AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. AUDITORIA ADMINISTRATIVA L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

2. TEMAS • Tema 1. La auditoría • 1.1. Concepto universal de auditoría. • 1.2. Clasificación de la auditoría. • 1.3. Tipos de auditoría. • 1.4. Relación de la auditoría con otras actividades profesionales • 1.5. La auditoría dentro del proceso administrativo • 1.6. Código de ética profesional. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

3. Conceptos según diversos Autores • La auditoria administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, así como de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. Sin embargo, con el interés de tener un panorama más amplio de lo que debemos entender por auditoria administrativa se han escogido algunas definiciones que han expuestos tratadistas de la materia. • E. F. Norbeck: "Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos." • En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditoria administrativa no consiste en delinear programas de auditoria para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para entender y comprender los aspectos generales de esta disciplina mediante la valorización de los aspectos que forman la empresa. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

4. William P. Leonard. • «Es el examen completo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, de una sección o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas». L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

5. J. Fernández Arena: • «Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho-habientes, usuarios, consumidores, en el aspecto social: Colaboración, gobierno y comunidad, en el aspecto económico: los acreedores y los inversionistas. En base a los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución abarca la coordinación, la integración, tanto de los recursos humanos y físicos y la eficiencia de la organización» L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

6. J. Rodríguez Valencia: • «Expresa que Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en la relación con las metas fijadas; sus recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar». L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

7. Concepto Universal de Auditoría Administrativa • «Es la revisión sistemática con fines de evaluación de una dependencia o entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene encomendados». L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

8. Necesidades Legales y Sociales de la Auditoria Administrativa • Legal: Se utiliza para cubrir requerimientos contables, fiscales y gubernamentales. • Social: Se utiliza para demostrar que la organización es una empresa sustentable que no daña ningún tipo de interés social, ni el entorno en el que la sociedad esta desarrollándose. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

9. Ámbito de Aplicación • La auditoria administrativa continuamente mantiene vigiladas todas las areas que componen la estructura de la empresa u organización. • Planeación: • Producción: • Finanzas: • Personal: • Relaciones publicas: • Control: L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

10. Clasificación de la Auditoría • La Auditoría se clasifica en dos: • Interna • Externa • La auditoría Interna es realizada por personal de la empresa. • Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente yeficaz. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

11. Clasificación de la Auditoría • Uno de los principales problemas de la auditoria interna son las relaciones entre el auditor y el personal que a su ves son sus compañeros de trabajo ya que esto puedo interferir en los resultados de la auditoria por el simple hecho de conocerlos y tener una relación mas cercana con ellos. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

12. La auditoria externa es la realizada por individuo externo ajeno a la organización, es la mas recomendable para empresas medianas y grandes ya que con ello se garantiza un eficacia y veracidad en los resultados de dicha auditoria. • Ventajas: disponer de un equipo de apoyo de trabajo especializado en la materia, independencia de criterio para formular observaciones, tranquilidad de lo que puede señalar cualquier anomalía sin el temor de perjudicar a persona alguna, contar con el respeto de la organización, rápido acceso a los niveles de decisión, velocidad de respuesta, contar con una visión imparcial de su organización, experiencias análogas en el campo de trabajo. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

13. Desventajas: presión por parte del personal originada por su temor a lo desconocido o a la perdida su empleo, deficiente conocimiento de la cultura organizacional, que no trata a los clientes de la organización por lo que no percibe sus expectativas, rigidez obsesiva al formular sus observaciones. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

14. Diferencias entre Auditoria Interna y Externa • La principal diferencia entre una auditoria interna y una externa radica en que la primera se lleva a cabo por personal de la propia empresa y la segunda es realizada por una firma de Contadores Públicos debidamente certificados, esto último, para que su validez tenga trascendencia. La primera tiene la ventaja de que se practica en la propia empresa, mientras que la segunda además de esta opción podrá hacerlo también, previo acuerdo, fuera de la misma. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

15. Ventajas de la auditoria interna: • Se practica dentro de la propia empresa. • - La lleva a cabo personal de la misma empresa. • - Se tiene acceso a toda la información y documentación. • - Son conocidos y dominados los procedimientos y el control interno. • - Las fallas detectadas son corregidas inmediatamente. • - No se necesita todo un protocolo para iniciar la revision. • - Puede ser total o de algún procedimiento o cuenta en especifico. • - Se puede seleccionar a personal de la misma empresa para cumplir con esta función. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

16. Desventajas: • - Los ejecutores de la revisión podrían utilizarla como medio de poder. • - Los ejecutores no tienen independencia profesional. • - Los ejecutores junior pueden caer en medios coercitivos. • - Los ejecutores senior pueden tender a magnificar los resultados en busca de mejores posiciones en la empresa. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

