Nuove tecnologie e gestione dei flussi documentali.

1. Nuove tecnologie e gestione dei flussi documentali. Una garanzia di trasparenza: la corretta impostazione e gestione dell’archivio corrente; dal protocollo tradizionale alla gestione informatica dei documenti, degli archivi e dei flussi documentali

2. L’archivioe le sue fasi • ARCHIVIO:complesso di documenti prodotti o acquisiti da un ente o da una persona durante lo svolgimento della propria attività. • Costituisce un complesso unitario, un unicum che si articola in 3 fasi: • archivio corrente: documenti attivi, in corso di trattazione. • archivio di deposito: documenti semiattivi, ancora utili per finalità amm/ve, ma non più necessari per l’attività corrente • archivio storico: documenti storici (oltre 40 anni), relativi ad • affari esauriti, selezionati per conservazione permanente.

3. Duplice valenza dell’archivio • AMMINISTRATIVA: complesso di documenti legati all’attività del produttore (documenti che devono essere prodotti e conservati in modo da garantire la certezza del diritto) • “Il Registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio fa fede della data di ricevimento e spedizione ed ha natura di atto pubblico” (sentenza Cassazione penale 6.10.1987) • CULTURALE: memoria istituzionale in prospettiva storica, testimonianza certa ed autentica di un’attività

4. Registro di protocollo • In origine il termine “protocollo” indicava il registro usato per la trascrizione degli atti notarili, che assumevano carattere di pubblica e riconosciuta certezza. • Da qui l’attuale significato di registro in cui vengono annotati e classificati giornalmente i documenti in partenza ed in arrivo da parte di amministrazioni pubbliche e aziende private. • Il numero di protocollo progressivo da 1 a n per ogni anno, viene assegnato al documento e riprodotto sul medesimo.

5. Gestione integrata L’archivio è nello stesso tempo strumento gestionale e bene culturale; ne discende la necessità della gestione integrata tra Amministratine produttrice e Amministrazione archivistica(Soprintendenze Archivistiche per gli archivi degli enti pubblici e dei privati, Archivi di Stato per gli archivi statali)

6. Legislazione di tutela degli archivi • Legge 1409/63 pone le basi della tutela per archivi degli uffici dello Stato, archivi degli enti pubblici e privati • DL 490/1999 T.U. beni culturali parte dal principio che i beni archivistici (comprendenti archivi dello Stato, degli enti pubblici e archivi privati dichiarati) sono BENI CULTURALI • D.lgs. 42/2004 Codice “Urbani” dei Beni Culturali • Art. 10 fanno parte dei beni culturali archivi dello Stato e degli enti pubblici, archivi privati che rivestano interesse storico particolarmente importante

7. Legislazione protocolloIl modello del R.D. 35/1900 • RD 35/25.1.1900Regolamento per gli uffici di registratura e archivio delle Amm/ni Centrali, definisce l’impianto del modello italiano della gestione dei documenti • Stabilisce norme molto precise su registrazione (comprese le regole per tipologie particolari, quali circolari, decreti, ruoli, statiche), classificazione, formazione dei fascicoli, passaggio dall’archivio corrente a quello di deposito e storico (Archivio Generale del Regno), scarto. • Vi sono descritti oltre al registro di protocollo vero e proprio (per cui sono fissate in modo molto particolareggiato le caratteristiche estrinseche e le modalità di registrazione) , altri strumenti e repertori indispensabili per questi uffici: repertorio dei fascicoli, giornalidelle spedizioni, scadenziario, raccolte decreti, circolari ecc

8. Ma in seguito…… • Negli ultimi decenni la produzione di una grande quantità di documentazione, che presenta inoltre una grande complessità, determina una fase critica, in cui gli uffici hanno nei confronti del loro patrimonio documentario un atteggiamento di trascuratezza. • Si presta poca attenzione all’archivio considerato come attività residuale, da affidare a personale di basso profilo, in particolare viene in molti casi abbandonata l’operazione della classificazione; ne consegue la non corretta conformazione degli archivi.

