Opleiding Duurzaam = gewoon doen !

1. OpleidingDuurzaam = gewoondoen! Sessie 3 POM Oost-Vlaanderen, POM West-Vlaanderen, POM Zeeland i.s.m. BECO België

2. Agenda Thema: meten en rapporteren van duurzaamheid • Duurzaamheidsbarometer (introductie en oefening) • Stakeholdermanagement (theorie en oefening) • Duurzaamheidsrapportering (theorie en praktijk)

3. Aanpak • Interactief, kennisdelen met elkaar • Op maat, ruimtevoorconcretevragen en cases vanuitjullieeigenbedrijf

4. 1. Duurzaamheidsbarometer

5. Watis de duurzaamheidsbarometer? • Initiatiefnemer: POM Oost-Vlaanderen, POM West-Vlaanderen, POM Zeeland • Doel: meetinstrument en monitoringinstrumentvoorbedrijven (KMO’s) 1e Een instrument om het bedrijfsbeleid naar duurzaam ondernemen te versterken (sterktes en zwaktes en verbeterpunten in beeld brengen) 2eMogelijkcommunicatieinstrumentnaarstakeholders en mogelijke input vooreenduurzaamheidsverslag

6. Meten?

7. Watis de duurzaamheidsbarometer? • De duurzaamheidsindicatoren zijn hoofdzakelijk kwantitatief, deels kwalitatief • Het instrument bevat 66 indicatoren. • Elk bedrijf maakt zelf een selectie; bij voorkeur minimaal 1 uit elk kwadrant • De waarde van een indicator kan vergeleken worden per bedrijfssector of per cursus • Grafieken bieden overzichtelijke voorstelling van de ingebrachte gegevens • Software (internetapplicatie) • Inlogmodule voor deelnemende bedrijven • Quasi zelfscan (minimale begeleiding) • Managementinformatiesysteem (boordtabel - dashboard) • Multi-usersysteem per bedrijf mogelijk • Beveiliging (back-up) en vertrouwelijkheid van de gegevens die door de gebruiker zijn ingevoerd

9. Stappenplanduurzaamheidsbarometer • Ga naar:http://barometer.duurzaamisgewoondoen.eu • Aanlogcodes en eerstestappenvooraanloggen: ziebrief • Als u voor het eerst inlogt is het systeem nog leeg. Er zijn nog geen barometers aangemaakt.

10. Stappenplanduurzaamheidsbarometer Stap 1: Kies in het linker menu 'Barometers' en klik op 'Nieuw'. Vul een naam voor de barometer in die u wilt gebruiken, vul een jaartal in en evt. een korte omschrijving.

11. Stappenplan duurzaamheidsbarometer • Stap 2: Indicatoren selecteren. • Opslaan!

12. Stappenplan duurzaamheidsbarometer • Stap 3: Meetwaarden invullen

13. Oefeningduurzaamheidsbarometer

14. Bepaal de vooruwbedrijfmeestrelevanteindicatoren Op basis van: • Eigen uitdagingen • Vragenvanuitstakeholders • Minstens 1 indicatoruitelk van de kwadrant

15. Presenteeruwkernindicatoren • Rol van de groep: stakeholders van hetbetreffendebedrijf

16. Huiswerkopdracht:Vul de gekozenkernindicatoren in in de duurzaamheidsbarometer(bijvoorkeurvoordriejaar)

17. 2. Stakeholdermanagement

18. 2.1. Watzijn stakeholders? Stakeholders zijn partijen wiens belangen kunnen worden beïnvloed door de activiteiten van de organisatie, of die zelf invloed op de belangen van de organisatie uitoefenen.

19. Link met MVO? “Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een continu verbeteringsproces waarbij ondernemingen vrijwillig en op systematische wijze economische, milieu- en sociale overwegingen op een geïntegreerde en coherente manier in de gehele bedrijfsvoering opnemen en waarbij overleg met de stakeholders, of belanghebbenden, van de onderneming deel uitmaakt van dit proces” (ICDO – referentiekader MVO)

20. Voorbeelden van mogelijke stakeholders

21. Wat is stakeholdermanagement? Stakeholdermanagement is het opbouwen, verbeteren en beheren van de relaties met de diverse stakeholders van uw organisatie. Het vereist dat uw organisatie de belangen van de diverse stakeholders begrijpt en erkent en een evenwicht zoekt tussen die belangen en uw eigen belang.

