HeV -prosjektet Effektive administrative arbeidsprosesser

1. HeV-prosjektet Effektive administrative arbeidsprosesser Kontorsamling 17. september 2013 Hadeland

2. Program kl 09.00-09.30 Innledning – overordnede føringer Kl 09.30-10.30 Økonomi – kontoplan, økonomistyring, rapportering, e-bilag Lønn og personal – rekruttering, variabel lønn, reiseregning, personalmeldinger «Smakebiter» fra systemet Kl 10.30-10.45 Kaffepause Kl 10.45-11.45 Fakturabehandling og fakturering Kl 11.45-12.00 Nytt fra HR-enheten

3. Overordnede føringer

4. Nytt helhetlig styringssystem omfatter Lønns- og personalsystem – lønn, reiseregning, e-slipp, tidsregistrering/fraværsoppfølging, rekruttering, kompetanse Økonomisystem - regnskap, faktura, budsjett E-Handel System for mål- og resultatstyring

5. Resultatmål Forenkle og standardisere arbeidsprosessene gjennomgående for alle enheter Stabile, integrerte og brukervennlige løsninger, herunder mulighet for ekstern pålogging og tilgang fra mobile enheter Løsningen skal ivareta gjeldende lover, forskrifter og avtaler Ansatte/brukerdata og data knyttet til arbeidsprosessene skal kunne registreres/slettes en gang på ett sted Brukerne skal selv kunne utføre oppgaver gjennom selvbetjeningsløsninger Relevant informasjon skal være lett tilgjengelig Sikre integrasjon av data mot aktuelle fagsystemer

6. Hovedfaser framdrift • Systemplanleggingog opplæring • Driftsstart januar 2014 • Prosjektslutt desember 2014

7. Brukergrupper Medarbeidere

8. Organisering HeV-prosjektet Styringsgruppe Felles Styringsgruppe Produktdirektør Stian Berg, Visma Kundeansvarlig Gina Grønberg, Visma Prosjektleder Jorunn Misje, Visma Fylkesrådmann Rasmus Vigrestad (leder) HR-sjef Åsmund Haugstad Sandvik Økonomisjef Tore Løkkeberg IKT-sjef Petter Kolstad Fylkesopplæringssjef Inge Myklebust Hovedtillitsvalgt Signe Marit Steine Jevne Prosjektleder Visma Prosjektleder OFK Jorunn Misje Åge Solheim Lønnsrådgiver Jorunn Bueie Personalrådgiver Eva Holmengen Regnskapssjef Aud-Unni Kvalen Økonomirådgiver Leif Roger Stensgård Økonomirådgiver Bente Steinbakke Controller Guri Oldertrøen IKT-rådgiver Kjetil Øyri Innkjøpsrådgiver Elisabeth Lande Sekretær Tove Rusten, Vinstra vgs Avd. leder Ådne Wesnes, Gjøvik vgs Fagkonsulenter Visma Prosjektgruppe Systemgrupper Systemgrupper Systemgrupper Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper

9. HeV-info http://www.oppland.no/Aktuelt/Ansattportalen/

10. Endringer i kontoplan

11. Kontoplan Det er gjort endringer i kontoplan for tilpasning til Visma. Drift og investering De samme konteringsdimensjoner som tidligere, men i en annen rekkefølge. Artene i drift og investering har 5 siffer Skille mellom driftsregnskap og investeringsregnskap var tidligere på funksjon, i den nye kontoplanen skilles det på art. Første siffer i art 1 = drift Første siffer i art 3 = investering Ellers er artene bygd opp i h.t. kostra, (siffer 2-4) det siste sifferet for ytterligere spesifikasjon

12. Kontoplan forts. Balansekonti Endring av konteringsdimensjoner Ny kontoplan: Alle balansekonti har 9 siffer, første siffer er 2. Balansekontiene har knytning mot ansvar Funksjonsbegrepet ikke i bruk i balansen i den nye kontoplanen, skille mellom balansekontiene gjøres ved hjelp av de 9 sifrene.

13. Kontoplan forts. Balanse Eks: Kasse Vinstra vgs Ny kontoplan: Art ansvar 210000200 250000 Gammel kontoplan: Ansvar funksjon art 250000 21000 H000

14. Kontoplan forts. Funksjoner Skille mellom drift og investering i ny kontoplan blir på artsnivå. Funksjoner består av 4 siffer – de 3 første sifrene tilsvarer kostra-funksjoner, det 4. sifferet benyttes til ytterligere spesifikasjon. Noen endringer foretatt for å få mest mulig samsvar med kostra-funksjoner

15. Kontoplan forts. Prosjekter Dersom det er behov for ytterligere spesifikasjon i drift, investering eller balanse, kan prosjekt benyttes som tidligere OBS: Ber om en gjennomgang av prosjekter, ikke aktuelle prosjekter deaktiveres Ansvar Det vil bli noen endringer i ansvarsbegrepet

