Journée d’étude sur les archives ouvertes - 21 mai 2007 -

1. Journée d’étude sur les archives ouvertes - 21 mai 2007 - Présentation des résultats de l’enquête lancée auprès des membres du consortium Caroline Bruley – Nolwen Huet – Jérôme Kalfon – Gaid Thirion

2. Mise en place de l’enquête Objectifs visés • Dresser un panorama des réalisations et des projets d’archives ouvertes de la recherche • Mettre en commun le travail déjà accompli • Créer une base de connaissance / boîte à outils Lancement de l’enquête • Ouverte du 6 avril au 4 mai 2007 • En ligne : formulaire web (PHPSurveyor) • Services sollicités : SCD et CRI des établissements de recherche français, via les listes Couperin, ADBU et gouv.fr. Principes • Un questionnaire par projet • Une réponse transversale, impliquant les différents services ayant participé au(x) projet(s) d’AO

3. Principes de dépouillement Questions fermées • Analyse question par question • Croisements avec : • le domaine disciplinaire de l’établissement : SHS/D, SM, pluridisciplinaire • le degré d’avancée du projet : niveau 1 (phase de réflexion et projet en cours d’élaboration) et niveau 2 (mise en œuvre et archive ouverte). • Le type de projet : thèses, publications, mixte, autres Questions ouvertes • Synthèse • Citations

4. Informations générales sur les établissements ayant répondu Questionnaires reçus • 86 questionnaires remplis par 75 établissements. • 7 établissements ont répondu 2 fois et 2 établissements ont répondu 3 fois. Services ayant répondu • Majoritairement les SCD/Centres de doc : 68 questionnaires remplis par ces seuls services, 77 participations en tout • Services informatiques : 8 participations Types d’établissement et disciplines concernées • 62 % des établissements sont des universités et 21 % des grandes écoles. • 44 % des établissements sont pluridisciplinaires, 36 % sont des établissements à disciplines scientifiques et/ou médicales et 20 % enseignent les SHS et/ou le droit.

5. * Pour rappel :EPSCP = Etablissements Publics à caractère Scientifique, Culturel et ProfessionnelEPA = Etablissement Public à caractère AdministratifEPST = Etablissements Publics à caractère Scientifique et Technologique (organisme de recherche)EPIC = Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial

6. Informations générales sur les projets d’Archives Ouvertes Avancée des projets • 53 % : niveau 1 (phase de réflexion ou d’élaboration du projet) • 47 % : niveau 2 (archive ouverte ou en cours de mise en œuvre) Contrats d’établissement et projets inter établissements • 54,5 % ont inscrit leur projet d’archives ouvertes dans leur contrat d’établissement, 18,5 % ne l’ont pas fait (27 % sans réponse). • 16 des projets d’archives ouvertes sont des projets inter établissements.

7. Gestion de projet Objectifs visés par les projets d’AO • Valorisation de l’établissement et des travaux de recherche • Enrichir/compléter le système d'information de l’établissement • Mise en évidence des travaux d'étudiants (thèses) Difficultés rencontrées Calendriers • Projets courts (min. 9 mois) : adoption d’1 solution clé en mains (ex HAL) • Projets dépendant d’un calendrier externe (2 ans et plus) : AO s’intégrant dans un ENT, ou un SI • Projets spécifiques : grande variété de situations

8. Gestion de projet Les acteurs du projet • Croisement par disciplines : idem • Croisement par type de projet : plus forte implication des écoles doctorales dans le cas de projet d’AO de thèses, et des secrétariats de labo et composante dans les projets d’AO de publication des chercheurs.

9. Gestion de projetLe workflow • 70 % des 40 répondants ont défini un ou des workflow de saisie dans leur archive, en particulier pour les projets de mise en ligne mixte ou de publication. • Globalement, 2 types de workflow utilisés : • Pour les thèses, le doctorant dépose, le contenu est validé par le tuteur/l’école doctorale, le SCD intègre les métadonnées et la thèse est mise en ligne. Parfois, le dépôt passe par Star et texte intégral et métadonnées sont reversés directement dans l’application locale. • Pour les publications, l’auteur dépose et complète les principales métadonnées, en particulier auteur et discipline. Une validation est parfois appliquée par le laboratoire ou le directeur de rechercher. Les services de documentation complètent les métadonnées et améliorent parfois le stylage du document avant sa mise en ligne.

10. Contenu des archives ouvertes Types de documents déposés dans l’archive • Spécificités disciplinaires : • Etablissements pluridisciplinaires : projets d’AO de thèses, en niveau 1 et 2. • Etablissements à dominante scientifique et médicale : projets mixtes et de thèse en niveaux 1 et 2. • Documents obligatoires et interdits • 26 % refusent certains types de document. • 22 % obligent le dépôt de certains doc.

11. Dimension informatique et réseaux Applications et technologies utilisées • Les applications dérivées de HAL, pour les AO publi ou mixtes. • Les applications centrées sur les thèses (STAR, TEL…). • Technologies open source à plus de 50 %. • Export majoritaire des données (71 %) en OAI PMH. • Coûts : très variables (de 0 à plusieurs 10aines de milliers d’€) Sauvegarde, archivage, transversalité • 34/41 ont un système de sauvegarde et/ou d’archivage pérenne des données dans l’archive (via le CCSD, STAR, sur CD, bande, serveur). • 28% des projets sont liés à d’autres plateformes ou applications externes à l’établissement  (HAL, STAR, ArXiv, archives.eprints.org, TEL, OAISTER, …) Intégration de l’archive dans le SI de l’établissement

12. Pour en savoir plus … Allez sur le Wiki AO du GTAO http://gtao.wikidot.com/ Vous trouverez : • Les résultats complets de l’enquête • Un fichier recensant, par établissement, les principales réponses apportées • Des documents de travail relatifs à des projets d’AO