9. Riforma P. A. • Un’inversione di tendenza si determina, con le nuove normative di riforma della P.A., finalizzate ad operare un profondo cambiamento migliorando il rapporto cittadino-istituzioni e la qualità del servizio con obiettivi di: • Trasparenza ed imparzialità dell’azione amministrativa (l. 241/90) • Valutazione dei risultati e controllo di gestione, dovere di comunicazione interna ed esterna (d. lgs 29/93) • Decentramento: conferimento funzioni agli enti locali, in base a principi di sussidarietà, adeguatezza,completezza(d. lgs 112/98) • Semplificazione dei procedimenti • Riorganizzazione delle Amministrazioni (d. lgs 300/99)

10. Informatizzazione • Per la realizzazione di questa complessa trasformazione, l’applicazione delle nuove tecnologie nei sistemi documentari costituisce un elemento indispensabile, in quanto strumento per: • Attuare la trasparenza • Incrementare qualità del servizio • Migliorare efficienza dell’azione amministrativa • Sorreggere processi decisionali

11. GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E PROTOCOLLO INFORMATICO – quadro normativo • Al fine di aggiornare la normativa vigente in materia, ferma ad RD 35/1900, il legislatore ha predisposto un nuovo quadro normativo, mantenendo i principi generali delle garanzie giuridiche e cogliendo le possibilità offerte dalle nuove tecnologie, con il fine di perseguire gli obiettivi individuati per la riforma della PA. • DPR 428/98regolamento gestione protocollo informatico da parte PPAA (poi confluito nel DPR 445/2000) stabilisce i requisiti del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché disposizioni sugli archivi di deposito e storici

12. GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E PROTOCOLLO INFORMATICO – quadro normativo • DPCM 31.10.2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 428/99 • Determina in modo dettagliato le condizioni necessarie per il corretto funzionamento del protocollo informatico: adeguamento organizzativo (AOO, nomina responsabile, eliminazione protocolli multipli, funzioni obbligatorie); requisiti per la sicurezza del sistema per l’accesso interno ed esterno, modalità per lo scambio e l’interoperatività; gli strumenti per il funzionamento del sistema (piano classificazione e manuale di gestione)

13. GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E PROTOCOLLO INFORMATICO – quadro normativo • DPR 445/2000Testo unico in materia di documentazione amministrativa: raccoglie e coordina tutte le disposizioni vigenti riguardanti la formazione, tenuta, conservazione e gestione degli atti da parte degli uffici della P.A. • Riunisce in un unico testo tutte le norme sulla documentazione amministrativa e sul documento informatico • Afferma la validità a tutti gli effetti di legge del documento informatico • Decreta l’eliminazione della frammentazione dei sistemi di protocollo • Stabilisce i principi di gestione degli archivi • Collega il sistema di protocollo alla gestione dei flussi documentali

14. D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 • E’ un TESTO UNICO, quindi uno strumento di vera semplificazione normativa, che ha eliminato disposizioni ridondanti e armonizzato fra loro tutte le altre; • E’ un testo di semplificazione amministrativa, in quanto le disposizioni hanno come oggetto la semplificazione della documentazione amministrativa.

15. D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445- Struttura E’ articolato in sette capi: • Capo I – Definizione e ambiti di applicazione • Capo II – Documentazione amministrativa – disposizioni su documento amministrativo e informatico, trasmissione di documentazione, autenticazione, la firma digitale, la legalizzazione di firme e fotografie • Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa - le istanze, i certificati, l’acquisizione diretta di documenti, l’esibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive • Capo IV - Sistema di gestione informatica di documenti • Capo V – Controlli • Capo VI – Sanzioni • Capo VII – Disposizioni finali

16. D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 – Capo IVSistema di gestione informatica dei documenti 2. GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI 3. TENUTA DEGLI ARCHIVI 1. GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI • Disposizioni sugli archivi • Disposizioni sul protocollo • Accesso alle informazioni • Conservazione delle informazioni • Disposizioni sulla gestione informatica Requisiti tecnici Requisiti formali Requisiti funzionali Esclusioni Annullamenti/modifiche Relazione tra: - documenti - fascicoli - procedimenti Modalità di gestione degli archivi informatici

17. Gestione informatica dei documenti (Sezione I – artt. 50-57) Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema (Sezione II – artt. 58-60) Registrazione di protocollo con sistemi informatici Criteri uniformi di classificazione e archiviazione Informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti formati nell’adozione dei provvedimenti finali Accesso degli utenti interni Accesso esterno D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 – Capo IVSistema di gestione informatica dei documenti(6 sezioni)

18. Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti (Sezione III – artt. 61-63) Sistema di gestione dei flussi documentali (Sezione IV – artt. 64-66) Disposizioni sugli archivi (Sezione V – artt.67-69) Aggiornamento dei sistemi (Sezione VI art.70) Istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi Gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati Passaggio all’archivio di deposito e storico Recupero versioni precedenti D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IVSistema di gestione informatica dei documenti

19. D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IVSistema di gestione informatica dei documenti Individuazione Aree Organizzative Omogenee (art. 50) • AOO: uffici che presentano esigenze di gestione della doc/ne omogenee e adottano quindi criteri uniformi di classificazione e archiviazione

20. D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IVSistema di gestione informatica dei documenti • Istituzione Servizio per la gestione informatica dei documenti, flussi documentali e archivi (art. 52) • Nomina del Responsabile del Servizio (funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito dei processi di formazione) E’ un ufficio ad alta centralità organizzativa con personale qualificato, che costituisce l’interfaccia competente dell’Amm/ne archivistica per affrontare le problematiche archivistiche

21. D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IVServizio per la gestione informatica dei documenti • Compiti: • Garantire corretta formazione e tenuta del sistema documentario mediante definizione dei criteri di registrazione, piani di classificazione, della modalità di segnatura, ed elaborazione del manuale di gestione • Definire livello di accesso e abilitazioni alle funzioni della procedura • Autorizzare operazioni di annullamento • Assicurare adeguata conservazione dei documenti e degli strumenti di gestione

22. D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IVServizio per la gestione informatica dei documenti REQUISITI • Garantire la sicurezza e integrità dei dati • Garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita • Fornire le informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’Amministrazione e quelli formati dalla stessa nell’adozione dei provvedimenti finali • Consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati • Consentire l’accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati • Garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato • Possibilità di produrre il registro giornaliero di protocollo (art. 53.2) • Possibilità di elaborazioni statistiche a scopo di controllo interno (art. 58.3) • Gestione dello storico dei dati, modifiche, annullamenti, etc… (art. 54)

23. Protocollazione • Comprende registrazione e segnatura. • Per registrazionesi intende l’attività di identificazione dei documenti nel contesto giuridico-amministrativo e nel contesto documentario di un soggetto produttore, allo scopo di verificarne l’acquisizione in data certa e il mantenimento nel tempo.

24. Il numero di protocollo (art. 57) Il numero di protocollo o “progressivo di protocollo” è un numero ordinario formato sempre da sette cifre numeriche: Esempio: 0000001 1234567 0021221 3213212 Prot. n. 0000000

25. Protocollazione Registrazione del documento in arrivo o in partenza Memorizzazione delle seguenti informazioni: • Numero di protocollo • Data di registrazione • Mittente • Destinatario/i • Oggetto • Data e protocollodel documento ricevuto.

26. Protocollazione - La segnatura di protocollo Apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Va effettuata contemporaneamente alla registrazione Le informazioni minime da apporre sul documento: • Numero di protocollo o “progressivo di protocollo” • Data di registrazione • Identificazione dell’Amministrazione • Codice di classificazione • Numero del fascicolo

27. Cosa non si protocolla (art. 53, c.5 dpr 445/2000) • Gazzette Ufficiali • Bollettini Ufficiali e notiziari dalla Pubblica Amministrazione • Note di ricezione delle Circolari e altre disposizioni • Materiali statistici • Atti preparatori interni • Giornali, riviste, opuscoli, depliant e materiali pubblicitari • Inviti a manifestazioni • Tutti i documenti soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione (decreti, fatture …). • Il Manuale di gestione di ciascuna AOO conterrà l’elenco dei documenti da non sottoporre a registrazione.

28. La protocollazione dei documenti riservati Documenti riservati Procedura da definire nel manuale di gestione Obiettivo Consentire il trattamento e la conservazione di informazioni riservate nel rispetto della normativa vigente

29. Il registro di emergenza In caso di indisponibilità del sistema informatico, il Responsabile del Servizio autorizza la registrazione manuale del protocollo su un “Registro di emergenza”. E’ opportuno evitare l’apertura del registro di emergenza nel caso in cui si preveda che l’interruzione sarà inferiore alle 24 ore, ad eccezione del caso in cui sia necessario protocollare documenti urgenti. Sul Registro sono riportate: • Causa, data e ora d’inizio dell’interruzione • Data e ora del ripristino della funzionalità del sistema.

30. Gestione informatica dei documenti L’accesso ai documenti e alle informazioni L’accesso al sistema: Interno: a utenti appartenenti all’Amministrazione Esterno: - a soggetti interessati ai procedimenti in corso anche attraverso l’URP - ad altre Amministrazioni (norme e criteri tecnici del SPC) La ricerca delle informazioni è effettuata secondo criteri di selezione basati sulle informazioni registrate, espressioni semplici e legate tra loro da operatori logici, ricerca full-text Criteri di accesso alle informazioni e modalità di identificazione degli interessati devono essere definiti

31. Gestione informatica dei documenti L’accesso ai documenti e alle informazioni • Le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti possono essere utilizzate per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi(artt. 22 e ss. legge 241/1990) • Accesso anche per via telematica (d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 – regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi - art. 13 ) • Ricerca, visualizzazione delle informazioni e dei documenti attraverso gli Uffici relazioni con il pubblico

32. Sicurezza (artt. 61-63) • Salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile • Copie di sicurezza in luoghi differenti e sicuri • Leggibilità dei dati: le informazioni relative a fascicoli riguardanti procedimenti chiusi, di cui il responsabile ha autorizzato il trasferimento devono essere sempre consultabili • Conservazione sostitutiva: i dati relativi alla gestione informatica costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti oggetto di riproduzione sostitutiva

33. Sistemi di Gestione dei flussi documentaliSezione IV Prospettive future • Le P. A. provvedono alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati • i sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi • “Le amministrazioni determinano, autonomamente e in modo coordinato per le A.O.O., le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio”

34. Sistemi di Gestione dei flussi documentaliSez V. Disposizioni sugli archivi (art. 67-69) • Trasferimenti periodici documenti nell’archivio di deposito: • almeno una volta all’anno il responsabile provvede a trasferire i fascicoli relativi a procedimenti conclusi in un archivio di deposito • trasferimento attuato rispettando l’organizzazione presente nell’archivio corrente • obbligo di redigere conservare elenco dei fascicoli trasferiti • Elaborazione del piano di conservazione, integrato con il piano di classificazione, per definizione dei criteri di selezione • Trasferimento documenti storici presso AASS o archivio storico: • I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti negli Archivi di Stato o nell’archivio storico, con strumenti che ne garantiscono l’accesso.

35. Tenuta degli archivi • Trasferimento dei documenti nell’archivio di deposito • Conservazione degli archivi

36. SISTEMA DOCUMENTARIO: Comprende ARCHIVIO (complesso dei documenti prodotti e acquisiti nel corso dell’attività istituzionale di un soggetto) più SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI (insieme delle attività finalizzate a registrazione, classificazione ed organizzazione dei documenti; complesso delle regole, strumenti, risorse umane e strumentali). SISTEMA INFORMATIVO: Comprende sistema documentario tutte le risorse informative e le fonti di informazione di un ente: sito web portali sistema bibliotecario SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO

37. SISTEMA DOCUMENTARIO Obiettivi del sistema di gestione dei documenti: fornire ad ogni struttura il necessario supporto per lo svolgimento efficiente della propria attività Garantire conservazione e fruizione ai fini interni e della trasparenza SISTEMA INFORMATIVO E’ una risorsa strategica indispensabile per un’Amministrazione Il sistema informativo deve poter contare su un adeguato sistema documentario, per poter essere efficiente; è il sistema documentario, infatti, la fonte primaria di informazione sull’attività dell’ente. La possibilità di dare risposte sui procedimenti al cittadino è strettamente connessa alla buona organizzazione del proprio sistema documentario e quindi dell’archivio SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO

38. SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO Sistemadocumentario Sistema informativo

39. SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO Sistema documentario ARCHIVIO Sistema di gestione dei documenti

40. SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO • All’origine di tutte le recenti iniziative di regolamentazione del sistema amministrativo italiano c’è l’ambizione di trasformare il sistema documentario in un sistema informativo specializzato e altamente qualificato, affidato alla tecnologia informatica e telematica”. Gli strumenti: • automazione delle attività di acquisizione e organizzazione dei documenti di archivio; • scambio telematico dei dati di registrazione e accesso in rete ai sistemi documentali, mediante lo sviluppo di regole e formati che garantiscano l’interoperabilità; • produzione, trasmissione e conservazione di documenti informatici giuridicamente validi, autentici e affidabili, ricorrendo a meccanismi di firma digitale; • integrazione dei flussi di lavoro amministrativo e documentario grazie all’utilizzo di programmi di workflow management.

