Rēzeknes pieredze CAF novērtējuma veikšanā Pensionāru sociālo pakalpojumu centrā

1. Rēzeknes pieredzeCAF novērtējuma veikšanā Pensionāru sociālo pakalpojumu centrā Ilona Kozlova Diāna Pleikšne – Volkova 27.05.2011.

2. Mūsu viedoklis, atziņas par CAF modeļa pieeju, ieguvumi :- darbiniekiem, - vadītājam, - organizācijai

3. Ieguvumi darbiniekiem : • CAF novērtējums lika aizdomāties par darbinieku vēlmēm un ieteikumiem, kas mūsu organizācijā līdz šim nav bijis vērtēts primāri; • Novērtēšanas procesā var atklāt, ko darbinieki domā par pārmaiņu nepieciešamību; • Var atklāt, kuri (vadības / darbinieku) viedokļi ir vienādi, kuri atšķiras; • Pastiprina sajūtu, ka ikviens tiks izprasts un novērtēts;

4. Ieguvumi vadītājam : • Ir iespēja izvērtēt savu darbu un organizācijas darbību kopumā; • Liek paraudzīties uz pašreizējo situāciju no cita redzes viedokļa un iemācīties kaut ko jaunu; • Noteikt tās vietas / tēmas, kuras tiek uzskatītas par svarīgām; • Uzzināt, vai organizācija darbojas veiksmīgi, vai tomēr ir kaut kas jāmaina; • Iespēja identificēt problēmas vai vājās vietas un pievērst pastiprinātu uzmanību to sakārtošanai;

5. Ieguvumi organizācijai : • Ja vadītājam ir zināms un skaidrs organizācijas nākotnes redzējums un ir zināmas darbinieku, klientu, sabiedrības vēlmes un ieteikumi, viņš var mērķtiecīgi vadīt organizāciju; • CAF novērtējums iedrošina noteikt augstākus mērķus; • Rada uzticību veiksmīgām pārmaiņām.

6. 2. Kā veicām pašnovērtējumu Pensionāru SPC?

7. Organizēta darba grupa: Darba grupas vadītāja: • Ilona Kozlova, Pārvaldes KVS speciāliste; Darba grupas locekļi: • Inese Nipere, Pārvaldes Sociālo pakalpojumu nodaļas vadītāja, • Rita Kozlova, Pārvaldes personāla inspektore; • Ludmila Sčavinska Pārvaldes vecākā grāmatvede; • Lidija Apeināne, PSPC vadītāja; • Diāna Pleikšne – Volkova, PSPC vadītājas vietniece; • Inese Āboliņa, PSPC lietvede.

8. Izskaidrota metodikas lietošana, pašnovērtējuma mērķi: • Darba grupai tika elektroniski izsūtīta metodika, ar mērķi to iepazīt; • Darba grupas dalībniekiem LM seminārā apmācītie grupas dalībnieki ar praktisku piemēru palīdzību izskaidroja un parādīja pašnovērtējuma veikšanas metodes; • Izskaidroja, kāpēc izvēlēta tieši šī struktūrvienība un pašnovērtējuma mērķi.

9. Sociālās aprūpes pārvaldes struktūra Vislielākā struktūrvienība - nodrošina ilgstošu sociālo aprūpi 175 klientiem, dienas centrs, ēdināšanu, transportu visām struktūrvienībām, Veselības punkts, veļas mazgāšanu PSPC, 76 no 172 SAP slodzēm.

10. Darbs grupas sanāksmēs: • Pašnovērtējums tika veikts laikā no 12.04.2011. līdz 21.04.2011.; • Tikšanās - 3 reizes nedēļā; Darbs - 4 stundas dienā; • Pēc katras darba grupas darba PSPC lietvede veica pierakstu apkopošanu un datorsalikumu; • Katras nedēļas beigās grupas vadītāja veica novērtējuma pārskatīšanu, datu papildināšanu; • Specifiskos datus mājas darbā vāca atbilstošas nozares speciālists, piemēram, personāls, PSPC stratēģiskie dokumenti un pamatdarbība, grāmatvedības dati, pārbaudes un neatbilstību vadība, sociālo pakalpojumu nodrošināšana u.c.; • Novērtējuma kopsavilkumu, gala variantu apkopoja darba grupas vadītāja.

11. 3. Kas mums pašnovērtējuma procesā bija visvieglāk veicamais, kas – vissarežģītākais?

