Ohjelmajohtaminen Suomessa – valtakunnallisen kyselytutkimuksen tuloksia

1. Ohjelmajohtaminen Suomessa – valtakunnallisen kyselytutkimuksen tuloksia Päivi Lehtonen, Mikko Lehtonen Ohjelmien ja suurten projektien johtaminen STRAP–PPO-tutkimusprojektin loppuseminaari 20.5.2008 Teknillinen korkeakoulu, Otaniemi STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

2. Ohjelmajohtaminen Suomessa Millaisia ohjelmia suomalaisissa organisaatioissa toteutetaan? Millaisia ovat erilaisten ohjelmien haasteet? Ohjelmien arviointinäkökulmat ja onnistumisen mittaaminen Ohjelmien menestyksekäs organisointi ja johtaminen STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

3. STRAP–PPO:n viitekehys ohjelmien johtamiselle OHJELMAN TILANNETEKIJÄT JA YMPÄRISTÖ OHJELMAN TILANNETEKIJÄT JA YMPÄRISTÖ OHJELMAKOKONAISUUDEN JOHTAMINEN Ohjelma Ohjelman tyyppi ja luonne Organisaation tilanne Ohjelman tyyppi ja luonne Organisaation tilanne Suunnittelu, organisointi, seuranta ja ohjaus OHJELMAN TULOKSET JA MENESTYS OHJELMAN TULOKSET JA MENESTYS Projekti Projekti Tehokkuus, tuotokset, vaikutukset Asiakkaan, toteuttajan ja sidosryhmien hyödyt Tehokkuus, tuotokset, vaikutukset Asiakkaan, toteuttajan ja sidosryhmien hyödyt OHJELMAN PROJEKTIENKOORDINOINTI Projekti Projekti OHJELMAN RAJOJEN JA YMPÄRISTÖN JOHTAMINEN Viestintä, yhteistyö, riippuvuuksien ja konfliktien hallinta Projekti Ohjelman rajapinnat ja sidosryhmät Ohjelman rooli ympäristössään STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

4. Ohjelmajohtamisen kyselytutkimus: tausta ja toteutus • Kyselytutkimuksen tavoitteena selvittää: • millaisia ohjelmia suomalaisissa organisaatioissa toteutaan? • miten ohjelmia johdetaan? • miten ohjelmat onnistuvat? • Kohderyhmä: • Yli 250 henkeä työllistävät suomalaiset yritykset, julkiset organisaatiot ja yhdistykset, joissa on hiljattain toteutettu ohjelma • Tuotekehitys-, tietojärjestelmä-, investointi- ja muut kehitysohjelmat • Vastaajana ohjelman vetäjä (ohjelmajohtaja) • Toteutus: • Kysely postitettiin 911 organisaatioon 2043 henkilölle ja pyydettiin tarvittaessa ohjaamaan edelleen STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

5. Miten kyselyssä viitattiin ohjelmiin? ”Kyselytutkimus kohdistuu suuriin kehittämis-hankkeisiin, jotka koostuvat useista osaprojekteista. Kehittämishankkeet tavoittelevat merkittävää muutosta esimerkiksi organisaation rakenteeseen, prosesseihin, toimintatapoihin, tietojärjestelmiin tai tuotevalikoimaan. Tällaisia hankkeita voidaan kutsua myös ohjelmiksi tai suuriksi projekteiksi.” STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

6. Kyselyn vastaukset • 236 vastausta, 208 eri organisaatiosta • 55 % yrityksistä ja 45 % julkiselta sektorilta • Vastaajilla tyypillisesti pitkä kokemus projektityöstä • 38 % ylintä johtoa, 38 % keskijohtoa ja 19 % asiantuntijoita • Mukana erityyppisiä ohjelmia: STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

7. Millaisia ohjelmia vastaukset käsittelivät? • Tyypillinen ohjelma: • koostui 2-5 osaprojektista • kesti 1-3 vuotta • budjetti noin 500 000 € • toteuttajatiimissä 20-50 henkeä • Mukana myös hyvin suuria ja hyvin pieniä ohjelmia! • Miten ohjelmat oli organisoitu: • 76 % toteutettiin useassa toimipaikassa, 27 % useassa maassa • 89 %:lle nimetty ohjelmajohtaja, 84 %:lle ohjausryhmä ja 75 %:lle omistaja • 87 %:lla ohjelman alkaessa kirjallinen suunnitelma • 50 % oli osa suurempaa kokonaisuutta STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

8. Ohjelman laajuus ja prioriteetti Matala Korkea • Ohjelmat tavoittelevat varsin laajaa muutosta • Muutosten merkittävyys organisaatiossa • Muutosten laajuus organisaatiossa • Ohjelmilla on tyypillisesti korkea prioriteetti • Kuinka paljon johto korostaa? • Kuinka merkittävä ohjelma on strategisesti? • Ohjelman kiireellisyys vaihtelee • Kuinka kiire toteutuksella on? • Kuinka nopea toteutus on? STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

9. Ohjelman uutuus ja selkeys • Ohjelmien tavoitteiden ja toimintatapojen uutuus vaihtelee • Eroaako ohjelma tuotoksiltaan ja toimintatavoiltaan edeltäjistään? • Pitääkö hankkia uutta osaamista? • Tavoitteet ja toimintatavat koetaan varsin selkeiksi • Miten hyvin hyvin ohjelman alkaessa tiedetään: • Mitä tavoitellaan? • Mitä tehdään? • Miten tehdään? STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

