“I have a dream ” débuter et réussir un projet SharePoint

1. “I have a dream” débuter et réussir un projet SharePoint Stéphanie Philippoz – Getronics 4 novembre 2010

2. Sommaire

3. Portrait de Getronics En Suisse Nbre d‘employés: 240 Siège: Wallisellen (ZH) Agences: Niederwangen (BE) Lonay (VD) Quelques clients: Ammann, V-Zug, Metalor, Migros, McDonald‘s, The VIA MAT Group, SBB-CFF-FFS, Givaudan, SwissRE, Etat du Valais, CSL Behring, Helsana Principaux partenaires technologiques: Présence mondiale Présence de Getronics dans plus de 18 pays Présence de Getronics Workspace Alliance dans plus de 35 pays

4. Prestations de Getronics CONNECTIVITY • Garantir l’échange d’information interne et externe • Faciliter les interactions avec les partenaires business WORKSPACE • Permettre le partage d’information au travers d’application apportant de la valeur ajoutée • Fournir des espaces de travail flexible et collaboratif DATACENTERS • Garantir l’accès et la disponibilité des données • Gérer les applications métier critiques • Garantir la sécurité FRWTM ENABLES OUR VISION FRWTM ENABLES OUR VISION CONSULTING

5. Sommaire

6. Les problèmes les plus fréquemment rencontrés • Manque de focus sur les utilisateurs • Manque de « feuille de route » et d’objectifs donnés à SharePoint • Manque de culturemanagériale orientée technologie, flux de communication trop basé sur le papier et l’email • Manque de culture collaborative et pas d’incitation au partage, pas de capitalisation du savoir-faire • Manque de centralisation de l’information • Manque de processus interne (ex: gestion documentaire, convention de stockage et de nommage de l’information, politique d’entreprise, gestion de contenu…) • Manque d’évolutivité de l’implantation Sharepoint -> création d’outils ou de manière de faire parallèle SharePoint est une technologie de partage qui s’intègre dans un environnement et des processus de travail. Les organisations qui l’oublient font face à des problèmes, avant, pendant ou après l’implantation, dont voici les plus fréquents

7. Sommaire

8. Les règles pour bien démarrer votre projet SharePoint  S’assurer que les processus transversaux sont appliqués et qu’ils peuvent être soutenus et optimisés avec Sharepoint Inclure les utilisateurs dès le début du projet pour en faire un projet d’organisation et non un projet informatique  Prendre le temps d’analyser les besoins pour assurer une implantation optimale et une infrastructure adéquate Partager l’idée du projet SharePoint au sein de l’organisation pour rassembler le plus possible les ressources et communiquer Organiser le projet avec un planning, une équipe de projet et de soutien au projet SharePoint, créer une cartographie des acteurs Etablir une vision pour SharePoint, de façon à lui donner un objectif reconnu 8

9. 1. Etablir une vison, une feuille de route • Le projet SharePoint doit avoir environ 3 objectifs à poursuivre, exprimés de manière claire et univoque • Les questions auxquels ces objectifs doivent répondre peuvent être • Doit-il être une plate-forme intranet ou extranet ? • Doit-il être participatif, permettre les espaces d’équipe ou d’accès restreint ? • Doit-il permettre une gestion avancée des documents ? • Quelles applications actuellement disponibles doit-il remplacer ? • Quelles manières de travailler actuelles doit-il soutenir ou améliorer ? • Doit-il devenir un outil pour tous ou un outil dédié? • Comment va-t-il s’intégrer dans la culture de l’organisation ? • Ces objectifs devraient être communiqués dans l’ensemble de l’organisation, comme ceux d’un autre projet d’organisation, en respectant la culture d’entreprise 9