12. Visvieglāk veicamais: • Darba grupā bija iekļauti speciālisti no dažādām jomām, tāpēc sarežģījumi neradās; • Vērtēt Stratēģiju un politiku, Procesus, Darbiniekus un ar tiem saistītos rezultātus, jo, līdz ar KVS ieviešanu, darbiniekiem ir izveidota zināma izpratne un tiek uzkrāti atbilstoši pieraksti; • Tika plaši izmantots Pārvaldes KVS Vadības pārskats, kurš sastāv no procesu izpildes ziņojumiem, procesu mērķiem, un sagatavots, analizējot Pārvaldes un struktūrvienību datus par 2008. – 2010. gadu.

13. Vissarežģītākais: • Neskaidrības bija par dažiem CAF modelī izmantotajiem terminiem, kā arī par neprecīziem vai liekiem jautājumu formulējumiem – atbilde uz dažādiem jautājumiem rodama vienā dokumentā; • Sarežģītāk bija novērtēt Rezultātus attiecībā uz darbiniekiem un sabiedrību, jo nav veiktas darbinieku apmierinātības aptaujas un sabiedriskās domas aptaujas par PSPC, nav uzkrāti dati par sabiedrības viedokli; • Darba grupa, diskutējot, dažos aspektos veikusi pārāk augstu pašnovērtējumu, piemēram, Darbinieki un Gala rezultāti, neizvērtējot izaugsmes iespējas (I.Kozlovas subjektīvais viedoklis).

14. 4. Ko būtisku parādījapašnovērtējums: par PSPC, vadību, darbiniekiem, resursiem, pakalpojumiem utml.5. Nepieciešamie uzlabojumi organizācijā

15. PSPC 68,4 % 64,75 % 45 no 66, 66 % 28 no 45, 59.5% 29 no 44, 66 % 19 no 28, 68 % 53 no 80, 67 % 34 no 48, 69 % 23 no 32, 71 % 44 no 60, 74 % 27 no 45, 60.5 % KOPĀ: 303 no 450 jeb 67 %

16. 1. Līdervadība / vadība: • Nosaka organizācijas virzību, mērķus – 58 %; • Izstrādā un ievieš organizācijas vadības un izpildes un pārmaiņu vadības sistēmu – 65 %; • Motivē un atbalsta darbiniekus – 62 %; • Vada sadarbību ar pārstāvjiem izpildvarā un citām ieinteresētajām pusēm, lai nodrošinātu dalīto atbildību– 67 %.

17. (1) Uzlabojumi vadībai: • Dokumentāri definēt misiju, vīziju, vērtības • Izskaidrot darbiniekiem mērķus, iegūt atgriezenisko saikni; • Dokumentēt ārējās vides analīzi (cenas), uzturēt pierakstus analīzei dinamikā; • Organizēt darbinieku apmierinātības aptaujas, novērtēšanu, informēt darba devēju; • Analizēt mērķu un plānu izpildi; • Pilnveidot funkciju, atbildību un pilnvaru sadali;

18. (2) Uzlabojumi vadībai: • Sekmēt komandas darbu, organizēt darba grupas, uzklausīt viedokļus; • Vairāk piemērot motivējošus rīkus, izteikt darbiniekiem atzinības sanāksmēs, virzīt darba devēja apbalvojumiem; • Rakstiski fiksēt sadarbību ar ārējām ieinteresētām pusēm; • Pozitīvo pieredzi “iznest” sabiedrībā ar masu mēdiju palīdzību, pasākumiem; • Motivēt darbiniekus uzturēt organizācijas pozitīvo tēlu, būt lojāliem pret organizāciju un darba devēju.

19. 2. Stratēģija un plānošana • Iegūstam informāciju par ieinteresēto pušu esošajām un nākotnes vajadzībām – 75 %; • Pārskatām stratēģiju, ņemot vērā ieinteresēto pušu vajadzības – 65 %; • Ieviešam stratēģiju un plānojam visā organizācijā – 62,5 %; • Plānojam, ieviešam un pārskatām pārmaiņas – 62,5 %;

20. (1) Uzlabojumi stratēģijai: • Regulāri veikt procesu izpildes analīzi, uzkrāt informāciju, veikt SVID analīzi; • Izstrādāt un pielietot izmērāmu un pārbaudāmu procesu rādītāju sistēmu, regulāri veikt mērījumus un analizēt dinamikā; • Izteikt iniciatīvu Pārvaldes vadībai resursu un mērķu sabalansēšanai; • Pilnveidot stratēģiskās plānošanas procesu;

21. (2) Uzlabojumi stratēģijai: • Veidot darbinieku izpratni, skaidrību par par viņu lomu procesu īstenošanā un kopējo mērķu sasniegšanā; • Novērtēt organizācijas vērtības, definēt organizācijas kultūru, veikt procesu pilnveidošanu; • Iesaistīties projektu izstrādē un ieviešanā; • Organizēt darbinieku pieredzes apmaiņas, izveidot “Viesu grāmatu”.