17. Ventajas de la Auditoría Externa: • - El auditor tiene independencia profesional. • - Su amplia experiencia en otras empresas le permite analizar la aplicación de los procedimientos generales. • - Pueden ser contratados para un trabajo en específico. • - Sus resultados son relevantes en el medio económico. • - Sus sugerencias tienden a una estandarización preestablecida. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

18. Desventajas: • - Son contratados por un precio y tiempo determinado. • - La calidad del personal a intervenir depende del punto anterior. • - No toda la información esta a su alcance. • - Los resultados pueden ser negociados o manejables por la empresa contratante. • - El tiempo es una presión para su revisión. • - En su afán de justificarse, suelen perderse en trivialidades. • - Sus sugerencias pocas veces son atendidas y más cuando la empresa cuenta con un departamento de auditoria interna. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

19. Tipos de Auditoria • Auditoría Operacional: Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica, objetiva, constructiva, sistemática y profesional, para determinar si se llevan a cabo, las políticas y procedimientos de forma aceptable; si se siguen las normas establecidas por la entidad, si se utilizan los recursos de una forma eficaz y económica a la vez que se comprueba si los objetivos de la organización se han alcanzado y así maximizar resultados obtenidos para fortalecer el desarrollo de la empresa. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

20. Auditoría Financiera: (Numérica) Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio de la misma. También es útil para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones a fin de mejorar los procedimientos referentes a la gestión financiera y al control • Auditoría integral: es hacer Auditoría Financiera, Administrativa y operacional en su conjunto, y es más económico. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

21. Auditoría informática • La auditoría informática es un proceso llevado a cabo por profesionales especialmente capacitados para el efecto, y que consiste en recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de información salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización, utiliza eficientemente los recursos, y cumple con las leyes y regulaciones establecidas. Permiten detectar de forma sistemática el uso de los recursos y los flujos de información dentro de una organización y determinar qué información es crítica para el cumplimiento de su misión y objetivos, identificando necesidades, duplicidades, costes, valor y barreras, que obstaculizan flujos de información eficientes. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

22. En si la auditoria informática tiene 2 tipos las cuales son: • AUDITORIA INTERNA: es aquella que se hace adentro de la empresa; sin contratar a personas de afuera. • AUDITORIA EXTERNA: como su nombre lo dice es aquella en la cual la empresa contrata a personas de afuera para que haga la auditoria en su empresa. Auditar consiste principalmente en estudiar los mecanismos de control que están implantados en una empresa u organización, determinando si los mismos son adecuados y cumplen unos determinados objetivos o estrategias, estableciendo los cambios que se deberían realizar para la consecución de los mismos. Los mecanismos de control pueden ser directivos, preventivos, de detección, correctivos o de recuperación ante una contingencia. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

23. Relación de la auditoría con otras actividades profesionales • La Auditoría puede instrumentarse en todo tipo de organización productiva, sea pública, privada o social, por su extensión y complejidad, es necesario entender como están ordenadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente lo cual nos obliga a precisar su fisionomía, área de influencia y dimensión. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

24. ¿Quien la debe realizar? • Cuando ya se ha decidido el realizar el estudio, es cuando surge la interrogante sobre quién es el profesional más indicado para realizar la Auditoría Administrativa. Si partimos de que la realización de este tipo de Auditoría es trabajo en equipo y requiere la intervención de una serie de técnicas, las cuales son aplicadas por especialistas de varios campos: • Economistas, licenciados en Administración de Empresas, el propio Contador Público, etc. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

25. Todos estos profesionales pueden emprender este tipo de Auditoría siempre y cuando cuenten con la experiencia y los conocimientos generales sobre las técnicas que intervienen en ella. Sin embargo, es indudable que el Contador Público es uno de los profesionales más adecuados para desarrollar una Auditoría Administrativa, principalmente cuando ha actuado como profesional independiente, ya que al estar en contacto directo con muchos y muy variados problemas en diferentes tipos de empresas le da una valiosa experiencia que le es de suma utilidad en la Auditoría Administrativa. No obstante, el Contador Público que se dedique a esta rama de la Auditoría, deberá complementar su experiencia y preparación académica con conocimientos y un perfil que explicaremos más adelante. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

26. La Auditoria dentro del Proceso Administrativo • La auditoria es parte del proceso administrativo y forma parte primordial como medio de control y cambio. • Decimos como medio de control ya que se utiliza en la etapa de Control y es una técnica estratégica utilizada para determinar la eficacia de los procesos administrativos utilizados en la organización de tal manera que nos muestra el estado en el que se encuentra nuestro organización y toda la estructura que la compone. • Todo esto mediante un análisis completo de toda la organización L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