10. 2. Inclure les utilisateurs pour en faire un projet d’organisation • Idéalement, le chef de projet devrait être un collaborateur du business et non un collaboration du service informatique • Pour éviter que le projet ne soit reconnu comme un projet «que l’informatique m’impose, … encore» • Pour que le projet soit porté par des utilisateurs impliqués et «partie prenante» • Pour que le projet soit focalisé sur les bénéfices qu’il peut apporter aux utilisateurs et non sur la «beauté de l’infrastructure technique» • L’importance des groupes de travail : • ils sont composés d’utilisateurs business, représentatifs des processus concernés par les objectifs du projet • ils servent à obtenir un panorama concret des besoins, orienté utilisateurs • Souvenez-vous :« il m’est toujours plus facile d’accepter le résultat d’un projet dans lequel je suis impliqué que le résultat d’un projet qui m’est imposé. Parce que j’y ai participé, j’ai pu transmettre mes idées et j’ai compris les décisions prises »

11. 3. Partager l’idée du projet, rassembler • Dès que les objectifs du projet sont définis, ils devraient être communiqués dans l’ensemble de l’organisation • Au même titre que la communication d’un autre projet d’organisation, la communication autour de Sharepoint doit respecter la culture d’entreprise • Cependant, par son aspect collaboratif, il est important de sensibiliser autant de collaborateurs et de niveaux hiérarchiques que possible, pour aider à l’acceptation du nouvel environnement à venir • Les façons de communiquer sont par exemple: • Parler du projet dans les revues de projets, le journal d’entreprise • Projeter les avantages en terme d’accroissement de la productivité, de simplification du travail • Créer des «Proof of concept» sur les fonctionnalités les plus critiquées dans l’organisation • Organiser des présentations d’autres plate-formesSharepoint, dans d’autres organisations

12. 4. Organiser le projet Contributeurs Admini-strateurs faibleImplicationfort Utilisateurs finaux Décideurs Utilisateurs finaux Utilisateurs finaux Utilisateurs finaux faibleInfluencefort Réaliser une cartographie des acteurs

13. COPIL, sponsor Partenaire externe Chef de projet interne Groupe de travail GT GT 4. Organiser le projet • Suivre le projet selon une méthode de gestion de projet en vigueur, incluant le suivi du planning, du budget, des incidents, des tâches, de la communication • Organiser l’équipe de projet, incluant différents rôles • Un chef de projet (collaborateur business) • Un comité de pilotage: • env. 4-5 personnes, ayant un pouvoir de décision, • impliquée dans le déploiement (ex: organisateur, manager assurance qualité), • représentatif des sensibilités de l’organisation, • représentatif des départements de soutien et des départements de production • Un sponsor: au moins une personne positif sur le projet, avec une forte crédibilité interne pour le soutien du projet • Un expert externe, un prestataire de service possédant une expertise sur les questions techniques et les aspects de consulting

14. 5. Analyser les besoins Homepage Direction, management Mandats, projets RH R&D Marketing, … Sites de projet • Il ne suffit pas d’introduire SharePoint dans votre organisation. Encore faut-il que les utilisateurs le trouvent utile et utilisable • LA partie importante avant l’implantation de SharePoint est l’analyse des besoins • collectes d’information par des interviews des groupes de travail, • visites sur le lieu de travail, comprendre le cycle de vie des documents, les flux d’information, les méthodes collaboratives actuelles, les processus de travail • Synthèse des besoins, catégorisation, pondération en vue de leur priorisation • Selon les fonctionnalités requises, l’infrastructure technique est définie: • Quelle version de Sharepoint (Foundation, Server, Enterprise) • Infrastructure serveurs • Capacité de RAM et de HD en corrélation avec les fonctionnalités (recherche, volume des documents)

15. 6. Vérifier les processus transversaux Processus transversaux appliqués, collaboration effective Bureautique classique Information et communication Partage documentaire Espaces de travail dédiés Transversalité partiellement appliquée Travail segmenté, peu de collaboration Avant d’introduire SharePoint, vérifier le niveau de maturité collaborative et de la transversalité des processus dans l’organisation et les départements Introduire Sharepoint selon le niveau de maturité décelé Utiliser SharePoint comme levier pour augmenter le niveau de maturité, en complément d’autres projets organisationnels