22. 3. Darbinieki • Nodrošinām cilvēkresursu plānošanu– 58 % • Attīstām un izmantojam darbinieku kompetences – 71 %; • Iesaistām darbiniekus, attīstot savstarpēju dialogu un nosakot pilnvaras– 70 %.

23. (1) Uzlabojumi darbiniekiem: • Attīstīt iekšējo komunikāciju; • Pilnveidot iekšējo darba vidi, pilnveidot organizācijas dizainu, struktūru, sakārtot amatus, atbildības un pilnvaras; • Motivēt darbiniekus komandas darbam, uzklausīt idejas, ierosinājumus organizācijas darbības uzlabošanai, organizēt diskusijas, koleģiāli vienoties par nepieciešamām izmaiņām;

24. (2) Uzlabojumi darbiniekiem: • Regulāri veikt darbinieku apmācību plānu izpildes kontroli, motivēt darbiniekus izglītoties; • Veikt darbinieku zināšanu novērtēšanu pēc apmācību kursu apmeklēšanas, veicot pārrunas, anketēšanu; • Veikt darbinieku apmierinātības aptaujas, novērtēšanu, noslogotības analīzi;

25. 4. Partnerība un resursi • Izstrādājam un ieviešam stratēģiski svarīgākās partnerattiecības – 66,5 %; • Ieviešam partnerattiecības ar klientiem – 62,5 %; • Pārvaldām finanses – 87,5%; • Pārvaldām informāciju un zināšanas – 75 %; • Pārvaldām tehnoloģijas – 75 %; • Pārvaldām infrastruktūru – 75 %.

26. (1) Uzlabojumi partnerībai un resursiem : • Regulāri veikt piegādātāju (cenu) novērtēšanu, analīzi, ziņot Pārvaldei; • Organizēt kopīgus informācijas pasākumus ar sadarbības partneriem; • Sniegt informāciju masu mēdijiem, publicēt labo praksi, pozitīvus rezultātus, pasākumu norisi, popularizēt organizācijas tēlu; • Informēt darbiniekus par piešķirto budžetu un budžeta izpildi;

27. (2) Uzlabojumi partnerībai un resursiem : • Iesaistīt visus atbildīgos darbiniekus finanšu analīzē, analizēt ārējo un iekšējo vidi, cēloņus, kas kavē mērķu izpildi, uzkrāt informāciju; • Kontrolēt konfidenciālas informācijas iegūšanu, apstrādi un lietošanu organizācijā un nodrošināt ierobežotas pieejamības informācijas neizpaušanu; • Veikt analīzi par tehnoloģiju iespējamiem uzlabojumiem organizācijas darbībā, darbinieku pienākumu veikšanai un atvieglošanai; • Efektīvi pārvaldīt organizācijas infrastruktūras attīstību.

28. 5. Procesi • PSPC identificēti, izstrādāti pamatdarbības un atbalsta procesu apraksti, regulāri tiek uzlaboti – 75 % (vadības procesi Pārvaldes KVS); • Izstrādāti un nodrošināti uz klientiem/ iedzīvotājiem orientēti pakalpojumi - 62,5 %: ilgstoša sociālā aprūpe, dienas centra pakalpojumi pensionāriem, sociālās rehabilitācijas pakalpojumi personām ar funkcionāliem traucējumiem.

29. (1) Uzlabojumi procesiem : • Procesu īpašniekiem izskaidrot visiem procesā iesaistītiem darbiniekiem procesu, uzraudzīt procesa izpildi, informēt vadību; • Iesaistīt darbiniekus procesu pilnveidošanā, veikt procesu efektivitātes mērījumus, analizēt dinamikā; • Organizēt un veikt sabiedriskās aptaujas par organizācijas sniegto pakalpojumu kvalitāti; • Sistemātiski vērtēt citu nacionālā līmeņa organizāciju rezultātus un labās prakses piemērus;

30. (2) Uzlabojumi procesiem : • Regulāri veikt klientu aptaujas, analizēt dinamikā; • Regulāri pārskatīt un pilnveidot iekšējos normatīvos aktus, informēt un izskaidrot darbiniekiem; • Regulāri veikt klientu sūdzību un ierosinājumu analīzi, plānot uzlabojumus, izmaiņas budžetā; • Nodrošināt PSPC klientu gultas vietu aizpildījumu 2011. - 2012. gadā ne mazāk kā 90 % no plānotā (210 gultas vietas).

