Guide utilisateur du portail RH

1. Guide utilisateur du portail RH

2. SOMMAIRE Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 ACCES AU PORTAIL: 1. COMMENT ACCEDER AU PORTAIL 4 2. MOT DE PASSE OUBLIE 5 PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL PRESENTATION du BANDEAU 6 ESPACE ACCUEIL 1. MES ACTUALITES 7 2. PLANNING DU SERVICE 8 IV. ZOOM SUR MA DEMANDE D’ABSENCE 1. COMMENT PROCEDER 10 2. MODIFIER OU SUPPRIMER MA DEMANDE SI ELLE N’A PAS ENCORE ÉTÉ ACCEPTEE 13 3. QUE FAIRE EN CAS DE RENVOI DE MA DEMANDE 15 3. ANNULER MA DEMANDE ACCEPTEE 17 4. TRAITEMENT DE LA DEMANDE PAR LE RESPONSABLE HIERARCHIQUE 19 V. ZOOM SUR MON SOLDE DE CONGES 21

3. SOMMAIRE Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 VI. ZOOM SUR MON PLANNING 22 VII. INFORMATIONS PERSONNELLES 1. IDENTITE 23 2. ADRESSE 24 3. SITUATION FAMILIALE 25 4. COORDONNEES BANCAIRES 26 5. ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL 27 VIII. VISITES MEDICALES 28 IX. ESPACE DOCUMENTAIRE 29 3

4. I. PRESENTATIONA. Comment accéder au portail ? • Pour accéder au Portail, deux adresses email : Une fois avoir saisi ces liens, voici la page qui apparaîtra sur votre écran : Pour accéder à votre espace, veuillez saisir votre ID Identifiant (il s’agit de votre adresse email professionnelle) ainsi que votre Mot de Passe (pour une première visite sur le Portail, votre Mot de Passe est votre date de naissance sous format JJMMAAAA sans espaces ni slash) Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

5. I. ACCES AU PORTAIL1. Mot de passe oublié 2 : Saisir votre adresse mail Ne rien saisir 1: Cliquer sur « Mot de passe oublié » 3: Cliquer pour valider la procédure. Vous recevrez immédiatement par mail votre nouveau mot de passe composé de chiffres et lettres. Après saisie, il vous sera à nouveau demandé de le changer. Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

6. II. PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL2. Présentation du bandeau Zone Traiter mes demandes d’absence / visualiser mes actualités /memo Planning du service visualisable par toutes les personnes du service (incluant celui du manager). Informations sociales, formulaires, procédures RH… Gestion des demandes d’absence : émission / consultation / suivi de mes demandes d’absence, Planning individuel, Informations sur: Identité, Adresse et coordonnées, Situation familiale, Domiciliation bancaire et Situation professionnelle Suivi des visites médicales Guide utilisateur Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 6

7. III. ESPACE ACCUEIL1. Mes actualités Principaux icônes rencontrés: : Masque le bandeau et agrandit la zone d’affichage du contenu : Retour à la page d’Accueil : Rafraîchir : Gérer les délégations : Retour : Réduction de la feuille : Agrandissement de la feuille : Permettent la navigation NB: Les champs marqués d’un * sont obligatoires Zone non utilisée à ce jour Zone non utilisée à ce jour NB: ces 2 zones permettront de transmettre prochainement des informations spécifiques et ponctuelles. Contenu Bandeau: sert à la navigation Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

8. III. ESPACE ACCUEIL2. Planning du service Préconisation : soit absence planning simplifié soit présentation 1/2 journée T: correspond à des jours travaillés T : correspond à des jours non travaillés (temps partiel) • Le planning peut être visualisé de date à date ou sur une période prédéterminée Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 8

9. III. ESPACE ACCUEIL2. Planning du service (suite) • Le planning peut être importé sur Excel Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 9

10. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE1. Comment procéder • COMMENT REALISER UNE DEMANDE D’ABSENCE • Cliquer sur: « Espace personnel »/ « Demande d’absences »/ « Emettre une demande d’absence » 2: Indiquer les périodes de congés (sélection par calendrier) 1: Choisir la nature de congés dans la liste déroulante ci-dessous Nom de l’émetteur de la demande Nom du bénéficiaire 3: Utilisez la zone commentaire et/ou intitulé pour apporter toute précision utile à la demande de congé. Ces indications apparaitront sur le mail transmis au hiérarchique. 4: Cliquer sur « Ajouter » pour enregistrer vos dates et commentaires Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 10

11. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE1. Comment procéder (suite) 5: Ne saisir dans «Durée» que les demi journée d’absencesous la forme0,5 (virgule mais pas de point) et préciser les horaires matin ou après midi 6: Cliquer sur « Vérifier » Vos soldes sont ainsi affichés et actualisés. 7: A ce stade, vous pouvez encore :- Modifier votre demande- L’enregistrer en tant que brouillon (et donc la soumettre ultérieurement) Y compris fractionnement 8: Soumettre votre demande à votre Responsable hiérarchique N+1 prédéfini NOM RESPONSABLE 9: Cliquer sur « Soumettre » Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

12. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE1. Comment procéder (suite) Si vous avez soumis votre demande à votre hiérarchique, un message de confirmation sur votre messagerie vous informe que votre demande a bien été envoyée Votre demande ainsi enregistrée apparaît dans « Gérer mes demandes d’absences existantes » Reprise des indications portées en zone « Intitulé » ou bien par défaut « date et heure » de l’émission de la demande Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

13. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE 2. Comment modifier ou supprimer une demande si elle n’a pas encore été acceptée • Cliquer sur: « Espace personnel » / « Demande d’absence » 1: Cliquer sur la demande concernée 2: Rappeler la demande Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

14. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE 2. Comment modifier ou supprimer ma demande si elle n’a pas encore été acceptée (suite) 3: Supprimer pour la nature de l’absence 3 bis : Modifier pour les dates de l’absence Attention Préconisation : il faut toujours supprimer (et non modifier) la demande si on veut changer la nature de l’absence, sinon modifier pour un changement de date. Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

15. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE 3. Que faire en cas de renvoi de la demande d’absence par mon responsable hiérarchique afin de répondre à sa demande d’informations complémentaires « espace personnel / demandes d’absence / gérer mes demandes d’absence existantes » 1. Cliquer sur la demande renvoyée par le manager qui conserve le statut « soumise » Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

16. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE 3. Que faire en cas de renvoi de la demande d’absence par mon responsable hiérarchique ? « espace personnel / demandes d’absence / gérer mes demandes d’absence existantes / cliquer sur la demande concernée et son historique » 2. Cliquer sur modifier pour répondre à la demande de précision complémentaire demandée par la hiérarchie dans la partie commentaire Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

17. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE4. Comment annuler une demande d’absence en cours de validation ou acceptée • Cliquer sur : « Espace personnel » / « Demande d’absences » / « Gérer mes demandes d’absences existantes » • Etape 1: Cliquez sur la demande émise et l’annuler Cliquer sur annuler Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 17

18. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE3. Comment annuler une demande d’absence en cours de validation ou acceptée (suite) • Une fois la demande d’annulation soumise, votre Manager recevra un mail/ ou consultera votre demande sur son portail. Cliquer sur Soumettre pour transmettre la demande d’annulation à votre responsable Attention Vous ne pouvez pas annuler une partie seulement de votre demande initiale. Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 18

19. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique Le Responsable doit choisir une action : 1. Refuser en dernier la demande d’absence 2. Renvoyer la demande d’absence avec demande d’informations complémentaires 3. Transmettre la demande d’absence avec avis au service RH / Secrétaire de Site NB : Les managers de Locarchives doivent transmettre les demandes de leurs collaborateurs avec avis (précisé en commentaire/intitule) au Service du Personnel / Secrétaire de Site Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 Dès que vous soumettez votre demande d’absence, votre responsable est informé : en recevant un mail de la part de « rh@plus.fr » et/ou en se connectant sur son portail. En se connectant sur son portail dans « Accueil  » / « Actualités salariés » , il consulte votre demande et va pouvoir traiter la demande

20. IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique (suite) 2 Une fois la décision prise par votre Responsable, la validation en dernier lieu est réalisée par le service RH / Secrétaire de Site. Vous êtes informé(e) par E-mail et/ou en vous connectant à votre portail que: • La demande est acceptée en dernier lieu • La demande est refusée Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 1 Une fois la décision prise par le(s)responsable(s), vous êtes informé(e) par E-mail et/ou en vous connectant à votre portail que: • La demande est retournée (pour demande d'informations complémentaires) • La demande est transmise avec avis • La demande est refusée (avec motivations) QUE SE PASSE-T-IL SI MON RESPONSABLE NE TRAITE PAS MA DEMANDE ? Si votre Responsable ne traite pas votre demande, celle-ci reste en attente. Nous vous demandons de vous rapprocher de votre Responsable Hiérarchique si elle demeure encore sans réponse avant votre départ en congés.

21. V. ZOOM SUR LA CONSULTATION DE MON SOLDE DE CONGES • Cliquez sur: « Espace personnel » / « Demande d’absence » / « Consulter mes soldes de congés » Acceptés : Jours de congés validés par votre Manager Droits : Droit à congés pour la période selon le dernier bulletin de paye En attente: Demandes de congés en attente de validation Solde: Votre solde de congés calculé en temps réel avec déduction des demandes en attente CP – En cours : Solde de congés pour la période en cours Début de la période de prise de congés Fin de la période de prise de congés CP – Suivants : Solde de congés que vous êtes en train d’acquérir RTT en cours Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

22. VI. ZOOM SUR MON PLANNING • Mon planning • « Type de planning » soit: • Collectif : planning du collaborateur par date choisie • Unitaire mois: planning du collaborateur par mois • Unitaire semaine: planning du collaborateur par semaines • « Type de planning » : • Choisir la présentation du planning soit: • Présentation globale (par journée) • Présentation par demi-journée • Durée et période sélectionnées • Indiquer : • Soit la date de début et le nombre de jours/semaines/mois • Soit la date de début et la date de fin à l'aide du calendrier Vous pouvez afficher votre planning ou l’exporter sur Excel ☻ ; les flèches peuvent vous aider à cibler votre planning dans le temps ☻ Attention: La période d’affichage est limitée à 3 mois pour des raisons de lisibilité Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

23. VII. INFORMATIONS PERSONNELLES IDENTITE Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 23

24. VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite) ADRESSE Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 24

25. VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite) SITUATION FAMILIALE Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 25

26. VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite) COORDONNEES BANCAIRES Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 26

27. VI. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite) ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 27

28. VIII. VISITES MEDICALES Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 28

29. IX. ESPACE DOCUMENTAIRE • Cet espace est évolutif et comporte des informations utiles aux collaborateurs En cours de réalisation. Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 29