Unilever HPC 重点客户有关流程议程 / Agenda

Unilever HPC重点客户有关流程议程 / Agenda • 新结构及相关工作职责 -------------------------- James New Structure & Job Responsibilities • 促销计划及执行流程 ----------------------------- Eva Promotion Planning & Execution Process • PWP流程 PWP Process ------------------------- Steven • 折价促销价格维护 Price-off Promotion • 活动费用申请 Activity Fee Application • 公开贸易条款费用申请 Open Term Fee Application • 费用报销流程 Claim Process ------------------- Steven • 订单流程 Order Process ----------------------- Vincent • 发票及对帐流程 Invoice Process --------------- Vincent • 应收帐款对帐单流程 ---------------------------- Steven AR Statement Confirmation Process

Unilever HPC重点客户组织架构

Unilever HPC重点客户客户队伍表

Roles & Responsibilities工作职责 • General Sales Manager - Key Customer 销售总经理 - 重点客户 • Develop, coordinate and implement channel specific strategies 发展、协调和执行通路销售策略 • Key Customer Manager 重点客户经理 • Develop, coordinate and implement customer specific strategies and operational activities for responsible customers 发展、协调和执行客户销售策略以开拓所负责客户的业务

Roles & Responsibilities工作职责 • Shelf Space Merchandising Manager 空间陈列管理 - 经理 • Develop category and space management projects with the selected customers; and conduct scan data analysis study 与特定客户合作发展品类及空间管理项目，并提供扫描数据分析 • Assistant Sales Admin Manager - Key Customer 销售行政副经理 - 重点客户 • KC business process management, and look after all the KC sales administration and commercial issue (include sales data management) 管理重点客户部门内部流程，并负责重点客户销售行政及商务事宜(包括销售数据管理)

Sales Force Merging Status销售队伍合并现状 • Sales Force + Merchandisers + Skin Promoters Merge 销售队伍 + 陈列理货员 + 护肤品小姐合并 • South & West : Effective from 1st Nov 2001 南区和西区：从2001年11月1日起合并 • East & North : Effective from 1st Dec 2001 东区行北区：从2001年12月1日起合并 • Merchandisers + Skin Promoters Management 陈列理货员 + 护肤品小姐管理 • Communication to the GT regions, to be done by RKAM before Nov 2001 由重点客户区域经理负责在2001年11月前与原传统通路地区沟通移交事宜

Sales Force Merging Status销售队伍合并现状 • KA USS Traveling Expenses on KA budget till 31/12 2001 重点客户销售主任差旅费在2001年12月31日前仍属重点客户费用预算 • KA USS Performance Appraisal for 2001 to be done and measured by RKAM 重点客户销售主任2001年个人绩效将仍由重点客户区域经理进行评估 • New Customer Base Structure and Business Process - to be communicated on 16th Nov QSM. (hard copy available + separate communication meeting can be arranged in the GT monthly regional meeting) 以客户为基础的新结构及工作流程 - 于11月16日季度销售会议公布 (资料复印件 + 区域沟通会议将会安排在区域销售月度会议中举行)

Unilever HPC重点客户有关流程促销计划及执行---常规

Unilever HPC重点客户有关流程促销计划及执行---过渡时期

Unilever HPC重点客户有关流程PWP-折价促销价格维护红框所述之事需要区域销售人员完成。 KCM助理填写折价促销价格维护申请 (活动前一个月) 销售商务部开具PWP号 (2个工作日) KCM 批准 (2个工作日) KC 助理确认 (2个工作日) KCM将有关信息(产品/扣率/促销时段/价格维护时段)存放在公共盘上 (1个工作日) KC销售行政在BPCS中维护促销价格并通知KCM (2个工作日) ASM从公共盘上下载有关信息(For their Info)并通知相关USS KCM登记在册 (1个工作日) 注意：所有KC折价促销均在发票上体现，不得事后补差价。

Unilever HPC重点客户有关流程折价促销信息表(由KCM填写)

Unilever HPC重点客户有关流程PWP-活动费用申请(TG/DM) 红框所述之事需要区域销售人员完成。销售商务部开具PWP号并反馈给KCM (2个工作日) KCM助理申请有关活动PWP号 (活动前1-2个月) KCM 批准 (2个工作日) KCM登记在册并将有关信息(产品/时间段/费用名目/单店费用/门店编号/PWP号)存放在公共盘上 (1个工作日) ASM从公共盘上下载有关信息(For their Info)并通知相关USS 注意：所有KC活动费用申请必须事先申请。

