ประหยัด ความเหมาะสม ความจำเป็น การจัดโครงการฝึกอบรม/สัมมนา นำเสนอโดย ทีมตรวจสอบ งานคลัง วันที่ 6, 7 และ 8 กันยายน 2553 จัดทำโดยพรหมพร พรมมาส สอบทานโดยหัวหน้างานคลัง
ลักษณะการจัดโครงการฝึกอบรมลักษณะการจัดโครงการฝึกอบรม • มีโครงการหรือหลักสูตรและช่วงระยะเวลาการจัดอบรมที่แน่นอน • มีวัตถุประสงค์ เพื่อพัฒนาบุคคลหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน โดยไม่มีการรับปริญญา หรือ ประกาศนียบัตรวิชาชีพ • มีลักษณะเป็นการบรรยาย อภิปราย ฝึกปฏิบัติ ดูงาน อย่างใดอย่างหนึ่งหรือรวมกัน 2
ผู้มีอำนาจอนุมัติการจัดโครงการฝึกอบรมผู้มีอำนาจอนุมัติการจัดโครงการฝึกอบรม • คณบดี หรือ บุคคลที่คณบดีมอบหมาย เป็นผู้มีอำนาจอนุมัติการจัดโครงการฝึกอบรม สัมมนา ที่ภาควิชาหรือหน่วยงานเป็นผู้จัดหรือจัดร่วมกับหน่วยงานอื่น 3
ผู้มีสิทธิเบิกค่าใช้จ่ายในการอบรมผู้มีสิทธิเบิกค่าใช้จ่ายในการอบรม • ประธานในพิธีเปิด-ปิดการอบรม แขกผู้มีเกียรติและผู้ติดตาม • วิทยากร • เจ้าหน้าที่ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ในการจัดอบรม เจ้าหน้าที่ผู้ชำนาญการ เป็นต้น • ผู้เข้ารับการอบรม • ผู้สังเกตการณ์ 4
หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่ายหลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย • ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม เบิกได้เท่าที่จ่ายจริง โดยคำนึงถึงความจำเป็น เหมาะสม ประหยัดเพื่อประโยชน์ของคณะฯ • ค่าสมนาคุณวิทยากร ค่าอาหาร ค่าเช่าที่พัก และค่าพานะเดินทาง เบิกค่าใช้จ่ายได้ตามจริง แต่ต้องไม่เกินอัตราตามที่ประกาศฯ กำหนด 5
หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่ายหลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย • เมื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรม ให้ผู้จัดรวบรวมเอกสารและหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายเงิน ภายใน 30 วันนับจากวันที่มีการชำระเงิน • ในกรณีที่โครงการใช้เงินที่ได้จากการยืมเงินยืมทดรองจ่าย ต้องรวบรวมเอกสารและหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายเงิน ภายใน 15 วันนับจากวันที่เสร็จสิ้นการจัดอบรม 6
การเบิกค่าใช้จ่าย หลักฐานการเบิกค่าใช้จ่าย • ต้นฉบับบันทึกขอเบิกเงินค่าใช้จ่าย โครงการอบรมสัมมนา • ต้นฉบับบันทึกอนุมัติในหลักการที่ แสดงวงเงินค่าใช้จ่าย ซึ่งในกรณีที่มี การเก็บค่าลงทะเบียนเข้าเป็นเงิน รายได้คณะฯ หรือได้รับการสนับสนุน ต้องระบุให้ชัดเจน ทั้งรายรับรายจ่าย 7
การเบิกค่าใช้จ่าย หลักฐานการเบิกค่าใช้จ่าย • ต้นฉบับหลักฐานการจ่ายเงิน ซึ่งทุกฉบับจะต้องระบุ “ขอรับรองว่าใช้ในการปฏิบัติงานจริง” พร้อมผู้มีอำนาจลงนาม 8
รายละเอียดค่าใช้จ่ายโครงการฝึกอบรม/สัมมนารายละเอียดค่าใช้จ่ายโครงการฝึกอบรม/สัมมนา 9
ค่าสมนาคุณวิทยากร หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย • ค่าสมนาคุณวิทยากร หมายถึงค่าตอบแทน ค่าของที่ระลึก
ค่าสมนาคุณวิทยากร อัตราการเบิกค่าใช้จ่าย • ให้ตั้งงบประมาณรายจ่ายไม่เกินตามอัตราประกาศฯที่กำหนด • หลักสูตรการฝึกอบรมที่คณะฯ จัดร่วมกับหน่วยงานอื่นนอกคณะฯ เมื่อวิทยากร รับเงินค่าสมนาคุณจากหน่วยงานอื่นแล้ว ให้งดค่าสมนาคุณจากคณะฯ
