Agresso

1. Agresso Leverandørreskontro

2. Leverandørreskontro • Modulbeskrivelse • Faste registre • Leverandørregister • Mottaksregistrering/bokføring av lev.faktura • Betalinger • Spørring • Rapporter

3. Logisk struktur

4. Leverandørgjeldskonto i hovedbok Ved X her vil verdi i kolonnen til venstre bli faste for leverandører i denne gruppen, ellers forslag Leverandørgruppe • Bestemmer felles behandlingsregler • Flere grupper kan ha samme leverandørgjeldskonto

5. Betalingsmottakere • Kan være et factoringselskap • Kan knyttes til en leverandør (f.eks. hvis en leverandør har flere bankkonti) • Kan nyttes til en enkelt faktura Ved å sette Lev.nr og X for faste, vil denne bet.mottaker bare kun benyttes på aktuell leverandør. En leverandør med flere bank-konti

6. Attestasjonsansvarlige • Brukes ved : • bokføring av lev.faktura • bokføring av avtalefaktura • bokføring av kontraktfaktura • bokføring av innkjøpsfaktura • definering av avtaler og kontrakter

7. Betalingsbetingelser • Benyttes ved beregning av : • forfallsdato • rabattforfall og rabattbeløp • Angis ved registrering av kunder og leverandører • Felles for alle firma i databasen

8. Relasjoner på leverandør • Knytning mellom begrep for leverandør, LEV.NR (A5) og ulike rapporteringsbegrep • Benyttes til å : • bygge rapporteringsstruktur leverandører og rapporteringsbegreper • knytte tilleggsinformasjon til leverandør

9. Leverandørnummer serie • Benyttes for å tildele neste leverandørnummer ved opprettelse av ny leverandør. Angi Neste i Verktøy-meny(Shift F1) Kan bare har en nummerserie. Dersom man egentlig har behov for flere, bør man tildele denne serien til den type leverandører som det kommer flest nye av.

10. Intervall for aldersfordelt saldo • Benyttes for å lage ulike intervaller for aldersfordelt saldo i Leverandørstatistikk Merk at dette gjøres per språk og kan således påvirke flere firmaer.

11. Tekststyper fakturabeskrivelse • Fakturabeskrivelser kan registreres ved registrering og vedlikehold av faktura. (Gjelder både for kunde- og leverandør-poster) • Benyttes for å legge tilleggsinformasjon på faktura • Begrepsverdi “P” er forbeholdt betalingsmeldinger f.eks ved remitering til PostGiro Forbeholdt betalingsmeldinger f.eks ved remittering til PostGiro

12. Leverandører • Dette skjermbildet blir benyttet til å registrere, vedlikeholde og spørre på leverandøropplysninger • Opplysninger som ikke er krysset av som faste kan endres ved registrering av faktura • Moduluskontroller defineres i systemparameteren GIRO_MOD11 • Vindu-meny : • Vis tabell for spørring på lev.opplysninger • Verktøy-meny : • Neste ledige leverandørnummer • Registrere fri tekst • Registrere verdier på relasjoner • Vise leverandørstatistikk

13. Bevegelse mellom “skillekort” gjøres ved ALT + understreket bokstav Leverandører Kobling til hovedbokskonto for leverandørgjeld gjøres via leverandørgruppe Må oppgis

14. Adresse Hentes automatisk fra poststedsregister

15. Faktura Fra leverandør gruppen For tilfeldige leverandører må opplysninger om navn, etc påføres ved registrering av faktura

16. Betalingsbetingelser Eventuell fast forslag til betalingsmottaker Standard betalingsmetode kan defineres i system- parameteren DEF_PAY_MET Standard bankkontonummer, dvs ikke noe kontonummer angis i systemparameteren DEF_BANK_ACC (normalt 00000000019) N Normal P Parkert. Sperret for remittering C Sperret for remittering og manuell utligning

17. Mottaksregistrering av leverandørfaktura • Muligheter for registrering av lev.faktura : A) 1. Mottaksregisrering og ajourhold uten bokføring 2. Bokføring av mottaksregistrerte fakturaer B) Direkte bokføring uten å gå veien via mottaksregistrering