22. Hoog Interesse / Aandacht Laag Weinig Veel Macht Stakeholdermapping A Klanten B Leveranciers C Overheid D Aandeelhouders E NGO’s/milieu-organisaties F Medewerkers G Bank/financiële instelling H Consumenten I Vakbond J Federatie K Media / pers L Omwonenden M Concurrenten N……… O………

23. Hoog Interesse / Aandacht Laag Weinig Veel Macht Stakeholdermapping informeren partners opvolgen

24. 2.2. Redenen voor stakeholdermanagement • Risicobeheer en reputatiecontrole Eenrichtingsverkeer voor inzicht in risico’s en kansen / benutten kansen en beperken risico’s

25. 2.2. Redenen voor stakeholdermanagement • Strategisch management / Veiligstellen continuïteit op lange termijn Voorbeelden van outcomes voor bedrijf en buurt: • Jobbeurs (regionale recrutering!) • Gezamenlijke shuttledienst, carpooling- of fietsfaciliteiten • Markt met streekproducten en buurtaankopen • Ter beschikking stellen vergader- en parkingfaciliteiten aan de buurt • Buurtfeest • Bedrijfsrondleiding • Opleidingen voor personeel en buurtbewoners • Renovatie van bedrijfsgevel via een buurtproject of renovatie van het buurthuis door het bedrijf, via bekostiging of vrijwilligerswerk • …

26. 2.2. Redenen voor stakeholderdialoog • Innovatieperspectief Inzicht in de behoeften van stakeholders over het bedrijfsproces of het product/de dienst. “Blinde vlekken” voorkomen, door meer gerichte en verscheidene kennis, ideeën en ervaringen.

27. 2.3. Interactievormen • Informatieverstrekking Bv. van bedrijf → Buurt • Brochures • Voordrachten • Opendeurdagen • Advertenties • Website • …

28. 2.3. Interactievormen 2) Informatieverzameling Bv. van buurt → Bedrijf • Focusgroepen • Enquêtes • Interviews • Behoeftenonderzoeken • Klachten- en ombudsprocedures • Tevredenheidsmetingen • Evaluaties • …

29. 2.3. Interactievormen 3) Consultatie Feedback op specifieke plannen van het bedrijf • Actieve participatie in werkgroepen • Participatieve workshops • Klankbordgroepen of panels • …

30. 2.3. Interactievormen 4) Dialoog • Structureel proces • Beide partijen bepalen samen de agenda, spelregels en het procesverloop • Samen op zoek gaan naar oplossingen voor bepaalde problemen • Keuzes maken waar alle partijen zich kunnen achter scharen

31. 2.4. Succesfactoren voor stakeholdermanagement • Vertrouwen en betrokkenheid Gedeelde agenda en informatie • Wie neemt deel vanuit welke positie? • Zijn deze personen representatief voor de stakeholdergroep? • Moeten mobiliserende acties en/of specifieke communicatie worden opgezet om het vertrouwen te winnen? Altijd in een wederkerige relatie (win-win) !

32. 2.4. Succesfactoren voor stakeholdermanagement • Transparantie Maar achter gesloten deuren • De dialoog maximaal structuren • Regelmatig en open informeren / rapporteren over relevante projecten, bedrijfsresultaten, vooruitzichtingen, bedrijfsbeleid … Altijd in een wederkerige relatie (win-win)!

33. 2.4. Succesfactoren voor stakeholdermanagement 3) Realistische verwachtingen Kaderschets • Geef aan waarover men zich kan uitspreken • Inventariseer de inhoudelijke en financiële krijtlijnen waarbinnen het advies moet geformuleerd worden of de participatie kan plaatsgrijpen • Geef aan wat de timing is en wanneer de participanten resultaten kunnen verwachten • Maak duidelijk wie wanneer de uiteindelijke beslissing zal nemen en welke plaats het advies daarin zal innemen • Zorg voor terugkoppeling over wat er uiteindelijk met de inbreng gebeurd is en wat het resultaat van het proces is (ook al is dit niet het vooropgestelde of meest gewenste).

34. 2.5. Voorbeeld 1: burenplatform BP Geel (1) • ‘Denktank’ – open dialoog op basis van gelijkwaardigheid • Doel: de leefbaarheid van de woonomgevingen en van het bedrijf optimaal behouden en de continuïteit en groei van het bedrijf verzekeren • Opgericht na uitbreiding van het bedrijf begin jaren ’90

35. 2.5. Voorbeeld 1: burenplatform BP Geel (2) • 25 leden uit de omliggende gemeenschappen (politiek en burgers), externe onafhankelijke moderator o.b.v. 4 criteria: • Moreel hoogstaande personen, beslissers, in nauw contact met grote delen van de bevolking; • Ondernemers en vakbondsafgevaardigden; • Verschillende expertises (bv. brandweer, medisch, milieu); • Evenwicht in voor- en tegenstanders van BP, politieke overtuiging en levensbeschouwing. • 4x/jaar thematische vergaderingen, o.b.v. actualiteit en prioriteitenlijst

36. 2.5. Voorbeeld 2: uitbreidingKoffie kàn met respect voor omwonenden • Artisanale koffiebrander opererend in de dorpskern van Wenduine • Klein familiebedrijf • Burenbijeenkomsten en rondleidingen n.a.v. de aanschaf van de nieuwe koffiebrandmachine • Gevolg: angst, geruchten en ontwetendheid weggenomen • Kostprijs nieuwe koffiebrandmachine: € 400.000, waarvan circa € 200.000 voor beperking geur- en lawaaihinder. Gevolg: nieuwe milieuvergunning verkregen

37. 2.5. Voorbeeld 3: een duurzame band met de buurt op bedrijventerrein Gentbrugge II • Activiteiten: Boerenmarkt, PC-opleidingen, kunstproject, jobbeurs en recrutering i.s.m. de VDAB en de lokale werkwinkel. • Sleutel: communicatie. Bv.: Op bestuursvergaderingen worden buurtvertegenwoordigers uitgenodigd. • Bijkomend voordeel: sociale controle.