ค่าสมนาคุณวิทยากร (บุคลากรภายนอกคณะฯ) หลักฐานในการเบิกค่าใช้จ่าย • แบบ บก. กจ9 • หนังสือเชิญวิทยากร กรณีมีการ เปลี่ยนแปลงชื่อ หรือตัววิทยากรให้ แนบบันทึกอนุมัติการเปลี่ยนแปลง วิทยากรประกอบ ค่าเจ้าหน้าที่เทคนิคและค่าเจ้าหน้าที่ดำเนินการ ให้เบิกผ่านฝ่าย ทรัพยากรบุคคล เช่นเดียวกับวิทยากรซึ่งเป็นบุคคลภายในคณะฯ 12
การจัดที่พักสำหรับผู้เข้ารับการอบรม สัมมนา, ผู้สังเกตการณ์จัดให้พัก 2 คน ต่อห้อง ยกเว้นกรณีไม่เหมาะสมหรือจำเป็นเท่านั้น ค่าที่พัก หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย 13
การจัดที่พักให้ประธานในพิธีเปิด-ปิดการอบรม วิทยากร แขกผู้มีเกียรติ และผู้ติดตาม การจัดห้องพักเป็นดุลยพินิจของหน่วยงานผู้จัด แต่ต้องอยู่ภายในอัตราประกาศฯ ที่กำหนด ค่าที่พัก หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย 14
ค่าที่พัก โดยให้เบิกได้เท่าที่จ่ายจริงแต่ไม่เกินอัตราประกาศคณะฯ ดังนี้ ค่าที่พัก อัตราการเบิกค่าใช้จ่าย 15
ใบเสร็จรับเงิน/ใบแจ้งหนี้ ค่าที่พักที่แสดงรายละเอียด จำนวนห้องพักที่ใช้ ประเภทห้องพัก ห้องพักเดี่ยวหรือห้องพักคู่ อัตราค่าห้องพัก ใบแจ้งรายการของโรงแรม (ใบ Folio) ค่าที่พัก หลักฐานในการเบิกค่าใช้จ่าย 16
ค่าอาหาร ได้แก่ อาหารมื้อหลัก คือ อาหารเช้า อาหารกลางวัน อาหารเย็นและอาหารว่าง ค่าอาหาร หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย ค่าอาหารในประกาศคณะฯ หมายรวมถึงค่าเครื่องดื่มไว้ด้วยแล้ว 17
ค่าอาหาร อัตราการเบิกค่าใช้จ่าย • ค่าอาหาร • การจัดเลี้ยงภายในคณะฯ ให้เบิกได้เท่าที่จ่ายจริงแต่ไม่เกินอัตราดังนี้ • (อ้างถึงประกาศ คณะฯ ฉบับที่ 26/2551)
ค่าอาหาร อัตราการเบิกค่าใช้จ่าย • ค่าอาหารจัดเลี้ยงภายนอกคณะฯ เกี่ยวกับงาน ฝึกอบรม โดยให้เบิกได้เท่าที่จ่ายจริงแต่ไม่เกินอัตราดังนี้
ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด ใบแจ้งหนี้ ค่าอาหาร หลักฐานในการเบิกค่าใช้จ่าย • กรณีใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด มีรายการไม่ครบให้ ผู้รับผิดชอบในการจัดอบรมทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก.111) ประกอบเพิ่มเติม • กรณีผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดาและไม่มีใบเสร็จรับเงิน ให้ใช้ใบสำคัญรับเงินของคณะฯเป็นหลักฐานในการจ่ายเงินและสำเนาบัตรประชาชน 20
ค่าพาหนะเดินทาง หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย • การเบิกค่าพาหนะเดินทางของวิทยากร • กรณีหน่วยงานจัดพาหนะ รับ-ส่งวิทยากร ให้งดเบิกเงินค่าพาหนะเดินทางให้วิทยากร
กรณีหน่วยงานไม่จัดพาหนะ รับ-ส่งวิทยากร ให้เบิกเงินค่าพาหนะเดินทางให้วิทยากรได้ตามที่เบิกจ่ายจริง ยกเว้นเดินทางโดยพาหนะส่วนตัว เบิกได้ กิโลเมตรละ 4 บาท โดยการคำนวณระยะทางให้คำนวณตามเส้นทางของกรมทางหลวงจาก website : http://doh.go.thหรือหน่วยงานอื่น ค่าพาหนะเดินทาง หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย 22
ค่าพาหนะเดินทาง หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย • กรณีใช้ยานพาหนะประจำทาง ในการ เดินทางให้ใช้หลักเกณฑ์ตามที่ประกาศฯ กำหนด 23
