oder Informationen für die Aufgabenerfüllung der Verwaltung weiter zur Verfügung stehen müssen. Entscheidend für eine wirtschaftliche Verwaltung ist deshalb vor allem, dass das richtige Aktenaufbewahrungssystem eingesetzt wird. Wie die Akten zu führen sind und welche Aktenarten es gibt, ist in der Aktenordnung festgelegt. Bei der Aktenverwaltung geht es um die grundlegende Frage, nach welchem System die Akten und das Schriftgut aufzubewahren sind. Für die Aktenverwaltung ist der Zeitfaktor von Bedeutung, weil die daraus resultierenden Personalkosten die höheren Anteile gegenüber den Sachkosten haben. Zu einer technisch ausgereiften Erstausstattung sollte immer geraten werden, weil dadurch die Bearbeitungszeiten in der Registratur verringert und damit auch eine Zugriffsmöglichkeit geschaffen werden kann. Nach welchem System das Schriftgut aufbewahrt werden kann, richtet sich zum Teil auch nach den räumlichen Gegebenheiten. Aufbewahrung der Akten: Die Akten können liegend, stehend oder hängend aufbewahrt werden. In modernen Schriftgutablagen hat sich weitgehend die hängende Ablage in Pendelheften durchgesetzt. Die Stehordnerablage ist allerdings auch noch häufig vorzufinden, während die Liegeablage wohl weitgehend der Vergangenheit angehört.

88. Erläuterungen – Arten von Akten Um die Akten übersichtlich zu gestalten und die Aussonderung des entbehrlichen Schriftgutes zu erleichtern, wird nach der Bedeutung in verschiedene Aktenarten unterschieden: Hauptakten enthalten Schriftgut von allgemeiner oder grundsätzlicher Bedeutung (insbesondere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften); Neben- oder Einzelakten enthalten einzelne Vorgänge über Personen, Sachen, Ereignisse, Rechtsverhältnisse usw.; in den Nebenakten werden Vorgänge über mehrere Personen, Sachen usw. gesammelt, die nach der Bearbeitung erledigt sind und voraussichtlich nicht wieder benötigt werden. Im Gegensatz dazu enthalten Einzelakten Vorgänge über jeweils eine bestimmte Person, Sache usw., die sich fortentwickeln und auf die später immer wieder zurückgegriffen werden muss; Beiakten enthalten weniger wichtiges Schriftgut, von dem die anderen Akten entlastet werden sollen.

89. Erläuterungen - Aktenzeichen Aufbau eines vollständigen Aktenzeichens Beispiel: I A 1 - H 1118 D - 17/05 - A 12 I A 1 = Registratur bzw. Akte, welche das Aktenzeichen vergeben hat H 11 = Aufstellung des Haushaltsplanes H 1118 = Kreditmittel; Darlehen; Subventionen; Anleihen D = nähere Unterteilung, hier Darlehen 17/05 = Akte Nummer 17 aus dem Jahr 05 (die Nummern werden für jedes Aktenzeichen fortlaufend vergeben) bei Bußgeldsachen wäre dies dann BL-A 17/05 (BL = Bußgeldliste) bei Strafsachen analog StrL-A 17/05 (StrL = Strafliste) A 12 = Stellenbezeichnung des zuständigen Sachbearbeiters innerhalb der Behörde Quelle: Wikipedia

90. 4. Geschäftsablauf – Innerer Dienstbetrieb – Dienstreisen, Urlaub (§ 66)

91. 4. Geschäftsablauf – Innerer Dienstbetrieb – Erkrankung, andere Dienstbehinderungen, Dienstunfall (§ 67)

92. 4. Geschäftsablauf – Innerer Dienstbetrieb – Meldungen persönlicher und dienstlicher Art (§ 68)

93. 4. Geschäftsablauf – Innerer Dienstbetrieb – Verbot des Handels in Behörden (§ 69), Sammlungsverbot, Unterschriftensammlungen (§ 70)

94. Weiterführende Literatur Olfert, Klaus: Kompakt-Training Projektmanagement, 5. Aufl., Kiehl-Verlag, Ludwigshafen/Rhein 2004 Steinbrecher, Wolf: Produktorientierte Ablage, 1. Aufl., Boorberg, Stuttgart u.a. 2007 Brecht, A., Die Geschäftsordnung der Reichsministerien - ihre staatsrechtliche und geschäftstechnische Bedeutung, zugleich ein Lehrbuch der Büroreform, Erster Band der Schriftenreihe des DIWIV (Deutsches Institut für wirtschaftliche Arbeit in der öffentlichen Verwaltung), Berlin 1927 Friese / Funk / Lührs /Schulz, Verwaltungslehre. Leitfaden für den Unterricht an der Niedersächsischen Fachhochschule für Verwaltung und Rechtspflege, Fachbereich Allgemeine Verwaltung - Kommunale Abteilung Hannover - und dem Niedersächsischen Studieninstitut für kommunale Verwaltung e.V. Hannover 1991 Aberle, Siegfried; Baumert, Andreas: Öffentlichkeitsarbeit. Ein Ratgeber für Klein- und Mittelunternehmen. München: Beck/dtv, 2002 BBB-Arbeitshandbuch „Bürgernahe Verwaltungssprache“, 4. Auflage, 2002 - http://www.bva.bund.de/cln_115/nn_372856/SharedDocs/Publikationen/Verwaltungsmodernisierung/Buergernahe__Verwaltungssprache__BBB,templateId=raw,property=publicationFile.pdf/Buergernahe_Verwaltungssprache_BBB.pdf