27. La Auditoria dentro del Proceso Administrativo • También se le dice medio de cambio ya que con los resultados obtenidos el auditor elabora un dictamen con sugerencias para la organización las cuales son para corregir algún error o proceso que sea necesario para el funcionamiento de la organización. • Entonces decimos que la auditoria se ubica en el proceso de control como medida de seguridad para garantizar el efectivo funcionamiento de la organización y si en su caso es necesario para corregir algún defecto o error tanto en procesos como en la información además de todo esto con la auditoria se analiza el estado actual de la organización y que tan lejos se encuentra de lo que quiere ser.. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

28. Código de Ética Profesional • La ética profesional es una parte de la ética, que estudia los deberes y los derechos de los profesionales. Puede ser conceptualizada desde dos puntos de vista: • Desde el punto de vista especulativo (analiza los principios fundamentales de la moral individual y social, y los pone de relieve en el estudio de los deberes profesionales). • Desde el punto de vista práctico (establece a través de normas o reglas de conducta, el orden necesario para satisfacer el bien común). L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

29. Código de Ética Profesional • Principios Éticos Prescritos • Honestidad • Sé veraz, sincero, franco, honrado, imparcial; no digas mentiras, robes, engañes, o embauques a la gente ni seas tortuoso. • Integridad • Sé una persona de principios, honorable, recta, valerosa, y actúa de acuerdo a tus convicciones; no seas falso o sin escrúpulos, ni adoptes la filosofía del fin justifica los medios que ignora todo principio. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

30. Código de Ética Profesional • Principios Éticos Prescritos • Cumplimiento • Sé digno de confianza, cumple tus promesas, tus compromisos, cumple con la esencia y la letra de un convenio; no interpretes los convenios en una forma irrazonablemente técnica y legalista para racionalizar el incumplimiento o crear excusas y justificaciones para romper un compromiso. • Lealtad (fidelidad) • Sé fiel y leal a la familia, amigos, empleadores, clientes y a tu país; no utilices ni reveles información que obtuviste en forma confidencial; en un contexto profesional, cuida tu capacidad de hacer juicios profesionales independientes evitando con escrúpulo cualquier influencia indebida y los conflictos de interés. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

31. Código de Ética Profesional • Principios Éticos Prescritos • Imparcialidad • Sé justo y razonable, dispuesto a admitir el error y, cuando sea adecuado, a cambiar de posición y creencias, demuestra un compromiso con la justicia, el trato igual a sus semejantes y tolerancia y aceptación de la diversidad; no estafes ni te aproveches indebidamente de los errores o adversidades de otros. • Ver por los demás • Sé atento, amable y compasivo; comparte, sé dadivoso, ayuda a los demás; ayuda a los necesitados y evita hacer daño a los demás. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

32. Código de Ética Profesional • Principios Éticos Prescritos • Respeto a los demás • Demuestra respeto por la dignidad, la intimidad y el derecho a la autodeterminación de la gente; sé cortés, expedito y decente; da a los demás la información que necesitan para tomar decisiones informadas sobre sus propias vidas; no trates a los demás con aire condescendiente, no los avergüences ni los degrades. • Ciudadano responsable • Obedece las leyes; si una ley es injusta, protesta abiertamente; ejerce todos tus derechos y privilegios democráticos con responsabilidad participando (votando y expresando opiniones informadas), con conciencia social y servicio público; cuando estés en una posición de liderazgo o autoridad, respeta abiertamente y ennoblece los procesos democráticos de toma de decisiones, evita la reserva o el encubrimiento innecesario de información y asegúrate que los demás tengan la información que necesitan para hacer elecciones inteligentes y ejerzan sus derechos. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

33. Código de Ética Profesional • Principios Éticos Prescritos • Búsqueda de la excelencia • Busca la excelencia en todo; en el cumplimiento de tus responsabilidades personales y profesionales; sé diligente, confiable, trabajador, y comprometido; realiza todas tus tareas lo mejor que puedas, crea y conserva un alto grado de competencia, infórmate y prepárate bien; no te conformes con la mediocridad; no "ganes a toda costa". • Responsabilidad • Sé responsable, acepta la responsabilidad de tus decisiones, de las consecuencias previsibles de tus acciones y omisiones y de poner el ejemplo a los demás. Los padres, maestros, empleadores, muchos profesionales y funcionarios públicos tienen obligación especial de enseñar con el ejemplo, de proteger y fomentar la integridad y reputación de sus familias, compañías, profesiones y del gobierno mismo; una persona sensible a la ética evita incluso la apariencia de deshonestidad, y emprende cualquier acción necesaria para corregir y evitar la conducta impropia en los demás. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

34. Código de Ética Profesional • CARACTERÍSTICAS DE LA ÉTICA PROFESIONAL • Tres son las características fundamentales de la ética profesional: • Es absoluta • Significa que su validez no se encuentra supeditada a normas extrañas, sino que por el contrario, es ella la que determina. • Es universal • Significa que obliga a todos los profesionales que se encuentran en igualdad de circunstancias. • Es inviolable • Significa que por su propia naturaleza, no pierde valor, aunque sea incumplida. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth