總務處業務簡報

總務處業務簡報

總務處以服務全校教職員生為目的，是各學 術、行政單位的後援單位，提供各單位優質及快速的服務、便利的教學與工作環境暨優良的學習情境，一切以使中國醫藥大學更好為共同目標，秉持合法合理合情、公開公平公正的程序、積極快樂的服務態度、提升行政效率與品質之理念，並積極推動簡化作業流程，提高工時效率、物盡其用，達到精簡人力、物力及節省經費支出。

各組業務簡介

事務組 1. 各項請購申請、核銷作業。 2. 水電、營繕工程經辦。 3. 視聽設備維護管理。 4. 空調、電梯管理。 5. 廢棄物清運管理業務暨消毒清潔作業管理。 6. 校警、保全人員管理。 7. 公務車輛及司機管理。 8. 工友管理。 9. 資源回收作業管理。 10. 台中、北港交通車管理。 11. 總機操作維護及管理。 12. 事務用品之發放及盤點管理。 13. 教室、會議室及海報架借用管理。

請採購作業流程

儀器設備請購作業流程 申請部門提出請購單或另備評估表總務處：事務組（收件呈核）保管組（財產編號）總務長會辦部門：研發處電算中心會計室審核收料驗收全額100萬元（含）以上採購委員會提案討論事務組：續辦採購校長核示會計室：核銷付款依預算委員會決議分配預算結案

耗材（修繕）請購作業流程 會辦部門：研發處電算中心申請部門提出請購單總務處：事務組（收件呈核）總務長收料驗收事務組：續辦採購會計室：審核校長核示會計室：核銷付款結案

所有經費及校外研究計畫經費之申請及核銷必須登入校務行政系統辦理。校外計畫請使用藍色申請單，其餘使用白色申請單。所有經費及校外研究計畫經費之申請及核銷必須登入校務行政系統辦理。校外計畫請使用藍色申請單，其餘使用白色申請單。 • 請購申請作業分三種： • 一般費用申請：範圍包含代墊款、影印費、郵資、便當、點心、實驗性動植物、花籃、輓聯、食材、一般勞務(例：組織切片委託代工製作、核酸定序、蛋白質譜鑑定分析服務等)、群體教學鐘點費、PBL教案編製、臨時工讀金、審查費、口試費、獎勵金、演講費、出差旅費…等等。 • 材料暨設備請購申請：須編列財產编號或材料編號者。 • 零星工程修繕申請：已有財產編號但必須申請修繕者。

總務處 請購單位會計室校長人事室總務處校長請購單位會計室承辦單位流程圖 ◎ 請購作業 ◎ 核銷作業 ◎ 付款作業人事室會計室校長出納領款單位

文書組 1. 行政、校務會議議程之整理。 2. 總務處網頁管理。 3. 歷次會議決議案追蹤列管。 4. 郵件代辦所業務及信件之收發登記。 5. 收文編號、分文登記、掃瞄建檔。 6. 行政、校務會議紀錄。 7. 發文。 8. ISO文件管制。 9. 寄發函件、郵資登記、付郵、統計

行政會議及校務會議 本校行政會議定期於每月第二個星期三舉行，校務會議則每學期至少開會一次，開會通知、會議議程及紀錄均公布於本處網頁；各單位若有議案擬提會討論，請先將提案內容，依行政程序，簽陳校長核示後，並於會議前7天，連同電子檔送交本處文書組彙編議程。

承辦單位於此欄簽註擬辦內容 會辦單位於此欄簽核意見步驟2 沿藍色虛線撕下送還文書組結案步驟3 沿黑色虛線撕下，送還文書組校長於此欄批示步驟1 填寫簽收人步驟1 結案後，請承辦人簽章及簽註辦理情形與結案日期步驟2 填寫簽收日期

保管組 1. 各項經費收支業務。 2. 獎助學金、零用金、助學貸款、書籍費與工讀金之發放。 3. 各項薪資及獎金發放等相關事宜。 4. 各項繳費開立收據代收。 5. 申報各類所得事宜。 6. 扣繳憑單開立寄發。 7. 公、健、勞保證明開立發送。 8. 驗收與盤點。 9. 財產管理系統之建檔與更新。 10. 停車位管理。 11. 財產移交清冊收繳。 12. 財產報廢審核與報廢品處理。 13. 財產移轉登錄。 14. 校地及校舍面積統計。 15. 學位服借用與收繳。 16. 學生損毀公用財物賠償事宜。

注意事項 1.老師申購或領用之儀器(包括電腦)其盤點、其修繕與報廢應依本校財產管理辦法辦理。 2.汽車停車位之申請與分配則依本校立夫教學大樓停車場管理辦法辦理。 3.事務用品之之共同供應自95學年度起推動，每年辦理6次。 4.支付校外研究計劃老師墊付款，比照校內經費付款方式直接轉存員工帳戶，教職員工薪之發放明細及支付員工代墊款入帳明細採E-Mail方式通知。 5.校外研究計劃代養動物，為每一計畫申請一次，由出納統一開立收據並由會計室作內部轉帳，不必繳納現金。

總務行事曆、總務法規、各式表單請至總務處網頁下載。總務行事曆、總務法規、各式表單請至總務處網頁下載。

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