Effektivare användning av ledningssystem

1. Effektivare användning av ledningssystem Kjell Berndtsson 2005-02-18

2. Program Kort presentation Vad har påverkat mitt synsätt på användning av ledningssystem? Erfarenheter från arbete med ledningssystem Applicering på Energiledningssystem Frågor

3. Presentation

4. Hur kan ledningssystem hanteras i en organisation?

5. Olika åsikter om ledningssystem

6. Hur kan ledningssystem byggas? Läs snabbt igenom standarden och lägg den åt sidan! Fundera igenom vad er organisation vill få ut av sitt ledningssystem; Beskriv med enkel (= lättförståelig) terminologi; Använd gärna processflöden Glöm inte bort överblicken, fastän du kanske arbetar på detaljnivå! För vem? Den som: Styr? Utför? Gör uppföljningar? Administrerar? Reviderar? Prioritering! Vem skall då ansvara för vilket avsnitt i systemet? Vem skall se till att vi inte skapar system i systemet? Ta fram standarden och se om du behöver komplettera

7. Särskilt viktiga områden att tänka på i ett energiledningssystem Överblick - Omfattning Integrering med befintliga ledningssystem Kartläggning och analys av energiaspekter Mål och andra förbättringsåtgärder Ansvar, befogenheter, resurser Kompetens och medvetenhet hos berörd personal Uppföljning - mätning - mätmöjligheter - dokumentation Revisioner - revisorer Ledningens genomgång

8. Kartläggning och analys • Överblick – Gränssnitt Skall hela verksamheten betraktas som en gemensam area? Indelning i enheter? Gränssnitt? • Skapa överblick över den totala energianvändningen – Gör tydlig beskrivning av de stora energianvändarna i verksamheten • Eftersom denna information skall hållas aktuell bör man dokumentera på ett sätt som är lätt att uppdatera. Skriv en rutin som visar hur man skall gå tillväga: Vad – Hur – Vem – När – Rapportering – Uppdatering • Försök att låta kartläggningen vara objektiv – studera förbättringsmöjligheterna när underlaget är framtaget - mål • I STEM:s handbok anges tillvägagångssätt för kartläggning. Detta kan bli ett praxiskrav från certifieringsorganen. • Ange om det finns befattningar med speciella krav • Glöm inte bort ”Nödlägesberedskap” - Risksituationer

9. Mål – Befattningskrav – Kompetens • Kartläggningen är en viktig del av underlaget till förbättringsarbetet. Förbättringsarbetet kan hanteras dels som mål, men också som korrigerande och förebyggande åtgärder. • De befattningar vars arbete kan påverka energianvändningen i hög grad skall ha tydligt uttalade ansvar och befogenheter • För de befattningar vars arbete kan påverka energianvändningen i hög grad skall man identifiera kompetensbehovet, tillse att de har tillräcklig kompetens och att de utövar densamma på avsett sätt • Kompetensbehovet gäller på flera olika nivåer och olika kategorier av befattningar: ledning, operatörer, underhållspersonal, energisamordnare, internrevisorer, inköpare, projektörer

10. Bet. aspekt energiaspekt värdering kompetens Lagar o krav dok. rutin handlings-plan mål Hur samverkar/påverkar olika delar varandra? hur påverkas vi annan förbättring

11. hur påverkas vi ok arbetssätt Lagar o krav kompetens utfall Hur samverkar/påverkar olika delar varandra? Lagefterlevnad uppföljning

12. nuv. komp. behov revision ok upptäckt brist Hur samverkar/påverkar olika delar varandra? värdering utbildning kompetens arbetssätt

13. Uppföljning – Revision – Ledningens genomgång • Mätning och annan uppföljning kommer att vara särskilt viktig i energieffektiviseringen. Det gäller att tidigt identifiera vilka mätningar och mätutrustningar som man behöver för att driva ett verkningsfullt effektiviseringsarbete. • Revision av de generella områdena i standarden kan man sköta som vanligt. Däremot behöver man ställa särskilda krav på revision av de avsnitt som hanterar de betydande energiaspekternas ”liv” i verksamheten. Detta innebär också särskilda krav på revisorerna. • Tillse att Ledningens genomgång av de betydande energiaspekterna, energimål och förbättringsarbetet i övrigt för energifrågor hanteras på ett tydligt sätt. Skriv protokollet så att energifrågorna lätt kan extraheras.

14. Hur kan man arbeta med ett energiledningssystem Läs snabbt igenom standarden och lägg den åt sidan! Vad vill ni kunna åstadkomma med ert energilednings-system? Enkel beskrivning! Processer? Vilka berörs? Vilka skall ansvara? Överblicken! Vem/Vilka? Energiledningssystemet är en ”kopia” av miljölednings-systemet. Har ditt företag ett miljöledningssystem? Är ni nöjda med arbetssättet i ert miljöledningssystem? Använd existerande goda principer! Vem beslutar? Är ni inte nöjda - Vad skulle ni vilja ändra på? - Gör det! Vem beslutar? Ta fram standarden. Behöver ni komplettera?

15. Planering av arbetet

16. ”Nödlägesberedskap” en punkt som valts bort i SS 62 77 50 • ”Orsaken till att ”Nödlägesberedskap” inte omnämns i SS 62 77 50 är att ledamöterna i den tekniska kommittén som utarbetar standarden inte kunde identifiera några olyckor eller nödsituationer som behöver hanteras inom ramarna för ett energiledningssystem, som ju syftar till ”effektivare energianvändning och/eller ökad användning av förnybar energi och/eller ökat energiutbyte med omgivande samhälle”. Lars Jonsson, SIS • Råd: Om ni avser att införa ett energiledningssystem gör ni klokt i att identifiera och beakta potentiella risksituationer. Om ni har en verksamhet som inte har potentiella risksituationer avseende energiområdet kan ni bortse från detta råd. • Anmärkning: STEM har kommit till en annan insikt än standardens arbetskommitté och insett att det är lämpligt med en punkt som behandlar nödlägesberedskap, och agerar i den riktningen.

17. Energiledning SS 62 77 50 :

18. Vem/vilka skall följa upp kraven i energiledningssystemet? • Diskussioner pågår mellan SWEDAC och STEM • STEM är tillsynsmyndighet för PFE • Standarden SS 62 77 50 är en ”privat” standard och ingen lag. • Kravet på certifierat ledningssystem står dock i lagtexten (SFS 2004:1196) • Uppföljning av ”privata” standarder görs av instans som är ackrediterad för detta område. • Det kan vara ett certifieringsorgan samt en teknisk expert för energiområdet • Så hanterade certifieringsorganen situationen när man introducerade miljöledningssystemet ISO 14001 och certifieringsorganen ofta ”bara” hade kompetens inom kvalitetsområdet.

19. Lycka till med energiledningen!