10. Ohjelman osat ja sidokset Emo-organisaatio Ohjelma Projekti Projekti Projekti Projekti Projekti STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

11. Ohjelman osat ja sidokset Ohjelmilla on vaihteleva määrä yhteyksiä ulkomaailmaan Ohjelmien projektien välillä on tyypillisesti runsaasti yhteyksiä ja riippuvuuksia Joissakin ohjelmissa projektit ovat hyvin erilaisia Toisissa puolestaan samankaltaisia STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

12. Miten julkisen sektorin ohjelmat eroavat yksityisestä sektorista Julkinen sektori • Ohjelmat pitkiä ja tavoittelevat hyvin laajoja muutoksia • Ohjelmissa laaja toteuttajajoukko • Ohjelmat koetaan usein uusiksi ja epäselviksi • Usein portfoliotyyppisiä ohjelmia – osaprojektit melko riippumattomia • Ohjelmilla paljon yhteyksiä organisaation muihin toimintoihin ja sidosryhmiin Yksityinen sektori • Ohjelmilla suurempi budjetti • Ohjelmat lyhyempiä ja kiireellisempiä • Ohjelmat kansainvälisempiä STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

13. Erityyppiset ohjelmat TIETOJÄRJESTELMÄ- KEHITYS TUOTEKEHITYS INVESTOINTI TOIMINNAN KEHITYS STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

14. Ohjelmien menestys STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

15. Onnistumisen arviointi Ohjelman vaikutukset Ohjelman toteutus • Ympäristön arviointi • Sidosryhmien tunnistaminen • Tarpeiden arviointi • Suunnittelun tuki • Tilannekatsaukset • Suunnan tarkistukset • Tulosten arviointi • Vaikutusten arviointi • Jatkotoimenpiteiden tarpeiden arviointi STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

16. Näkökulmia ohjelman onnistumiseen Toteutuksen tehokkuus Tuotosten laatu Vaikutusten saavuttaminen Tulevaisuuden mahdollisuuksien avautuminen Asiakkaan tyytyväisyys Ohjelmatiimin tyytyväisyys Organisaation johdon tyytyväisyys Muiden sidosryhmien tyytyväisyys STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

17. Ohjelmien onnistuminen kyselyaineistossa STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

18. Ohjelmien onnistumisesta • Vastaukset onnistuneista ohjelmista • Vain muutamia keskeytettyjä • Etenkin tuotokset onnistuneita • Vaikutusten saavuttaminen on vaikeampaa kuin pelkkä tuotosten toteutus • Tehokas toteutus näyttäisi johtavan vaikutuksiin ja tyytyväisyyteen STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

19. Haastavia ohjelmia • Epäselviksi koetut ohjelmat • Vaikeampi saavuttaa tehokkuutta, vaikutuksia ja tyytyväisyyttä • Ohjelmat, joihin tehdään paljon muutoksia • Ohjelmissa, joissa tehtiin paljon muutoksia tavoitteisiin, toimintatapoihin ja sisältöön, oli matalampi vaikuttavuus, toteutuksen tehokkuus ja tyytyväisyys • Laajat ja monimutkaiset ohjelmat • Etenkin osaprojektien erilaisuus vaikeuttaa toteutusta • Kuitenkin pienellä ohjelmalla saadaan harvoin aikaan merkittäviä vaikutuksia, etenkin julkisella sektorilla STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

20. Ohjelmien hyvät toimintatavat • Kannattaa tarttua uudenlaisiin ratkaisumalleihin • Toiminnan kehittämisessä uudet ratkaisut saavat aikaan enemmän vaikutuksia • Ohjelmalle riittävä prioriteetti • Riittävän korkea prioriteetti ja johdon huomio lisäävät vaikuttavuutta • Moniprojektiympäristössä selventää toteutusta • Riittävä toteutustahti • Etenkin tuotekehityksessä STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

21. Ohjelmien hyviä toimintatapoja • Erilaisten osaajien kokoaminen ohjelmatiimiin • Riittävän tiedon ja eri näkökulmien varmistaminen ohjelman käyttöön • Oikea työnjako organisaation johdon ja ohjelman johdon välillä • Ohjelman johto voi edistää onnistumista monipuolisesti • Organisaation johto voi edistää vaikutusten saavuttamista • Yhteistyö ja yhteydenpito ohjelman ympäristön kanssa • Sidosryhmien tyytyväisyyden edistäminen ja tuotosten käyttöönoton varmistaminen STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations

22. STRAP–PPO:n viitekehys ohjelmien johtamiselle OHJELMAN TILANNETEKIJÄT JA YMPÄRISTÖ OHJELMAKOKONAISUUDEN JOHTAMINEN Ohjelma Ohjelman tyyppi ja luonne Organisaation tilanne Suunnittelu, organisointi, seuranta ja ohjaus OHJELMAN TULOKSET JA MENESTYS Projekti Projekti Tehokkuus, tuotokset, vaikutukset Asiakkaan, toteuttajan ja sidosryhmien hyödyt OHJELMAN PROJEKTIENKOORDINOINTI Projekti Projekti OHJELMAN RAJOJEN JA YMPÄRISTÖN JOHTAMINEN Viestintä, yhteistyö, riippuvuuksien ja konfliktien hallinta Projekti Ohjelman rajapinnat ja sidosryhmät Ohjelman rooli ympäristössään STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations