Premessa

2. Premessa • Modernizzazione delle Pubbliche Amministrazioni • Innovazione tecnologica • Semplificazione delle procedure e dell’organizzazione • Contenimento della spesa pubblica • Interventi volti alla corretta gestione e programmazione delle risorse pubbliche Ottimizzazione del processo di gestione delle missioni e realizzazione di un sistema informativo che copra integralmente tutte le fasi del processo prevedendo l’integrazione dei diversi sistemi coinvolti nel processo

3. Linee guida La situazione desiderata alla quale la RGS vuole tendere indica le linea guida cui deve essere orientata la nuova applicazione. L’applicazione “Missioni” deve rispondere alla necessità di progettare un processo organico ed efficiente, basato sulla normativa esistente prendendo in esame l’intero iter amministrativo dalla fase di conferimento dell’incarico al rimborso delle spese di missioni, allo scopo di: • ottenere uno strumento per raggiungere maggiori obiettivi di risparmio e migliorare la gestione delle risorse, in coerenza con i criteri di efficienza ed efficacia propri del generale processo di razionalizzazione della spesa • aumentare l’efficacia del servizio migliorandone la qualità • migliorare i tempi di percorrenza del processo in termini di riduzione di tempo

4. Obiettivi • limitare il flusso cartaceo in previsione di una completa materializzazione con la digitalizzazione dei documenti giustificativi • assistere gli Uffici che gestiscono il trattamento di missione del personale del MEF supportandoli nelle diversi fasi e informandoli sulle attività da svolgere • comunicare al personale le informazioni sulla missione e lo stato del proprio provvedimento • supportare l’analisi della spesa e dei costi, dal momento di attribuzione dell’incarico alla liquidazione della parcella, consentendo di allocare meglio le risorse rispetto alle esigenze degli Ispettorati e delle Ragionerie territoriali • gestire la rilevazione analitica delle informazioni anche ai fini dell'alimentazione della contabilità economico analitica e del controllo di gestione

5. Il progetto Febbraio 2007: avvio lavori La tendenza a sperimentare approcci innovativi nel soddisfacimento delle esigenze di informatizzazione, ha indotto la Ragioneria Generale dello Stato a costituire un gruppo volto a rappresentare i requisiti dei diversi Dipartimenti realizzando un unico processo flessibile e calibrato sulle necessità di tutto il Ministero. La soluzione, quindi, soddisfa le esigenze dei diversi Dipartimenti avvalendosi di un sistema modulare che traccia tutte le fasi del processo e di alcune applicazioni trasversali, già in uso dall’Amministrazione. Gennaio 2008: avvio sistema per la RGS A partire dalle missioni del 2008 tutti i dipendenti della RGS fruiranno delle nuove funzionalità che automatizzano l’intero processo.

6. La procedura automatizzata L’applicazione prevede la gestione dell’intero iter delle missioni, nazionali ed estere, prevedendo l’automazione delle seguenti fasi:

7. La procedura automatizzata E’ prevista l’integrazione con: • il SICOGE nella fase di liquidazione • i sistemi informatici del fornitore di servizi alberghieri e di viaggio nella fase di prenotazione • i sistemi informatici dell’istituto di credito gestore delle carte di credito nella fase di rimborso spese • L’utilizzo della firma digitale consente di scambiare ed archiviare con mezzi informatici i documenti cartacei previsti nel processo garantendone l’integrità, l’autenticità e la non ripudiabilità

8. La procedura automatizzata Le funzionalità rese disponibili consentono: • di seguire tutto il processo e controllarne l’esito, garantendo la trasparenza, la comunicazione, l’integrazione e il coordinamento delle diverse fasi dando rilievo principalmente a quelle che mettono in comunicazione diverse strutture organizzative • di tracciare tutte le spese sostenute in occasione delle missioni, permettendo così di verificare la situazione sia debitoria che creditoria del soggetto nei confronti dell’Amministrazione • di gestire tutte le informazioni necessarie a rappresentare l’utilizzo delle risorse in senso economico analitico sia nella fase di programmazione che nel corso della gestione

9. Risultati Al 30 aprile risultano trattate con la nuova applicazione 1500 missioni di cui più di 1000 in fase di liquidazione E’ tuttora in corso un’analisi per ottenere elementi di ritorno volti a quantificare e valutare i risultati raggiunti in termini di efficienza e di riduzione dei tempi di percorrenza delle varie fasi.

10. Risultati Automazione dell’intero processo Offerta di servizi on-line ai dipendenti Possibilità di fruire del servizio anche dall’esterno con una postazione collegata ad internet Integrazione con altri sistemi Capitalizzazione dell’informazione Informazioni utili al monitoraggio e al supporto alle decisioni Garanzia di trasparenza del fasi del processo Fruitori del processo Eliminazione dei lavori ripetitivi e a basso valore aggiunto Integrazione con altri sistemi Capitalizzazione dell’informazione Elementi utili alla valutazione dell'efficacia della fornitura dei servizi Informazioni per la rilevazione analitica economica Ufficio risorse Umane