31. 6. Ar klientiem / iedzīvotājiem saistītie rezultāti • Klientuapmierinātības mērījumi (attieksmes rādītāji)– 69 %; • Uz iedzīvotājiem/klientiem orientētie rādītāji – 67 %.

32. (1) Uzlabojumi ar klientiem saistītiem rezultātiem : • Regulāri nodrošināt klientu un Sociālās aprūpes padomes sanāksmes; • Veikt iekšējo kvalitātes pārbaudi un analīzi par sociālās rehabilitācijas plānu izpildi, mērķu sasniegšanu; • Sociālajiem darbiniekiem nodrošināt aktuālas informācijas pieejamību – “no rokas rokā” mazkustīgiem klientiem;

33. (2) Uzlabojumi ar klientiem saistītiem rezultātiem : • Samazināt ārējās un iekšējās pārbaudēs atklāto neatbilstību skaitu, analizēt to cēloņus, veikt korektīvās darbības; • Iesaistīt klientus Sociālās aprūpes padomes darbā, motivēt izteikt priekšlikumus, analizēt tos, plānot budžetā uzlabošanas pasākumus; • Organizēt atvērto durvju dienas PSPC, organizējot klientu pasākumus, diskusijas.

34. 7. Ar darbiniekiem saistītie rezultāti • Darbinieku apmierinātības un motivācijas rādītāji– 50 %; • Ar darbiniekiem saistītie rezultāti – 69 %.

35. (1) Uzlabojumi ar darbiniekiem saistītiem rezultātiem : • Veikt darbinieku apmierinātības aptaujas, par organizācijas tēlu, vērtībām, darbinieku vajadzībām, motivējot izteikt konstruktīvus priekšlikumus darbības uzlabošanai; • Regulāri organizēt darbinieku sanāksmes; • Uzturēt darbinieku apbalvošanas reģistru, ieteikt darba devējam darbiniekus apbalvošanai; • Veikt darba vides, darba apstākļu uzlabošanu, plānot attiecīgos resursus budžetā, lai samazinātu darbnespējas gadījumu skaitu;

36. (2) Uzlabojumi ar darbiniekiem saistītiem rezultātiem : • Motivēt darbiniekus pielietot darbā ar klientiem tehniskos palīglīdzekļus, slodzes samazināšanai; • Īstenot darbinieku apmācību plānu, 100 % nodrošināt darbinieku obligātās apmācības; • Motivēt darbiniekus iegūt izglītību, kvalifikāciju, veidot karjeru, informēt par brīvām darba vietām Pārvaldē un struktūrvienībās; • Apzināt projektu iespējas, piesaistīt finansējumu darbinieku apmācībām;

37. 8. Ar sabiedrību saistītie rezultāti • Sniegums attiecībā uz sabiedrību, kā to uztver ieinteresētās puses – 50 %; • Organizācijas izvirzītie rādītāji attiecībā uz tās sniegumu sabiedrībai – 71 %.

38. (1) Uzlabojumi ar sabiedrību saistītiem rezultātiem : • Veikt klientu piederīgo aptaujas par uzticamības līmeni pret organizāciju un pakalpojumu; • Popularizēt PSPC pakalpojumus un labo praksi sabiedrībā; • Apzināt projektu iespējas un, piesaistot finansējumu, uzlabot sociālo infrastruktūru; • Samazināt klientu sūdzību skaitu, analizējot to cēloņus, veicot atbilstošus uzlabojumus;

39. (2) Uzlabojumi ar sabiedrību saistītiem rezultātiem : • Turpināt organizēt tikšanās un dialogu klientiem ar pašvaldības politiķiem; • Īstenot projektus ar klientu mērķa grupas iesaistīšanu to aktivitātēs, NVO kā sadarbības partneru iesaistīšanu projektos; • Izstrādāt projektu par alternatīvu sociālo pakalpojumu attīstīšanu personām ar funkcionāliem traucējumiem; • Ieviest energoefektivitātes samazināšanas pasākumus.

