Microsoft Enterprise Project Management in Verbindung mit SAP

1. Microsoft Enterprise Project Management in Verbindung mit SAP Stavros Georgantzis, The Project Group GmbH

2. Agenda • Über TPG - The Project Group • Hintergründe: Project Management mit SAP • Integrieren MSP  SAP: Worum geht es? • Datei Import/Export Szenario • Integratives Szenario

3. Über TPG - The Project Group • Standort: Unterhaching bei München • Business Fokus: Project Management und Project Management Software • Services: • Consulting und Training • Software Development • Software Implementierung • Software Fokus: Microsoft Project, MSP Add-Ins und SAP Integration

4. Auszug aus unsrer Kundenliste … • Airport Munich (Project EPM Consulting, Construction solutions) • ATLAS Elektronik (Project EPM Consulting, PSLink and TeamLink Pilot) • AUDI (Project EPM Consulting) • Bosch Siemens household appliances (Project EPM Consulting) • Cognis special chemistry (Project EPM Consulting, PSLink Pilot) • Cologne Transport Services (PSLink) • DaimlerChrysler (Project EPM Consulting & Training) • ELTA Systems – Israel Aircraft Industries (PSLink) • Felsomat engineering automation (Project EPM Consulting, PSLink) • GE CompuNet (PSLink) • Irish Rail (Project EPM Consulting, PSLink) • Keiper Recaro car seats (PSLink) • MAN Power Plant division (Project EPM Consulting, PSLink) • Miele household appliances (Project EPM Consulting, PSLink and TeamLink) • Roche Diagnostics (EPM Consulting) • SAP AG (Project EPM Consulting & Training, PSLink HR integration) • Siemens VDO Automotive (PSLink) • TechData (Project EPM Consulting & Training) • …

5. Hintergründe: Projektmanagement in SAP

6. SAP Hintergründe • SAP R/3 und SAP Enterprise (Core) bestehen aus diversen Modulen • CO, FI, PS, ... • SAP Enterprise bietet auch die Enterprise Extensions • Travel extensions • HR extensions • PLM (Product Life Cycle Management) • ... • SAP xApps • Basiert auf Business Warehouse • „Cross functional integration, processes and reporting“ • xRPM, xPD, xM&A, Employee Productivity Suite ...

7. PM in SAP – 3 Ansätze • PS • Das traditionelle Projekt System in SAP R/3 und SAP Enterprise • Vergleichbar mit MSP • Tiefe Integration in andere Module (CO, HR, SD …) • cProjects • Teil des PLM Collaboration Engineering • Neuer Ansatz, der die Projektleiter adressiert • Verbindung zu PS und andere Module • xRPM • Neuer Ansatz für Top Level Portfolio Planung • Integriert Daten aus verschieden Quellen (SAP Module, MSP etc.) • „ Reporting, Portfolio planning and resource capacity management“

8. Zusammenfügen der Teile SAP xRPM Manager Microsoft Project EPM Server (Abteilungen, Standorte etc.) SAP R/3 / Enterprise mit PS oder cProjects (z.B. untersch. Standorte) Manager, Controller, Abteilungsleiter PMO, Projektmanager, Team Mitglied

9. Integrieren MSP  SAP: Worum geht es?

10. Was soll integriert werden? Project Server ???? Ressourcen, Termine, Arbeit, Kosten, Budgets, Ist-Daten, Materialdaten, Texte … ???? SAP Project Client

11. Ist Integration nur Datenaustausch? • Rollenbasierter Datenaustausch • Wer plant in welchem Tool? • Wer benötigt welche Daten? • Wer muss welche Daten liefern? • Wie ist die Berechtigung auf die Daten? • Prozessbasierter Datenaustausch • Wie sieht der Übergang vom Vertrieb zum Projekt aus? • Wo werden Projekte angelegt? • Welche Daten müssen bei Phasenübergängen ausgetauscht werden? • Welche Regeln müssen beachtet werden?

12. Microsoft Project ERP Connector

13. File Import/Export Szenarien • Eigenschaften • Niedrige Prozessintegration • Einfache Datenstruktur • Betrifft weniger Rollen • Datentransfer in eine Richtung • Geringe Synchronisationsanforderungen • Kein Sperrmechanismus • Technologie • Export von CSV oder XML Dateien vom Quellsystem • Import in das Zielsystem

14. Microsoft Project ERP Connector - Überblick • Früher: Microsoft SAP Connector – solution starter • Es ist ein „Solution Starter“, d.h. keine Lösung! • Bietet dateibasierten Austausch mit SAP • Gemeinsam entwickelt von Campana & Schott und The Project Group, zwei deutschen Microsoft Project Partnern

15. Microsoft Project ERP Connector - Features • HR Import • Lesen von Ressourcen aus XML Dateien in den Enterprise Ressource Pool (Name, Email etc.) • Erstellen, Update und Deaktivieren von Ressourcen • Lesen der RSP aus SAP und Erstellung im Enterprise Ressourcen Pool • Austausch von Finanzdaten (CO and PS) • Erzeugen neuer Projekte basierend auf CO Innenaufträge • Erzeugen neuer Projekte basierend auf PS WBS Strukturen • Update der Ist-Daten nach SAP basierend auf HR Personalnummern und CO Aufträgen