38. Stakeholderoefening

39. Stakeholdermapping • Wie zijn uw stakeholders? • Hoe belangrijk zijn ze voor uw bedrijf (interesse/macht)? • Stakeholdermapping d.m.v. figuur • Over welke thema’s zou u met hen interageren? • Via welke interactievorm ziet u met hen te interageren? • Wat zijn eventuele knelpunten?

40. Hoog Interesse / Aandacht Laag Weinig Veel Macht Stakeholdermapping A Klanten B Leveranciers C Bevoegd gezag / overheid D Aandeelhouders E NGO’s/milieu-organisaties F Medewerkers G Bank/financiële instelling H Consumenten I Vakbond J Federatie K Media (bijv. pers) L Omwonenden M…..…. N……… O………

41. 3. Duurzaamheidsrapportering

42. Wat is een duurzaamheidsrapport? • Waarom een duurzaamheidsrapport? • Vorm van het rapport • Global ReportingInitiative (GRI) • Inhoud: Waargaathetverslag over? • GetuigenisHalinaBletek, drukkerijWils • Aan de slag • Trends

43. 3.1 Wat is een duurzaamheidsrapport? • Een duurzaamheidsrapport laat niet alleen zien wat u hebt bereikt, maar vooral ook hoeu dat hebt bereikt • welke keuzes u maakt • hoe u ervoor zorgt dat u het milieu zo min mogelijk belast • hoe u zorgvuldig omgaat met mensen en maatschappij • Belangrijk onderdeel van duurzaam ondernemen: dialoog met belangrijke partijen (stakeholders) en transparantie • U legt dus verantwoording af over uw activiteiten en licht uw beweegredenen toe

44. 3.2 Waarom een duurzaamheidsrapport? Externe motieven • ‘Aanspreekbaar zijn’ op werkwijze: verantwoording afleggen (vandaar: maatschappelijk verantwoord) • Versterkenoverleg met de stakeholders • Tijdens het maken van het verslag krijgt u feedback van stakeholders, met als resultaat: • Beter inzicht in hun wensen • Innoverende ideeën m.b.t. producten en service • Profilering als duurzaam bedrijf

45. 3.2 Waarom een duurzaamheidsrapport? (2) Interne motieven • Nuttig instrument om de koers te bepalen; het nodigt uit om doelen te stellen en nieuwe initiatieven te starten: verslag als middel om duurzaam beleid te ontwikkelen … en te monitoren • ‘Trots op het bedrijf’: gemotiveerde medewerkers • Kostenbesparing door kritischer te kijken naar verbruik van energie, water en grondstoffen, verhoogde inzet medewerkers, enz. • Mogelijkheid tot benchmarking: hoe doe ik het in vergelijking met anderen?

46. Ben ik er klaar voor? Maakt MVO integraal deel uit van de strategie?

47. 3.3 Vorm van het rapport • Beknopt of heel uitgebreid • Mooie brochure of magazine in drukwerk • Informatie op internet: • verslag op internet • specialistische informatie voor beperkte groep • Andere vormen: powerpointsheets, DVD, enz.

48. 3.3 Vorm van het rapport (2) • Intuïtief, volgens het gevoel In de praktijk beginnen we vaak met het expliciet maken van wat al geweten is (impliciete uitgangspunten, duurzaamheidsbeleid), zoals: • “Stapsgewijs beter en geen weg terug” • “Duurzaam als het kan” • “Hoogwaardig hergebruik” Daarna volgen de standaarden ‘vanzelf’ • Gestructureerd, volgens een standaard -> GRI (Global ReportingInitiative)

49. 3.4 Global ReportingInitiative (GRI) • Referentiestandaard op vlak van duurzaamheidverslaggeving - wereldwijd de meest gebruikte standaard • Indicatoren voor: • milieu • mensenrechten • economische effecten • arbeidsomstandigheden en volwaardig werk • maatschappij • productverantwoordelijkheid • Ieder bedrijf kan zelf de indicatoren kiezen die voor haar situatie geschikt zijn -> materialiteit

50. 3.4 Global ReportingInitiative (GRI) (2) • Multi-stakeholderinitiatie • Geschiedenis: • 2000: eerste versie • 2002: belangrijke verbeteringen • oktober 2006: GRI-G3 richtlijnen • Sindsdien: diverse sectorsupplementen en landensupplementen • www.globalreporting.org