Personalijuhi roll sisekommunikatsioonis

1. Aive Hiiepuu Personalijuhi roll sisekommunikatsioonis

2. Organisatsioonikultuur: keskkond, milles töötame • Väärtuste kogusumma ehk korporatiivne väärtushinnang • Mõjutab org. struktuuri, personalitööd, strateegiat Organisatsioonikultuuri tüübid: • Jõule orienteeritud • Rolli orientatsioon • Saavutusele orienteeritud • Isikule orienteeritud

3. Organisatsioonikultuuri kujunemise komponendid: • Asutaja väärtushinnangud • Töötajate poolt edasiantavad kogemused, traditsioonid • Ettevõtte ajalugu • Tippjuhtide ja liidrite mõju

4. Mida võiks keegi arvata sisekommunikatsioonist ? • Termin, mis viitab firmasisesele kommunikatsioonile. Telefonid, MSN, Skype, gmail chat, stendid, memod, siselehed ning e-mail - kõik need on osa organisatsiooni sisekommunikatsioonist (IT - mees) • Otsene ja kahesuunaline suhtlemine tööandja ja töötaja vahel (personalijuht) • Kommunikatsioon moodustab organisatsiooni vereringe. Kommunikatsiooni peamiseks ülesandeks on aidata inimesi viia ellu organisatsiooni strateegilisi eesmärke (suhtekorraldaja)

5. Sisekommunikatsiooni definitsioon

6. Sisekommunikatsiooni definitsioon • Sisekommunikatsiooni eesmärgiks on ühtsete väärtuste ja ideoloogilise süsteemi ehk organisatsioonisisese kultuuri loomine ja hoidmine • Et toimida edukalt, peab sisekommunikatsioon olema tihedalt seotud juhtimisega. Personalijuhini jõuab kriitiline info reeglina enne kui juhini.

7. Organisatsioonisisene suhtekorraldus: • Aitab kaasa organisatsioonikultuuri kujunemisele efektiivse kommunikatsiooniprotsessi abil Eesmärk: • Suurendada mõistmise abil töötajate motivatsiooni ja lojaalsust, ennetada kriise, kindlustada meeskonnatunnet.

8. Sisekommunikatsiooni selgrooks on väärtusedVäärtuste kandjad: Missioon Visioon Müüt, legend, lugu Disain Arhitektuur Stiil, retoorika Traditsioonid

9. Suhtlemisstrateegiad Miks? Infovajadus on vahend inimeste motiveerimiseks Kuidas? • töötajate hoiakute regulaarne hindamine • lubadustest kinnipidamine, avameelsus • suhtlemise personaliseerimine • sisekommunikatsiooniaudit

10. Mida inimene teada tahab? Tööülesanded Võimustamine 6 1 Kuidas mina aidata saan?? Mis on minu töö? Kuidas mul läheb? Millised on meie eesmärgid? Visioon, missioon ja väärtused Tagasiside 5 2 Kuidas minu üksusel läheb? Kas keegi minust hoolib ka? Isiklikud vajadused Üksuse eesmärgid ja tulemused 4 3

11. Firmasisese suhtlemise traditsioonid • Sisekorra eeskirjad • Ametijuhendid • Käitumismudelid • Firmasisesed konkursid • Initsiatiivi soosimine • Kirjalik teavitamine

12. Info kohalejõudmine • Sõltub sellest, kes räägib (visiitkaardiefekt) • Kus räägitakse (suur saal vs suitsunurk) • Kuulaja eelhäälestusest (klaasseintega nõupidamisteruumi efekt) • Kui palju on info edasiandmisel vahelülisid

13. Info edastamise kanalid ja vahendid: Valik sõltub organisatsiooni suurusest ja traditsioonidest: • Suuline teavitamine • E-mail, chat, intranet jms • Infokoosolek • Memo • Ringkiri • Ettevõttesisene üritus • Seinaleht, uudiskiri, infoleht, siseleht • Tunnustuste ja preemiate jagamine • Aastaaruanne

14. Siselehe eesmärgid • Teavitada organisatsiooni liikmeid enne kui avalikkust • Jagada infot • Selgitada eesmärke • Ühendada juhtkonda ja töötajaid • Arendada diskussiooni • Arhiveerida sündmused • Luua ühtekuuluvustunnet • Lahutada meelt • Annab töötajatele võimaluse sulge proovida, loob neile väljundi

15. Siselehe põhitüübid • Elektrooniline väljaanne, Intranet • Ajakiri • Ajaleht • Uudisleht • Poster-tüüpi seinaleht • Teadetetahvel

