Kvalitetsarbeid i Telemark fylkeskommune

1. Kvalitetsarbeid i Telemark fylkeskommune

2. Forbedringsarbeid • Å jakte på forbedringer… «Vi må ikke være dårlige for å bli bedre» • Kultur –– Fokus/ Prioritet – Tilgjengelighet – åpenhet • Trygghet – lære av feil og uønskede hendelser • Kunnskap om system; hvordan melde avvik? • Krever både system og kultur!

3. Ledere på alle nivå må både vise og etterspørre forbedringsarbeidet – hva kan vi lære av bedriftene rundt oss?

4. Sover rådmannen godt om natta?

5. Sover rådmannen godt om natta? Mer forbruk

6. Sover rådmannen godt om natta? Mer forbruk arbeidsmiljø

7. Sover rådmannen godt om natta? Høyt sykefravær Mer forbruk arbeidsmiljø

8. Sover rådmannen godt om natta? Høyt sykefravær Mer forbruk Skoletilbud 2020 arbeidsmiljø

9. Sover rådmannen godt om natta? Høyt sykefravær Mer forbruk Skoletilbud 2020 arbeidsmiljø Gjeld

10. Sover rådmannen godt om natta? Høyt sykefravær Mer forbruk Skoletilbud 2020 arbeidsmiljø Tilsyn og kontroll Gjeld

11. Sover rådmannen godt om natta? Høyt sykefravær Mer forbruk Skoletilbud 2020 arbeidsmiljø Tilsyn og kontroll Gjeld Dypere og dypere spordybde

12. Sover rådmannen godt om natta? Høyt sykefravær Mer forbruk Skoletilbud 2020 arbeidsmiljø Tilsyn og kontroll Gjeld Dypere og dypere spordybde Lilleelvgata

13. Sover rådmannen godt om natta? ? Høyt sykefravær Mer forbruk Skoletilbud 2020 arbeidsmiljø Tilsyn og kontroll Gjeld Dypere og dypere spordybde Lilleelvgata

14. Sover rådmannen godt om natta? ? Høyt sykefravær Mer forbruk Skoletilbud 2020 arbeidsmiljø Hjelp! Tilsyn og kontroll Gjeld Dypere og dypere spordybde Lilleelvgata

15. Orden i eget hus - forankring • Ønsket av rådmann • LT deltar i KS nettverk for internkontroll • Erkjent behov for endring • Gjør det enkelt

16. Orden i eget hus - forankring • Ønsket av rådmann • LT deltar i KS nettverk for internkontroll • Erkjent behov for endring • Gjør det enkelt

17. 1. Forbedringsarbeid • «Å øke organisasjonenes evne til å gjennomføre aktiviteter, løse problemer og å nå sine egne mål» • Utviklingsarbeid er en endringsprosess

18. 1. Forbedringsarbeid

19. 2. Risikovurdering – hjelp til å unngå Tre enkle spørsmål er kjernen i risikovurderingen: Hva kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?

20. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring Definisjoner: • Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utføres, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser (PwC 2009) • COCO-definisjonen: Den prosessen som er utformet og gjennomføres av de som har overordnet ansvar for styring og kontroll og av andre medarbeidere for å gi rimelig sikkerhet for at enheten når sine mål med hensyn til pålitelig økonomisk rapportering, effektiv drift samt overholdelse av …..lover ogforskrifter (KRD 2009)

21. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring Definisjoner: • Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utføres, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser (PwC 2009) • COCO-definisjonen: Den prosessen som er utformet og gjennomføres av de som har overordnet ansvar for styring og kontroll og av andre medarbeidere for å gi rimelig sikkerhet for at enheten når sine mål med hensyn til pålitelig økonomisk rapportering, effektiv drift samt overholdelse av …..lover ogforskrifter (KRD 2009) Gir dette mening?

22. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring Definisjoner: • Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utføres, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser (PwC 2009) • COCO-definisjonen: Den prosessen som er utformet og gjennomføres av de som har overordnet ansvar for styring og kontroll og av andre medarbeidere for å gi rimelig sikkerhet for at enheten når sine mål med hensyn til pålitelig økonomisk rapportering, effektiv drift samt overholdelse av …..lover ogforskrifter (KRD 2009) Gir dette mening?

23. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring • Internkontroll er de formaliseringer, dokumenter, rutinger (arbeidsformer, kontrolltiltak, prosedyrer og rapporteringer) som utarbeides, vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp, • for å sikre at vi har den ønskede utvikling, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene og at omdømme og legitimitet ikke svekkes.

24. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring • Internkontroll er de formaliseringer, dokumenter, rutiner (arbeidsformer, kontrolltiltak, prosedyrer og rapporteringer) som utarbeides, vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp, • for å sikre at vi har den ønskede utvikling, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene og at omdømme og legitimitet ikke svekkes. Gir dette mening?

25. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring • Internkontroll er de formaliseringer, dokumenter, rutiner (arbeidsformer, kontrolltiltak, prosedyrer og rapporteringer) som utarbeides, vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp, • for å sikre at vi har den ønskede utvikling, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene og at omdømme og legitimitet ikke svekkes. Gir dette mening?

26. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring Internkontroll er mest av alt sunn fornuft og god praksis satt i system – gjør det enkelt.

27. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring Internkontroll er mest av alt sunn fornuft og god praksis satt i system – gjør det enkelt Gir dette mening?

28. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring Internkontroll er mest av alt sunn fornuft og god praksis satt i system – gjør det enkelt Gir dette mening?

29. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring Kommuneloven § 23 nr 2 Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.

30. 3. Internkontroll – hjelp til forbedring Kommuneloven § 23 nr 2 Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Hva betyr det?

31. Hva er betryggende kontroll? • følgende kriterier bør være oppfylt… • Klar ansvarsdeling, delegeringog organisering

33. Hva er betryggende kontroll? • følgende kriterier bør være oppfylt… • Klar ansvarsdeling, delegeringog organisering • Kontroll gjennom utforming av rutiner for styring og rapportering http://www.youtube.com/watch?v=eCy9dhgrVnw

34. Hva er betryggende kontroll? • følgende kriterier bør være oppfylt… • Klar ansvarsdeling, delegeringog organisering • Kontroll gjennom utforming av rutiner for styring og rapportering • Etterlevelse av politiske vedtak, lov og forskrift, samt egne regler og rutiner

35. Hva er betryggende kontroll? • følgende kriterier bør være oppfylt… • Klar ansvarsdeling, delegeringog organisering • Gode og fornuftige rutiner for styring og rapportering • Etterlevelse av politiske vedtak, lov og forskrift, samt egne regler og rutiner • Sørge for at saker er forsvarlig utredet, at prinsippet om fullført saksbehandling følges opp Kilde: KRD/Agenda 2008 s.18

36. Dokumenter som må finnes, eller kriterier som må være oppfylt? • Ansvarsdeling • Organisering • Rutiner • Kontroller • Rapportering • Prosesser • Systematisk (ikke tilfeldig) • Dokumentert (gjenfinnbart) • Rapportert (formidlet) Mye av det som gjøres blir ikke oppfattet som internkontroll Mye gjøres uten at det er formalisert, og blir ikke dokumentert En del gjøres ikke Tilstrekkelig formalisering er en forutsetning, og enkelte dokumenter må vi ha på plass…, vi har mye, men…….

37. Organisering, ansvar og roller • Organisering bør følge administrativ oppbygging, og være overlappende med delegasjonsreglement, lederavtaler, kommunikasjonslinjer

38. Dokumentasjon • Dokumentasjon representerer hukommelse; –vurderinger, aktiviteter, beslutninger, –og er en forutsetning for læring og utvikling • Dokumentere roller og ansvarsforhold, rutiner og retningslinjer

39. Rutiner og prosedyrer • Maler og standarder er god hjelp, og gir lavere terskel for å komme i gang • –Rutinebeskrivelser/arbeidsprosesser • –Risikoidentifisering og –vurdering – felles skalaer og vurderingstema • Ett felles sted å lagre • Avklart struktur på dokumentasjon

40. Vi har gjort mye i TFK – nå må vi systematisere og videreutvikle • Sektorovergripende: • Budsjett og planer • Etisk standard, antikorrupsjon, verdidokument • Datasikkerhet og personvern • Personalforvaltning og arbeidsgiverområdet • Økonomi- og finansforvaltning • Tjenestespesifikke • Reglementer • Felles skjema og maler • Støtteprosesser • Rutinebeskrivelser • Veiledninger og håndbøker

41. Da kan rådmannen sove godt, - men..bare om natten!

42. Hvordan jobbe med kvalitetsforbedring? • Hente opp statistikk på personalmøter - «hvor trykker skoen her hos oss?» • Det er lov å be om hjelp fra stab • «Lukke avvik» – tilstrebe å behandle i fellesskap – hente frem hendelser som byr på læring.. Fra informasjon til refleksjon. Sammen jakte på forbedringer! • Nettverk – praksisfellesskap for å prioritere forbedringsarbeid i det daglige. • Motivasjon - se at dette gir oss en enklere hverdag

43. Modell for risikostyring i TFK Fylkesrådmann Internrevisjon Internkontroll Risikostyringsgruppe Kvalitetsrådgiver; nyansatt Controller; tiltrer 1.april 2014. En ansvarlig for hvert av de andre kvalitetssystemene Pasientsikkerhet Tannhelse Controller Økonomi Kvalitetslosen Inkl. avviksmeldinger Informasjons- sikkerhet Beredskap