Hareketlilik: Mali Yönetim

1. Hareketlilik:Mali Yönetim

2. Kabul Mektubu • Ulusal Ajans tarafından gönderilen ve proje teklifinizin kabul edildiğine dair kabul mektubunu aldınız. Bu mektupta bütçe, yararlanıcı sayısı, değişim/yerleştirme süreleri belirtildi.

3. Ulusal Ajans’ın sizden güncellemenizi isteyeceği bilgiler UA’ya gönderilmesi gerekenler: • Sözleşmeyi imzalayacak kişiye ait tüm bilgiler, bu kişinin imza sirküsü; • Kuruluşun yasal statüsü ve mevcudiyeti (gerekli olduğu hallerde); • Banka tarafından verilmiş ve banka hesap detaylarını içeren yazı; • Toplam bütçe üzerinden yapılması planlanan harcamalara ilişkin detaylı açıklamave ilk anda yapılması istenen ödeme miktarı; • Ortak(lar)ın güncellenmiş listesi; • Proje, yerleştirme/değişim tarihlerinin ve yararlanıcı sayısının teyidi

4. Sözleşmenizin hazırlanması:listeler • Yerleştirme/değişimin geçici listesi Her akış için (gidilecek aynı ülke için) :- yararlanıcı sayısı, - toplam hafta sayısı (yararlanıcı sayısı x süre)Geçici tarihler

5. Sözleşmenizin hazırlanması:bütçe • Hiçbir koşulda orijinal teklifteki miktarı aşamaz • Aldığınız kabul mektubunda belirtilen yararlanıcı sayısı ve toplam bütçeyle uyumlu olmalıdır. Geçici liste ve bütçe sözleşmenizin ekleri arasında olacaktır.

6. Banka hesap numaranız • Kuruluşunuz adınaaçılmış (vadesiz) bir banka hesabı olmalı. • Avro (€) hesabı olmalı. • Raporlarınız € üzerinden değerlendirilecektir.Bu sebeple bir dizi kur hesaplamaları yapmak durumunda kalabilirsiniz. Dikkat : Döviz kurundaki değişiklikler hiçbir şekilde Komisyon fonunu etkilemez.

7. Yükümlülük Çıkar çatışması Sonuçların mülkiyeti Gizlilik Tanıtım Projenin değerlendirilmesi Tehir Mücbir sebep Hizmet alımları Devir Sona erme Para cezaları Ek sözleşmeler Sözleşmeniz : genel koşullar

8. Sözleşmeniz : malihazırlıklar • Kabul edilebilir harcamalar • Ödeme talebinin onaylanması • Ödemelerle ilgili genel hükümler • Nihai mali katkının belirlenmesi • Geri alma • Kontroller ve denetimler

9. Ekler Geçici liste ve düzeltilmiş bütçe sözleşmenizin eki olacaktır. Diğer ekler de şunlardır: • Orijinal proje teklifi • Ulusal İdari Mali El Kitabı • Ara (gerekiyor ise) ve final rapor modelleri • Raporlama için kod listesi • İstatistiksel verilerin raporlanması için şablon • Minimum şartları içeren standart sözleşme örneği • Yararlanıcı raporları • Ortaklık kalite taahhüdü

10. Kabul edilebilir harcamalar • Proje ile birebir bağlantılı ve tahmini bütçede belirtilmiş harcamalar • Projenin icrası için gerekli harcamalar • Makul ve desteklenebilir (para karşılığı değer-value for moneyvegerçekçi maliyetler-cost-effectiveness) • Proje süresi içerisinde yapılan harcamalar • Proje sahibinin borçlandığı ve hesabında kayıtlarının bulunduğu harcamalar • Teşhis edilebilir ve doğruluğu kanıtlanabilir harcamalar