40. 9. Galvenie darbības rezultāti • Ārējie rezultāti – izvirzīto mērķu/darbības rezultātu un gala rezultātu uz sabiedrību sasniegšana - 75 %; • Iekšējie rezultāti – 75 %; • Finanšu rezultāti – 62,5 %.

41. (1) Uzlabojumi galvenajiem darbības rezultātiem : • Vadītājam un procesu īpašniekiem uzraudzīt procesu īstenošanu atbilstoši to mērķiem, samazināt neatbilstību skaitu, nodrošināt mērķu un resursu sabalansētību; • Realizēt projektus, piesaistot papildus finansējumu sociālās infrastruktūras, sociālo pakalpojumu un cilvēkresursu attīstībai; • Veikt procesu pilnveidošanu, tiekties uz nepārtrauktu pilnveidošanos;

42. (2) Uzlabojumi galvenajiem darbības rezultātiem : • Izstrādāt iekšējos normatīvos aktus par: klientu īpašuma - kredītkaršu aizsargāšanu un sociālās aprūpes procesa norises kārtību; • Veikt iekšējās darba vides uzlabošanu un darbinieku darba ar klientiem atvieglošanu, plānojot tam atbilstošus resursus, piemēram, iegādāties kondicionierus virtuvē un veļas mazgātavā, klientu pacēlāju gulošo klientu pārvietošanai un aprūpei; • Nodrošināt 2011. - 2012. gada beigās ne mazāk kā 90 % klientu gultasvietu aizpildījumu;

43. (3) Uzlabojumi galvenajiem darbības rezultātiem : • Veikt darbinieku apmierinātības aptaujas par vadību, darba apstākļiem, iekšējo vidi; • Nodrošināt darba plānu un pasākumu plānu izpildi; • Nodrošināt procesu mērķu izpildi, neatbilstību tūlītēju novēršanu, korektīvo un preventīvo darbību veikšanu neatbilstību novēršanai un plānot tam finanšu resursus.

44. 6. Ko cerējām iegūt no CAF novērtējuma un tomēr to nesaņēmām?

45. Gaidas • Vieglāk, vienkāršāk pielietojamu metodiku; • Pašnovērtējuma analīze ir devusi konkrētus, izmērāmus rezultātus, redzam, kur mēs esam, trūkumi ir apkopoti, jāveic to novēršana un ieteikumu izpilde; • Pilnveidošanās jāanalizē dinamikā, tad varēs redzēt, vai organizācija attīstās – jāgaida rezultāts nākotnē!

46. 7. Vai mēs ieteiktu citiemsociālo pakalpojumu sniedzējiem veikt CAF novērtējumu? Kāpēc? Kādi riski / šķēršļi / grūtības Jūs sagaida?

47. 1. Kāpēc nepieciešams veikt CAF novērtējumu Jūsu organizācijā? • Pašnovērtējuma process atbalsta organizācijas vajadzību un gatavību attīstīties ātri, sistēmiski un ar pašas organizācijas līdzdalību un resursiem noteikt savas vajadzības. • Tas ātri parāda, kas ir jāuzlabo organizācijā, kuriem priekšlikumiem darbinieki piekrīt, kuriem nē. Tieši uz šī pamata var būvēt organizācijas attīstības modeli jeb projektu.

48. 2. Kāpēc nepieciešams veikt CAF novērtējumu Jūsu organizācijā? • Tas ir teicams pirmais solis, ja tiek uzsākta organizācijas procesu attīstība, uzraudzība un vadība vai arī -salīdzinošās izpētes process. • Var izmantot arī, lai pārbaudītu pārmaiņu vadības iemaņas, uzraudzītu, kā noris attīstības projekts, un noteiktu projekta rezultātus un to ilgstošu saglabāšanos.

49. Šķēršļi, grūtības : • Papildus laika, darba ieguldījums; • Darbinieku izpratnes veidošana par CAF novērtējuma nepieciešamību un labprātīgas iesaistīšanās novērtējuma procesā panākšana, jo aizbildinās ar pamatdarba apjomu un noslogotību; • Nozīmīgi: ražīga, konstruktīva komandas darba organizēšana, korekta uzdevumu sadale atbilstoši darbības jomai, kuru darbinieks vislabāk pārzina, vienotas izpratnes veidošana un vienošanās par vērtējumu / rezultātu.

50. Paldies par uzmanību! Ilona Kozlova, Tālr.: 28306502, ilona.kozlova@rezekne.lv Diāna Pleikšne – Volkova, Tālr.: 26675556, pensionaru.spc@rezekne.lv