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17. Les règles pour réussir votre projet SharePoint  Découper les objectifs auxquels SharePoint doit répondre en plusieurs phases pour favoriser des succès rapides et visibles  Proposer une réponse adéquate aux besoins passant par la recherche, l’ergonomie simple, la participation active Suivre le projet SharePoint avec une méthode assurant le planning, le budget, minimisant les incidents, favorisant la communication Organiser les processus de contribution et d’administration de SharePoint, assurer la mise à jour du contenu  Faire participer les utilisateurs, mettre le projet Sharepoint dans leur mains, les informer, les former pour faire de Sharepoint un outil utile et utilisé Assurer le soutien du projet SharePoint et du concept de collaboration par la direction de l’organisation 17

18. 1. Assurer le soutien du projet « La réussite d’un projet de changement passe par son adéquation avec la stratégie définie par la direction. La réussite d’un projet d’organisation n’est pas possible sans le soutien du management. Ce soutien doit être visible et continu » S’assurer au préalable des attentes de la direction, vérifier l’adéquation entre les objectifs de la direction, les objectifs du projet et la stratégie d’entreprise Impliquer la direction dans les grandes étapes du projet, faire participer la direction au COPIL Communiquer sur le projet à l’ensemble des collaborateurs par le biais de « Mots de la direction » Inciter la direction à la transparence dans l’information, à la définition des processus transversaux Compter sur la voie hiérarchique pour « faire passer » certaines idées importantes Mettre le doigt sur les doublons dus au manque decollaboration (interface des processus)

19. 2. Phaser le projet Intranet: Communications, annuaire, contacts, documents utiles, recherche Documents: Stockage, classification, version, workflow Projets: Portefeuille, espacedédiés, méthode, tableaux de bord Suivi: Calendrier, agenda, événements, tâches, objectifs, décisions, alertes, Processus: Référence, GED, amélioration, knowledge management, formulaires • Phaser le projet en petites étapes avec des fonctionnalités définies permet • d’atteindre rapidement des petits succès • d’encourager l’équipe de projet • de susciter des « envies » dans d’autres départements • de conduire le projet plus sereinement

20. 3. Conduire le projet avec méthode Dossier virtuel client Gérer le projet durant tout son cycle selon une méthode de gestion de projet Rigueur, respect des objectifs, des délais, point d’avancement régulier, séance avec l’équipe de projet, communication tout au long du projet, tenue des COPIL, suivi de la liste des tâches à faire… tout ceci doit être le quotidien du chef de projet Ne pas se contenter de faire un kick-off, une communication et miser sur la bonne volonté de acteurs

21. 4. Mettre le projet dans les mains des utilisateurs • Souvenez-vous :« il m’est toujours plus facile d’accepter le résultat d’un projet dans lequel je suis impliqué que le résultat d’un projet qui m’est imposé… » • L’implication des utilisateurs est essentielle en début de projet par l’analyse • L’implication des utilisateurs est essentielle tout au long du projet, par • La communication • Les groupes de travail • La formation • Les tests de validation • Le feed-back • L’accès aux personnes de contact • Les suivre même après l’implantation, faire du marketing de projet

22. 5. Organiser les processus induit par Sharepoint • De nouveaux processus voient le jour et permettent de gagner du temps • Développement de contenu, révision, publication • Mise à jour des éléments • Gestion de la sécurité, gestion des zones de confidentialité • Administration des sites • Administration techniques, backup… • Il est important de les définir, de les communiquer et de stocker l’information de façon accessible • Il est important que ces processus s’intègrent comme des méthodes de travail et non comme des tâches en plus. SharePoint doit avant tout aider dans le travail quotidien

23. 6. Proposer une réponse favorisant l’acceptation • Rendre l’information « trouvable » par des moteurs de recherche puissants, par des classifications solides • Construire SharePoint selon l’idée de « Architecture de la participation » • Privilégier la souplesse de l’architecture, l’évolution • Transformer les demandes en réponse SharePoint à chaque fois que c’est possible • Encourager l’utilisation de SharePoint comme plate-forme self-service, sur laquelle chacun peut contribuer selon ses besoins • Introduire les changements « petit à petit », afin de permettreune prise en main graduelle

24. Règles d’or = projet plus serein !Merci de votre confiance Contact: Getronics (Suisse) SA Stéphanie Philippoz Consultante +41 (0)21 811 12 12stephanie.philippoz@getronics.com