L’Accueil à Géoazur

1. L’Accueil à Géoazur J. Trévisan, S. Bertetic, V. Mercier-Valéro, J. Ambre, L. Orsoni, A. Dano, O. Laurain Géoazur– UMR 7329 – UNS – CNRS – IRD – OCA • Constat de départ en 2010 : trop d’agents arrivent dans l’UMR sans que les Services Communs, voire la Direction, n’en soient informés. • Perte de temps au niveau des Services Communs pour savoir comment installer ce nouvel agent • Image de l’UMR dégradée parce que le nouvel agent ne se sent pas attendu Courant 2011 : Mise en place d’une procédure complète pour l’accueil, allant de l’arrivée de l’agent à son départ. Situation 2013 : 80% des nouveaux agents sont accueillis grâce à cette procédure d’accueil contre 50% en 2012, et 25% en 2011. La procédure d’accueil passe progressivement dans les mœurs, car chacun se rend compte de son bien-fondé.

2. Déroulement de l’accueil d’un agent Demande d’accueil Agent attendu V I E d e l’ A G E N T P R O C E D U R E S Arrivée de l’agent Livret d’accueil Agent installé Message de Bienvenue SOUTIEN T R A V A I L Faire en sorte que l’agent se sente attendu et accueilli ! Départ de l’agent Attestation de départ

3. Demande d’accueil La demande d’accueil permet aux différents intervenants de l’accueil d’être au courant qu’une personne va arriver, et d’anticiper ainsi cette arrivée. Demande d’accueil • PAR QUI ? La demande est faite parl’accueillant, à savoir celui qui fait venir le nouvel agent (La Direction dans le cas d’un permanent). • QUAND ? La demande doit être faire dès que la date d’arrivée du nouvel • agent est connue, donc en amont de son arrivée. • POUR QUI ? Cette demande est à destination de la Direction, • mais elle parvient surtout à toutes les personnes qui vont intervenir dans l’accueil : • - Le Service Administratif, en prévision des démarches administratives inhérentes • Le Service Informatique, pour anticiper les ouvertures de comptes, et les besoins informatiques de ce nouvel agent • Le Responsable Logistique concerné, pour qu’il trouve une place libre dans un bureau • L’Assistant de Prévention concerné, pour qu’il puisse planifier le point d’information sur les consignes de sécurité • Le Responsable d’équipe concerné, pour information • - Le Responsable Bibliothèque concerné, pour information Livret d’accueil Message de Bienvenue SOUTIEN Attestation de départ

4. COMMENT ? Via un formulaire en ligne Communication par mail Demande d’accueil Livret d’accueil Message de Bienvenue SOUTIEN Attestation de départ

5. Le Livret d’accueil Le Livret d’accueil a pour but de : - Familiariser le nouvel agent avec l’UMR - Faciliter l’installation du nouvel agent - Assurer les démarches administratives - Faire en sorte que le nouvel agent rencontre les personnes des Services Communs Demande d’accueil Livret d’accueil Message de Bienvenue PAR QUI ? Le livret d’accueil est remisparl’accueillant au nouvel agent, charge à l’accueillant d’aider l’agent à le remplir. QUAND ? Le livret d’accueil doit être distribué et rempli dès l’arrivée du nouvel agent : c’est la première chose à faire à son arrivée. POUR QUI ? Le livret d’accueil est avant tout à destination du nouvel agent, CONTENU ? - une présentation de l’UMR - le règlement intérieur - la charte informatique - les consignes de sécurité - des fiches à destination des services communs SOUTIEN Attestation de départ

6. PRINCIPE : Le nouvel agent se doit de lire le livret d’accueil dans son ensemble, et de remplir, avec l’aide de son accueillant, les différentes fiches fournies en annexes. Le livret précise à qui remettre en main propre ces différents formulaires. Demande d’accueil Livret d’accueil Ce « parcours » permet au nouvel agent de rencontrer les personnes des Services Communs. Message de Bienvenue SOUTIEN Attestation de départ

7. Le message de Bienvenue Un message de Bienvenu est envoyé à tout l’UMR pour informer de l’arrivée du nouvel agent Demande d’accueil PAR QUI ?Parl’accueillant. QUAND ?Dès que le nouvel agent est installé : à savoir quand il a bien un bureau, un mail, un téléphone. POUR QUI ? Pour tout le personnel de l‘UMR COMMENT ? Via un formulaire en ligne qui récolte les informations utiles et envoie un mail. Livret d’accueil Message de Bienvenue SOUTIEN Attestation de départ

8. Soutien administratif et logistique • Pour faciliter le travail de l’agent et celui des services communs, un certain nombre d’outils en ligne à but administratifs ou logistiques a été mis en place sur ce modèle : • Demande de congés : maintenant AGATE • Demande d’ordre de mission • Demande de bon de commande (achats) • Demande de séminaire • Déclaration des publications • Demande de cartographie SIG • Demande de réservation de salles Demande d’accueil Livret d’accueil Message de Bienvenue SOUTIEN PAR QUI ?Parl’agent. QUAND ? Quand il en a besoin. POUR QUI ? Des personnes ciblées des services communs à même de traiter ces demandes. COMMENT ? Via un formulaire en ligne qui récolte les informations utiles et envoie un mail. Attestation de départ

9. Attestation de départ L’attestation de départ est une fiche du Livret d’accueil. Demande d’accueil PAR QUI ? Remplie parl’agent. QUAND ? Quand il part. POUR QUI ? La Direction Le Service Administratifs (clôture des contrats) Le Service Informatique (clôture des comptes / données) Les Responsables Logistique (disponibilité bureau, clefs) L’Assistant de Prévention (clôture d’un poste à risques) Le Responsable Bibliothèque (livres empruntés) COMMENT ?La gestionnaire du personnel centralise, pour le partant, les informations sur la fiche attestation de départ et les retransmets ensuite aux autres Services Communs (via un formulaire en ligne…) Livret d’accueil Message de Bienvenue SOUTIEN Attestation de départ Pour l’instant, cette procédure n’est pas bien suivie, car il est difficile de connaître les dates exactes de départ, même en ayant les dates de fin de contrat dans les dossiers… EN COURS D’AMELIORATION

10. Témoignages… L’accueil à Géoazur vous remercie de votre attention ! Questions ?