Dipl. Math. Marion GEIB Amt für Datenverarbeitung Universität Saarbrücken

1. Die Einführung von SAP R/3 an der Universität des Saarlandes Dipl. Math. Marion GEIB Amt für Datenverarbeitung Universität Saarbrücken

2. Auslöser für das Projekt Jahr2000 und Euro-Problematik Alterung der bestehenden Software Neue Aufgabenstellungen Umsetzung der Prozeß-Analyse Vorhandene Schwachstellen Integrationsaspekt, Insellösungen Benutzerergonomie Dezentralisierung

3. Realisierungs-Spektrum Lohnabrechnung, Beihilfe, Reisekosten Stellenplan, Stellenbewirtschaftung, Verträge Haushalts-Kassen- und Rechnungswesen Drittmittelverwaltung Material- und Lagerhaltung, Beschaffungen Studentenverwaltung, Zulassungen Telefonabrechnung Interne Verrechnungen Raumbestand Geräteinventar R/3-Integration R/3-Schnittstellen R/3-Integration

4. Machbarkeitsstudie Feststellung des Abdeckungsgrades Aufwandschätzung Kostenplanung Zweck Dauer Mai bis Oktober 1997 Zielsetzungen mit R/3 in mehreren Phasen erreichbar Grundfunktionalität: HR, CO, FI, FM, MM, AM Ergebnis

5. Einführungsphasen 1. Betriebswirtschaftliches Rahmenkonzept 2. Einführung der Grundmodule in der Zentr.Verw. 3. Konsolidierungsphase 4. Einführung weiterer Module 5. Integration der sonstigen Verfahren 6. Integration der dezentralen Stellen

6. 1. Das BWL- Rahmenkonzept • Organisatorischer Rahmen eines FiBu-Systems • Multiplikatorenkonzept • Generelle FiBu-Schulung • Aufstellen des Kontenplans • Definition der HH-Strukturen, dualer Ansatz • Einrichtung von Lägern und Warengruppen • Systematisierung der Materialarten • Festlegung Einkaufsorganisationen • Prioritätenplan im Personalbereich • Festlegung Mitarbeiterstrukturen/Lohnarten • Strukturierung der Arbeitspakete • Zeitpläne und Meilensteine

7. Multiplikatorenkonzept Fachabteilung Firmen EDV/Planung Modulverantwortl. DV-Betreuer Multiplikator Koordinator Enduser Berater SAP AG

8. 2. Einführung der Grundmodule HR Personalwirtschaft FI Finanzbuchhaltung FM Haushaltsmanagement CO Controlling MM Materialwirtschaft

9. Dualer Ansatz der Buchführung NEU ALT Institutionen Projekte Kapitel Titelgruppen Titel Finanzstellen Kostenstellen CO-Innenaufträge Fonds Sachkonten Kostenarten Finanzpositionen...

10. 3. Konsoliderungsphase • Fehlerkorrektur in den migrierten Daten • Gewöhnungsphase für die Enduser • Verschnaufpause für die Multiplikatoren • Tuning der Basis und der DB-Einstellungen • Validierung des Berechtigungskonzeptes • Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen • Korrekturen an den Customizingeinstellungen • Bearbeitung von Spezialfällen • Abschlüsse

11. 4. Einführung weiterer Module Anlagenbuchhaltung (AM) Personalmanagement (HR-PD) Instandhaltung (PM) Studenten/Chipkarten (IQ Campus)

12. 5. Integration der sonstigen Verfahren • Telefon • Drittmittelverwaltung • Personalinformation/Stellenplan • Beihilfe, Reisekosten • Baubestandsverwaltung • Geräteinventar • Studenten und Zulassungen

13. 6. Integration der dezentralen Stellen • Rechenzentrum • Bibliothek • Mittelbewirtschafter • Prüfungsämter • Studierende und Bedienstete • Studentenwerk • Ministerien

14. Derzeitiger Stand 1.5.1998 BWL-Rahmenkonzept 1.9.1998 Beginn Customizing 1.1.1999 Produktivität HR-PA 1.4.1999 Produktivität FI/FM, MM, CO 1.6.2000 Restliche Module 1.8.2000 Einführung Chipkarten

15. Projektorganisation Lenkungsgruppe Projektgruppe Arbeitsgruppen

16. Arbeitsgruppen für die einzelnen R/3-Module: (FI FM CO MM HR) Arbeitsgruppen für spezielle Aufgaben: Aus- und Fortbildung, Datenschutz und Datensicherheit EDV-Arbeitsgruppen Basis, Workbench, Schnittstellen Sekundäre Arbeitsgruppen Anschlußprojekte, parallele Projekte Projektorganisation

17. Modulspezifische Arbeitsgruppen Arbeitspakete Strukturelle Grundlagen Stammdatenplanung Prozeßbildung Abstimmung mit anderen Modulen Schnittstellen Altdatenübernahme Integrationstest Produktion

18. Spezielle Arbeitsgruppen Datenschutz: Umsetzung Sicherheitsleitfaden R/3 Netzsicherheit Berechtigungskonzept Grundschutzhandbuch (BSI) Schulung:

19. Qualifizierungsmaßnahmen Einführungsveranstaltung BWL Alle Mitarbeiter Grundausbildung Finanzbuchhaltg Betroffene Ausbildung R/3-Grundlagen EDV-Team Grundschulung der Module Betroffene Modulspezifische Ausbildung Multiplikatoren Windows/Office-Schulungen Alle Mitarbeiter Endbenutzerschulungen/Modul Sachbearbeiter

20. EDV - Arbeitsgruppen Basis Workbench Schnittstellen

21. Die R/3-Basis • Reine Basis: 2 Personen = ca. 1 Stelle • Betriebssysteme (Unix, NT, DBanken): 2 Personen = ca. 1 Stelle • Workbench, ABAP/4: 2 Personen = ca. 1/2 Stelle • Berechtigungen, Datensicherheit 1 Person = ca. 1/2 Stelle Installationen: • Datenbank + SNI RM600 Produktion Applikation: SNI RM400 Test • User: 150 Anwender, 10 Entwickler • Netzwerk, Server SNI Primergy 470 • Firewall: SUN Sparc4, Firewall-1 • PC‘s: ca. 220

22. Schnittstellen Temporäre /Dauerhafte SAP R/3 Altsysteme HR,CO,FI/FM,MM Gehalt, HKR Fremdsysteme/ Externe Stellen Andere Anwendungen Drittmittel Landeshauptkasse Studenten, Telefon, Stellenplan

23. Sekundäre Arbeitsgruppen • Rechenzentrum • Mitnutzung der Standardprodukte • (Einkauf, Rechnungsbearbeitung, Lagerhaltung, Veranstaltungen) • Zusatznutzungen(Instandhaltung, Skriptenverkauf, Lizenzverwaltung) • Studenten/Chipkarten Standardfunktionen (Einschreibung, Exmatrikulation, Prüfungen,...) Einsatz Chipkarten (Zahlfunktionen, div. Ausweisfunktionen, Ticket,...) IQ-Campus-Schnittstellen, Selbstbedienungsfunktionen

24. Ende