41. Requisiti • I requisiti funzionali del sistema archivistico costituisconol’”insieme delle attività e delle regole necessarie per il funzionamento del sistema documentario di un ente, sia in ambiente tradizionale che elettronico”. • Irequisiti sono sia di carattere tecnologico (funzionalità dei sistemi informatici), sia di carattere tecnico-archivistico

42. Documento, documenti, archivi Rappresentazione del contenuto di un atto legato all’attività di un ente pubblico o privato, o di una persona. Elemento qualificante è la relazione con l’attività, per cui i documenti prodotti nell’espletamento di una attività, sono naturalmente legati fra loro da relazioni che non si possono scindere (Vincolo archivistico).

43. Tipi di documenti In relazione allo stato di trasmissione si distinguono in: • Spediti: trasmessi all’esterno (si conserva la minuta) • Ricevuti: pervenuti da altri soggetti esterni • Interni: prodotti e mantenuti all’interno dell’AOO

44. Documenti e loro aggregazioni FASCICOLO: raggruppamento organico di documenti relativi ad uno stesso oggetto: affare, procedimento, materia, tipologia, che si forma nel corso dell’attività amministrativa del soggetto produttore; Il fascicolo riunisce quindi tutti i documenti relativi a tali attività. E’ identificato da un codice comprendente indice classificazione e numero progressivo del fascicolo Ha funzione logica e fisica

45. Documenti e loro aggregazioniCriteri per l’organizzazione dei fascicoli • Per oggettodocumenti relativi ad undeterminato oggetto (fascicoli per materia o nominativi) • Per processo amministrativo o per procedimento documenti relativi ad una specifica attività o procedimento amministrativo (identificati ai sensi della l. 241/90) • Per tipologia di forma del documento documenti raggruppati in base alla loro tipologia in fascicoli stabiliti secondo criteri temporali (annuali, mensili ecc.) (es circolari, ordini di servizio)

46. Documenti e loro aggregazioni • Registro • unità costituita dalla registrazione in sequenza, secondo criteri stabiliti (prevalentemente cronologici) in un’unica entità documentaria di una pluralità di atti. • E’ l’altro elemento che costituisce la struttura di un archivio; in quanto unità logica è indivisibile

47. Sistema di classificazione (comprendente anche piano di conservazione) Il piano di classificazione (o titolario) è uno schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico (dal generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore Manuale di gestione Descrive sistema di gestione e conservazione dei documenti e contiene le informazioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio. Strumento nuovo di organizzazione sotto il profilo regolamentare ed informatico; deve essere trasparente, reso pubblico anche in rete, perché sia noto a impiegati e cittadini. Gli Strumenti

48. Contenuto e struttura tipo del Manuale di Gestione Descrive: - l’ambito di applicazione: l’AOO e delle sue Unità Organizzative (Divisioni, Servizi) secondo il modello organizzativo stabilito che può essere accentrato o distribuito: • unificato o centralizzato (esiste un unico servizio specifico per tutta l’AOO) • coordinato o decentrato (nell’ambito dell’AOO all’interno del sistema documentario unico, ad ogni U. O. corrisponde un’articolazione del Servizio) • - le modalità di trattamento dei documenti in tutte le varie fasi (arrivo corriere, distribuzione, protocollazione, ecc.)

49. CLASSIFICAZIONE Attività indispensabile per la corretta formazione di un archivio e per garantire l’ordinata e funzionale sedimentazione dei documenti; è l’ordinamento di tutti i documenti (soprattutto quelli informatici) che costituiscono il sistema documentario, secondo un piano di classificazione predeterminato in base a principi funzionali (T.U.445/2000 art. 52 e 56) Classificare attribuire al doc. un indice di classificazione Fascicolare associare il doc. ad una unità archivistica (fascicolo)

50. PIANO di CLASSIFICAZIONE • Schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico (dal generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore • Non deve basarsi alla struttura organizzativa, che è soggetta a continue trasformazioni. • Le voci si distinguono in base alla natura delle funzioni in 2 settori: • Funzioni istituzionali (primarie) relative alla missione istituzionale e specifiche di ciascuna AOO • Funzioni di gestione e strumentali (secondarie) relative alle attività di funzionamento (risorse umane, finanziarie, strumentali) comuni a tutte le PP.AA. E quindi condivisibili da più strutture.