11. Kabul edilebilir harcamalar: neleri kapsar Hareketlilik kalemi: Seyahat, sigortave iaşe ibate harcamaları • Seyahat ve sigorta harcamalarında yapılan gerçek harcamalar (fatura, tren veya uçak biletleri, biniş kartları)baz alınarak geri ödeme sözkonusu olabilir. Harcamalar para karşılığı değer ve gerçekçi maliyet (cost-effectiveness) kriterlerine dikkat edilerek yapılmalıdır. • İaşe ibate haftalık sabitoranlı harcırahüzerinden ödenir: her hedef grup için asgari sürelere uyulması gereklidir, ve seyahat belgelerinden yurtdışında gerçekleştirilen fiili süre kontrol edilir. Harcırahlar çeşitlidir: bakınız idari mali elkitabı.

12. Kabul edilebilir harcamalar: neleri kapsar Pedagojik, dilsel ve kültürel hazırlığa yönelik harcamalar (sadece yerleştirme projeleri içindir) • Orijinal başvuruda belirtilmiş olması gereklidir. • Bu hazırlık harcamaları için yapılan gerçek harcamalar baz alınarak geri ödeme sözkonusu olur. Ancak 13 haftaya kadar yararlanıcı başına 200€, 13-17 hafta arası 300€, 17 haftadan sonrası 500€ aşılamaz (her seçim döneminde her bir proje sahibi kuruluşun alabileceği tavan miktar 25000€’dur.)

13. Kabul edilebilir istisnai harcamalar • Dezavantajlı gruplara yönelik küçük projelerin hazırlık ve izlenmesi için seyahat ve ibate harcamaları. • Engelli kişilere özel iaşe ibate (teklifte belirtildiği ve UA tarafından kabul edilen). • İlk başvurusu kabul olan KOBİ’ler için azami 500 €.

14. Kabul edilebilir harcamalar: neleri kapsar Yönetim ve izleme kalemi ödemeleri götürü usulde yapılır: 13 haftaya kadar 100 €, 13 haftadan sonra 200 €. Özetle: • Sabit oranlı harcırah (faturalandırılması gerekmez), yerleştirme süresine bağlıdır: Yönetim izleme harcamaları, iaşe ibate bedelleri ve KOBİ’lere verilen istisnai fon • Gerçek harcamalarfatura, bilet vb. Şekillerde desteklenmesi gerekir: sigorta ve seyahat • Gerçek harcamalartavan ödemeler gözönünde bulundurularak fatura ile deteklenmelidir: pedagojik, dilsel, kültürel hazırlık.

15. Sözleşme sözleşmedir ! • Unutmayınız ! Projeniz sözleşmenizin eklerinden birisi olan orijinal teklifinize uygun bir şekilde gelişmelidir. • Projenize sağlanan fon, size kabul mektubunda belirtilen belirli sayıda yararlanıcı için geçerlidir. Eğer kabul edilenden daha az sayıda yararlanıcı gönderirseniz, sadece gidenler için ödeme alırsınız. Sadece kabuledilebilirharcamalar gözönüne alınacaktır. • Sözleşme koşullarında meydana gelebilecek herhangi bir değişikliğin Ulusal Ajans’taki projenizden sorumlu kişiye en azından e-posta ile bilgi verilmesi gerekir. Karşılığında siz de yazılı teyit alacaksınız.

16. Raporlama bölümü ! • Son anı beklemeyin ! İşlemlerinize başlamadan önce rapor modellerini okumayı ihmal etmeyiniz ! • Rapor hazırlıklarınızın sürekli olması işlerin sizin açınızdan daha kolaylaştırır !Bu aynı zamanda, ek ödeme talep edebilmenizi sağlayacaktır ! • Gerekli olabilecek tüm belgeleri saklayınız ! • Yararlanıcılarınızı sorumlulukları konusunda haberdar ediniz !

17. Leopass-Rap4Leo

18. Dikkatle okunması gerekenler • Tabii ki sözleşmeniz ve ekleri ! • Hareketlilik : Proje sahipleri için rehber • 2005 İdari ve mali elkitabı

19. İyi şanslar!