16. Økonomistyring og oppfølging

17. Hovedpunkter • Rådgiver økonomi – Fagenhet Videregående opplæring • Arbeidsoppgaver • Nytt system – konsekvenser – Økonomistyring og oppfølging • Kontoplan i f.h.t. org. struktur skolene • Økonomistyring/rapportering/analyse

18. Opprydding av kontoplan Gjenspeiler organisasjonen Hvordan ansvar og myndighet er fordelt Hvilke hovedoppgaver FK har Hvordan organisasjonen styres og oppgavene koordineres

21. E-bilag

22. E-bilag Mål: Alle bilag skal være elektroniske Enhetenes registrering av bilag i hovedbok erstattes av e-bilag, vedleggscannes og følger bilaget Overgang til e-bilag krever tilrettelegging med utarbeidelse av maler og saksgang for forskjellige typer bilag

23. E-bilag forts. • E-bilag vil ikke bli tatt i bruk før tidligst mars 2014 • Inntil e-bilag tas i bruk, må alle bilag registreres sentralt i økonomiavdelingen. • Bilag for januar og februar som tidligere ble registrert ved skolene, må derfor sendes økonomiavdelingen for registrering

24. Kontantkasser Det er bestemt at kontantkassene skal avvikles Vurderer om e-bilag kan tas i bruk ved oppgjør for eventuelle utlegg som de ansatte har hatt – kommer tilbake til saken på et senere tidspunkt

25. Lønn og personal

26. Lønnarter (tt-koder) og arter Expense (reiseregninger) Rekruttering/kompetanse Variable utbetalinger jan-2014 Konteringsliste / rapporter Stoppdatoer for gamle systemer

27. Fakturabehandling Leif Roger Stensgård

28. Litt nytt, men det meste blir som før. • Nye og bedre skjermbilder. • Standardsystem, på godt og vondt. • Kommer med mobile løsninger.

29. Det begynner med en mail….

30. Fakturaliste Hver bruker har en saksbehandlingskø hvor oversikt over alle fakturaer til behandling ligger. Denne listen er alltid sortert etter forfallsdato når siden åpnes. Dersom en faktura er forfalt vil dette lyse med rødt i oversikten. Du klikker på fakturanummeret til venstre i bildet for å se nærmere på fakturadetaljer eller starte saksbehandlingen.

31. Over / Under

32. Auofullføring Begynn å skriv, så vises forslag. Liste over hva som er feil eller må fylles ut.

33. Ulike valg

34. Profiler (favoritter) «En profil er en forhåndsdefinert saksbehandlerrekke og / eller kontering.»

35. Spørring Mye likt det vi har i dag, men bedre rapporter.

36. Fravær/vikar

37. Opplæring Blir gjennomført tett på oppstart Kontaktperson på hver skole Fakturamottak bistår som vanlig

38. Hva blir nytt: Oppsummering Mva-kode kommer på ved kontering. Bilde av fakturaen kommer under, eller i eget skjermbilde. Brukerne må velge hvem som skal ha fakturaen etter seg. Profiler…. Standard programvare. Godkjenning på mobil og gromfjøl kommer.

39. Ekstra https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=tSHWsa46Qek (Visma demo mobile løsninger) https://www.facebook.com/photo.php?v=10151603304592960 (Sørum kommune om mobile løsninger) http://www.youtube.com/watch?v=eCy9dhgrVnw (Problemløser) http://www.youtube.com/watch?v=mFCCFS_lhA8 (Viktig å følge med på nye løsninger)

40. Fakturering Anita Bjørkvold

41. Hva blir nytt Enklere registreringsbilder Opprette kunder selv Mulighet for å legge inn faste oppdrag Mulighet for elektroniske fakturaer

42. eOrdre

43. Kunder Søk fram en eksisterende kunde, eller opprett en ny. Alle kunder må ha org.nr. eller personnr. Direkte oppslag mot Folkeregisteret.

44. Registrere ordrelinje

45. Vedlegg Nederst i skjermbildet finner du linken Vedlegg. Klikk på denne og du får opp et eget skjermbilde for knytning av vedlegg.

46. Oversikt I dette bildet får du presentert ordren i en lettlest form. Ønsker du å skrive ut ordren, kan du klikke på ikonet i øverste ramme.

47. Fullføre fakturaen Direkte fakturering uten saksgang I direkte faktura får du et ekstra skjermbilde før du avslutter, ”Fullfør faktura”. Her kan du sette en bilagstekst, endre forfallsdato i forhold til oppdragsgivers, endre regnskapsår og periode.

48. Nytt fra HR-enheten

49. NSB-app + andre apper Oppfølgingsforsikring Splitting av moms på overnatting Navn og adresse på overnattingssted Registrere all ferie