16. Microsoft Project ERP Connector - Technologie • Server zu Server Kommunikation • Basierend auf Datentransfer (XML) • Definiert XML Spezifikation • Nicht SAP spezifisch, aber von SAP inspiriert • Quellsystem kann jedes andere System sein, das XML exportiert • Sobald die XML Datei in den Drop Folder gelegt wird, wird sie vom PDS “geparsed” • PDS Extensions führen die Aktionen aus

17. Integration mit HR MSP XML 1 HR Creation / Synch. Empl. ID Empl Name ... Export Interface PDS PDS- Extender

18. SAP MSP XML 1 CO Creation / Synch. IO 10041 IO 10042 ... Export Interface PDS PDS- Extender PWA PS Import Interface Actuals • WBS 1 • WBS 1.1 • WBS 1.2 XML 2 Tasks may be changed by user without restriction. Integration with CO/PS

19. Architektur

20. Kundenbeispiel - Überblick • Ziel • Importieren von Ressourcen aus SAP HR nach Microsoft Project Enterprise Ressourcen Pool • Synchronisieren des Ressourcenpools • Festlegung der Synchronisationsintervalle für die automatische Synchronisation • Technologie • Basierend auf ERP Connector Technologie

21. Kundenbeispiel - Interface

22. Grenzen • Keine Client-Integration • Kein Business Regeln Framework • Differenz Analyse und Synchronisationsmechanismus müssen vom Kunden/Partner definiert werden • Keine Konsistenz Prüfung • Keine terminliche Planung des Daten-Austausches • Begrenzte Performance • Kein Support • Keine Updates

23. Integrative Produkte/Lösungen

24. Integrative Produkte/Lösungen • Eigenschaften • Hohe Prozess Integration • Komplexe Datenstrukturen • Betrifft alle Projektmanagement-Beteiligten • Bi-direktionaler Datentransfer • Synchronisationsmechanismus (inkl. Differenzanalyse, Regel- und Plausibilitätsprüfung) • Sperrmechanismus für die Datenkonsistenz • Technologie • Direkte Function Calls in das SAP System • Oder XML files

25. Integrative Produkte wie PSLink® – Features Überblick • Integration HR / Arbeitsplätze / Kostenstellen • Erstellen, Update und Löschen von Enterprise Ressourcen basierend auf HR Personen und /oder Arbeitsplätzen und/oder Kostenstellen/Leistungsarten • Aufbau des RSP im Enterprise Ressourcen Pool basierend auf SAP • Update der Kostensätze/Jahr aus CO • Microsoft Project mit PS synchron halten • Erzeugen neuer Projekte SAP  MSP oder MSP  SAP • Erzeugen und Updaten von PS Objekten in beide Richtungen • Kundespezifisches Objekt und Datenmapping • Synchronisationsmechanismus (Differenzanalyse, führendes System basierend auf Daten) • SAP Plausibilitätsprüfungen • Sperrmechanismus und Konsistenzprüfungen

26. Integrierte Produkte wie PSLink® – Technologie Überblick • Server zu Server oder Client zu Server Kommunikation • Middleware • COM Add-Ins für Client Funktionalitäten • Vorwiegend direkte Function Calls

27. Kundenbeispiel - Überblick • Ressourcenpool synchron halten • Projekterstellung in Microsoft Project basierend auf SAP SD Angebot • Synchronisation mit SAP SD • Upload des Projekts nach SAP PS (erzeugt neues SAP Projekt) nach Kundenbestellung • Projektausführung • Vorgänge erzeugen, Zeit- und Arbeitsplanung in Microsoft Project • Detailplanung in Teams • Kostenplanung und Aufgaben-Tracking in SAP • Synchronisation mit SAP PS und SD automatisch über Nacht

28. Automatische Erstellung eines neuen Projekts in Microsoft Project, basierend auf SAP SD Angebotsdaten • Ausplanung des Angebots in Microsoft Project Verkaufsprozess SAP MS Project Client Server SD PS CATS Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting

29. Automatische Neuerstellung des Projekts in SAP PS (von Microsoft Project via PSLink) Kundenbestellung SAP MS Project Client Server SD PS CATS Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting

30. Synchronisation über Nacht: • Geänderte Bestelldaten von SAP SD • Kosten von SAP PS • Planungs- und Arbeitsänderungen nach SAP Aufgabenplanung SAP MS Project Client Server SD PS CATS Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting

31. Synchronisation über Nacht: • Ist-Zeiten und Arbeit von SAP nach MSP Ablaufverfolgung SAP MS Project Client Server SD PS CATS Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting

32. Multi-Projekt Reports in Microsoft Project • Spezielle PSLink Reports • Controlling Reports in SAP Reporting SAP MS Project Client Server SD PS CATS Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting

33. TeamLink PSLink Kundenbeispiel - Rollen Projektplan in SAP PMO / Controlling Status Reports Analyse SAP PS MS Project Projektleiter Web Access MS Project Abteilungsleiter

34. Questions & Answers Kontakt www.TheProjectGroup.de Info@TheProjectGroup.de