การเบิกค่าพาหนะเดินทางของผู้เข้าร่วมอบรม เจ้าหน้าที่ผู้ชำนาญการและเจ้าหน้าที่ดำเนินการ ค่าพาหนะเดินทาง หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย • กรณีการใช้ยานพาหนะของคณะฯ หรือยืมยานพาหนะจากส่วนงานอื่น ค่าน้ำมันเชื้อเพลิงที่เติมพาหนะ เบิกได้เท่าที่จ่ายจริง 24
กรณีเช่าเหมารถเพื่อใช้ในการเดินทางฝึกอบรม ให้ดำเนินการตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยมหิดลว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2551 และอัตราประกาศคณะฯฉบับที่ 6/2553 อัตราประกาศดังกล่าวได้รวมค่าทางด่วนและค่าที่จอดรถไว้แล้ว ค่าพาหนะเดินทาง หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย 25
กรณีผู้เข้าร่วมอบรมไม่สามารถเดินทางไป-กลับ โดยรถที่ส่วนงานจัดไว้ให้ ผู้เข้าอบรมไม่มีสิทธิเบิกค่าพาหนะจากคณะฯ ได้ยกเว้นประธานในพิธี เปิด-ปิด และวิทยากรให้อยู่ในดุลพินิจของคณบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ค่าพาหนะเดินทาง หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย 26
ค่าพาหนะเดินทางวิทยากรค่าพาหนะเดินทางวิทยากร ค่าพาหนะเดินทาง หลักฐานการเบิกค่าใช้จ่าย 27
ค่าพาหนะเดินทาง • ค่าพาหนะเดินทางวิทยากร หลักฐานการเบิกค่าใช้จ่าย 28
ค่าพาหนะเดินทาง หลักฐานการเบิกค่าใช้จ่าย • ค่าพาหนะเดินทางวิทยากร 29
สำเนาแบบฟอร์มการขอใช้รถของคณะฯ ในการเดินทางฝึกอบรม ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ใบรับเงินค่าธรรมเนียมผ่านทางพิเศษ (ถ้ามี) และแบบใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก.111) การเบิกค่าพาหนะเดินทางของผู้เข้าร่วมอบรม หลักฐานการเบิกค่าใช้จ่าย • กรณีการใช้ยานพาหนะของคณะฯ หรือยืมยานพานะจากส่วนงานอื่น 30
ใบรับเงินค่าที่จอดรถ (ถ้ามี) และใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก.111) ค่าพาหนะเดินทาง หลักฐานการเบิกค่าใช้จ่าย • กรณีการใช้ยานพาหนะของคณะฯ หรือยืมยานพานะจากส่วนงานอื่น • กรณีนอกเหนือจากการใช้รถคณะฯ ไป ฝึกอบรมต้องดำเนินการ ตามข้อบังคับ พัสดุมหาวิทยาลัย พ.ศ. 2551 31
ใบเสร็จรับเงินหรือใบสำคัญรับเงิน ค่าจ้างเหมา กรณีเป็นใบสำคัญรับเงินให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนที่เจ้าของรถลงนามรับรอง พร้อมสำเนาทะเบียนรถประกอบ ห้ามเบิกค่าทางด่วนและค่าที่จอดรถ ค่าพาหนะเดินทาง หลักฐานการเบิกค่าใช้จ่าย • กรณีจ้างเหมารถเอกชนในการเดินทาง ไปฝึกอบรม 32
ค่าใช้จ่ายอื่น หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย • ค่าใช้จ่ายอื่นๆนอกเหนือจากที่กล่าวแล้ว เช่น ค่าเช่าสถานที่ในการจัดอบรม (ค่าห้องประชุม) ค่าวัสดุในการอบรม ค่าเอกสารประกอบการบรรยาย ค่าสันทนาการ เป็นต้น ต้องดำเนินการจัดหาตามข้อบังคับ หาวิทยาลัยมหิดลว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2551 33
ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด สามารถตั้งงบประมาณค่าใช้จ่ายไว้ใช้ในกรณีที่เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้คาดหมายไว้ก่อน ด้วยจำนวนเงินไม่ควรเกิน 5% ของยอดงบประมาณค่าใช้จ่ายโดยรวมของโครงการ ค่าใช้จ่ายอื่น หลักเกณฑ์การเบิกค่าใช้จ่าย 34
การจัดโครงการฝึกอบรม/สัมมนาการจัดโครงการฝึกอบรม/สัมมนา คำถาม & ข้อสงสัย
