La refonte du portail de Maurepas

1. 16 mois La refonte du portail de Maurepas Ajustements

2. L’ Analyse préalable

3. Une multiplicité d’acteurs …

4. …à coordonner sur 16 mois Mise en ligne

5. Moyens organisationnels et fonctionnels Direction Générale Chef de Projet internet / Dématérialisation • Comité technique • COTECH • Les référents agents métier, • Audit, • Remontée des informations, • Futurs contributeurs du portail internet et intranet • Comité de direction • CODIR • Groupe technique • GPTECH • Pour réaliser les tests Articulation nécessaire Chef de Projet Intranet Comité de Pilotage COPIL Allocation des ressources

6. De l’audit indispensable au CCTP Chef de Projet COTECH Référents Ecriture du CCTP CODIR Information Maurepasiens Audités sur l’EPN Plus de 100 Fiches Projets Remplies par les référents 30% des rubriques satisfaisantes 40% à faire évoluer 30% à créer • Proposition de scénarios Priorités et choix: • Des actions • Des modules • Des Téléservices Comité de Pilotage Scénario retenu

7. Appel d’offre : un MAPA -> CAO Chef de Projet Etude des réponses Synthèse • Un MAPA : Pourquoi ? • Sous le seuil 193 K€ • Préciser les attentes • Demander des renseignements • Négociations possibles Prestataire retenu CAO Choix du prestataire Lettres motivées de refus

8. AFNIC www.maurepas.fr Validations Retours • CdPCoordonne • Comité de • Pilotage Information Suivi navigation • La réalisation / Développement • Référents, suivi du portail en front office Création Retours Retours Retours Communication Visuels et textes • Maquettage / Développement • Développement des modules • Intégration des modules • Mapping • Début d’intégration visuels et textes • Dématérialisation de procédures administratives • Billetterie et télépaiement

9. Transfert de compétence / Formation Sous contributeurs et contributeurs mini portails COTECH Les référents qui seront les contributeurs du portail internet et intranet • GP technique • Pour pouvoir maîtriser l’outil et réaliser les tests Agents traitants des services Web Administrateurs des portails internet/intranet Services Web • Pour pouvoir refaire les différentes formations • Dématérialisation de procédures administratives Prestataires Nouveaux agents

10. Intégration des contenus et Tests Chef de ProjetCentralisation Comité de Pilotage Agents traitants Tests COTECHIntégration GP techniqueTests Maurepasiens • Dématérialisation de procédures administratives • DébogagesCorrections Prestataire

11. La mise en production Communication CdP Envoi des codes extranet J-4 Comité de Pilotage Agents traitants des services Web AncienPrestatairePointeur DNS Ouverture public le 4 septembre • Référents • Contributeurs • Migration sur le serveur de production le 3 septembre NouveauPrestataire

13. Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud ») • Evaluation • Vous a-t-il été aisé de trouver l’information recherchée ? • L’information proposée vous a t’elle été utile ? • Cet article vous a-t-il paru pertinent ? Evaluation quantitative Reste des questions à se poser : • Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite… • Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que l’information est pertinente… • ou • Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ? • Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranet • se sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page. • 17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi. • La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines.

14. A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité du traitement d’un téléservice. Evaluation des démarches en ligne < 5 jours • Les questions que l’on doit alors se poser : • Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ? • L’outil est il suffisamment clair ? • Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé  • (Login, mot de passe, bouton modifier…) ? • Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?...

15. Evolution

16. Merci de votre attention

17. 2

18. 8 AFNIC www.maurepas.fr AVIS Retours • COPIL • CdPCoordonne • La réalisation / Développement • Référents, suivi du portail en front office Retours Retours Retours Communication Visuels et textes • Maquettage / Développement • Développement des modules • Intégration des modules • Mapping • Début d’intégration visuels et textes • Dématérialisation de procédures administratives • Billetterie et télépaiement

19. Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu) Demandes variées Envoi de la ou des demande(s) Etat civil Conservatoire Jeunesse Scolaire Espace Sécurisé Inscription(s) à 1 ou plusieurs services Carte d’identité Quotient familial … Livret de famille Pièces justificatives différentes suivant le service demandé Le Service Web Traitement agent Demande(s) traitée(s) Envoi automatique Accusé de réception, d’absence de justificatif, ou d’enregistrement de la demande Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire