Uwarunkowania sprawnego funkcjonowania

1. „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie” Projekt opracowany przez Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013- Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi Komunikacja pomiędzy strukturami zarządzającymi a systemem wsparcia eksperckiego i doradczego dla LGD Projekt zatytułowany:Budowanie systemu wsparcia eksperckiego i doradczego dla lokalnych grup działania (LGD) we wdrażaniu lokalnych strategii rozwoju - cztery seminaria regionalne i jedno seminarium krajowe Uwarunkowania sprawnego funkcjonowania Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie Oddział w Krakowie Kraków 2012

2. Komunikacja • proces przekazywania (wymiany) informacji między jej uczestnikami.

3. „Struktury zarządzające” • Instytucja Zarządzająca PROW: Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi • Instytucja Płatnicza/Wdrażająca: Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa • Instytucje Wdrażające: 16 Samorządów Województw (Urzędy Marszałkowskie)

4. System • To wzajemnie powiązany zespół elementów funkcjonujących jako całość.

5. System wsparcia eksperckiego/doradczego dla LGD • Uczestnicy systemu wsparcia eksperckiego i doradczego dla LGD, tj. rodzaje podmiotów stanowiących element tego układu, (a więc elementy składowe systemu wsparcia ekspercko-doradczego dla LGD) zależeć będą od zakresu wsparcia oczekiwanego przez lokalne grupy działania; • Należy zatem przeanalizować zakres działalności LGD, aby zidentyfikować potencjalnych uczestników tego systemu.

6. Potencjalne obszary wsparcia w kontekście działalności LGD • Wdrażanie LSR/nabory • Doradztwo w sprawie wypełniania, realizacji, rozliczania wniosków/projektów • Funkcjonowanie LGD • Szkolenia dla pracowników biura, członków Organu Decyzyjnego (ocena wniosków), Zarządu, członków LGD • Aktywizowanie lokalnej społeczności • Prowadzenie analiz i badań na obszarze, przygotowywanie/aktualizowanie dokumentów • Współpraca pomiędzy LGD, i innymi organizacjami wspierającymi rozwój OW, instytucjami lokalnymi, wymiana doświadczeń • Przepisy prawne, procedury • Rozwój organizacji, budowanie pozycji LGD w środowisku lokalnym • …

7. Obszary tematyczne w LSR • Turystyka • Produkty lokalne • Przedsiębiorczość • Ekologia • Dziedzictwo kulturowe, historyczne • Inne, …

8. System wsparcia eksperckiego/doradczego dla LGD • Elementy składowe – uczestnicy systemu: • Ośrodki Doradztwa Rolniczego • Centrum Doradztwa Rolniczego • Izby Rolnicze • ARR • Organizacje Turystyczne (np. LOT, ROT…) • Inne LGD, organizacje pozarządowe (np..FAOW, FAPA) • Inne organizacje branżowe, których działalność związana jest z szeroko pojętym rozwojem obszarów wiejskich (np. Instytuty, Uczelnie, FAPA, organizacje branżowe …) • Prywatne podmioty doradcze • Instytucje lokalne (np. gmina, powiat) • Instytucje finansowe, inne (jakie?)…

9. Komunikacja w systemie wdrażania osi 4 PROW Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa- podmiot wdrażający/Agencja Płatnicza Samorząd Wojewódzki - podmiot wdrażający informacja o zawarciu umowy „Odnowa i rozwój wsi”; „Małe projekty” „Tworzenie i rozwój mikroprzedsiębiorstw”; „Różnicowanie w kierunku działalności nierolniczej” przekazanie WOPP Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi LGD umowa o przyznanie pomocy umowa o przyznanie pomocy Złożenie WOPP Wnioskodawca działań osi 3 oraz „małych projektów”

10. Aktualna komunikacja (przepływ informacji) • ZASADY WYMIANY INFORMACJI pomiędzy Lokalną Grupą Działania (LGD), Samorządem Województwa (SW) oraz Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR) w związku z realizacją naborów w ramach działania Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju • Działania KSOW: imprezy, konkursy, konferencje, bazy, publikacje, szkolenia, wyjazdy studyjne, strona internetowa • Działania informacyjne Instytucji Zarządzającej (MRiWR), Instytucji Wdrażających (SW/ARiMR), Agencj Płatniczej (ARiMR)

11. Sposoby komunikacji • Szkolenia, konferencje, seminaria, warsztaty • Strony internetowe • Spotkania i panele tematyczne • Spotkania robocze, • Spotkania oficjalne, • Wyjazdy studyjne, • Telefony, e-mail, pisma oficjalne • Bazy teleadresowe, • Wytyczne i procedury, interpretacje • Za pośrednictwem kierownictwa, …

12. Uwarunkowania sprawnego funkcjonowania komunikacji pomiędzy „strukturami zarządzającymi” a systemem wsparcia doradczo - eksperckiego

13. Komunikacja wewnętrzna

14. Sprawna komunikacja wewnętrzna poszczególnych podmiotów zaangażowanych we wdrażanie Leader’a • Komunikacja wewnętrzna jest elementem organizacyjnym obecnym w każdej instytucji, natomiast nie w każdej instytucji jest ona prowadzona w pełni świadomie. • Rola komunikacji wewnętrznej jest przez wiele podmiotów niedoceniana, co często prowadzi do zaburzeń w funkcjonowaniu organizacji jako całości. • Każdy pracownik instytucji jest powiązany służbowo ze swoimi współpracownikami i to, czy wykonuje on prawidłowo swoje zadania zależy w dużej części od informacji, które otrzymuje od swoich przełożonych, współpracowników czy też podwładnych. • Dlatego też niezależnie od sprawowanej funkcji i miejsca w strukturze, niezakłócony przepływ informacji jest bardzo istotny.

15. Komunikacja pionowa i pozioma • Zależnie od kierunku przepływu komunikatu i stosunków między nadawcami i odbiorcami komunikatu wyróżniamy komunikację wewnętrzną pionową (relacja przełożony – podwładny) oraz komunikację wewnętrzną poziomą (relacja między osobami zajmującymi tę samą pozycję w hierarchii organizacyjnej).

16. Komunikacja pionowa i pozioma

17. Komunikacja wewnętrzna pionowa • Komunikacja pionowa jest bardzo istotnym elementem funkcjonowania organizacji biurokratycznych. • Jej efektywność i skuteczność ma w znacznej mierze wpływ na realizowanie celów stawianych przed instytucją. • Ważnym aspektem jest samoocena komunikacji wewnątrz organizacji.

18. Komunikacja wewnętrzna pionowa – samoocena 2/1 • Czy w naszej instytucji zawsze informacje konieczne do skutecznego wdrażania zadań trafiają do odpowiednich osób? • Czy informacje otrzymywane od kierownictwa są wystarczające do sprawnego i rzetelnego wykonywania powierzonych obowiązków? • Czy wewnątrz naszej instytucji komunikacja przebiega bez zarzutu? • Czy informacje od kierownictwa potrzebne do wykonywania obowiązków służbowych zawsze docierają do pracowników bez opóźnień?

19. Komunikacja wewnętrzna pionowa – samoocena 2/2 • Czy kierownictwo zawsze przekazuje pracownikom wszystkie konieczne informacje na temat procedur wchodzących w zakres ich obowiązków? • Czy kierownictwo jest w stanie odpowiedzieć na wszystkie wątpliwości pracowników związane z wykonywanymi przeze nich zadaniami? • Czy przełożony zawsze służy podwładnym wsparciem w sytuacjach problemowych? • Czy pracownicy na bieżąco przekazują bezpośrednim przełożonym informacje o pojawiających się problemach?

20. Komunikacja wewnętrzna pozioma • Przez komunikację wewnętrzną poziomą rozumiemy tutaj komunikację zachodzącą pomiędzy pracownikami tej samej instytucji, którzy nie pozostają w relacji podwładny – przełożony.

21. Komunikacja wewnętrzna pozioma – samoocena • Czy pozyskiwanie informacji z innych wydziałów nie wymaga żadnych formalności? • Czy dane gromadzone w innych działach danej instytucji są łatwo dostępne dla pracowników? • Czy pozyskania informacji z innych wydziałów nie sprawia żadnych trudności? • Czy wewnątrz działu, nie zdarzają się opóźnienia w przekazywaniu informacji? • Czy informacje uzyskane z innych działów są przydatne do wykonania zadań leżących w zakresie obowiązków poszczególnych pracowników? • Czy nie istnieją przeszkody w pozyskiwaniu danych z innych działów? • Czy pomiędzy działami danej instytucji komunikacja przebiega bez zarzutu?

22. Komunikacja zewnętrzna

23. Ocena komunikacji zewnętrznej pomiędzy uczestnikami „struktur zarządzających” a systemem wsparcia doradczo – eksperckiego • Złożoność zagadnień, które są przedmiotem działalności LGD determinuje udział wielu różnych pomiotów w systemie wsparcia doradczo – eksperckiego, • Obecnie funkcjonuje rozproszony system komunikacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami systemu wdrażania/realizacji Programu Leader (oś 4 PROW), • Niewystarczająco jasny przekaz informacji pomiędzy „strukturami zarządzającymi” a LGD i uczestnikami systemu wsparcia. • Nieprzejrzysty podział ról i zadań poszczególnych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Leader’a w zakresie świadczenia usług doradczo – eksperckich, • Czy doradcy – eksperci legitymują się wystarczającymi kompetencjami, aby świadczyć usługi dla LGD?

24. Obecna komunikacja w systemie wdrażania Struktura zarządzająco –wdrażająco - płatnicza System wsparcia Beneficjenci wsparcia

25. Proponowana komunikacja w systemie wdrażania Struktura zarządzająco –wdrażająco - płatnicza System wsparcia Beneficjenci wsparcia

26. Sprawna komunikacja zewnętrzna w systemie wdrażania • Eksperci, doradcy powinni mieć wiedzę i doświadczenie w danej dziedzinie, • Eksperci, doradcy powinni mieć dostęp do informacji i czerpać wiedzę bezpośrednio ze źródła (udział w konferencjach, spotkaniach itp. organizowanych przez IW, IZ, AP), • Aby doradztwo było skuteczne, efektywne eksperci, doradcy powinni znać również specyfikę funkcjonowania LGD, • Doradcy, eksperci powinni posiadać umiejętności interpersonalne. • …

27. Niewłaściwy mechanizm systemu wdrażania Leader’a, przy założeniu sprawnej komunikacji pomiędzy poszczególnymi elementami układu

28. Właściwy mechanizm systemu wdrażania Leader’a, przy założeniu sprawnej komunikacji pomiędzy poszczególnymi elementami układu

29. Inne uwarunkowania sprawnej komunikacji …

30. Szumy w komunikacji Komunikacja z łacińskiego communicatio - rozmowa, łączność, a w odniesieniu do ludzi oznacza porozumiewanie się.

31. Sposoby komunikacji pomiędzy strukturami zarządzającymi a systemem wsparcia eksperckiego i doradczego dla LGD Przykłady

32. Dobre przykłady komunikacji pomiędzy strukturami zarządzającymi a systemem wsparcia eksperckiego i doradczego dla LGD • KSOW – Sekretariat Centralny i Sekretariaty Regionalne, dobre praktyki, • Pomoc techniczna PROW - plan komunikacyjny, • Leadeartorium.pl – Portal informacyjny dla lokalnych społeczności prowadzony przez CDR O/Kraków, • …

36. W 2004 powstawały zręby systemu wsparcia • Animatorzy partnerstw lokalnych • Jednym z działań realizowanych przez Program Agrolinia Fundacji Fundusz Współpracy razem z FAOW, jest  szkolenie animatorów partnerstw lokalnych. • W 2004 roku szkolenie, trwające 88 godzin, odbyło 48 animatorów (w podziale na 2 grupy: południową i północną), a w roku 2005 szkolenie animatorów, obejmujące 80 godzin, ukończyło z dyplomami 41 osób. •  Animatorów szkolił doświadczony i odpowiednio przygotowany zespół trenerów FAOW.

37. Dziękujemy za uwagę Marta Starmach Karolina Boba