18. Mottaksregistrering av leverandør faktura Når skolen mottar en faktura skal den straks mottaksregistreres. På dette tidspunktet er vanligvis ikke alle konteringsopplysninger kjent. Avhengig av systemparametereren BALANCE_ARRIVE kan en angi om bilag må gå i 0 eller ei. Dersom bilag ikke må gå i 0, kan en la være å registrere hovedboksdelen. Dersom bilag må gå i 0, kan en velge om en vil kontere ’etter beste evne’ eller om alt konteres på en interims- konto. Når bilaget er mottaksregistrert sendes det ut til attestasjon og påføring av kontering. Når bilaget mottas i utfylt stand, skal det bokføres. Skjermbildene for mottaksregistrering og bokføring av bilag er like, men behandligsreglene og forutsetningene vil variere. Dersom det ikke er spesielt angitt gjelder oppgitt funksjonalitet for begge funksjonene.

19. Forutsetninger/annet • Forhold som påvirker behandlingsmåte : • Opsjoner Skjermbilde i Fil-meny • Flg systemparametre påvirker behandlingsmåten : • SU_CHK_EXT_INV_REF : (x) sjekker om dette fakt.nr har vært brukt på denne leverandør tidligere • CURR_LICENCE : (x) valutadok.kode må oppgis • CHK_VOUCHER_DATE : (x) bilagsdato må være innenfor periodens datointervall • SU_DUE_DATE_ARR : (x) forfall/rabattdato beregnes ut fra mottaksdato, ellers bilagsdato • KID feltet må tilfredsstille CDV11 (>) eller MOD10 (<), eller ingen kontroll (-) For mottaksregistrering gjelder i tillegg at dersom sletting skal være tillatt : • Systemparameteren DELETE_ARRIVE må være (x) • Systemparameteren POSTARRIVE må være ( )

20. Forutsetninger spesielt for mottaksregistrering Hovedbok -Faste registre - Bilagsserier Hovedbok -Faste registre- Bilagsarter Hovedbok -Faste registre- Posteringsrunder

21. Mottaksregistrerte, ikke bokførtebikag han hentes frem igjen for korreksjoner. I bokføring leverandørfaktura kan mottaksregistrerte bilag hentes frem for bokføring Mottaksregistrering. Reskontro del. N=Normal P=Parkert. Sperret for remittering C=Sperret for remittering og manuell betaling. KAN IKKE ENDRES ! Viser bare for reskontro- delen

22. Konteringsdelen. Etter at hovedbokslinjen er ’lagt’ ned. Merk at dette er MOTTAKSNUMMER I dette eksempelet er fullstendig kontering fyllt ut,

23. Verktøymenyen : • Utligne Utligner mot åpne poster i reskontro. Kan benyttes til postering av kreditnota. For Bokføring kan dette benyttes for krysse en betaling med en faktura • Bytt posteringsrunde Bytte til annen posteringsrunde • Parkering Parkere eller hente et parkert bilag • Mal Lage eller hente konteringsmaler • Tekst Legger angitt tekst på alle linjer i bilaget • Beskrivelse Legge kommentarer/bet.melding på fakturaposteringer • Endre reskontro info Endre opplysninger om tilfeldige leverandører • 100% Legger bilagets restbeløp i beløpsfeltet • Ny kurs Overstyrer valutakurs • Periodisering Fordele bilagslinjer over flere perioder. Kun Hbok • Reverser Reverser bilaget i angitt periode

24. I Utligning kan man : • Ompostere mellom ulike reskontri • Utligne åpne poster • Krysse kreditnota mot faktura • For å krysse kreditnota mot faktura • Velg Utligne fra Verktøy-meny • Legg kreditnotas fakturanummer i Betalingsref • Legg inn opprinnelig fakturas fakturanummer i Fakturanummer

25. Spørring mottaksregistrerte poster • A - Mottaksregistrert • B - Åpne poster • C - Historiske poster, dvs utlignete poster som nå er uten restbeløp. Mottaksregistrerte fakturaer (SU06) • Mottaksregistrerte fakturaer summert på leverandør Konteringsforslag (SU13) • Informasjon om mottaksregistrerte lev.fakturaer Periodisering mottaksregistrerte poster (SU14) • Serverprosess som bokfører mottaksregistrerte fakturaer i angitt periode med automatisk reversering i neste periode (kan overstyre reverseringsperiode). • Eventuelle ufullstendige bilag i mottaksregisteret vil tvangsbalanseres mot feilkonto. • Bokføringen oppdaterer kun hovedbok, ikke leverandørreskontro. Posteringene på leverandørgjeldskontoen blir postert mot en interimskonto som er definert i systemparameteren ACC_ARRIVE_ACCRUAL i skjermbildet Oppsett parametre. • Selve bokføringen utføres av serverprosessen Import fra forsystemer (GL07) som startes automatisk hvis Bokfør J/N = “X”.

26. Bokføring av leverandørfaktura • ”Flytter” mottaksregistrerte poster til regnskapet. Etter at bilag er bokført må eventuelle justeringer gjøres ved korreksjonsposteringer. • Angi mottaksnummer eller F9 i bilagsnummer feltet for å hente mottaksregistrert post • Bokføring vil skje mot aktuell periode i skjermbildet • Dersom systemparameteren ARRIVE_PERIOD er satt (x) vil periode på mottaksregistrert bilag benyttes • Hvis systemparameteren SHOW_APAR_TRANS er satt (x) vil faktura-del vises i skjerm mens øvrige linjer legges ned i tabell-feltet

27. Forutsetninger spesielt for bokføring av leverandørfaktura Hovedbok -Faste registre - Bilagsserier Hovedbok -Faste registre- Bilagsarter Hovedbok -Faste registre- Posteringsrunder

28. Betalinger • Ajourhold åpne poster • Vedlikeholde og spørre på bokførte, ikke betalte lev.faktura • Åpne poster kan parkeres og sperres ved å endre status • Parkerte poster kan åpnes igjen • Zoom gir alle detaljene om fakturaen • Remittering • Manuell utbetaling • Benytter posteringsrunde fra hovedbok.

29. 1. Etter å ha startet manuell utbetaling. Gå til verktøymeny og velg utligne 2. Når Utlignebildet er fremkommet, gå til verktøymeny og Bytt reskontro 3. Fyll ut søkekriterier og Trykk Finn (F7) Søk kan gjentas mange ganger uten å måtte avslutte bildet. Manuell utbetaling, fremgangsmåte. 4. Sett X i de linjene som skal utlignes. Trykk Lagre(F12).

30. Etter at Lagre et trykket 2. Motposten registreres her. Trykk Behold (F11) og Lagre (F12) 1. Betalingslinje for valgt faktura er lagt ned her

31. Spørring • Åpne og historiske poster per leverandør • Spørring på lev.fakturaer og betalinger for en leverandør • Typer poster : • A - Mottaksregistrerte fakturaer, B - Åpne poster, C - Historiske poster • Verktøymenyen : Utlignet Viser poster som er utlignet mot aktuell post i skjermbildet Beskrivelse Vedlikehold og spørring på tekstinformasjon på faktura Vis bilag Viser den aktuelle postens postering i hovedboken Ordre Viser fakturapostens innkjøpsordre i AGRESSO innkjøpsadministrasjon • Åpne og historiske poster alle leverandører • Spørring på mottaksregistrerte, åpne og historiske poster (fakturaer og betalinger) • Leverandørsaldo • Spørring på saldotabellen APBAL som inneholder aggregerte leverandør-transaksjoner

32. Rapporter • Åpne poster (SU02) • Viser oversikt over åpne poster pr rapportdato, summert på leverandør • Reskontrospesifikasjon (SU03) • Viser en oversikt over åpne poster i lev.reskontroen ved utgangen av et angitt periodeintervall med inngående og utgående balanse • Kontoutdrag (SU04) • Skriver ut kontoutdrag pr leverandør som viser åpne poster ved utløpet av en angitt periode • Periodisert saldospesifikasjon (SU05) • Spesifiserer saldo pr leverandør ved utløpet av en angitt periode • Aldersfordelt saldo (SU10) • Viser åpen saldo pr leverandør fordelt på datointervaller før forfallsdato. Intervaller bestemmes ved bestilling av rapporten