Unilever HPC重点客户有关流程活动费用(TG/DM)信息表 (由KCM填写)

Unilever HPC重点客户有关流程PWP-公开贸易条款费用申请红框所述之事需要区域销售人员完成。 KCM统一申请相关PWP号 (2个工作日) USS根据客户执行情况填写《公开贸易条款费用申请表》，并经客户确认 (当月月底) KCM 批准 KCM发函《执行问题之反馈》给客户 (5个工作日) KCM将《费用申请表》及《执行状况汇总表》交至KC销售行政部门 (2个工作日) KCM填写《执行状况汇总表》 (2个工作日) ASM从公共盘上下载有关信息(For their Info)并通知相关USS 销售商务部开具PWP号并反馈给KCM (2个工作日) KCM登记在册并将有关信息(客户编号/合同条款/月份/PWP号)存放在公共盘上 (1个工作日)

Unilever HPC重点客户有关流程公开贸易条款费用信息表 (由KCM填写)

Unilever HPC 重点客户公开贸易条款费用申请表-1 (由USS填写)

Unilever HPC 重点客户公开贸易条款费用申请表-2 (由KCM填写)

Unilever HPC重点客户有关流程费用报销 红框所述之事需要区域销售人员完成。 USS填写付款凭证/PWP号 (每月月中--上月公开贸易条款费用) 或 (活动结束后一周内--活动费用) KCM 核对之前登记的内容 (2个工作日) KCM 批准并寄给USS (1个工作日) 在途 3日客户收到支票或汇款后开具发票，由USS到财务冲帐 (2-7个工作日) USS将经批准的付款凭证给财务开支票或汇款 (2个工作日) 注意：所有KC有关费用必须及时支付给客户公开贸易条款费用----5周内活动费用----活动结束后3周内

Unilever HPC重点客户有关流程订单处理 -- 特点/要求 • 重点客户订单特点 • 不同客户有不同的订单格式 • 几乎所有的客户都用自己的产品代码订货，订单上代码的排列有一定的规律(如从小到大或按品类分类等) • 订单频繁且品种多，但每个单品的定量小，对于有些客户(如家乐福)，不同的部门分开下订单。 • 要求 • 把不同客户的订单高效，准确地转化成统一的公司标准格式，以便输入BPCS系统。 • 及时，准确地货物送达，送货时要有客户订单。

Unilever HPC重点客户有关流程订单处理 -- 需要了解信息 • 了解客户订单时间： • 客户按固定周期下订单，如星期一，三，五或星期二，四等 • 了解客户的订单传送方式 • 基本下订单方式为：传真，网上下载，直接到客户取等。 • 严格遵循送货时间 • 一般的送货时间要求为48小时之内。即当天的订单第二天送货。 • 超过送货时间的订单会造成货物拒收和订单取消，从而损失销量并造成发票的更改。在预知货物不能按时送达的情况下，可与客户协商，看能否更改送货时间。 • 产品的再包装 • 了解客户是否需要产品再包装以及需要包装的规格、形式，考虑包装时间对货物运输的影响。目前包装方式有客户包装、公司包装及第三方包装等。 • 了解客户的产品代码 • 掌握客户产品代码与公司产品的对应关系，才能保证发货的准确。

Unilever HPC重点客户有关流程订单处理 订单日拿到客户订单是否提醒客户没有收到订单转换客户订单为公司标准订单并与客户订单一起交给CSA(当天2：00PM之前) CSA 输入订单到BPCS系统:检查库存是否足够? 价格是否正确?信用核查是否通过？需要预约送货的客户,销售人员与客户收货部门预约送货时间并通知后勤部。否库存足够与后勤协商移仓是否价格正确返回销售员更改是否通过信用核查销售人员向商务部申请释放订单是第二天送货的订单,CSA必须把释放后的订单与客户订单当天4：00PM之前交给后勤

Unilever HPC重点客户有关流程发票处理 公司打印发票(送货出仓的第2天或更改发票后) 是能否直寄发票否发票寄给销售人员(3天) 寄给客户财务并把发票复印件给销售人员(3天) 销售人员记录发票相关信息(1天) 是需要送货回单销售人员记录发票相关信息(1天) 拿到回单(送货后5天) 否销售人员拿到发票签收单(3天) 销售人员寄发票或发票及送货回单 (如果客户需要)给客户财务(3天) 是到协议回款期客户付款并提供付款发票明细，销售人员记录并检查付款情况发票准确否记录信息，退发票回财务(2天) 填写收款联络单,根据付款明细,按发票冲销(1天)

