Literatur verwalten mit EndNote X4

1. Literatur verwalten mit EndNote X4 Dr. Christiane Holtz, holtz@ulb.uni-bonn.de, 28.September 2010

2. Was kann EndNote? • Literaturdaten sammeln • manuell • online, Import • aus pdf-Dateien erstellen • Literaturdaten und Volltexte verwalten • in Gruppen aufteilen • Notizen, Abstracts, Schlagwörter anlegen • pro Datensatz bis zu 45 Dateianhänge • Volltexte herunterladen, lokale Verfügbarkeit ermitteln

3. Was kann EndNote? • Bibliographien und Manuskripte erstellen • Kurzbelege, Literaturverzeichnis, Abbildungsverzeichnis automatisch generieren in Word und Open Office Writer 3 über CiteWhileYouWrite • Formatierung von RTF-Dateien über Format Paper • Word-Dokumentvorlagen für zahlreiche Zeitschriften

4. Ihre Datenbank • EndNote Library = [Ihre Daten].enl • Automatisches Öffnen einer bestimmten Library beim Starten des Programms einstellbar (Preferences) • Zu jeder Library gehört ein DATA-Ordner (enthält z.B. pdf-Dateien). Beim Verschieben oder Kopieren von Libraries über den Windows-Explorer immer den dazugehörigen DATA-Ordner mitnehmen • enl-Datei und DATA-Ordner können gemeinsam in einer komprimierten ENLX-Datei gespeichert werden:File >> Compressed Library

5. EndNote im Netzwerk • Masseninstallation auf mehreren PCs ist möglich • Mehrere Nutzer können eine Library gleichzeitig lesen: Im Windows Explorer für enl-Datei und DATA-Ordner auf Zugriffsrechte auf "Lesen" setzen • Gleichzeitiges Bearbeitung durch mehrere Nutzer ist nicht möglich • Zur Vergabe unterschiedlicher Rechte für verschiedenen Nutzer Rechteverwaltung des Netzwerks einsetzen

6. Das Datenbankfenster • Tabellarische Kurzansicht • Datenbankfelder und Reihenfolge: Edit >> Preferences • Vollansicht durch Doppelklick

7. Der Registerkartenbereich • Preview: Vorschau auf den ausgewählten Zitationsstil • Search: Suche nach Referenzen in der EndNote Library • Quick Edit: Vollansicht einer einzelnen Referenz zum Bearbeiten

8. Output Style • Die Preview zeigt den ausgewählten Zitationstil (Output Style) • Änderung der Auswahl jederzeit möglich • Die Auswahlliste der Output Styles kann erweitert werden durch Select Another Style

9. Search • Suche nach Wortbestandteilen, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung  HIV findet auch archive • Lösung: • Match words: das exakte Wort wird gesucht (Suche nach Zahlenbereichen ausgeschlossen) • Match case: bei Eingabe von HIV werden nur Großbuchstaben gesucht (kann mit Zahlenbereichen kombiniert werden)

10. pdf-Dateien durchsuchen • pdf-Dateien im Attachment können ebenfalls durchsucht werden • Suchfeld: "PDF" oder "Any Field + PDF" • funktioniert nicht bei eingescannten Texten

11. Edit >> Preferences • Zahlreiche Möglichkeiten zur Anpassung an eigene Bedürfnisse, z.B. • Library wählen, die beim Öffnen der Programms starten soll • Felder und Reihenfolge der Feld im Datenbankfenster bestimmen • Document Type wählen, der bei manueller Eingabe als erstes angegeben werden soll • Alle Möglichkeiten für Find Fulltext nutzen (s. Folie 32)

12. Das Gruppenfenster permanent Group Set Custom Group Smart Group angelegt automatisch

13. Arbeiten mit Gruppen • Erstellen und bearbeiten: Groups-Menü oder rechte Maustaste • Verschieben von Referenzen durch Drag and Drop aus anderen Gruppen oder aus dem Datenbankfenster • Custom Groups und Referenzen in Custom Groups können gelöscht werden ohne Verlust der Referenzen (bleiben in "All References") • Smart Groups, kombinierte und automatische Gruppen können gelöscht werden, aber Löschen einzelner Referenzen innerhalb der Gruppen entfernt Referenzen endgültig

14. Smart Groups • Aus Suchen Gruppen erstellen • direkt im Anschluss an Search über den Button Options >> Convert to Smart Group • über das Groups-Menü • Neue Datensätze, die den Search-Bedingungen entsprechen, werden automatisch in die entsprechende Custom Group kopiert

15. Kombinierte Gruppen • Custom Groups und Smart Groups können in einer kombinierten Gruppe zusammenfasst werdenGroups >> Create from Groups • Ausgewählte Gruppen werden mit Boolschen Operatoren (AND, OR, NOT) verknüpft • AND bildet die Schnittmenge, OR bildet die Summe

16. Daten sammeln (Übersicht) aus pdf-Dateien generieren

17. Eingabe einer neuen Referenz • References >> New Reference • Passenden Referenztyp wählen (Journal Article wird standardmäßig als erstes angeboten, Änderung über Preferences möglich) • Feldbezeichnung ändern sich je nach gewähltem Referenztyp • Figure, Chart and Table: Referenztypen für die Verwaltung von Abildungen, Dateien und Objekten • Jeder Referenenztyp kann bis zu 45 Dateianhänge enthalten • DOI bekannt  Online Search über CrossRef ermittelt die dazugehörigen Titeldaten

18. Regeln für die Eingabe von Autorennamen • EIN Autorenname pro Zeile • Vorname Nachname oder Nachname, Vorname • EndNote erkennt Vor- und Nachnamen und fügt neue Namen einer Term List hinzu • Juristische Person • Komma nach dem Namen erforderlich • Zwei Kommata, wenn der Name einen Zusatz enthält • World Bank, • University of California,, Berkeley

19. Empfehlung für Journal Title • Vollen Namen eingeben und Abkürzung über Term Lists pflegen  Über den Output Style Ausgabevariante wählbar • Auf Konsistenz innerhalb der Spalten achten • Bei automatischer Datenübernahme evt. Korrektur notwendig

20. Term Lists • Menü Tools • Voreingestellt werden aus Autorennamen, Zeitschriftentiteln und Schlagwörtern Listen erstellt • Bearbeitung der Listeneinträgeüber Open Term Lists >> Terms • Weitere Listen können definiert werden

21. Journals Lists importieren Zeitschriftentitel und die gebräuchlichen Abkürzungen aus einigen Fächern können importiert werden (EndNote-Programmordner "Terms Lists")

22. Dateianhänge • Feld File Attachments • Menü Reference >> File Attachments >> Attach File • Checkbox "Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link" aktivieren • Kopie der Datei wird im DATA-Ordner gespeichert. Datei ist immer verfügbar, auch wenn der Speicherort für EndNote Library oder lokale Dateien verändert wird

23. Mit EndNote online suchen • Menü Tools >> Online Search oder Online Search im Gruppenfenster • Voraussetzungen: • Datenbank mit Z39.50-Schnittstelle • bei lizenzpflichtigen Datenbanken muss die Universität Bonn ein Lizenz besitzen, Zugriff nur aus dem Uni-Netz oder über VPN-Client • EndNote-Suchmaske wird der gewählten Datenbank angepasst, bietet jedoch nicht alle Möglichkeiten der Suche in der Datenbank direkt  Alternative: Import

24. Anzeige Modus • Integrated Library & Online Search Mode • Alle Gruppen und Befehle • Ergebnisse der Online Search werden direkt in der "All References"-Gruppe gespeichert • Nicht gewünschte Referenzen können aus der "Online Search"-Gruppe gelöscht werden bzw. bearbeitet werden • Die "Online Search"-Gruppe wird geleert, wenn eine neue Suche durchgeführt wird

25. Anzeige Modus • Local Library Mode • Keine "Online Search"-Gruppen • Bei Auswahl Tools >> Online Search springt die Anzeige in den Online Search Mode

26. Anzeige Modus • Online Search Mode • Nur Online Search, Befehle für die Local Library nur eingeschränkt verfügbar • Ergebnisse von online Suchen werden in einer temporären Library gespeichert • Gewünschte Referenzen werden übernommen durch References >> Copy References to

27. Import • In der Datenbank suchen, Ergebnisse in einem geeigneten Ausgabeformat abspeichern • Menü File >> Import, über Choose File gespeicherte Datei auswählen • Aus der Liste Import Options den zum Ausgabeformat passenden Filter auswählen • Duplicates: Import All  Alle Datensätze werden importiert, auch wenn sie schon in der Library vorhanden sind (nachträgliche Dublettenkontrolle möglich) • Text Translation  nur notwendig, wenn Text mit nicht-lateinischer Schrift importiert werden

28. Ausgabeformate und Importfilter • Häufig wird EndNote als Ausgabeformat angeboten • Weiteres häufiges Standardformat: RIS • Einige Datenbanken geben im txt-Format aus, das über datenbankspezifische Filter importiert werden kann • Vollständige Liste der speziellen Filter:Edit >> Import Filter >> Open Import Filter Manager • Ständig aktualisierte Liste mit Download: www.endnote.com >> support & services

29. Importfilter Die häufigsten Standardformate Spezielle Filter Online Search

30. Direktexport • Einige Datenbanken senden Suchergebnisse direkt an EndNote und wählen den passenden Importfilter automatisch aus • Auflistung der Datenbanken und Anleitung in der EndNote- Hilfe unter "Direct Export Providers"

31. Kontrolle erforderlich • Sowohl bei Online Search als auch beim Import können falsche Zuweisungen von Feldern oder Referenztypen vorkommen (häufig: Aufsatzsammlungen werden mit Zeitschriften gleichgesetzt  im Feld "Journal Title" steht der Herausgeber) • Verschiedene Datenbanken verwenden verschiedenen Abkürzungen für Zeitschriftennamen • Bei großen Libraries ab und zu Dublettenkontrolle durchführen: References >> Find Duplicates (Bedingungen über Preferences definierbar)