16. Praktiline ülesanne • Mõelge enda ettevõtte peale ning kirjeldage vähemalt 15 erinevat sisekommunikatsiooni toimumise kohta

17. Puuduliku sisekommunikatsiooni tagajärjed • Halb maine • Suur tööjõu voolavus • Ettevõtte majandustulemuste halvenemine

18. Organisatsiooni kliima

19. Kommunikatsiooni põhitõed kriisi vältimiseks: • Jaga infot regulaarselt • Teavita töötajaid enne kui avalikkust • Juhtide sõnumid peavad olema selged ja arusaadavad • Tegutse proaktiivselt - Kriisikäsiraamat - Kriisitreening

20. Kommunikatsiooni põhimõtted • Info enne oma töötajatele, siis avalikkusele • info edastamine oma alluvatele on iga juhi kohustus • Eelistada tuleb niipalju kui vähegi võimalik silmast-silma suhtlemist. • Kui seda või teist küsimust pole veel käsitletud, tuleb kindlasti selgitada, millal lisainfot saab. • kedagi ei eelistata info jagamisel (sihtrühma põhiselt) • Iga sõnumit tuleb eri kanaleid ja eri sõnastusi kasutades korrata (suuline+kirjalik) • Infovahetus peab toimuma regulaarselt, nt koosolekutel. • Juhtimisdokumendid peavad olema juhtidele ühtviisi kättesaadavad

21. Õige lähenemise valik Kaasamine Mitteametlik vestlusOtsuste selgitamineTegevuseselgitamine Tagasiside andmine Sidumine Selgitamine Infotahvlid e-mail Sõnumid Intranet SMS Informeerimine Arusaamine Teadlikkus Heakskiit Pühendumus

22. Eelistatumad kanalid info edastamiseks • 86% ülemus/juht • 71% kolleeg • 70% näost-näkku kohtumised • 47% trükised • 45% intranet • 35% majaväline meedia *Towers & Perrin US survey 1000 employees

23. SISEKOMMUNIKATSIOONI ROLL MUUTUSTE JUHTIMISEL

24. Eesmärk Sisekommunikatsiooni eesmärk on luua organisatsioonis arusaam muutuste eesmärkidest ja tekitada soov muutustega kaasa minna

25. Muutuste liigid • Tekitatud - juhitavad • Isetekkivad – mittejuhitavad Mõjutavad tegurid • Muutuste algatamise aeg • Organisatsioonikultuur (sisemised) • Väliskeskkonna muutuste kiirus (välimised)

26. Muutuste juhtimine Proaktiivne • Organisatsioon valib, millal muutustele reageerida ja annab võimaluse selleks ette valmistada Reaktiivne • Muutustele reageeritakse nende toimumise ajal või järgselt

27. Sisekommunikatsiooni põhimõtted muutuste ajal • Ennetav informeerimine: teavita töötajaid enne muudatuste algust eesseisvatest plaanidest • Tagasiside: arvamused töötajatelt • Kommunikatsiooni järjepidevus protsessi käigus: ebajärjekindel infovoog loob ebakindlust • Väldi info üleküllust: liigne infohulk muudab sõnumid segaseks • Otsuste juures olnud töötajad tulevad muutustega kergemini kaasa: nemad on su liitlased • Kasuta informeerimiseks väljakujunenud kanaleid • Tegutse ühiste põhimõtete järgi

28. Info muutuste ajal Lihtne - et seda loetaks Selge - et seda mõistetaks Piltlik - et seda mäletataks Täpne - et seda järgitaks Sõnumid peavad vastama küsimustele: kes, mis, kuhu ja millal • Üldeesmärgid • Eesmärgid etappide kaupa • Ajakava • Muutuste vajalikkuse põhjendus • Mõju organisatsioonile ja töötajale

29. Olulised faktorid • Alusta kommunikatsiooni õigeaegselt • Kui detailid on veel ebaselged, kommunikeeri võimalusi ja erinevaid stsenaariume. Ütle, millal saad rääkida konkreetsemalt. • Lepi kommunikeerimise ajakava kokku võtmeisikutega • Kaasa võtmeisikud juba planeerimise algfaasis • Loo võimalus teistele oma arvamuse avaldamiseks • Jälgi kommunikatsiooni kulgu • Muudatuste eri faasid nõuavad erinevaid rõhuasetusi

30. Lõpetuseks • Muutuste edukus sõltub inimestest • Hea mikrokliima sõltub paljuski teist • Midagi ei muutu paremaks enne, kui inimestes on kujundatud positiivne suhtumine

31. Tarka ja edukat suhtlemist! Aive Hiiepuu aive@lhconcept.ee www.lhconcept.ee