1 条形码错误 其中：仓库发错条形码销售员未能及时通知更改客户未能及时更改条形码 2 定单送货单填写错误 3 发货错误 4 价格错误其中：价格维护错误定单挑选价格错误销售员提供价格错误 BPCS系统价格错误 5 无理拒收 6 客户未及时提供主文件信息 7 定单输入错误 8 包装损坏 9 客户要求拆分发票 10 发货确认错误 11 产品即将过期 12 修改发票日期 13 其它注：本表按发票更改发生频率从高到低的顺序排列重点客户发票处理发票更改原因

系统的基本结构 空的订单界面订单界面产品信息数据库代码对应数据库客户信息数据库

订单输入格式表

订单输入格式表 • 需要输入的信息 • 客户代码 • 分送地址代码 (在一个客户代码有多个分送地址的情况下使用) • 客户订单号及要求送货日期 • 在箱数一栏根据客户订单上的产品代码输入订货数量 • 如果客户所订产品为促销产品，在促销价格一栏输入促销价格 • 如果对应同一个客户产品代码，公司有两个产品代码(例同一种产品有促销装)，使用第二产品代码，同时清空对应的第一产品代码。 • 输入完成后，使用箱数栏的过滤器功能，把没有订货的产品滤掉。

订单输出格式表

产品信息数据库

产品信息数据库 • 数据库的维护 • 当公司有新的产品代码出现时，插入空行并填入相应的产品信息。

代码转换对照表

代码转换对照表 • 代码转换对照表的维护 • 对应公司的产品代码，对于当前客户可以下订单的产品，在相应的客户栏输入对应的客户产品编号。 • 客户不能下订单的产品，清空对应的客户代码单元格 • 第二行的客户的名称一定要与客户信息数据库中所属客户栏的客户名称完全相同。(如210080客户是家乐福的一个店，所属客户为Carrefour,那么在代码转换对照表中的家乐福的名称一定也要为Carrefour。)

客户信息数据库

客户信息数据库 • 客户信息数据库的维护 • 新增客户时，插入空行，填入对应的客户信息。 • 如果对应一个客户代码有多个分送地址，用相同的客户代码插入一个紧邻的新的客户信息行，但在客户名称栏填入用以区分的分送代码，送货地址栏填写新的送货地址，其它信息不变。(见下页事例)

客户信息数据库 分送代码

客户系统的创建 • 在已有的系统的基础上进行修改，可以不用再输入公式 • 在客户信息数据库中输入相应的客户信息 • 在产品代码对照表中创建新客户可以下订单的代码对照表。 • 在空的订单输入表中按客户订单的代码规律输入客户产品代码。其余信息会自动跳出。 • 用新的空的订单输入表覆盖订单输入表

系统使用中的数据更新 • 新产品的加入。 • 在产品信息库加入新产品信息 • 在代码对照表插入新产品，并输入对应的客户代码 • 在订单输入空表中合适的方插入空行，把上一行的信息全部复制到此空行， • 把产品代码栏的信息该为新产品代码。 • 把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。 • 旧产品的删除。在代码对照表清空不再供应客户的产品对应的客户代码 • 在订单输入空表中删除对应旧产品的信息行。 • 把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。

Unilever HPC重点客户有关流程应收帐款对帐单回收 (由USS完成) 方案一 USS将经客户确认的对帐单交给财务客户在《应收帐款对帐单》上签字盖章方案二 USS找出误差原因，并在对帐单上注明客户打印关于我公司的《应付帐款清单》，并加盖公章 USS将该清单与我公司的《应收帐款对帐单》核对有误差 USS在对帐单上签字确认无误差 USS将自己确认的对帐单交给财务，并附上客户提供的《应付帐款清单》注意：方案一或方案二每年至少二此。

Unilever HPC重点客户有关流程应收帐款对帐单回收 (由USS完成) 方案三 USS每次将发票送至客户处让客户在《发票签收清单》(样张附后)上签收 USS每月整理一份当月《客户已付货款清单》(样张附后) USS找出误差原因，并在对帐单上注明有误差 USS将上述二份清单与我公司的《应收帐款对帐单》核对 USS将自己确认的对帐单交给财务，并附上述二清单及有关汇票等单据的复印件 USS在对帐单上签字确认无误差

Unilever HPC重点客户发票签收清单 (由USS填写)

Unilever HPC重点客户客户已付货款清单 (由USS填写)

Unilever HPC 重点客户有关流程议程 / Agenda