32. Referenzen aus pdf-Dateien generieren • Menü File >> Import >> pdf oder Folder • Aus allen pdf-Dateien in einem ausgewählten Ordner werden bibliographische Datensätze generiert • Die pdf-Datei in den DATA-Ordner kopiert und als Attachment angehängt • Voraussetzungen: • Internetverbindung (Firewall muss Port 80 erlauben) • Bei Proxy Servern evt. Ausnahme für www.crossref.org notwendig (Windows Systemeinstellungen) • eindeutige DOI im pdf auf den ersten zwei Seiten – je aktueller der Artikel desto wahrscheinlicher

33. Volltexte finden Drei Möglichkeiten • References >> Find Full Text • frei verfügbare und lizenzierte Dateien automatisch herunterladen • funktioniert nicht bei allen Providern • References >> URL >> Open URL • Aufrufen des Volltextes, wenn Link vorhanden • References >> URL >> OpenURL Link • lokale Verfügbarkeit ermitteln, Datei manuell herunterladen • Fernleihe

34. Voraussetzungen Volltexte finden • Uni-Netz oder VPN-Client • Edit >> Preferences • >> EndNote WebAccount anlegen und hier eintragen • >> Find Full TextAlle Suchoptionen aktivieren und OpenURL Path der ULB Bonn eintragen:http://www.digibib.net/openurl/005

36. Find Full Text - Ergebnis • Volltexte gefunden und heruntergeladen (pdfs in DATA-Ordner und als Attachment • Link zum Volltext gefunden  References >> URL >> Open URL • keine Volltexte gefundenReferences >> URL >> OpenURL Link

37. OpenURL Link Volltext in Bonn gedruckte Bestände in NRW

38. OpenURL Link Fernleihe (Bestellformular bereits mit Titeldaten gefüllt)

39. Daten ausgeben • Geordnete Literaturverzeichnisse • CiteWhileYouWrite: Kurzbelege und Bibliographien in Word/Open Office Writer 3 • Format Paper für rtf-Dateien • Word Dokumentvorlagen für zahlreiche Zeitschriften

40. Geordnete Literaturverzeichnisse • Ordnung nach jedem EndNote-Datenbankfeld möglich, z.B. nach Keywords: • Referenzen auswählen • Sortierfeld(er) wählen über Tools >> Subject Bibliography • Ggf. Layout ändern durch Ändern des Output Styles und ergänzend durch den Button Layout • Ggf. nicht gewünschte Gruppierungen löschen über den Button Terms • Als rtf, txt oder html speicherbar

41. Beispiel: Ordnung nach Keywords

42. CiteWhileYouWrite • CiteWhileYouWrite integriert eine EndNote-Funktionsleiste in Word • Cursor an die Stelle im Text setzten, an der eine Referenz eingefügt werden soll • Aus der EndNote-Funktionsleiste Find Citations aufrufen, gewünschte Referenz wählen und über den Button Insert einfügen

43. CiteWhileYouWrite • EndNote fügt den Kurzbeleg in den Text ein und generiert eine Bibliographie am Ende des Textes • Der Zitationsstil entspricht dem gewählten Output Style und kann jederzeit geändert werden

44. Layout der Bibliographie ändern

45. Kurzbelege im Text bearbeiten • Bearbeitungen direkt im Text Änderungen gehen bei der nächsten Formatierung des Dokuments verloren • Lösung für einzelne Zitate:EndNote-Funktionsleiste >> Edit Citation • Hier vorgenommene Änderungen müssen den Regeln des gewählten Output Styles entsprechen.Beispiel: Hinzufügen von zitierten Seiten zum Kurzbeleg setzt voraus, dass im Template des Output Styles "Cited Pages" eingetragen ist.

46. Output Styles bearbeiten • z.B. zum Kurzbeleg zitierte Seiten hinzufügen • Edit >> Output Style >> Edit ...

47. Abbildungen und Tabellen einfügen • Insert Citations >> Find Figures: Abbildungen und Tabellen (Reference Type "Chart or Table" oder "Figure") in Texte einbinden • Je nach Vorgabe des Output Styles werden Abbildungs- und Tabellenverzeichnis am Ende des Dokument erstellt

48. Traveling Library • Die EndNote-Zitate in einem Word-Dokument sind mit einen Feldcode verknüpft, der die Titeldaten enthält • Word Citations-Gruppe >> Edit Library Reference(s): Referenzen bearbeiten, auch wenn die Original-Library nicht vorhanden ist • Word Tools-Gruppe >> Export to EndNote >> Export Traveling Library: Daten aus einem Word-Dokument in EndNote übernehmen

49. Dokumentvorlagen verwenden • Dokumentvorlagen bestimmen das von einer Zeitschrift/einem Herausgeber verlangte Dokumentformat • Zahlreiche Vorlagen befinden sich im EndNote-Programmordner "Templates" • Aus EndNote heraus öffnen: Tools >> Manuscript Templates

50. Immer auf dem Laufenden • Tutorials und Webinarewww.endnote.com/training/ • Neue Output Styles, Import Filters, Connections Files ...www.endnote.com/support/ensupport.asp • Administratoren: Updates und Patcheswww.adeptscience.de/bibliographie/endnote/