Administrasjon og dokumentstyring på byggeplass

1. Administrasjon og dokumentstyring på byggeplass v/ Magne Beddari P4

2. Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en større byggeplass (forts.) • Arkivskap/brannskap for kontrakter, beskrivelser, tegninger, nøkler, dagbok og div andre viktige prosjektdokumenter • Møterom for byggemøter (kan bruke spisebrakke) • Flipover • Overhead • Plass for oppbevaring av spesielt utstyr som f eks kikkert, boltepistol og målband

3. Hensikten med kontor på byggeplass (forts.) • Kan jobbe mer selvstendig og sikrere - har det som trengs for å gjøre jobben iht krav og forventninger • Kan ha byggemøter på byggeplass • Tilfredsstille krav fra byggherre og myndigheter

4. Formannen/byggeplassleder/ anleggsleder er ansvarlig for oppbevaring av dokumenter på byggeplass Det gjelder følgende dokumenter: • Tegninger, beskrivelse, (kontrakt) • Fremdriftsplan • Byggemøtereferat • Dagbok • Avtaler • Div. planer og oppfølginger Dette gjelder både små og store prosjekt

5. Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en større byggeplass • Skrivebord, kontorstol, telefon, telefax, kopimaskin, godt lys • Kalkulator, PC m/skriver, telefon- og telefax-liste, korktavle, kalender, målestav • Arkivskap for tegninger • Byggeplassbibliotek med standarder (NS8406, NS3420 mfl ), byggedetaljblad, bygningsloven, ISO-9001 standard, IK-forskrifter, arbeidsmiljøloven m/forskrifter og retningslinjer • Hyller for plassering av permer fra vareleverandører med beskrivelse for utførelse og spesifikasjoner • Hyller for plassering av prosjektmapper

6. Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en større byggeplass (forts.) • Arkivskap/brannskap for kontrakter, beskrivelser, tegninger, nøkler, dagbok og div andre viktige prosjektdokumenter • Møterom for byggemøter (kan bruke spisebrakke) • Flipover • Overhead • Plass for oppbevaring av spesielt utstyr som f eks kikkert, boltepistol og målband

7. Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en liten byggeplass • Enkel innredning av spisebrakke med bord for utlegging av tegninger og hyller for plassering av div permer • Telefon og telefax i spisebrakke • Prosjektmappe (ringperm) • PC m/ nettilkobling og skriver • “Kontorkoffert” med følgende innhold: • kalkulator • penner og blyanter • linjal/målestav • kalender (Filofax) • notisbok

8. Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en liten byggeplass (forts.) • I kontorkofferten bør følgende dokumenter oppbevares: • tegninger, beskrivelse, fremdriftsplaner • byggemøtereferat • dagbok • avtaler • regnskapsoversikt • eventuelle standarder og forskrifter

9. Hensikten med dagbok • Sikre viktig dokumentasjon på utført arbeid, avtaler og andre forhold på byggeplassen som kan få økonomiske konsekvenser • Skaffe erfaringsdata for senere prosjekter • Være til støtte ved fakturering, søknad om forlengelse av byggetid og annen rapportering til prosjektleder og byggeleder

10. Forslag til innhold i dagboken: • Prosjekt (navn, nr. og byggeplass) • Dag, uke, måned, år • Ansvarlig byggeplassleder/formann, skrevet av • Arbeidere på byggeplassen fordelt på egne, KE og SE, samt på fag • Været - opphold, regn, snø, vind, temperatur • Utført arbeid • Bestille varer, mottatte varer • Mottatte tegninger • Tilleggsarbeid

11. Forslag til innhold i dagboken: (forts.) • Forsinkelser, problemer • Avtaler med konsulent, byggherre/byggeleder • Avtale med egen prosjektleder • Resultat av utført kontroll • Gjennomført vernerunder og andre tiltak

13. Hensikten med prosjektmappe: (gjerne elektronisk) • Sikre oppbevaring, behandling og gjennomføring av viktige prosjektdokumenter • Kan lett arkiveres og brukes etter avsluttet prosjekt ved eventuelle reklamasjoner etc. • Kan brukes som erfaringsdatabank og ved etterkalkyle • Kvalitetssikring av prosjektet • Andre kan lettere overta ved sykdom og liknende

14. Forslag til inndeling av prosjektmappe: En ringperm med 12 skilleark 1 Kontrakt med byggherre 2 Byggemøter og driftsmøter 3 Korrespondanse med byggherre og konsulent 4 Fremdriftsplaner, produksjonsplaner, riggplan, bemanning 5 Avtaler og korrespondanse med under- entreprenører 6 Innkjøp av materiell 7 Godkjenning og tillatelser 8 Tilleggsarbeid 9 Oppmåling og kontroll 10 Faktura og prosjektregnskap 11 Kontrollplaner 12 Helse, miljø og sikkerhet (HMS)